Un buzón de sugerencias en las empresas es un recurso muy valioso, si lo empleas de la forma adecuada. No sólo conocerás la opinión de tus colaboradores de primera mano, sino que encontrarás soluciones para irregularidades que pueden ser perjudiciales a mediano y largo plazo.

La importancia de un buzón de sugerencias en las empresas es que este tipo de recursos no sólo es útil para los colaboradores, sino también para las organizaciones. Como bien menciona el portal Forbes, “si una empresa quiere ahorrar millones de dólares, debería darle a sus empleados la oportunidad de exponer sus ideas para mejorar su trabajo”.

En este post, te enseñaremos algunas formas para implementar un buzón de sugerencias en las empresas y te ofreceremos algunas herramientas de las que puedes disponer para recibir las opiniones de tus colaboradores. ¡Acompáñanos!

Insta a la retroalimentación

Un elemento clave para que funcione un buzón de sugerencias en las empresas es que los supervisores inmediatos demuestren a sus colaboradores la importancia de brindar un feedback con relación a algún elemento o situación que afecte el entorno laboral.

Los feedbacks son esenciales para el ejercicio de un buen liderazgo. Como bien menciona Carlos Mariño, profesor de nuestro curso online de Taller intensivo de feedback, “el feedback es una herramienta primordial para lograr el desarrollo de un negocio bajo un buen liderazgo”. Y herramientas como el buzón de sugerencias en las empresas son claves dentro de este tipo de ejercicios.

Muchas veces, los colaboradores tienen miedo de ofrecer una retroalimentación, puesto que los supervisores inmediatos no ofrecen esa imagen conciliadora y franca que permita que las personas le ofrezcan su opinión. Y, en estos casos, los buzones de sugerencia terminan quedando en el olvido.

Para evitar que esto ocurra, te ofrecemos las siguientes indicaciones:

1. Mantén el anonimato

Un buzón de sugerencias debe ser anónimo. Si algún colaborador percibe que no hay anonimato al momento de plantear las quejas o comentarios, tendrá mayores dudas al momento de emitir su opinión, por temor a sufrir alguna represalia posterior.

En caso de aplicarse el anonimato, tendrás menos opiniones sesgadas y limitadas, lo que te será de gran ayuda al momento de realizar alguna evaluación.

2. Ofrece facilidades al colaborador

A ninguna persona le resulta agradable emitir sus opiniones mediante canales sofisticados de comunicación. Por ende, es importante que pongas a disposición de tu equipo un  buzón de sugerencias que sea intuitivo y accesible para todos.

Para tener un buzón de sugerencias en las empresas, será de gran ayuda contar con herramientas tecnológicas, de las cuales hablaremos más adelante.

3. Amplía el campo de texto

En el buzón de sugerencias en las empresas, lo ideal es que exista un espacio de texto amplio en el cual el colaborador pueda argumentar y emitir su juicio de valor. Esto favorecerá el flujo de detalles y una mayor precisión sobre la retroalimentación que está ofreciendo.

Asimismo, debes evitar que existan muchos requisitos al momento de realizar el envío al buzón de sugerencias. Procura que sea lo más claro y conciso posible, donde lo que prevalezca es la opinión del colaborador.

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Implementa los cambios pertinentes

El buzón de sugerencias en las empresas no sería utilizado si todos los colaboradores pensaran que su opinión no serviría de nada. Si no ven algún cambio o modificación, considerarán que es una pérdida de tiempo utilizar este recurso de medición.

Tomar en cuenta las sugerencias de tus colaboradores ayudará a que estos sientan que tomas sus comentarios en cuenta y los estás valorando, de una u otra forma. Así, se propiciará un mejor feedback entre sí y el buzón de sugerencias en las empresas cobrará mayor sentido.

Y si bien no todas las sugerencias son aceptables o algunas no pueden llevarse a cabo en un plazo de tiempo corto, lo que puedes hacer como supervisor es notificar a tu equipo que se recibieron los comentarios y que se estará trabajando en ello (con relación a aquellas opiniones que sean válidas).

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Aplica canales adecuados

En la actualidad, existen numerosas herramientas tecnológicas que resultan eficaces para crear un buzón de sugerencias en las empresas. Sólo debes optar por los canales de comunicación que consideres adecuados para gestionar este tipo de comentarios.

Algunos recursos tecnológicos y digitales que pueden serte de utilidad son los siguientes:

1. QuestionPro

Esta plataforma no sólo es útil para disponer de un buzón de sugerencias en las empresas, sino que también permite realizar encuestas y conocer evaluaciones de clientes y consumidores. Por lo tanto, representa un gran avance para cualquier gestor de equipos laborales.

Según menciona el propio portal de QuestionPro, sus herramientas "te permiten recolectar información de los clientes y visualizarlas en tiempo real", así como también "las empresas pueden hacer una revisión instantánea de los comentarios ofrecidos", tanto por usuarios como por colaboradores.

2. Typeform

Este software sirve como un perfecto buzón de sugerencias para las empresas. No sólo permite recopilar las ideas de tus colaboradores, sino que también está optimizado para cualquier dispositivo y resulta amigable e intuitivo.

Gracias a Typeform, las sugerencias realizadas son mucho más genuinas y estructuradas. Por si fuera poco, es posible conectarla con otras herramientas, como lo son las siguientes:

• Slack

• Google Sheets

• Zapier

• Salesforce

Contar con un buzón de sugerencias en las empresas es fundamental tanto para el empoderamiento de los colaboradores como para el beneficio de la empresa, con soluciones y propuestas que mejorarán la compañía, pensadas por y para el equipo de trabajo. 

Además, la tasa de rotación y la fuga de personal irá reduciéndose en tu compañía, pues en un ambiente laboral apto donde se escuchan y se respetan las opiniones, representa un entorno en el que todos querrán trabajar.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca del buzón de sugerencias en las empresas, inscríbete en nuestras Academias, donde encontrarás todas las herramientas necesarias para gestionar tu equipo de la forma más adecuada posible.

También, te ofrecemos nuestra encuesta de comunicación interna, con la cual podrás tener una noción de cómo realizar este tipo de consulta dentro de tu entorno laboral.

¡Éxitos!