Jira, trello ou asana estão hoje entre as ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas para enfrentar os desafios que desenha o novo cenário do trabalho remoto em nível mundial. Esse tipo de plataformas permite analisar todas as atividades que estão acontecendo em uma empresa, melhorar a divisão de tarefas e otimizar o tempo e a comunicação dos colaboradores. Nesse artigo, vamos analisar as diferenças e semelhanças entre esses três softwares para descobrir qual o mais adequado para cada tipo de organização.

Não é nenhuma novidade que o trabalho remoto se tornou hoje quase uma obrigatoriedade para a maioria das empresas ao redor do mundo. Nesse novo cenário, onde os colaboradores estão dispersos e há mais informações do que nunca, os softwares e aplicativos de gestão empresarial passaram a ser elementos fundamentais e os melhores aliados das organizações a fim de aumentar os níveis de produtividade e prosperar na realização das tarefas diárias.

Nesse contexto, existem diversas ferramentas tecnológicas desenvolvidas para gerenciar projetos empresariais, cada uma delas com diferentes características e funcionalidades, sendo que Trello, Jira e Asana são hoje as mais populares. A seguir, vamos analisar por separado essas três plataformas e compará-las – destacando suas diferenças e semelhanças – para determinar qual a mais indicada e a que melhor se adapta ao ambiente virtual de trabalho. 

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• Trello

O Trello é uma ferramenta desenvolvida para gerenciar projetos corporativos, mas também pode ser utilizada para acompanhamento de tarefas pessoais (planejamento de estudos ou viagens), já que seus recursos foram pensados para ajudar a garantir de que nada importante seja esquecido.

O software funciona com o paradigma Kanban (do japonês “sinalização” ou “cartão”), organizando projetos em quadros (boards) que contêm listas de tarefas a serem seguidas. Cada uma das tarefas está projetada em pequenos cartões interativos (cards) dentro das listas, com grande potencial de customização – é possível inserir textos e determinar prazos e objetivos a serem alcançados. 

A metodologia seria como colar post-its em um quadro, só que de forma virtual. A dica na utilização do Trello é tentar não acumular um monte de cartões, já que eles poluem o visual e dispersam os objetivos. 

Atualmente, são muitas as empresas que utilizam Trello para gestão empresarial, incluindo gigantes como Toyota (a empresa criadora do paradigma Kanban), Pixar, Adobe e National Geographic. 

• Asana 

O Asana é um dos softwares mais utilizados dentro do mundo dos negócios (com clientes importantes como L’Oreal, UBER, Sony Music, entre outros), já que ajuda às equipes a organizar o trabalho – desde as tarefas diárias até as atividades estratégias mais elaboradas – de uma forma muito simples e intuitiva.

Além de oferecer listas, quadros, calendários, e gráficos, um ponto interessante do Asana é que a plataforma possui uma linha do tempo de todo o cronograma do projeto em questão, mostrando notificações quando cada um dos colaboradores adiciona, atualiza ou modifica as tarefas que lhe foram atribuídas. 

• Jira

O Jira é um software que foi pensado originalmente para equipes de desenvolvimento de software com diversas metodologias (mas principalmente ágil – SCRUM ou Kanban), e até nos dias de hoje, o programa possui um design voltado para ser utilizado quase exclusivamente para essa finalidade.

De qualquer forma, o Jira também consegue gerenciar projetos de equipes com tarefas menos específicas, já que é um programa incrivelmente flexível, capaz de se adaptar às diferentes situações. Assim, uma vez que os usuários se acostumam com o sistema, eles podem começar a customizar os projetos, o fluxo de trabalho e os diferentes itens para atender às necessidades de qualquer empresa.

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Trello vs Asana vs Jira: principais diferenças e semelhanças

Recursos e Funcionalidades

O Trello, o Jira e o Asana são três plataformas focadas no gerenciamento de processos empresariais. Elas procuram fornecer mais produtividade a fluxos de trabalho nos quais estão envolvidos muitos colaboradores. Para atingir esse objetivo, esses softwares oferecem uma série de recursos e funcionalidades através dos quais é possível dividir as tarefas e otimizar o tempo, entre outras coisas.

O Trello é uma plataforma bastante genérica que foi desenvolvida para se adaptar à maior quantidade de situações possíveis de tarefas e projetos. Portanto, não se especializa em uma indústria ou setor, aliás, o seu público-alvo é bastante amplo. 

