Utilizar una matriz RACI para la gestión de talento de tu organización te puede ser de mucha utilidad. Este diagrama ayuda a que los HR managers realicen mejor su trabajo, especialmente, porque les da una visión amplia sobre las tareas que se deben cumplir y el equipo de trabajo con el que cuentan para hacerlo.
Según el portal Forbes, la matriz RACI, también conocida como gráfico RACI, se utiliza para aclarar las funciones y responsabilidades de los empleados para cada tarea, hito y decisión que se lleva a cabo a lo largo de un proyecto.
Sin embargo, no todos los departamentos de RR.HH. utilizan la matriz de responsabilidades y desconocen los beneficios que pueden obtener de ella. Por eso, en este artículo encontrarás qué es una matriz RACI, cómo puedes hacer una para la gestión de tus proyectos, y qué beneficios puedes conseguir al utilizarla.
Comprende los aspectos que abarca la matriz RACI
La matriz RACI o matriz de responsabilidades es un diagrama que se utiliza en la gestión de proyectos, para definir los roles y las responsabilidades de cada persona en un proyecto. Es decir, esta herramienta ayuda a que se defina qué tareas se deben hacer y qué personas las deben llevar a cabo.
Para desglosar la sigla, tenemos que tener presente que la matriz RACI hace referencia a cuatro perfiles, que varían en función de las responsabilidades que tienen dentro de un proyecto.
Responsible o Responsable
Es la persona o grupo de personas dentro de la organización que son responsables de llevar a cabo la tarea o actividades de manera oportuna para su correcta ejecución.
Accountable o Autoridad
Dentro de la empresa es la figura del líder, es la persona que tiene la responsabilidad final de aprobar o tomar decisiones sobre la tarea o actividad realizada. Esta persona debe garantizar que se complete correctamente.
Consulted o Consultor
Son las personas que establecen los estándares que se deben cumplir para llevar a cabo un proyecto, suelen ser perfiles con experiencia y autoridad en las áreas con las que se está trabajando.
Informed o Informado
Este perfil está asociado a las personas a las que se le debe informar sobre el avance de las tareas o los proyectos, puede tratarse de una o más personas. Sin embargo, estas personas no están involucradas en la ejecución del proyecto.
A pesar de que parezca que cada uno de los perfiles de la matriz RACI está asociado a una persona en particular, la verdad es que la mayoría de las veces las personas cubren más de una posición. Por ejemplo, el responsable de llevar a cabo una tarea también puede cumplir con el papel de autoridad para verificar que se haya realizado de la forma adecuada.
La importancia de la matriz RACI queda clara cuando pensamos en la gestión de proyectos complejos, como ocurre en un departamento de RR.HH. en los que participan muchas personas, y hace falta tener claridad sobre cuáles son los roles que debe cumplir cada persona y cuáles son las tareas que debe realizar.
Por esta razón, puedes facilitar el trabajo de asignación de tareas de la empresa con el uso de la Matriz RACI en Excel, para que gestiones tus proyectos de forma más sencilla y rápida.
Fuente: Crehana
¿Cómo crear una matriz RACI?
Aunque parezca que hacer una matriz RACI es algo complicado, puedes lograrlo si sigues con cuidado los pasos que te comentaremos en este apartado. Crear una matriz RACI en organizaciones en crecimiento puede ser de gran utilidad para definir y clarificar roles y responsabilidades dentro de un proyecto o un proceso de gestión de talento.
Asimismo, esta matriz ayuda a identificar quiénes son los actores involucrados y qué nivel de participación tienen en cada tarea o actividad. A continuación, encontrarás los pasos para crear una matriz RACI:
1. Identificar el alcance del proyecto o proceso
El primer paso para crear una matriz RACI es definir claramente el alcance del proyecto o proceso para el cual deseas crear la matriz RACI. Es importante establecer los límites y objetivos que se quieren alcanzar para asegurarte de incluir todas las partes relevantes y aprovechar el potencial de cada participante dentro del proyecto.
2. Crea una lista con las tareas y los entregables del proyecto
El siguiente paso para hacer una matriz RACI es determinar cuáles son las tareas que se deben llevar a cabo para completar un proyecto, y qué es lo que debe entregar cada uno de los miembros del equipo al cumplirlas.
Por ejemplo, si es un proyecto que implica el uso de estrategias de marketing en redes sociales, hay que dividir las tareas que deben realizarse, tomando en cuenta las redes sociales que se utilizarán, el tipo de contenidos que se van a desarrollar, y si se va a pagar alguna campaña para promocionar las publicaciones.
