Licencia no remunerada en Colombia: ¿Cómo gestionarla de forma efectiva?

Las relaciones laborales en Colombia abarcan múltiples aspectos, en esto la licencia no remunerada emerge como una herramienta de vital importancia tanto para empleadores como para empleados. En un contexto donde la conciliación entre vida laboral y personal se vuelve cada vez más relevante, comprender qué implica esta modalidad de ausencia laboral y cómo gestionarla adecuadamente se convierte en un factor determinante para el bienestar y la productividad en el ámbito laboral.

La licencia no remunerada, aunque puede ser vista como un período de ausencia sin percepción de salario, posee una complejidad que va más allá de su aparente simplicidad. Desde las razones que motivan su solicitud hasta los procesos legales y prácticos involucrados en su gestión, este recurso laboral demanda una atención especial tanto de los empleados que la requieren como de los empleadores que la conceden.

En este blog post, exploraremos en profundidad qué implica la licencia no remunerada en Colombia, cómo se puede gestionar de manera efectiva y qué aspectos legales y prácticos deben tenerse en cuenta para asegurar un manejo adecuado de esta modalidad de ausencia laboral. ¡Acompáñanos!

¿Qué es la licencia no remunerada en Colombia?

La licencia no remunerada es un instrumento fundamental en el ámbito laboral que permite a los empleados ausentarse temporalmente de sus responsabilidades laborales sin recibir compensación económica por parte de la empresa. A diferencia de las vacaciones o licencias remuneradas, donde el trabajador continúa recibiendo su salario habitual, durante la licencia no remunerada el ingreso económico se interrumpe, aunque se mantienen ciertos beneficios laborales y legales.

Este período de ausencia puede ser solicitado por diversas razones que van más allá de las necesidades personales. Es común que los empleados requieran este tipo de licencia para atender situaciones relacionadas con:

• Motivos de salud: ya sea propia o de un familiar cercano.

• Actividades de estudio: que requieren una dedicación exclusiva.

• Afrontar situaciones familiares: acontecimientos que demandan atención y cuidado especial.

En el marco legal colombiano, la licencia no remunerada está debidamente regulada por el Código Sustantivo del Trabajo, una pieza legislativa clave que establece los derechos y obligaciones tanto del empleado que la solicita como del empleador que la otorga. Además, otras normativas laborales complementarias pueden entrar en juego según las circunstancias específicas de cada situación, asegurando así un marco legal sólido y claro para la aplicación de esta modalidad de ausencia laboral.

Es importante destacar que, si bien la licencia no remunerada implica la suspensión temporal del salario, el empleado sigue manteniendo ciertos beneficios laborales durante este período, como:

• Continuidad en la afiliación a la seguridad social.

• Protección de otros derechos adquiridos en el contrato laboral. 

Por lo tanto, los empleados y empleadores deben comprender claramente los términos y condiciones de esta modalidad de licencia, así como los procedimientos para su solicitud y autorización, con el fin de garantizar una gestión efectiva y transparente que beneficie a ambas partes involucradas.

Requisitos para la licencia no remunerada

Para optar a una licencia no remunerada en Colombia, es importante tener en cuenta varios requisitos y procedimientos establecidos tanto por la legislación laboral como por las políticas internas de la empresa. A continuación, se detallan algunos de los requisitos más comunes:

• Notificación anticipada: el empleado debe comunicar con anticipación su intención de tomar una licencia no remunerada a su empleador. Este aviso previo suele estar estipulado en el contrato laboral o en las políticas internas de la empresa, y generalmente varía de acuerdo con la duración y las circunstancias específicas de la licencia.

• Justificación válida: el solicitante debe presentar una justificación válida para la solicitud de la licencia no remunerada. Esta justificación puede estar relacionada con necesidades personales, salud, estudio, situaciones familiares u otros motivos debidamente fundamentados que ameriten la ausencia temporal del trabajo.

• Acuerdo con el empleador: es fundamental que el empleado y el empleador lleguen a un acuerdo respecto a los términos y condiciones de la licencia. Esto incluye la duración de la ausencia, los efectos sobre los beneficios laborales, como la continuidad en la afiliación a la seguridad social, y la posible reincorporación al trabajo una vez finalizado el período de licencia.

• Cumplimiento de requisitos legales: el empleado debe asegurarse de cumplir con los requisitos legales establecidos por la legislación laboral colombiana para la solicitud y autorización de la licencia no remunerada. 

Es importante respetar los plazos establecidos por la empresa y la legislación laboral para la solicitud y autorización de la licencia no remunerada. Esto garantiza una gestión eficiente y oportuna de la ausencia laboral, así como la planificación adecuada por parte del empleador para cubrir las responsabilidades del empleado durante su ausencia.

Para llevar un registro organizado de las licencias solicitadas por tus colaboradores puedes utilizar nuestro formato de ausentismo laboral con el que podrás registrar las fechas de las solicitudes, lapso de los permisos, días ausentes, datos del colaborador y los motivos que justifican dicha ausencia.

Fuente: Crehana

¿Cuándo se solicita la licencia no remunerada?

La flexibilidad en cuanto al momento en que se puede solicitar una licencia no remunerada es uno de los aspectos destacados de esta modalidad de ausencia laboral en Colombia. En efecto, los colaboradores tienen la posibilidad de requerir esta licencia en cualquier momento, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por la empresa y la legislación laboral vigente.

