En el entorno empresarial actual, la evaluación de necesidades desempeña un papel fundamental en la gestión de procesos internos de una organización. Al comprender a fondo las expectativas de los diferentes departamentos y empleados, las empresas grandes pueden diseñar y optimizar sus flujos de trabajo para lograr una mayor eficiencia y productividad.

Además, evaluar necesidades es clave para identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora dentro de una organización. Al recopilar información y datos relevantes, las empresas pueden detectar posibles cuellos de botella, ineficiencias y procesos obsoletos. Esto permite implementar estrategias y soluciones adecuadas para optimizar las operaciones internas y alcanzar los objetivos de manera eficaz.

En este blog post te explicaremos a profundidad qué es la evaluación de necesidades y sus beneficios. Además, te contaremos cómo hacer una evaluación de necesidades para que tu compañía maximice su eficiencia y alcance el éxito.

Comprende el objetivo de una evaluación de necesidades

La evaluación de necesidades es una herramienta que permite identificar oportunidades de mejora, a partir de un análisis de los procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa, con el objetivo de mejorar la efectividad y eficiencia de los mismos. 

Se trata de una investigación que se utiliza para poder conocer la situación real de la organización, saber cuál es el estado de los recursos o herramientas que se utilizan en las diversas gestiones para poder optimizarlas y potenciar la productividad.

La función o el objetivo de la evaluación de necesidades es poder detectar las carencias que pueden tener los procesos que se llevan a cabo dentro de una organización, con la finalidad de actuar a tiempo para poder responder adecuadamente a los requerimientos de un área o departamento determinado dentro de la empresa. 

Realizar un análisis de necesidades ayudará a que los encargados de los procesos puedan tener una visión más clara de la situación real de la empresa, con el fin de que logren destinar los recursos necesarios y ejecuten, a tiempo, acciones eficaces que les permitan resolver las brechas de lo que se tiene actualmente y lo que se desea alcanzar. 

Reconoce las necesidades de los miembros

Para realizar una evaluación de necesidades efectiva, lo primero que deberás hacer es evaluar a los miembros de tu empresa para identificar cuáles son sus necesidades reales, pero también para reconocer cuáles son las mejores opciones o alternativas que se pueden implementar para cubrir esas necesidades. 

“La evaluación de necesidades frecuentemente empieza con un análisis riguroso de los procesos existentes. Este proceso permitirá identificar carencias y potenciales áreas de mejora”, indica ACE Project.

Realizar un análisis sobre el equipo de trabajo de la empresa es clave, pues te permitirá establecer objetivos adecuados de lo que se espera alcanzar, así como también te ayudará a plantear mejores propuestas de las acciones que se podrían implementar para poder alcanzar las metas trazadas.

Recopila información interna

Otra acción importante para realizar un análisis de las necesidades es investigar lo que piensan las diversas áreas de la organización. Es decir, no basta con enfocarse solo con el área que trabaja directamente en el proceso que se desea mejorar, sino que es también necesario conocer qué piensan los demás y cuáles son los resultados que esperan. 

Para poder recoger este tipo de información, puedes apoyarte en diversos métodos como:

• Encuestas

• Focus group

• Entrevistas

Es importante tener claro que el objetivo de la evaluación de necesidades es pasar de un escenario real a un escenario deseado, con el fin de mejorar los procesos y resultados de una organización, es por este motivo que resulta necesario conocer cuáles son los intereses y necesidades de todas las partes involucradas.

Ejemplos de preguntas para una evaluación de necesidades

A continuación, te mostramos algunas preguntas que puedes hacer al realizar una evaluación de necesidades en diferentes áreas del negocio:

Preguntas sobre el área de operaciones

Estos son algunos ejemplos de preguntas del área de operaciones:

• ¿Los servicios o productos son entregados al cliente a tiempo?

• ¿Los empleados y la gerencia entienden qué áreas de operación influyen en las ganancias y metas de la empresa?