O software é comumente utilizado por trabalhadores freelance e pequenas empresas familiares, já que permite definir cronogramas e listagem de tarefas, entre outras funções, mas não fornece monitoramento de tempo, reportes e gerenciamento de problemas. Vale ressaltar também que o sistema do Trello é hospedado inteiramente na nuvem.

Por sua vez, o Asana é uma plataforma pensada em espaços de trabalho que são atribuídos às equipes com projetos diferentes. Desenvolvida por dois ex-funcionários do Facebook, a interface do Asana é muito simples e intuitiva de entender, pelo qual, assim como o Trello, a plataforma pode ser implementada em empresas com pessoal inexperiente em questões técnicas.

Se bem o interessante do Asana é que oferece certos recursos voltados para promover a comunicação interna entre as equipes e para a avaliação da performance delas, a quantidade de elementos acaba de certa forma poluindo a plataforma. O sistema em si não é complicado de usar, mas demanda bastante dedicação. Nesse sentido, o Trello tem um visual muito mais simples.

Já o Jira foi criado pensando nas equipes de software, e seu funcionamento é em gestão de nuvem, mas também pode ser hospedado em servidores. Os usuários do Jira costumam ser desenvolvedores, especialistas de software ou gerentes de projetos de áreas tecnológicas ou comerciais. 

Um dos grandes benefícios do Jira é que o sistema permite emitir relatórios completos para obter dados demográficos empresariais, como o Burndown, Bunup, Velocity Char e Diagram Flow Cycle, entre outros. A geração dos relatórios otimiza tempo e facilita a análise, tornando as empresas muito mais produtivas.

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Custos de implantação

No que refere a custos de implantação, o Trello possui um plano gratuito com um máximo de 10 quadros para projetos, com cartões interativos e membros ilimitados. Por outro lado, as opções pagas – pensadas para empresas de maior porte – oferecem funcionalidades como acesso a calendários, linha do tempo, dashboards e comandos automatizados, que agregam valor à equipe. 

A versão asana gratuito oferece tarefas e projetos ilimitados, com capacidade máxima de 15 participantes por equipe. Já para equipes maiores, a ferramenta tem diferentes planos de assinatura (Premium, Business e Enterprise), com variação do asana preço dependendo dos recursos e funcionalidades fornecidas. Logicamente, quanto mais recursos são utilizados, maior será o valor da assinatura.

Já o Jira oferece dois planos de assinatura, um gratuito, com serviços bastante limitados, e outro do tipo premium, com acesso a todos os recursos da plataforma, armazenamento ilimitado e canal de atendimento (customer support) 24 horas, os 7 dias da semana. 

Conclusões

Como já foi mencionado, nos dias de hoje, a utilização de aplicativos de gestão empresarial se tornou uma questão fundamental para que as empresas de qualquer porte possam prosperar no ambiente virtual de trabalho e ter mais controle sobre suas equipes. 

Nesse sentido, tanto Trello como Jira e Asana são ótimas plataformas que trazem soluções de tecnologia e agilidade para o dia a dia de qualquer empresa, com suas vantagens e desvantagens variando em função das necessidades de cada organização.

É preciso ter em mente que a escolha incorreta de uma plataforma pode inclusive causar uma diminuição da produtividade de uma empresa e atrapalhar o dia a dia dos colaboradores. Por isso, antes de investir em uma ferramenta de gestão empresarial, é fundamental estudar quais as necessidades e características de cada equipe para decidir qual a que mais ou melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho. Essa tarefa de análise pode ser feita pelo CEO da empresa, ou até mesmo por um consultor externo. 

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Compatibilidade

As três plataformas estão disponíveis para desktop e para celulares com sistema operativo Android e iPhone. 

Além disso, o Trello e o Asana possuem integração com diversos aplicativos de comunicação interna, como Confluence, Microsoft Teams, Google Drive, Slack e Evernote.

Com isso, a comunicação interna passou a ser uma questão fundamental para prosperar, 

Manter uma boa comunicação interna com a equipe melhora o clima organizacional, fazendo com que os colaboradores se sintam mais seguros, engajados e motivados na realização das metas e tarefas diárias e possam agregar valor à empresa.