La idea es que documentes todas las tareas que vas a ubicar dentro de la matriz RACI, así que te recomendamos empezar a escribir todo lo que consideres que hace falta para completar el proyecto. Te recomendamos ver algunos ejemplos de matriz RACI que te sirvan de referencia y reunirte con tu equipo de trabajo para que no se te pase anotar ninguna tarea.
3. Define los perfiles que participan del proyecto
Después de tener claro cuáles son todas las tareas que se deben realizar en tu proyecto, es momento de apuntar el perfil de cada una de las personas de tu equipo de trabajo en la matriz de responsabilidades. Lo ideal es que utilices como referencia el nombre de la posición que ocupa en lugar de su nombre personal.
Por ejemplo, en vez de escribir “Fernando Machuca”, debes escribir “Redactor de contenidos” o “Diseñador Web”, según corresponda al perfil con el que cumple la persona. Esto te ayudará a evitar confusiones, especialmente en proyectos muy grandes, porque es posible que no todos tengan claro quiénes participan del proyecto y qué rol cumplen.
También es posible que dentro de tu matriz RACI, una persona cumpla roles dentro de diferentes posiciones, lo que puede complicar aún más las cosas. Así que manténlo simple: define quiénes participan del proyecto e identifícalos dentro de la matriz de responsabilidades con el título de su perfil.
4. Asigna un valor de la matriz RACI a cada uno de los perfiles
En este punto ya tienes dos de las variables más importantes, que son las tareas y los perfiles que participan de la ejecución del proyecto. Así que puedes pasar a definir quienes son los responsables (R), las autoridades (A), los consultores (C), y los informados (I).
Si pensamos en un ejemplo de matriz RACI en Excel, hay que utilizar cada una de las letras en la intersección de las filas y las columnas. Es decir, las letras sirven para designar cuál es el rol de cada perfil en relación a cada tarea.
5. Revisa y actualiza la matriz
La matriz RACI debe ser un documento dinámico y sujeto a cambios a medida que avanza el proyecto o proceso. Revisa regularmente la matriz para asegurarte de que sigue siendo relevante y refleje la realidad actual.
Recuerda que la matriz RACI es una herramienta para mejorar la comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo, por lo que es fundamental que todos estén comprometidos y entiendan su importancia.
Además, la efectividad de la matriz RACI dependerá de la precisión con la que se asignen los roles, por lo que es esencial una cuidadosa planificación y consideración de cada tarea y su impacto en el proyecto o proceso.
Ventajas de utilizar la matriz RACI
La matriz RACI es una herramienta muy amplia para las organizaciones que ofrece una serie de beneficios, además, es muy fácil de crear y de utilizar. Gracias a ella es posible planificar tareas, ordenar los roles de las personas y optimizar todos los procesos en la gestión de proyectos.
A continuación, te comentamos cuáles son las ventajas más importantes para project managers que utilizan la matriz de responsabilidades.
Mejora la comunicación en los equipos de trabajo
La matriz de responsabilidades RACI ayuda a evitar las confusiones en la gestión de proyectos, porque establece quién es responsable de cada tarea. Además, mejora la comunicación entre las personas de un equipo de trabajo, porque todos saben a quién pedirle instrucciones o darle feedback sobre el avance del proyecto.
La comunicación es un elemento esencial en la gestión de proyectos, porque permite que todas las tareas se lleven a cabo de la manera correcta y que haya un buen flujo de trabajo. Podemos decir que la matriz RACI asegura que todos los miembros de un equipo de trabajo se puedan comunicar de manera efectiva, y que se solucione cualquier problema con mayor rapidez.
Toma de decisiones más rápida
Al tener definidos claramente los roles y responsabilidades que conforman la matriz RACI dentro de la organización, las decisiones pueden tomarse de forma rápida y eficazmente, ya que se sabe quién tiene la autoridad final para dar el visto bueno.
Además, al identificar claramente a los consultados de la matriz RACI, se puede recopilar una amplia gama de perspectivas y conocimientos antes de tomar decisiones importantes, lo que ayuda a mitigar riesgos y mejorar la calidad de las decisiones.
Permite medir el progreso de cada persona en el proyecto
Sin importar los tipos de gestión de proyecto que pienses utilizar, es necesario que hagas seguimiento al progreso de cada una de las personas, para verificar si está cumpliendo con sus tareas en el tiempo y de la forma que corresponde.
