El onboarding virtual no es más que el recibimiento de una organización hacia sus nuevos colaboradores. La particularidad de este proceso es que se realiza de forma remota, para aquellas personas que trabajen de forma online, ya sea porque viven en otros países o no pueden presentarse en las instalaciones.

Como menciona el sitio web Harvard Business Review, a medida que el mercado laboral mundial continúa cambiando, las empresas que retengan el talento clave e inviertan en su fuerza laboral serán las que inviertan en la incorporación de empleados. Y esto es posible con una buena estrategia de onboarding.

Este proceso de inducción es esencial para la integración de un colaborador en su nuevo entorno. Y si ya de por sí era complejo llevar a cabo un proceso de onboarding efectivo en el entorno presencial, con la implantación de los formatos laborales remotos e híbridos aumentó la dificultad de este reto.

Por ello, en este blog post repasamos algunas de las mejores prácticas que pueden servirte de ayuda para impulsar un onboarding virtual de gran impacto entre tus colaboradores. 

Planifica tu onboarding digital

El primer paso para realizar un onboarding virtual en tu empresa es hacer una planificación adecuada sobre las mejores estrategias para afrontar este tipo de procedimientos inductivos. Es clave que tengas claro todo lo que vas a necesitar para generar un impacto positivo en las nuevas personas que se sumarán al equipo.

Algunas preguntas que podrías plantearte antes de comenzar con tu onboarding digital son las siguientes:

• ¿Están listos los equipos?

• ¿Ya sabes cuáles son las inducciones fundamentales que llevarán estas personas?

• ¿Has enviado a la dirección correcta merch de bienvenida?

Todas estas dudas (y más) deben estar resueltas antes del primer día del nuevo miembro del team. Esto es fundamental puesto que una buena planificación de onboarding online garantiza que el colaborador se sienta más a gusto con su rol en la nueva organización.

Por ello, es clave que establezcas una metodología adecuada para tu inducción, en la cual puedas informar a tus colaboradores acerca de elementos importantes que debe saber sobre la compañía, como es el caso de los beneficios laborales, la cultura organizacional, entre otros. En este sentido, a continuación te presentamos algunas ideas para tener éxito con tu planificación del onboarding.

1. Diseña tu plan de forma personalizada

La experiencia del colaborador, tan importante en los entornos laborales modernos, empieza desde el momento en el que entra en contacto con la empresa. Incluso, en el reclutamiento y la selección de personal es importante demostrar cercanía con el candidato, por lo que el proceso de onboarding es, incluso, aún más importante.

Por ende, sería una buena opción ofrecer a tu nuevo colaborador la opción de realizar actividades distendidas, en las cuales se sienta menos presionado y con más confianza de expresarse en la organización. En este sentido, puedes probar con algunos juegos virtuales o actividades conjuntas que refuercen el vínculo de forma remota.

2. Establece las bases de la comunicación

En el entorno remoto, la comunicación entre colaboradores es menos fluida que en el formato presencial. Ambas partes no suelen comunicarse en tiempo real, por lo que pueden haber inconvenientes y confusiones del colaborador en un primer momento.

En este sentido, es clave que le indiques al colaborador la mejor forma para trabajar y, así, ayudarlos y guiarlos durante todo el proceso de inducción.

3. Apuesta por la flexibilidad horaria

De la misma manera en que el tiempo es importante, también lo es la distancia y los horarios diferentes entre la empresa y el colaborador. Usualmente, en los entornos donde el colaborador esté en otro país, es cuando más se deben coordinar los horarios que mejor funcionen para estos nuevos integrantes y para la empresa.

Y si una persona no puede asistir a alguna reunión, toma medidas preventivas y establece ciertas actividades para ello.

4. Revisa los recursos tecnológicos de tu equipo

Al momento de establecer una nueva contratación, te recomendamos revisar que tu nuevo colaborador cuente con todos los recursos tecnológicos necesarios para realizar su proceso de onboarding virtual y cumplir con sus funciones dentro de la organización.

La empresa debe comprobar que el colaborador cuente con buena conexión a internet o si el colaborador necesita ayuda adicional. Aunque no lo parezca, este tipo de acciones ayudan a que el colaborador se sienta respaldado por la organización.

Involucra al líder y ofrece apoyo al colaborador

Una de las principales tendencias del onboarding virtual es el momento en que se convoca a los líderes y se les invita a ser parte de este proceso. El onboarding es el paso inicial dentro del ciclo de vida de esta persona en nuestra organización, por lo que contar con el compromiso del líder es fundamental para los pasos a seguir dentro del equipo.

De igual manera, también es recomendable tener a una persona acompañando al nuevo ingreso en su proceso de adaptación laboral. Es decir, un compañero o compañera que guía a la persona en sus primeros días en el equipo y le enseñará quiénes forman parte de su equipo, a quién escribirle cuando tenga una duda técnica o cómo utilizar las herramientas digitales.

Por supuesto, el líder es parte de todo este aprendizaje, pero completar su conocimiento con la experiencia de otra persona será muy enriquecedor para el nuevo miembro del equipo y ampliará su perspectiva sobre lo que significa ser parte de la organización.

Elige los momentos para compartir información

Con respecto a las inducciones virtuales que pueden producirse en la organización, estas dependen de los procesos y necesidades de cada empresa. A continuación te hablaremos sobre cada una de ellas.

