La comunicación entre colaboradores y Recursos Humanos debe ser fluida para lograr los objetivos relacionados a la gestión de talento y las tendencias de RRHH para este año. Por ejemplo, según una investigación de Gartner, el 47% de los líderes de Recursos Humanos priorizan el employee experience y el 53% el liderazgo y la gerencia efectiva. Para que estas tendencias se hagan realidad, la buena comunicación es imprescindible.

En este artículo, te compartimos una serie de buenas prácticas para facilitar la comunicación entre el departamento de RRHH y toda la empresa, para un contacto transversal.

1. Considera los tipos de comunicación interna en una empresa para usarlas de forma adecuada

Es fundamental comprender los diferentes tipos de comunicación organizacional y en qué momentos deben emplearse y bajo qué tipo de circunstancias, para promover la comunicación entre empleados y Recursos Humanos. 

Comunicación formal

La comunicación formal implica una estructuración en torno a cómo debe darse y qué puede expresarse, ya que no todo lo que ocurre dentro de una organización es sumamente relevante. Por lo tanto, este tipo de comunicación laboral remite a una serie de protocolos que determinan el flujo y la circulación de la información en el interior de una organización.

Este tipo de comunicación puede manifestarse en forma de los siguientes elementos:

• Manuales
• Reglamentos
• Circulares y misivas

Comunicación informal

Por su parte, la comunicación informal está relacionada con la espontaneidad de la circulación de la información. Esta se da, principalmente, a partir de los espacios en común que comparten los empleados, dentro y fuera de la oficina. Lo que implica que no necesariamente debe darse en una oficina o sala de reunión.

¿Por qué es importante conocer cuáles son los tipos de comunicación? Sencillamente por el hecho de que permite dimensionar las formas que hay que contemplar en cada caso, ya que una es más espontánea y la otra más “planificada”.

2. Conoce los fundamentos de la comunicación entre trabajadores y RRHH

La comunicación entre empleados tiene que ver con el intercambio de información en un plano más horizontal. Aquí no entran en juego las jerarquías ni la distinción por sector o área de trabajo. Por ejemplo, ¿has notado que tu equipo presenta dificultades para transmitir información al equipo de un sector en particular? Esto puede dar lugar a importantes fallas en el desarrollo de los procesos internos (e incluso atentar contra un buena tasa de retención de personal).

La importancia de la comunicación entre trabajadores y Recursos Humanos tiene que ver con obtener beneficios empresariales como los que te compartimos a continuación:

• Incremento de la productividad de los empleados.
• Aumento de los resultados de la empresa.
• Clima laboral agradable para el trabajo.
• Facilidad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.
• Fluidez para la creatividad.

La clave está en sostener una comunicación bidireccional, que genere un acercamiento entre los líderes de Recursos Humanos y los colaboradores.

3. Atiende las señales de una mala comunicación con los colaboradores

En el contexto de grandes empresas, es fundamental prestar atención a las señales que indican una mala comunicación entre los colaboradores y el departamento de Recursos Humanos. Identificar y abordar estas señales contribuirá a mejorar la efectividad y la satisfacción de los empleados. Veamos algunos ejemplos de advertencias a las que atender de manera temprana:

• Falta de compromiso: si los empleados no se sienten comprometidos con su trabajo, esta situación puede traducirse fácilmente en desmotivación y baja o nula satisfacción laboral. Por eso, es importante transmitir la visión y los valores de la empresa en cada accionar del departamento de RRHH, para asegurarse que los empleados se sientan valorados y reconocidos por sus contribuciones.
• Conflictos frecuentes entre trabajadores y RRHH: esta señal puede dar cuenta de una comunicación bastante deficiente. El desafío es la apertura de nuevas vías de comunicación para la resolución efectiva de problemas, con el propósito de prevenir la intensificación de los conflictos (y que estos no escalen aún más).

4. Diseña un manual corporativo

Una de las primeras acciones que te servirán para mejorar la comunicación con tus colaboradores como HR Manager es contar con un manual corporativo. Es un recurso útil para proporcionar junto al saludo de bienvenida a las nuevas contrataciones. Pero, ¿de qué forma funciona este manual? Principalmente, para dos aspectos fundamentales:

• El nuevo miembro del equipo de trabajo será capaz de romper el hielo y sentirse más agusto y activo.
• Se producirá una adaptación más rápida y ágil.
• Sabrá cuáles son las pautas y los procedimientos generales en relación a Recursos Humanos.
• Entenderá los principios de la cultura organizacional y sus valores.

5. Brinda capacitación en habilidades de comunicación

La mayoría de las veces, las diferencias de comunicación entre empleados y Recursos Humanos puede tener relación con habilidades comunicacionales deficientes. Por lo tanto, proporcionar oportunidades de desarrollo en este ámbito fortalecerá las interacciones y contribuirá a un flujo de información superior dentro de la organización.

