Saber qué es SaaS y cuáles son sus beneficios es fundamental para acelerar la transformación digital en una empresa. Pero ¿qué tanto se conoce al respecto?
El SaaS es un modelo de entrega de software que ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan y utilizan sus aplicaciones tecnológicas. En lugar de comprar y descargar software en sus dispositivos, las empresas pueden acceder a una aplicación en línea a través de internet, lo que les permite ahorrar tiempo y recursos valiosos.
Pero eso no es todo sobre Saas. En este artículo te contaremos qué es SaaS y cuáles son las ventajas y desventajas de usar un modelo de entrega de software basado en la nube. También analizaremos las características y la historia del modelo de Software como Servicio.
¿Qué es Saas?
El Software como Servicio (SaaS por su abreviatura en inglés) es un modelo de entrega de software que ha ganado mucha popularidad en los últimos años. En lugar de instalar y mantener un software en sus propios equipos, las empresas pueden acceder a una aplicación en línea a través de internet.
Según Azure de Microsoft, “se alquila el uso de una aplicación para cierta organización y los usuarios se conectan a ella a través de Internet, normalmente con un explorador web. Toda la infraestructura subyacente, el middleware, el software y los datos de las aplicaciones se encuentran en el centro de datos del proveedor”.
Las empresas y personas que hacen uso de SaaS normalmente lo hacen por medio de un contrato con un proveedor de servicios en la nube o cloud computing, lo que garantiza la disponibilidad y la seguridad de la aplicación y de sus datos.
¿Cuáles son las características del Saas?
Gracias a sus numerosos beneficios, las tendencias de SaaS es una opción atractiva para las empresas que buscan maximizar su eficiencia y productividad. Para terminar de comprender qué es el SaaS, veamos cuáles son sus principales características:
Accesibilidad en línea
Una de las características más importantes del SaaS es la accesibilidad en línea. Las empresas pueden acceder a una aplicación en línea a través de internet, lo que significa que las personas pueden trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Escalabilidad
Otra característica del SaaS es la escalabilidad. Las empresas pueden agregar o eliminar usuarios según sus necesidades, lo que les permite ajustar sus costos y recursos de manera efectiva.
Reducción de costos
Además, el SaaS también ha reducido significativamente los costos de tecnología para las empresas, ya que no tienen que invertir demasiado en hardware y personal de IT para mantener y actualizar sus aplicaciones.
Seguridad
El modelo SaaS también es conocido por su seguridad y confiabilidad. La información y los datos de las empresas están almacenados en servidores seguros y respaldados, lo que significa que las empresas no tienen que preocuparse por la pérdida de datos o la seguridad de la información.
Las empresas pueden estar seguras de que siempre están utilizando la versión más reciente y avanzada del software, ya que las actualizaciones y mejoras son entregadas automáticamente.
¿Cuál es la historia del SaaS?
El origen del SaaS tiene sus raíces en la década de 1960, cuando las empresas comenzaron a utilizar mainframe para acceder a aplicaciones centralizadas. Sin embargo, no fue hasta la popularización de internet y la nube en la década de 2000 que el SaaS comenzó a despegar como una forma viable de entregar software a las empresas.
Según Oracle, “el SaaS ha evolucionado significativamente desde soluciones en silos de primera generación hasta conjuntos de aplicaciones modernos que permiten una alta visibilidad en toda la empresa y pueden extender su poder a través de tecnologías integradas como IA, aprendizaje automático, chatbots, asistentes digitales, IoT, blockchain, realidad aumentada y realidad virtual”.
Hoy en día, conocer qué es SaaS y entender sus funcionalidades ha revolucionado la forma en que las empresas trabajan y colaboran, permitiendo a las personas acceder a aplicaciones y datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, el SaaS también ha reducido significativamente los costos de tecnología para las empresas, ya que no tienen que invertir en hardware y personal de IT para mantener y actualizar sus aplicaciones.
¿Cómo funciona el SaaS?
El funcionamiento del Software como Servicio es bastante simple y accesible. En lugar de descargar e instalar software en sus dispositivos, las empresas acceden a una aplicación en línea a través de internet.
Los pasos para utilizar SaaS es el siguiente:
1. Selección de una aplicación SaaS
Las empresas pueden elegir entre una amplia variedad de aplicaciones SaaS que se ajusten a sus necesidades. Desde herramientas de productividad como correo electrónico y calendarios hasta soluciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y herramientas de análisis de datos. Es importante elegir una aplicación que se ajuste a las necesidades de la empresa y que brinde una solución integral a sus desafíos comerciales.