1. Inducciones generales

Por un lado, las generales, son aquellas en las que cualquier nuevo colaborador debería llevar para estar informado sobre aspectos de interés en la organización. Por ejemplo, que domine aspectos como los siguientes:

• La cultura organizacional.

• Los valores y propósito de la empresa.

2. Inducciones específicas

Aquí, es fundamental saber qué personas serán las que más van a interactuar con nuestro nuevo colaborador y, a partir de ello, generar espacios donde le puedan enseñar todo lo que debe saber sobre sus funciones. Ya sea de forma teórica o práctica, puede adquirir conocimientos relacionados con su equipo en concreto o  sobre su departamento en particular.

Estos momentos requieren de una concentración plena de la persona que realiza la inducción virtual, por lo que es fundamental la coordinación con el equipo de Recursos Humanos para agendar las reuniones en momentos libres. No es recomendable estar haciendo dos cosas a la vez mientras se comparte información de valor a un nuevo miembro del team.

Mide el éxito de tu estrategia de onboarding

Al realizar los onboarding virtuales, es importante que sepas si las inducciones están causando el impacto esperado en las nuevas personas que forman parte de la organización. Por ello, es recomendable realizar una medición posterior para recibir feedback de primera mano.

Algunas herramientas que puedes aplicar para medir los resultados de tu onboarding virtual son los siguientes:

• Culture Amp

• Typeform

Un método con el cual puedes medir el impacto es hacerlo durante las sesiones de la primera semana. Cuando llegues a la quinta semana, puedes observar si el colaborador ya aplica lo enseñado en el proceso de onboarding.

Para ayudarte con los preparativos de bienvenida de tus colaboradores, te presentamos la  guía para realizar un proceso de onboarding virtual de Crehana, con la cual podrás contar con las preguntas adecuadas para preparar el proceso de inducción de tu nuevo personal, independientemente de que se trate de un formato virtual o presencial.

Fuente: Crehana

Mantén el feedback entre líderes y colaboradores

Un punto muy importante dentro del onboarding virtual es darle un espacio de retroalimentación a los líderes. Estas mediciones no solo permiten conocer el impacto que han tenido las inducciones, sino que son de mucha utilidad para que Recursos Humanos mejore sus procesos y pueda generar planes de acción en aquellos casos que no se están dando las cosas como se esperan.

Los espacios de feedback entre el equipo son muy importantes dentro del onboarding del nuevo colaborador. Al no compartir espacios físicos, toda interacción que se puedan tener con los otros miembros del team sumarán a ese sentido de pertenencia con la organización e interacción con las nuevas personas con las que estamos trabajando.

Es así que el equipo de Recursos Humanos debe velar porque se generen espacios de retroalimentación como sesiones de “one on one” entre el nuevo ingreso y su líder de equipo, así como, momentos de integración con sus compañeros de área. Para ello, tener un after office o noche de juegos virtual al término de la primera semana es una gran opción.

Promueve el aprendizaje dentro del proceso

El hecho de que se trate de un onboarding remoto no implica que no se puedan recomendar acciones para favorecer el resto del trayecto del colaborador en la empresa. Por ello, una de las recomendaciones que puedes dejar para los nuevos miembros de la compañía es presentarles alternativas online por las cuales puedan impulsar su proceso de aprendizaje.

En este sentido, existen herramientas colaborativas que pueden serte de utilidad para formar a tu equipo de trabajo, ya sea nuevo ingreso o que esté consolidado en la organización. No importa el rubro de tu empresa, siempre se puede impulsar el aprendizaje y el desarrollo.

En este sentido, Crehana cuenta con excelentes recursos para fomentar e impulsar el aprendizaje de tus colaboradores. Nuestras herramientas de gestión y aprendizaje representan un excelente complemento para desarrollar la labor del colaborador y ayudarlo a cumplir sus funciones.

Gracias a sus profesores cualificados y sus recursos formativos, los integrantes de tu empresa no tendrán dificultades para adquirir los conocimientos necesarios para desarrollarse como profesionales dentro de la organización.

Son cada vez más los trabajos que han decidido migrar al trabajo remoto o han optado por el modelo híbrido. Ante esta situación, es fundamental adoptar estrategias de onboarding eficaces para involucrar a los colaboradores y darles la bienvenida que se merecen en la organización.

No sólo se trata de darles un buen recibimiento a tus nuevos colaboradores que trabajan de forma remota o híbrida, sino de mostrarles las herramientas necesarias que deben conocer para ejercer sus funciones y comunicarse adecuadamente con el resto del grupo laboral. 

Según el portal Forbes, un proceso efectivo de incorporación de empleados es integral y eficiente y no solo debe manejar el papeleo legal necesario, sino también ayudar a aclimatar sin problemas a un nuevo miembro del equipo a una comunidad de trabajo. De esta manera, podrás asegurar que el primer día de trabajo de la persona dentro de la plantilla del trabajo sea fructífero.

Este ha sido nuestro post. El onboarding virtual ha demostrado ser efectivo para mejorar los procesos de inducción de los colaboradores a distancia y otorgarles las herramientas necesarias para poder cumplir con sus responsabilidades en el entorno de trabajo virtual.

¡Éxitos!