Conocer las ventajas de Word es indispensable para las personas que estudian o trabajan ¿Por qué? Pues, constantemente nos encontramos elaborando reportes, cartas, invitaciones, artículos u otro tipo de documentos y uno de los programas de texto más conocidos y utilizados para estas tareas es Word, por lo que, posiblemente, en algún momento necesites de su ayuda.

Sabemos que quieres conocer las ventajas de Word y sus desventajas, pero ¿tienes claro para qué sirve este programa? Básicamente, se trata de uno de los programas de texto más empleado por las personas para redactar documentos.

Los trabajos que se realizan en Word, se basan, principalmente, en la redacción de textos. Sin embargo, es posible acompañar estos textos con otros elementos, imágenes, etc., todo para que puedas crear tus documentos de una manera rápida y sencilla.

Ahora que ya sabes cuál es la principal función de esta aplicación para crear y editar textos, te contaremos un poco más acerca de las ventajas de Word y sus desventajas.

1. Variedad en opciones de personalización 

La primera ventaja de Word que hemos considerado en nuestra lista, es la gran variedad de opciones que ofrece este programa para la personalización de tus documentos. Ya sea que le quieras otorgar un estilo más formal o dinámico, podrás realizarlo sin ningún inconveniente, utilizando las diversas herramientas y funciones que te brinda el programa.

Algunas de las funciones de personalización de Word que puedes emplear son las siguientes:

• Añadir marcas de agua.
• Variar margen del documento.
• Cambiar el color y tipo de letra.
• Modificar la alineación de los textos.
• Añadir efectos y bordes a las imágenes.
• Insertar encabezados o pie de página.
• Modificar la orientación de la página.

Como puedes ver, existen una infinidad de opciones disponibles para personalizar tus trabajos dentro de este procesador de texto. Sigamos viendo cuáles son las ventajas de Word, porque las opciones de personalización son tan solo una parte.

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2. Corrector ortográfico

Otra de las ventajas de Word que puedes aprovechar es la del corrector ortográfico, pues el documento indica, a través del uso de una línea roja, todas aquellas palabras que están mal escritas, con el fin de que puedas revisarlas, corregirlas y obtener, de esta manera, un documento más limpio y bien redactado. 

Asimismo, algunas correcciones se dan de manera automática; mientras que otras sí requieren de una evaluación para que se pueda dar la corrección de las faltas ortográficas que pueden haberse presentado a lo largo del archivo. 

3. Ofrece recuento de palabras de manera automática

Esta ventaja de Word resulta muy útil para quienes se encuentran estudiando, trabajando o tienen que enviar algún documento con un máximo de palabras, ya que el programa te va indicando la cantidad de palabras que contiene el documento conforme lo vas redactando. 

Además, la actualización se da de manera automática, por lo que durante cualquier edición realizada en el documento que implique un aumento o reducción de palabras, podrás evidenciarlo en ese mismo instante.

Imagínate que estás en la universidad y te piden que redactes un archivo con un mínimo de 2.500 palabras. Con Microsoft Word puedes conocer la cantidad exacta de palabras que contiene tu documento sin necesidad de dirigirte al menú de herramientas ni utilizar un programa externo, ya que el recuento aparece al inferior del documento.

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4. Posibilidad de insertar diversos archivos

Entre las ventajas de Word, también encontrarás la posibilidad de insertar diversos archivos en el documento. De esta manera, tendrás la oportunidad de realizar un trabajo más dinámico que no se base solo en texto, sino que podrás añadir imágenes, vídeos, tablas, gráficos, etc. 

Además, estos archivos podrás acompañarlos con elementos como flechas, nubes, etc. Explora todas las opciones que ofrece este procesador de texto y desarrolla documentos interesantes, potenciando el contenido para los diversos fines que lo requieran. 

5. Protección contra edición

Posiblemente, una de las ventajas de Word que más te sirvan es la protección contra edición. En ocasiones, ya sea que estemos trabajando o estudiando, necesitamos compartir nuestros documentos con otras personas porque deben revisarlos o porque es necesario que conozcan la información que este incluye.

Pero, en ocasiones, puede ser que no tengamos tanta confianza con las personas a las que le enviamos nuestro documento, por lo que nos da temor que lo alteren de forma casual o intencional. Para evitar esto, Word nos brinda una alternativa ideal. 