2. Inscripción en la plataforma
Las empresas deben inscribirse en la plataforma SaaS que hayan elegido y crear una cuenta. Esto normalmente incluye proporcionar información sobre la empresa y los usuarios, y elegir un plan de pago que se ajuste a sus necesidades.
3. Acceder a la aplicación
Una vez inscrita, la empresa puede acceder a la aplicación en línea a través de un navegador web o una aplicación móvil. Algunas aplicaciones también pueden requerir una descarga previa.
4. Configuración y personalización
Este paso puede incluir la configuración de permisos de usuario, la integración con otras aplicaciones SaaS y la configuración de las funciones de la aplicación.
5. Uso de la aplicación
Una vez configurada, los equipos de trabajo pueden utilizar la aplicación para llevar a cabo sus tareas y gestionar sus datos. Esto puede incluir la gestión de clientes, la gestión de proyectos, la gestión de tareas y la toma de decisiones basadas en datos.
6. Actualización y mantenimiento
El proveedor de SaaS se encarga de mantener y actualizar la aplicación. Esto significa que la empresa no tiene que preocuparse por la gestión de hardware y personal de IT. Además, las actualizaciones se realizan de manera automática, lo que significa que la empresa siempre tiene acceso a la versión más actualizada de la aplicación.
Ahora que posiblemente ya tengas un poco más claro qué es SaaS y para qué sirve, es momento de evaluar sus ventajas y desventajas.
¿Cuáles son las ventajas de usar SaaS?
Estas son algunas de las ventajas del modelo SaaS para las empresas:
Mejor y mayor compatibilidad
La ejecución de las aplicaciones es más eficiente por estar alojadas en una ubicación centralizada. Además, se vuelven compatibles con casi todos los tipos de sistemas operativos, puesto que solo se necesita de conexión a internet y de un navegador para acceder a los servicios de las aplicaciones.
Se reducen los costos
Al hablar sobre qué es Saas, uno de los puntos que más te llamará la atención es su beneficio en la reducción de costos, tanto de infraestructura como de soporte y personal, pues el encargado de estos aspectos será la organización proveedora de los servicios.
Ten en cuenta que el costo del contrato dependerá de los recursos que necesites, no es lo mismo si necesitas un software para una microempresa como para una empresa de gran tamaño.
Acceso desde cualquier lugar
Al estar alojados los datos y las aplicaciones en la nube, los usuarios pueden acceder a ellos desde cualquier parte, solo necesitarán de internet y de cualquier tipo de buscador web. Aquí es importante reconocer que Saas evita que haya pérdida de información en caso de tener problemas con los dispositivos desde donde se esté ingresando al software.
No es necesario adquirir una licencia
Al adquirir un servicio de Saas no es necesario que compres una licencia para el uso de la aplicación, ya que la firma del contrato te da acceso por un tiempo determinado. Asimismo, el mantenimiento del software será más sencillo, pues se realiza de forma centralizada y las actualizaciones llegan automáticamente a todos los usuarios que hacen uso de la aplicación.
“Hoy en día, la mayoría de la información se encuentra en la nube, esta tecnología está más visible que nunca y puede llevar a tu empresa a la transformación digital de una forma más fácil”, así lo asegura Edwin Romero, uno de los profesores de los cursos y Academias de Crehana.
¿Cuáles son las desventajas de usar SaaS?
Después de conocer qué es Saas y de explorar algunas de sus ventajas, es fundamental que también conozcas la otra cara de este modelo de distribución de software. Por eso, aquí te dejamos algunas desventajas:
Dependencia de internet
Al ser SaaS un servicio de la nube, tienes que si o si usar una computadora, tablet o dispositivo electrónico con acceso a internet. En este caso, debes velar para que el área que acceda al software siempre cuente con un servicio de conectividad robusto, para que no tengas ningún problema al momento de ejecutar la aplicación.
No se puede modificar el sistema
Con SaaS, el usuario no tiene permisos ni la posibilidad de hacer modificaciones a las aplicaciones; es decir, es el proveedor del servicio el que tiene la potestad de añadir funcionalidades y modificar los códigos de fuente de las mismas. En dado caso, debería ser solicitud del usuario el ajuste, teniendo en cuenta que esto generaría cargos económicos en el contrato.
Una falla puede dejar sin servicio a todos los usuarios
Este tipo de software está en ubicaciones centralizadas. En otras palabras, si se presenta una falla, el SaaS se verá interrumpido en todos los usuarios que tienen acceso a esa aplicación. Es aquí donde la empresa debe pensar si realmente es conveniente adquirir una aplicación que dependa de terceros.
¿Cómo elegir una solución SaaS adecuada para tu empresa?