• ¿Existe un sistema de seguimiento de los costos del producto y del trabajo?

• ¿Existe un manual u otra documentación que describa las operaciones comerciales?

• ¿La empresa crea y documenta metas de manera consistente?

Preguntas del área de finanzas

Considera estos ejemplos de preguntas del área de finanzas:

• ¿Han aumentado los ingresos recientemente? Si es así, ¿cuánto en comparación con años anteriores?

• ¿La empresa es rentable o está logrando sus metas financieras cada año?

• ¿Está la empresa rastreando y documentando bien los gastos?

• ¿La organización realiza un seguimiento preciso de las transferencias de dinero?

• ¿Los gerentes u otros roles de liderazgo comunican las finanzas del negocio al equipo con regularidad?

• ¿La empresa se mantiene dentro de un presupuesto anual?

Preguntas sobre el área de ventas

Puedes revisar estos ejemplos para crear tus propias preguntas de ventas:

• ¿Dónde se encuentran los clientes, cómo piensan y cómo les ayuda la empresa?

• ¿Se generan leads continuamente?

• ¿La empresa contacta regularmente con clientes del pasado, presente y futuro?

• ¿Están llegando nuevos clientes de manera constante?

• ¿Se crean ingresos a partir de los esfuerzos de diferentes profesionales?

• ¿Las actividades de generación de prospectos se miden de forma rutinaria?

• ¿Se comprende bien la propuesta de valor de la empresa, por lo que es adecuada para los clientes?

Preguntas sobre el área de liderazgo

Aquí hay algunos ejemplos de preguntas de liderazgo:

• ¿Existe una visión clara del negocio?

• ¿Están equilibradas la vida personal y laboral de los empleados?

• ¿Los desafíos se transforman en soluciones u oportunidades para aprender?

• ¿Se usa el tiempo de manera efectiva en el lugar de trabajo?

• ¿Los empleados saben dónde encajan en la empresa?

• ¿Los objetivos de la empresa se alinean con su visión?

Preguntas del área de gestión

A continuación, te presentamos algunos ejemplos de preguntas del área de gestión:

• ¿El equipo tiene clara la visión de la empresa?

• ¿El equipo conoce su rol dentro de la empresa y su misión?

• ¿Puede la empresa contratar y capacitar adecuadamente a empleados con talento?

• ¿La empresa está atrayendo candidatos potenciales y los retiene?

• ¿Depende la empresa para su éxito de unos pocos empleados?

Preguntas de satisfacción del cliente

Al escribir las preguntas de los clientes, puedes consultar esta lista para comenzar:

• ¿Los clientes existentes traen referencias regulares?

• ¿Se controla continuamente la calidad del trabajo?

• ¿Es satisfactorio el número de clientes habituales?

• ¿Los productos o servicios de la empresa superan las expectativas del consumidor?

• ¿La empresa ofrece una experiencia positiva al cliente?

• ¿La demanda comercial es algo que tú u otros pueden administrar bien?

Identifica las necesidades de rendimiento, aprendizaje y habilidades de tus equipos

Se deben abordar múltiples fuentes de datos para identificar el desempeño laboral actual y deseado, el nivel de conocimientos y habilidades actual y deseado, y las necesidades de los equipos. 

Es probable que cada conjunto de necesidades incluya necesidades basadas en la falta de conocimientos o brecha de habilidades de los empleados (que pueden abordarse mediante la capacitación) y necesidades que se ven afectadas por otros factores que requieren soluciones que no son de capacitación.

¿Quieres hacer una evaluación de necesidades de recursos humanos? Dentro de nuestra solución de desarrollo podrás encontrar distintas funcionalidades que te permitirán crear una cultura de autodesarrollo, facilitando el crecimiento de tus colaboradores. 

Una de ellas es Skill XP Evolution, una herramienta de alta precisión que permite reconocer las habilidades o competencias que tu equipo necesita potenciar para llevar su productividad al máximo.