Para mejorar la comunicación entre trabajadores y el departamento de RRHH, puedes partir por el diagnóstico de habilidades blandas. ¿Qué significa esto? Se trata de medir dichas skills de tu equipo para trabajar en base a información objetiva y no basarse en la mera intuición.

¿Sabías que con la plataforma de desarrollo de equipos de Crehana puedes hacerlo? Para una cultura de autodesarrollo, puedes aprovechar la herramienta Skill XP Evolution para medir las habilidades de tus empleados y ofrecer una experiencia de aprendizaje óptima.

6. Aprovecha los canales de comunicación según su función

¿Has experimentado demoras en obtener respuestas inmediatas para temas urgentes relacionados con la gestión de talento en grandes empresas? La falta de fluidez en la comunicación entre empleados y Recursos Humanos puede obstaculizar el funcionamiento, la eficiencia y el rendimiento de la organización. Sin embargo, una estrategia efectiva tiene que ver con el uso correcto de los canales de comunicación interna de la empresa, de acuerdo con su función. Algunos ejemplos:

• Canal de anuncios en Slack: dedicado a compartir comunicados relevantes del departamento de RRHH. Por ejemplo, sobre actualizaciones de políticas o recordatorios de fechas límite.
• Canal de preguntas y respuestas en Slack: espacio para que los empleados despejen dudas frecuentes. Por ejemplo, un colaborador puede tener dudas sobre cómo es el procedimiento de solicitud de tiempo libre.
• Correo electrónico de RRHH: vía de comunicación tradicional efectiva para comunicación más formal y detallada. Por ejemplo, para enviar los resultados de informes de desempeño o hacer invitaciones a eventos de desarrollo laboral.
• Intranet: acceso a recursos, formularios y documentación relevante de Recursos Humanos. Así, por ejemplo, el talento puede descargar información relacionada con los programas de bienestar vigentes.
• Reuniones de equipo: sesiones regulares en las que los líderes de Recursos Humanos se reúnen junto a otros equipos de la empresa para discutir temas relevantes, recopilar feedback y responder preguntas.

7. Escucha y conoce a tus empleados para acertar en las decisiones

De acuerdo con una investigación de Mckinsey, el 70% de los trabajadores dijeron que su sentido de propósito se define a partir del trabajo. Por lo tanto, como líder de Recursos Humanos, desempeñas un papel importante en la tarea  de ayudar a sus empleados a encontrar un propósito y realizarlo. Para lograrlo, debes poner en práctica la escucha activa.

Ahora, ¿cuáles son las necesidades, inquietudes, intereses y expectativas de tus empleados? ¿Sabes si las acciones y estrategias que estás desarrollando desde Recursos Humanos están alineadas con lo que tus colaboradores esperan? La escucha activa y el conocimiento de tu talento representan uno de los pasos fundamentales para acertar en la comunicación.

Desde ya, una de las dificultades de todo HR Manager en empresas de más de 500 empleados tiene que ver con la incapacidad para tomar decisiones efectivas por la falta de información precisa y actualizada sobre preferencias e intereses del equipo. Pero, ¿a qué herramientas puedes recurrir para mejorar la comunicación entre Recursos Humanos y el equipo? Un ejemplo es a través de encuestas de clima laboral, en las que tus empleados tienen la posibilidad de expresar sus dudas y compartir sus puntos de vista. Con esta información, podrás identificar áreas de mejora en el plano comunicacional.

Lo mismo ocurre con el feedback, el cual es importante para que los empleados sepan sobre su rendimiento y desempeño. Y es en ambos sentidos que Crehana, como plataforma de solución integral para el clima laboral, juega un papel relevante. Porque puedes entregar feedback sobre el desempeño de tus empleados y escuchar sus necesidades a través de encuestas y evaluaciones personalizadas.

8. Emprende actividades de team building para la colaboración

Una falla recurrente en la comunicación entre colaboradores y Recursos Humanos tiene que ver con la falta de sinergia y trabajo en equipo entre los diferentes departamentos en una empresa de gran tamaño. ¿En qué puede observarse? En la duplicación de esfuerzos y falta de aprovechamiento del potencial colectivo de la organización.

Aquí es donde las actividades de team building pueden aportar sus ventajas para la comunicación. Porque ayudan a crear un ambiente de trabajo más colaborativo que, a su vez, fortalece las relaciones interpersonales y fomenta la creación de ideas innovadoras y el intercambio de información valiosa (como experiencias y aprendizajes).

Descubre cómo impactan las estrategias de integración, según estadísticas destacadas en nuestro ebook acerca de cómo mejorar las relaciones laborales:

Juego del malentendido

Los juegos suelen ser la excusa perfecta para conocerse mejor y que la comunicación entre colaboradores fluya como el agua. En este caso, el juego del malentendido es un claro ejemplo de cómo la información se puede tergiversar si no se comunica de manera correcta y clara.