La selección de una solución SaaS adecuada puede ser un desafío para las empresas, especialmente si no tienen una comprensión clara de sus necesidades y requisitos. A continuación, dejamos algunos consejos para ayudar a las empresas a elegir un SaaS adecuado:
1. Identificación de requisitos
Antes de comenzar a buscar soluciones SaaS, es importante que la empresa identifique sus requisitos y necesidades. Esto puede incluir la funcionalidad deseada, la integración con otras aplicaciones y sistemas, el alcance geográfico y la seguridad de los datos.
2. Evaluación de proveedores
Luego, la empresa debe evaluar a diferentes proveedores de SaaS para determinar si sus soluciones satisfacen sus necesidades. La empresa debe considerar factores como la reputación, la experiencia y el tamaño del proveedor, así como la calidad y la flexibilidad de su solución.
3. Pruebas de demostración
Las empresas deben aprovechar la oportunidad de probar las soluciones SaaS antes de comprometerse con un proveedor. Esto les permitirá verificar que la solución se ajusta a sus requisitos y que es fácil de usar para sus personas.
4. Evaluación de costos
El siguiente paso es asegurarse de que las soluciones SaaS elegidas se ajusten a su presupuesto. Además, deben considerar factores como los costos de implementación, mantenimiento y actualización.
5. Integración con otros sistemas
Las empresas deben evaluar la capacidad del modelo SaaS elegido para integrarse con otros sistemas y aplicaciones que ya están en uso en la empresa. Esto asegurará una mayor eficiencia y una experiencia de usuario más suave.
Sin dudas, impulsar la transformación digital de una organización a través del uso de plataformas SaaS es fundamental para el logro de objetivos y para la optimización de los procesos internos. En ese sentido, esta guía sobre gestión empresarial puede serte de ayuda para complementar tus esfuerzos.
Ejemplos de soluciones SaaS para empresas
En la actualidad, existen numerosas soluciones SaaS disponibles para las empresas, por lo que es importante elegir la que mejor se adapte a las necesidades específicas de la empresa. Veamos algunos ejemplos de aplicaciones para terminar de comprender qué es SaaS y cómo puede ayudar a las empresas:
E-learning de Crehana
Si necesitas una aplicación SaaS para formar a tus equipos, puedes utilizar la plataforma LMS de Crehana. Se trata de un catálogo con más 1000 cursos online impartidos por profesionales especialistas en las materias que se desempeñan activamente en las más importantes empresas de LATAM.
Estos cursos ofrecen contenido en áreas como el marketing digital, la gestión de capital humano, el análisis de datos, las habilidades de liderazgo, las metodologías de trabajo y mucho más.
Te compartimos las características más importantes de Crehana como SaaS:
- Interfaz para crear cursos y evaluaciones
- Sistema para videoconferencias en vivo
- Atributos de gamificación en los cursos
- Integración de proveedores y contenidos de terceros
Asana
Asana es una plataforma SaaS de gestión de proyectos y tareas en línea. Se utiliza para organizar y coordinar proyectos y equipos de trabajo, permitiendo a los usuarios planificar, asignar y seguir tareas y objetivos.
Esta plataforma SaaS ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo la creación de proyectos, la asignación de tareas y la gestión de fechas límite, así como la capacidad de colaborar y comunicarse con otros miembros del equipo. Además, la plataforma ofrece una gran cantidad de integraciones con otras herramientas y aplicaciones, lo que permite una mayor eficiencia y una mayor capacidad para manejar proyectos complejos.
Salesforce
Salesforce es una plataforma de software de gestión de relaciones con clientes (CRM) en la nube que se utiliza para automatizar y gestionar procesos de ventas, marketing y atención al cliente. Además, ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo la gestión de contactos, oportunidades y actividades, la automatización de procesos de ventas, la gestión de información de clientes y la integración con otros sistemas y aplicaciones.
Este CRM ofrece una gran cantidad de herramientas de análisis y visualización de datos, lo que permite a las empresas obtener una visión más clara de sus operaciones y mejorar su productividad. En resumen, Salesforce es una solución SaaS completa y flexible que puede ayudar a las empresas a mejorar sus relaciones con los clientes y aumentar su productividad y eficiencia.
Luego de conocer qué es Saas, sus beneficios y sus desventajas, es importante que evalúes las necesidades de tu equipo y empresa, además si realmente cuentas con una conectividad óptima que permita hacer uso de un software como servicio. También, tomar en cuenta si cuentas con los recursos financieros necesarios.
Eligiendo las aplicaciones SaaS adecuadas, las empresas pueden mejorar su productividad y competitividad, y obtener una ventaja competitiva en el mercado.