Esta flexibilidad temporal es especialmente valiosa, ya que permite a los empleados ajustar la licencia no remunerada según sus necesidades personales, familiares o profesionales en el momento que consideren más adecuado. Desde atender asuntos de salud urgentes hasta dedicarse a proyectos personales que requieran una pausa en la actividad laboral, la posibilidad de solicitar la licencia en cualquier momento otorga una mayor autonomía y control sobre la gestión del tiempo laboral.

No obstante, es importante tener en cuenta que, si bien los colaboradores de una empresa tienen el derecho de solicitar la licencia no remunerada, la empresa no está obligada a concederla de manera automática. Es aquí donde entra en juego la evaluación de la viabilidad por parte del empleador, quien deberá considerar diversos factores, como:

• Necesidades operativas de la empresa.

• Disponibilidad de recursos humanos alternativos para cubrir la ausencia del empleado.

• Impacto que la licencia pueda tener en el funcionamiento general de la empresa.

Es por ello que, aunque los empleados pueden solicitar la licencia no remunerada en cualquier momento, es recomendable que lo hagan con suficiente antelación y proporcionen una justificación clara y convincente que respalde su solicitud. Además, mantener una comunicación abierta y transparente con el empleador facilitará el proceso de evaluación y autorización de la licencia, asegurando así una gestión efectiva y colaborativa que beneficie a ambas partes involucradas.

¿Qué sucede con las prestaciones, derechos laborales y seguridad social durante las licencias no remuneradas en Colombia?

Cuando un empleado opta por tomar una licencia no remunerada en Colombia, es importante comprender cómo esta decisión afecta sus prestaciones y demás beneficios inherentes a la relación laboral. A continuación, un desglose de cómo se ven afectados estos aspectos durante esta ausencia:

Prestaciones y derechos laborales

Durante una licencia no remunerada, el colaborador no recibe su salario habitual, lo que significa que las prestaciones sociales vinculadas al salario, como los bonos, comisiones o incentivos basados en el salario, pueden suspenderse temporalmente. Sin embargo, es importante destacar que algunos beneficios laborales, como la afiliación y aportaciones a la seguridad social, pueden mantenerse durante la licencia, dependiendo de las políticas internas de la empresa y la legislación laboral vigente. 

Además de lo anterior, los derechos laborales adquiridos antes de la licencia, como la estabilidad laboral, deberían mantenerse intactos, siempre y cuando la licencia no remunerada esté debidamente autorizada y dentro de los límites establecidos por la ley.

Seguridad Social

Durante una licencia de este tipo, el colaborador generalmente conserva su afiliación a la seguridad social, lo que incluye:

• Cobertura de salud.

• Pensiones.

• Riesgos laborales. 

Esto significa que el empleado seguirá teniendo acceso a servicios médicos y cobertura en caso de accidentes o enfermedades durante el período de licencia. Sin embargo, es importante verificar con la entidad prestadora de salud y la administradora de pensiones si existen condiciones especiales o restricciones durante la licencia no remunerada, ya que estas pueden variar según el tipo de contrato y las políticas de la empresa.

Aunque esta licencia implica la suspensión temporal del salario, varios aspectos relacionados con las prestaciones y derechos laborales pueden mantenerse durante este período, dependiendo de las políticas internas de la empresa y la legislación laboral vigente. 

¿Qué normas regulan la licencia no remunerada?

En Colombia, la regulación de la licencia no remunerada se fundamenta principalmente en el marco legal establecido por el Código Sustantivo del Trabajo, una normativa de vital importancia que define los derechos y obligaciones tanto de los empleadores como de los trabajadores en el contexto laboral colombiano. 

Este código establece los lineamientos generales sobre las relaciones laborales, abordando aspectos como los contratos de trabajo, las jornadas laborales, las prestaciones sociales y, por supuesto, las modalidades de licencias y ausencias laborales, incluyendo la licencia no remunerada.

Sin embargo, la regulación de la licencia no remunerada en Colombia no está lo suficientemente regulada por lo que se tendrá que tener en cuenta las normas internas de cada empresa a la hora de gestionar este tipo de licencias, así como la jurisprudencia emitida por los tribunales colombianos que resulten vinculantes y que puedan ajustarse a los criterios concretos de cada caso.

En este sentido, puedes beneficiarte de la plataforma de Desarrollo de equipos de Crehana para capacitar a tus colaboradores con respecto a los beneficios y derechos laborales de los que podrán disfrutar dentro de la empresa, así cómo los requisitos para optar a cada uno de ellos.

Es fundamental que tanto el empleado como el empleador acuerden los términos y condiciones de la licencia no remunerada, incluyendo la duración, los efectos sobre los beneficios laborales y la posible reincorporación al trabajo una vez finalizado el periodo de ausencia.

Comprender y gestionar adecuadamente la licencia no remunerada es esencial para garantizar el bienestar y la productividad en el ámbito laboral colombiano, destacando la necesidad de un enfoque integral que considere tanto los aspectos legales como las necesidades individuales de los trabajadores y las exigencias operativas de las empresas.

Esperamos que este post haya despejado cualquier duda que puedas tener con respecto a las licencias no remuneradas que pueden solicitar tus colaboradores dentro de la empresa y cómo deben gestionarse.