En este sentido, la matriz RACI te puede ser de mucha ayuda, porque te da una visión general sobre todas las tareas y sobre las personas que tienes que evaluar. Utilizando esta herramienta resulta más sencillo seleccionar un perfil y ver qué porcentaje de la carga de trabajo ha completado.
Ayuda a balancear la carga de trabajo
Utilizando la matriz RACI también resulta más sencillo equilibrar la carga de trabajo, porque se puede ver qué tantas responsabilidades se le han asignado a cada uno de los perfiles que participan dentro de un proyecto. Gracias a esto se evita la sobrecarga laboral y los equipos de trabajo están menos expuestos al síndrome de burnout.
Como puedes ver, las ventajas de la matriz RACI pueden generar un efecto positivo sobre la gestión de proyectos de tu compañía y ayudarte a lograr tus objetivos con mayor facilidad. Claro que todo depende de qué tan bien utilices la matriz de responsabilidades y qué uso le quieras dar.
Desventajas de implementar la matriz RACI
La matriz RACI como herramienta de gestión de proyectos y responsabilidades utilizada en grandes empresas puede ser útil en muchos casos. Sin embargo, también tiene algunas desventajas cuando se aplica a empresas en crecimiento. A continuación, encontrarás algunas de las desventajas más comunes de utilizar la matriz RACI.
Complejidad y tamaño de la matriz
En empresas de gran tamaño, la matriz RACI puede volverse extremadamente compleja debido a la cantidad de personas, equipos y procesos involucrados. Esto puede hacer que la matriz sea difícil de mantener y actualizar, y en última instancia, puede llevar a la confusión y errores en la asignación de los roles.
Duplicación de roles
En organizaciones grandes, puede haber superposición de responsabilidades y tareas entre diferentes equipos o departamentos. La matriz RACI puede llevar a duplicaciones o conflictos de roles, especialmente cuando varios grupos están involucrados en una misma actividad.
Falta de flexibilidad
La matriz RACI tiende a ser estática y no siempre puede adaptarse rápidamente a los cambios organizacionales o proyectos nuevos. En empresas de gran tamaño, donde los cambios son más frecuentes, esto puede ser una desventaja significativa.
Responsabilidades difusas
En organizaciones en crecimiento, algunas tareas y proyectos pueden ser de naturaleza interfuncional o interdepartamental. La matriz RACI puede no ser lo suficientemente clara para definir responsabilidades cuando están involucrados diferentes departamentos, lo que puede generar ambigüedad y disputas entre equipos.
Dificultades en la comunicación
A medida que aumenta el tamaño de la organización, la comunicación se vuelve más compleja. La matriz RACI, aunque pretende facilitar la comunicación, puede no ser suficiente para abordar los desafíos de comunicación que surgen en empresas de gran envergadura.
Resistencia al cambio
Implementar la matriz RACI en una empresa grande puede encontrarse con resistencia al cambio por parte de los colaboradores y equipos establecidos. Algunos colaboradores pueden percibirla como una carga adicional o burocracia innecesaria, lo que dificulta su adopción.
Enfoque en roles no en habilidades
La matriz RACI se centra principalmente en asignar roles y responsabilidades según la posición jerárquica, lo que puede no reflejar siempre las habilidades y capacidades individuales de los miembros del equipo. Esto podría llevar a la subutilización de talentos y a la falta de asignación adecuada de tareas.
Mantenimiento y actualización
En una empresa con múltiples proyectos y cambios frecuentes, mantener la matriz RACI actualizada puede ser un desafío logístico, lo que puede hacer que la información se vuelva obsoleta y menos útil con el tiempo.
Aunque la matriz RACI puede tener desventajas en empresas de gran tamaño, su efectividad depende en gran medida de cómo se implemente y adapte a las necesidades específicas de la organización. En algunos casos, puede ser útil combinarla con otras herramientas o enfoques para mejorar la gestión de responsabilidades en entornos más complejos.
Como menciona Harvard Business Review, todas las metodologías de gestión de proyectos exigen que los proyectos tengan un caso de negocio bien definido. Partiendo de esta base, recursos como la matriz RACI pueden resultar de gran ayuda para que todas tus labores empresariales lleguen a buen puerto.
Así que, herramientas como la matriz de responsabilidades pueden hacer la diferencia entre un proyecto de RR.HH. que logró sus objetivos y otro que se quedó en el camino. Por eso consideramos tan importante que conocieras qué es y cuáles son las ventajas de la matriz RACI.
Recuerda que lo más importante es que analices muy bien cuáles son las tareas que debes llevar a cabo para completar tus proyectos, y cuáles son los recursos humanos con los que cuentas para lograrlo.
¡Éxito!