Este juego consiste en sentar a dos personas de espaldas: una debe tener un objeto, el cual debe describir, y la otra debe hacer un dibujo siguiendo las indicaciones de quien posee el objeto.

After office

Hay empresas que organizan un after office por su cuenta para mejorar la comunicación entre los colaboradores, por iniciativa del área de Recursos Humanos. De esta manera, buscan que la mayoría de sus colaboradores asistan a un espacio de encuentro mucho más informal, sea virtual o presencial, donde puedan conversar de cuestiones que sean ajenas al trabajo propiamente dicho.

9. Pacta reuniones periódicas

Es común que en una empresa de más de 500 empleados exista una variedad de departamentos y equipos, por lo que puede ser todo un desafío mantener a todos los empleados informados sobre los objetivos de la organización y las políticas internas. Frente a esta situación, el establecimiento de reuniones periódicas contribuye a:

• Que los empleados puedan participar activamente al expresar sus ideas y preocupaciones.
• Que el departamento de Recursos Humanos pueda relevar propuestas que mejoren el trabajo en equipo.
• Que se identifiquen oportunidades de colaboración interna para determinados proyectos o tareas en particular.

Esta estrategia para mejorar la comunicación entre empleados y RRHH es un claro ejemplo de las acciones constantes por la búsqueda de un entorno de trabajo superior que puede emprender tu departamento. Como trasciende en uno de los episodios del podcast Amazing People de Crehana, junto a Silvia Dávila, CEO de Danone, las compañías que han sido reconocidas como empleadores líderes tienen una tasa de rotación de personal un 50% menor que aquellas que no lo han logrado gracias a este tipo de iniciativas.

10. Establece políticas de puertas abiertas para el diálogo

Otro de los elementos de comunicación con los colaboradores es uno de los clásicos en materia empresarial: los buzones de sugerencias. De esta manera, pondrás a disposición de tu equipo un medio interpersonal, mediante el cual el colaborador tendrá la opción de plantear ideas que tenga en mente o de sugerir algo en particular sobre otro colaborador o sobre la misma empresa.

Por otra parte, si deseas informar sobre temas determinados o acerca de situaciones relevantes o urgentes, puedes optar por instalar un tablón de anuncios, que sea fácilmente consultable por todos los miembros de la empresa. ¿Por qué seguir utilizando este método? Un tablón de anuncio es muy útil, ya que impide la saturación de las bandejas de correos electrónicos de las personas y evita que el utilizar demasiados mails con noticias internas se convierta en un potencial spam.

11. Promueve programas de reconocimiento

Sí, el reconocimiento y la celebración de los logros fortalecen la relación entre los empleados y el departamento de RRHH. La poca comunicación entre ambas partes puede relacionarse con la falta de reconocimiento. Gracias a la implementación de programas de reconocimiento, para la celebración de logros y contribuciones de los empleados, se mejora el clima laboral y la comunicación entre departamentos.

A propósito, ¿sabías que la plataforma de clima laboral de Crehana permite a las empresas crear, recibir y visualizar medallas? Además, ofrece un inventario y canje de beneficios, lo que brinda a los empleados la oportunidad de seleccionar las recompensas que más les interesen y les motiven.

12. Evita las posibilidades de una errónea interpretación

Muchos malentendidos pueden darse en la comunicación entre colaboradores y la comunicación entre jefes y las personas por el uso de términos técnicos de la especialización de cada equipo. Si detectas que los procedimientos de Recursos Humanos no se siguen al pie de la letra, es momento de poner un freno a nuevas iniciativas y empezar por evaluar cómo tu departamento está transmitiendo esa información.

Una buena práctica para abordar este desafío es cuestionarse si los demás empleados realmente comprenden lo que se les ha comunicado con preguntas como: "¿me estoy haciendo entender?" o "¿podrías decirme qué has entendido de lo que acabo de expresar para asegurarme de que me expliqué correctamente?". Esta actitud refleja una predisposición genuina que previene futuros malentendidos.

Por consiguiente, hay que evitar dar por sentado que el otro comprendió exactamente lo que se le dijo, ya que esta suposición generalmente conduce a problemas de comunicación entre Recursos Humanos y los trabajadores.

En conclusión, la inversión en estrategias y prácticas que mejoren la comunicación interna y fomenten un ambiente de trabajo colaborativo y productivo, entre colaboradores y el departamento de Recursos Humanos, es redituable por medio de la aplicación de las estrategias que aquí te compartimos.

Si quieres experimentar sus beneficios, ¡pon a tu talento en el centro para enfrentar este desafío con éxito!