Básicamente, Microsoft Word te permite restringir la edición de tu archivo para que quienes lo reciban no puedan hacer ninguna modificación. Para poder activar esta alternativa, solo deberás dirigirte al botón de “Revisar” que se encuentra en el menú y luego de ello dar clic sobre la opción de “restringir”.

6. Catálogo de Plantillas o temas

La última ventaja de Word que hemos recopilado para nuestra lista, se relaciona con la biblioteca de plantillas o temas que ofrece este popular programa de procesamiento de texto. Pues te brinda una variedad de opciones que podrás seleccionar con base en distintas categorías como:

• Curriculum.
• Infografías.
• Carta de presentación.
• Organigramas.
• Educación.
• Prospectos.
• Tarjetas.
• Empresa.

Estos diseños preestablecidos que ofrece, te permitirán ahorrar tiempo y dinero, y te sacarán de algún apuro en más de una ocasión. Te recomendamos revisar todas las plantillas de Word que puedas para que entiendas mejor qué puedes lograr con ellas.

7. Es uno de los procesadores de texto más usados

No podemos hablar de las ventajas de Word sin mencionar que se trata de uno de los procesadores de texto más usados en el mundo. A pesar de que ahora existen muchas otras alternativas, Microsoft Word se mantiene como el principal procesador de texto para las personas que estudian, que trabajan, o que simplemente quieren escribir algo utilizando la computadora.

En este sentido, podrás encontrar instalado Microsoft Word prácticamente en cualquier computadora que utilices. Lo mejor de todo, es que podrás compartir tus documentos con cualquier persona y tener la seguridad de que lo podrá visualizar, incluso si no tiene Internet en su computadora.

8. Está integrado con otros programas de Microsoft 365

La capacidad de integrarse con programas como Excel o PowerPoint es otra de las ventajas de Microsoft Word. Por ejemplo, puedes importar tablas de datos o diapositivas a tu documento de Word de una manera muy sencilla.

Esto es una ventaja, pues te da la posibilidad de crear un tipo de documentos más completos, y utilizar la información que tienes dentro de otros programas de Microsoft 365 con tan solo un par de clics. Esto no hay que tomarlo a la ligera, pues le ha facilitado el trabajo a una gran cantidad de personas a lo largo del tiempo.

9. Tiene una aplicación móvil

Esta es una de las ventajas de Word que más llama la atención de los usuarios, pues permite que se puedan editar textos y plantillas desde la comodidad del dispositivo móvil, ya sea que se trate de tablets o de teléfonos inteligentes.

La aplicación de Word, además, es muy fácil de usar, y cuenta con todas las opciones que necesita un usuario para redactar un texto sin problemas. De igual manera, la app permite guardar los archivos en diferentes formatos, incluyendo el formato PDF, y tiene una opción con la que se puede leer el texto que se escribió en voz alta.

Ya no solo puedes disfrutar de los beneficios de Word en tu computadora, sino que también lo puedes hacer desde tu celular.

10. Es ideal para mejorar tu estilo de redacción

Para finalizar con esta lista de ventajas de Word, tenemos que resaltar que utilizando este procesador de texto puedes mejorar tu estilo de redacción. Esto es posible, gracias a que Word, además de señalar los errores de ortografía y sintaxis, te permite acceder a un diccionario para conocer el significado de cada palabra, y te sugiere sinónimos para variar el uso de las palabras en lo que escribes.

Estas funciones avanzadas de Word son una gran ventaja para los usuarios, sobre todo, porque son muy sencillas de utilizar. Con tan solo hacer clic derecho sobre una palabra, puedes conocer su significado y obtener una lista de sugerencias de sinónimos y antónimos.

Aunque el programa ha perdido gran parte de su público en los últimos años, consideramos que las ventajas de Word han hecho posible que el programa se mantenga como uno de los favoritos de los usuarios. Tal vez existan muchas cosas que puedan mejorar y adaptar para que el programa sea más competitivo, sin embargo, es imposible negar que sus funciones siguen siendo útiles.

Para darte una visión más completa sobre el procesador de texto, en el siguiente punto te comentaremos cuáles son las desventajas de Word, de manera que puedas hacer un balance de los puntos positivos y negativos que tiene este programa de Microsoft 365.

