Alguna vez te has preguntado: "¿Cómo organizar mi tiempo en el trabajo?". Probablemente sí. La cuestión se complica un poco más cuando quieres compaginar la vida laboral con la personal. Tal vez, porque quieres dedicar más tiempo a algún hobby, porque tienes familiares a cargo o porque estás cursando la universidad.

Saber organizar el tiempo es uno de los desafíos que se nos suele presentar a lo largo de nuestra vida, quizás en más de una oportunidad, según las circunstancias. Lo primero que tienes que saber es que la sabia organización del tiempo de trabajo implica un mayor grado de productividad. Por ende, si quieres ser más productivo tendrás que ser organizado en tus tareas y en la distribución del tiempo.

¿Sientes que no tienes tiempo para dedicarte a ti mismo? ¿El trabajo acapara todo tu día desde la mañana hasta la noche? ¿No llegas con el estudio? Entonces, estamos frente a un problema en la organización del tiempo. No solo te has preguntado: "¿Cómo organizar mi tiempo para ser más productivo?", sino que estás aquí tratando de encontrar una solución y eso ya es un gran paso. ¡Bien hecho! Por eso, en este artículo te compartiremos una serie de tips de organización en el trabajo.

Planifica tu jornada

Unos de los primeros aspectos que debes considerar para responder a la pregunta: “¿Cómo organizar mi tiempo en el trabajo?” es precisamente sobre la planificación. Gracias a ella podrás hacer un listado de prioridades y saber si puedes dejar para mañana una tarea porque ha surgido otra que es más prioritaria. 

Establece tiempos para cada tarea y calcula si podrás hacer todo lo importante y urgente en una misma jornada. Presta mucha atención a los plazos que se deben cumplir. En tu planificación debes priorizar lo que sea urgente e importante, todo el resto puede esperar. La organización del tiempo de trabajo y la priorización van de la mano. Puedes administrar tu tiempo de manera efectiva solo cuando sabes qué debes hacer y cuándo.

Como menciona Forbes Argentina, tienes que ser muy detallista y colocar cuándo y cuánto tardas en trabajar, estudiar, comer, hacer deporte, dormir y un largo etcétera. El objetivo es dejar expuesto cómo se utilizan todos los minutos que tiene un día.

Otro factor clave que debes tener en cuenta para gestionar el tiempo en el trabajo es el hecho de conocerte a ti mismo. ¿Sabes en qué horarios eres más o menos productivo? Esto te permitirá organizar la jornada de trabajo de acuerdo al tipo de tarea que eres más proclive a hacer con eficiencia en determinado momento del día.

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Haz una tarea por vez

Si te enorgulleces de hacer malabarismos con demasiadas tareas a la vez, aquí tienes una noticia: una investigación de Psychology Today sugiere que solo el 2% de las personas pueden realizar múltiples tareas de manera efectiva. Para el 98% restante de las personas, la multitarea en realidad les hace perder el tiempo y reduce su productividad general.

En lugar de dividir tu atención en tres actividades diferentes, es mejor concentrarte por completo en una tarea. Para hacerlo más efectivo, debes cronometrarla. Se refiere al acto de asignar un marco de tiempo para cada tarea que, a cambio, aumenta la probabilidad de que se complete con éxito.

Si comienzas una tarea, procura finalizarla. Haz foco en esa tarea. Evita, a toda costa, las interrupciones o distracciones que pueden quedar para los momentos de descanso. Una de las técnicas para organizar el trabajo diario es segmentar tus actividades o labores en tareas pequeñas, de modo que pueda ser más factible realizarlas y evites perder tiempo en el trabajo.

Descansa tu mente

No podrás descubrir la respuesta a la pregunta: “¿Cómo organizar mi tiempo en el trabajo?” si primero tu mente no descansa. El descanso es fundamental para recuperar energías y tener la mente activa y saludable para llevar adelante la jornada de la mejor manera posible.

Si sabes que en tu calendario contemplas las tareas más importantes, entonces, tu mente estará tranquila, porque sabe que puedes confiar en esa planificación. Tu mente podrá estar más relajada. Para organizar el tiempo y ser productivo tienes que estar tranquilo y sentirte seguro. El estrés es el enemigo de la productividad.

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Delega las tareas más operativas

¿Lideras un equipo de trabajo? Puedes delegar las tareas más operativas que estés haciendo en la actualidad; para enfocarte en las más estratégicas del área. Además, aquello incentivará y motivará a los integrantes del grupo al encontrarse frente a un nuevo desafío.