Con ayuda de esta herramienta, puedes diseñar un plan educativo personalizado para que tu equipo y tú alcancen sus objetivos de crecimiento profesional y personal. Además, nuestra plataforma proporciona métricas claras y detalladas que demostrarán el impacto y el valor que el Departamento de Recursos Humanos aporta a la organización.

Plataforma Skill XP Evolution

Emplea una plantilla para identificar las necesidades de capacitación

De acuerdo a nuestro Reporte de Industria 2023, el 53 % de los profesionales tiene como objetivo aprender nuevas habilidades para su rol actual. Por tal motivo, es tan importante hacer una evaluación de necesidades de capacitación, para que tus empleados puedan desempeñarse mejor en sus funciones.

Los líderes de recursos humanos deben crear planes de entrenamiento centrados en el upskilling, reskilling y outskilling con miras a las necesidades futuras del trabajo, entre las que podemos considerar áreas como la inteligencia artificial y la robótica, el machine learning y el data science debido a que se considera que esos rubros son áreas de oportunidad que pueden apalancar a las organizaciones en los años venideros. 

Pero ¿realmente sabes cuáles son las habilidades que tus equipos necesitan desarrollar? ¡Con nuestra plantilla para identificar necesidades de capacitación podrás conocer qué skills son fundamentales para el éxito de tus equipos!

Fuente: Crehana

Analiza los datos recopilados

El análisis de datos produce información clave que identifica las brechas entre el desempeño laboral deseado y el actual, así como entre los niveles de conocimientos y habilidades deseados y actuales, de modo que el diseño de capacitación final aborde esas brechas, o bien el rediseño de procesos internos. 

Comprender la magnitud de estas brechas o “gaps” también ayuda a la persona encargada de evaluar las necesidades a asignar prioridades a los diversos problemas que deben abordarse.

El evaluador de necesidades hace una presentación o genera un informe para la empresa que detalla el análisis de datos, las recomendaciones de capacitación para el diseño y la entrega, y las recomendaciones para resolver problemas que no son causados por deficiencias de conocimientos o habilidades.

Este es un paso crucial porque obtener aceptación es fundamental cuando se trata de demostrar la importancia de una evaluación de necesidades en una empresa de gran tamaño. Según un documento técnico de ATD, solo el 56 % de las organizaciones realizan evaluaciones de necesidades.

Establece un plan de acción

Otra de las acciones fundamentales para hacer una evaluación de necesidades es desarrollar un plan de acción que integre todos los datos que se hayan podido recopilar a través de la investigación. 

“En el mundo empresarial, se conoce como plan de acción o plan estratégico a una herramienta administrativa o de gestión, mediante la cual una organización (o, a veces, un individuo) traza el mejor camino hacia la consecución de sus objetivos”, comenta Concepto.

Es decir, tendrás que simplificar toda la información que has recogido en los primeros pasos de la evaluación de las necesidades empresariales, de tal forma que puedas tomar una decisión acertada sobre qué hacer para alcanzar los resultados esperados y cumplir con los objetivos planteados. 

Como menciona nuestro profesor Hernán del Collado, “tomar decisiones acertadas no solo depende de nuestra buena voluntad, existe una metodología detrás que puede echar un poco de luz a la hora de tomar una decisión”.

Es importante que el plan de acción que se pretende llevar a cabo detalle qué es lo que se va a realizar, en qué tiempo se hará y quiénes son los que participarán, así como también deberá indicar quienes serán los encargados de supervisar el cumplimiento de las acciones planteadas y evaluar los resultados que se vayan obteniendo a lo largo del proceso. 

Para finalizar, podemos resumir el concepto de evaluación de necesidades como un proceso que brinda la oportunidad de detectar áreas de mejora dentro de una organización, a partir de una investigación que permite conocer los puntos débiles de la empresa y cuáles pueden ser las mejores soluciones. 

¡Optimiza tus procesos y mejora tus resultados!