Desventajas de Word

Ya conoces varias de las ventajas de Word. Sin embargo, como en todo programa o plataforma digital, no todo es color rosa, pues también presenta algunas desventajas que consideramos necesario que conozcas. Por eso, hemos recopilado cada una de las desventajas de Word, de manera que puedas saber que problemas podrías enfrentar al utilizar el programa.

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1. Costos de suscripción elevados

Una de las desventajas de Word es que para utilizar el programa es necesario pagar por la licencia de Microsoft 365, que puede ir desde los 35 USD hasta los 70 USD por año. Muchos usuarios toman esto en cuenta, ya que existen otros procesadores de texto que se pueden utilizar de forma gratuita.

2. Fuentes limitadas

El catálogo de fuentes que posee Word no es muy amplio, por lo que, en ocasiones, los usuarios se ven en la necesidad de acceder a programas o plataformas externas para poder descargar fuentes que se ajusten a los trabajos que realizan. A pesar de esto, buscar, descargar e instalar tipografías para Word en tu PC para complementar las que tiene el programa de forma predeterminada no es tan complicado.

3. El programa puede llegar a ser complejo

A pesar de que una de las ventajas de Word es que el programa es muy completo y ofrece muchas opciones para los usuarios, para la mayoría de las personas puede resultar complejo usar todas sus funciones, lo que claramente es una desventaja.

Es poco probable que exista una persona que haya utilizado todas las funciones de Word, sobre todo, porque son muy pocas las que se pueden usar de forma intuitiva. De igual manera, la cantidad de opciones que tiene pueden resultar abrumadoras para quienes lo utilizan.

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4. Errores de diagramación

Una de las ventajas de Word es la alta personalización que ofrece, ya que puedes modificar el documento según las necesidades o requerimientos que te hayan pedido. Sin embargo, existe un problema y es que, algunas de las cosas que hayas añadido en tu documento, pueden desconfigurarse entre una versión y otra. 

Así pues, si trabajaste en la versión de Word 2007, pero necesitas abrir tu documento en otro ordenador que cuenta con la versión 2019, lo más probable es que el contenido del documento se mueva, por lo que integrarlo nuevamente se vuelve una tarea muy tediosa. 

5. Es necesario instalar el programa

Una de las desventajas de Word en la que más se fijan las personas es en la necesidad de instalar el programa en la computadora. Actualmente existen muchos procesadores de texto que se pueden utilizar en la nube, así que para muchos, es más cómodo trabajar sin tener que preocuparse sin instalar nada.

De igual manera, hay que resaltar que la instalación de Microsoft Word requiere de tiempo, y de cierta capacidad del equipo en el que se instala. Si bien es un programa bastante completo, es más fácil trabajar con alternativas que se pueden utilizar sin necesidad de instalación.

6. Los documentos son más vulnerables

Otra de las desventajas de Word es que los documentos son más vulnerables que con otros procesadores de texto. Los documentos no están respaldados en la nube, y es probable que se puedan perder, por ejemplo, si se tienen problemas con el disco duro, o si una persona borra el archivo de forma intencionada o por error.

Incluso si aprendes cómo recuperar un documento de Word, esto sigue siendo una desventaja, porque implica realizar una serie de acciones que pueden resultar incómodas. Si quieres que tus documentos sean accesibles y estén respaldados, la alternativa de Google Docs puede resultar mucho más atractiva.

7. No es la mejor opción para el trabajo colaborativo

Aunque se han realizado muchas actualizaciones para optimizar las funciones del programa, una de las desventajas de Word es que no es el programa más utilizado para realizar trabajos colaborativos. Por ello, es muy probable que tengas que utilizar otras opciones para poder compartir y trabajar en documentos compartidos con compañeros de clase o de trabajo.

Actualmente, la mayoría de las personas utilizan Google Docs para el trabajo colaborativo, sobre todo, porque son muy pocos los que conocen que Microsoft se adaptó a la demanda del mercado y permite que se compartan documentos para trabajar en equipo.

Imagen: Unsplash

Ya llegamos al final de la nota y estamos seguros que ahora que conoces más acerca de las ventajas de Word y tienes una idea formada sobre sus desventajas, puedes comparar el programa con otros procesadores de texto y elegir el que más te convenga para trabajar. Si quieres saber más sobre el tema, te recomendamos revisar nuestro curso online de Office 365: Trabajo en equipo, con el que descubrirás muchas más ventajas de Word.

¡Te esperamos en nuestro próximo artículo!