Si te resulta difícil delegar el trabajo u organizar tu tiempo de trabajo para capacitar a otros para ciertas tareas, siempre puedes subcontratar o contratar a un profesional independiente. Si se hace correctamente, tanto la delegación como la subcontratación pueden ahorrarte mucho tiempo a ti y a tu empresa.

En caso que realices trabajo remoto y vivas con una o más personas en el mismo hogar, entonces deberían de distribuirse las tareas para que organizar el tiempo de trabajo y de otras áreas de tu vida sea pan comido para ti. Que una sola persona cargue con todas las responsabilidades no es justo, por ello, debes involucrar a los demás miembros del hogar.

Habla con tu familia y plantea las tareas que hay que hacer en el hogar, asimismo, pregúntales cuáles pueden asumir cada uno. Incluso, podrían distribuirse las tareas por día, si todas son muy repetitivas.

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Prepara tus comidas con anticipación

Para un buen manejo del tiempo en el trabajo, también debes tener en cuenta el motor de tu cuerpo: la comida. Los alimentos son nuestro combustible y sus nutrientes proporcionan a las células del cuerpo la energía y las sustancias que necesitan para funcionar.

Puedes dejar para el fin de semana, por ejemplo, los platos más elaborados. Durante la semana puedes prepararte almuerzos y cenas que sean fáciles de realizar. También podrías, los sábados y domingos, dedicarte a preparar las viandas para la semana. De esta manera, estarás optimizando tu tiempo y sabrás cómo organizar tu día de trabajo de forma óptima.

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Fija horarios para las tareas 

¿Alguna vez te has quedado trabajando hasta la 1 de la madrugada? Evita hacer tareas sin seguir una planificación para poder tener tiempo para ti mismo y aprender cómo organizarse en el trabajo de manera efectiva.

Como te mencionamos antes, fija horarios para las tareas del trabajo y deja un margen para tu tiempo de ocio. Descansar la mente es más que importante.

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Divide tu tiempo para estudiar y trabajar

¿Has comenzado a trabajar y estudiar a la vez? Si ya te has preguntado: “¿Cómo organizar mi tiempo para estudiar y trabajar?” en más de una oportunidad, tienes que saber que hay solución. Al principio es todo un reto, pero, si ordenas las tareas y horarios, podrás hacerlo sin mayores inconvenientes.

La clave de cómo organizar tu tiempo para estudiar y trabajar está en saber distribuir tus tiempos: tienes una determinada franja horaria para trabajar y otra para estudiar. Claro que la situación es diferente según el tipo de empleo que tengas. Lo más recomendable, tanto si trabajas de forma freelance como si cumples una jornada full time, es pautar un horario de comienzo y fin para el trabajo.

Lo mismo tienes que hacer con el estudio. Pauta qué días y cuánto tiempo le dedicarás al estudio. Ármate un calendario para estudiar, así tendrás a la mano las fechas de los exámenes y entregas de trabajos prácticos. Si tu trabajo actual no te permite organizarte con la vida estudiantil, deberías revisar qué profesiones te permiten trabajar desde casa y dedicarle tiempo al estudio con las horas de viaje que te ahorras.

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Usa apps para organizar tu tiempo

Mantener un orden en los distintos ámbitos de la vida te permitirá estar tranquilo y llevar adelante una vida saludable y de calidad. Hoy en día, la agenda virtual es la mejor amiga de la productividad y de la organización de tareas en el trabajo.

Sin dudas, para ser productivo tienes que organizar tus actividades. ¿Sabes cuáles de tus tareas demandan más tiempo y cuáles podrías automatizar con la ayuda de algunas herramientas de gestión del tiempo? ¿Has prestado atención a cuánto tiempo pierdes por la distracción?

Si eres de dejar las cosas para “después”, adivina qué… Ese “después” nunca llegará o lo hará en el momento menos oportuno. La desorganización afecta el buen desempeño que podrías tener y puede incluso tener consecuencias en la salud.

Por suerte existen varias opciones de app para organizar las tareas diarias, las cuales te ayudarán a poner orden en los distintos ámbitos de tu vida y a ejercer un mejor control de tu tiempo. A continuación, te dejamos el listado de las mejores apps para organizarse en el trabajo:

1. Google Calendar

El calendario de Google es una de las herramientas más utilizadas para organizar el tiempo en el trabajo. Podrás agendar reuniones con comentarios, incluir tareas recurrentes y más.

2. Trello

Trello es una app súper útil como gestor de tareas. Puedes distribuir tareas a tu equipo y programar ciertas alertas al cumplirse determinadas condiciones o reglas. Asimismo, puedes hacer tu propio tablero con listas por día o utilizar tarjetas para programar tareas recurrentes y descubrir la respuesta a la pregunta: “¿Cómo organizar mis actividades laborales?”.

3. Google Keep

Google Keep permite que crees notas y listas. Puedes redactar recordatorios de manera rápida, e incluso puedes grabar audios si así lo deseas. Si estás acostumbrado a utilizar los productos de Google, entonces, te será muy sencillo manejar Google Keep y organizar tu tiempo.

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Elimina las distracciones

Los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y los mensajes de las redes sociales son algunas de las distracciones más comunes pero más grandes en el lugar de trabajo. 

Tanto es así, que terminas desperdiciando 759 horas cada año debido a distracciones en el lugar de trabajo. Todo gracias a estas distracciones de que una tarea que requiere 60 minutos tarda más de 3 horas en realizarse. Así que cada vez que te preguntes: "¿Cómo organizar mi tiempo para ser más productivo?", considera este aspecto.

Siempre que estés trabajando en tareas de alta prioridad, pon tu teléfono en modo silencioso y, si es posible, apaga los datos móviles o wifi. Aunque no lo creas, terminarás ahorrando mucho tiempo y elevando tus niveles de eficiencia un poco más.

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Establece objetivos SMART

¿Sabes que hay una manera correcta e incorrecta de establecer metas? Cuando tus objetivos no están cosechando beneficios, algo falta en tu enfoque. Mientras que si estableces objetivos de la manera correcta, tu productividad podría llegar al cielo.

Por lo tanto, otra de las formas de organizar el trabajo es establecer metas S.M.A.R.T., es decir, específico, medible, alcanzable, realista y de duración determinada. Estos objetivos te brindarán una estructura sólida a tu vida laboral y te prepararán para lo que te espera mañana.

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Levántate temprano

Todos tenemos 24 horas en un día, independientemente del cargo que uno tenga. Aunque no es posible cambiar la cantidad de horas en un día, definitivamente puedes intentar despertarte un poco más temprano y hacer que tu día sea más largo que otros. Idealmente, tu cuerpo requiere de 6 a 8 horas de sueño para estar en tus niveles óptimos de energía.

Otro de los tips de organización en el trabajo es configurar tu alarma 15 minutos antes del horario habitual para aumentar el marco de tiempo con el transcurso del día. Puedes usar este tiempo adicional para hacer ejercicio, meditar, planificar o incluso dedicarte a un pasatiempo. Gradualmente, aumentarás tu productividad diaria y el manejo del tiempo en el trabajo nunca será un problema.

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Agrupa tareas similares 

Las pequeñas cosas, como organizar tareas similares, también pueden ahorrarte una cantidad considerable de tiempo. Sabemos que distintas tareas exigen diferentes tipos de pensamiento y disposición. En lugar de saltar de una tarea a otra sin pensar, sería inteligente agruparlas juntas.

Por ejemplo, puedes designar un momento específico para responder correos electrónicos y llamadas telefónicas importantes en lugar de hacerlo de vez en cuando a lo largo del día. Te ayuda a priorizar tu trabajo y tu tiempo de forma estructurada. 

Además, cuando estás trabajando en tareas relacionadas, permite que tu cerebro se concentre mejor y las termine rápidamente de tu lista. Sin duda, puedes ahorrar mucho esfuerzo administrando tareas y eventos recurrentes por adelantado, de modo que gestionar el tiempo en el trabajo te resulte sencillo.

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Como puedes ver, saber cómo organizar el tiempo en el trabajo es clave para llevar adelante una vida más saludable y tranquila en tu vida laboral y en todos los ámbitos. Además, puedes compaginar el trabajo y el estudio de manera perfecta, si sabes cuánto tiempo le tienes o puedes dedicar a cada tarea.

Gracias a la planificación y organización del tiempo, podrás ahorrar tiempo y dinero, dedicarle más tiempo a tus seres queridos o darte un gusto de vez en cuando. También podrás identificar qué tareas son repetitivas y delegarlas en otra persona o, incluso, proponer su automatización a partir de alguna herramienta o app para organizar tareas diarias que te compartimos.

Saber administrar el tiempo no es una ciencia, sin embargo, no es algo que vaya a darse de un día para el otro de forma perfecta. Esperamos que al poner en práctica nuestros consejos hayas respondido a la pregunta que originó este blog post: “¿Cómo organizar mi tiempo en el trabajo?”. Y más que eso, tengas una ruta de acción para gestionar el tiempo en el trabajo según tu horario y estilo de vida.

Como menciona Cristian Situ, profesor del curso online de Manejo de Tiempo y Productividad, "el manejo del tiempo y la productividad son clave para realizar nuestras metas". Ahora, ya no tienes excusa para la típica frase: “no sé cómo organizar mi tiempo, solo lo puedo hacer así”.

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¡Suerte!