Las reuniones one to one son encuentros que se dan entre un colaborador del equipo y el líder de trabajo con el objetivo de tratar ciertos temas específicos que generalmente hacen referencia al rendimiento de la persona y la detección de oportunidades de mejora y ciertas fortalezas. Si bien la principal finalidad es optimizar la productividad del talento humano, las evaluaciones one to one permiten agilizar los procesos de retroalimentación comunicacional a través de la puesta en acción de la escucha activa y de recursos propios de la inteligencia emocional. 

Dentro de los contextos de las medianas y grandes organizaciones, las reuniones one to one deben ser incluidas en las estrategias de gestión de recursos humanos porque potencian el desempeño de los mánagers y permiten el mejoramiento del bienestar y la generación de un clima laboral positivo. Sigue leyendo esta guía sobre la importancia de la técnica de feedback one to one y obtén todos los conocimientos teóricos y prácticos que necesitas para que los encuentros con el talento empresarial sean altamente efectivos y faciliten el alcance de los objetivos propuestos.

¿Qué es una reunión one to one?

En primera instancia, una reunión one to one puede ser conceptualizada como una sesión profesional entre un líder de equipo y una persona que forma parte de alguno de sus grupos de trabajo. Si bien siempre se suele mantener un respeto a las diferencias jerárquicas entre el mánager y el colaborador, en este tipo de reuniones one to one, la cercanía en cuanto al diálogo suele ser estrecha y predominan la empatía y las habilidades socioemocionales por parte de ambos interlocutores. 

Aunque los razones por las cuales se lleva a cabo una reunión one to one varían en función de las metas establecidas por la compañía, es posible establecer una serie de características comunes a las reuniones uno a uno, que te detallamos a continuación:

• Suelen ser breves y se realizan en forma constante durante un determinado período productivo. En efecto, es aconsejable que las reuniones one to one se lleven a cabo a través de un patrón temporal de frecuencia para hacer un seguimiento de las metas fijadas. Una buena idea es realizar una reunión uno a uno de trabajo  semanal y que dure unos 15 o 20 minutos.

• Las temáticas que se abordan en las reuniones one to one generalmente son planteadas por los mánagers. No obstante, los colaboradores tienen la opción de sugerir este tipo de encuentros con los líderes, si requieren conversar sobre un tema en particular para mejorar su desempeño y el bienestar en la compañía. 

• A pesar de que una reunión one to one laboral puede llevarse a cabo de forma espontánea, se recomienda hacer una planificación para optimizar el desarrollo de las preguntas de acuerdo con las necesidades preestablecidas para cada feedback.

¿Cuáles son los beneficios de una reunión one to one?

Incluir las reuniones one to one en los métodos de gestión de talento humano es necesario para todos aquellos líderes de equipo que necesitan maximizar los aspectos positivos del feedback continuo y de las reuniones de seguimiento que se lleven a cabo. Efectivamente, la metodología one to one es una de las mejores herramientas de comunicación interna a través de la cual se puede tener una visión más amplia de lo que sucede dentro de la empresa desde la perspectiva de los recursos humanos. Al mismo tiempo, es posible alinear a las personas para mejorar el sentido de pertenencia y aumentar el engagement hacia la compañía a través de las siguientes ventajas:

a. Facilita el análisis del clima laboral 

Una de las principales ventajas de las reuniones one to one está asociada con la posibilidad de reconocer cuáles son los elementos que están afectando de forma negativa el ambiente de trabajo dentro de los equipos. Particularmente, al llevar a cabo preguntas one to one, se pueden obtener datos cualitativos acerca de cómo son los vínculos en los grupos laborales y cuáles son los factores que deben fortalecerse para generar un clima de desarrollo positivo para las personas y promover el alcance de objetivos. Acá te presentamos algunas acciones que puedes tener en cuenta en relación con el fortalecimiento del ambiente de trabajo desde la aplicación de sesiones one to one:

• Diagrama reuniones one to one que estén sustentadas en críticas beneficiosas para mejorar el rendimiento del colaborador. No se trata de llevar a cabo un feedback basado en la persona, sino en su rendimiento desde una perspectiva positiva. De acuerdo con nuestro podcast Utiliza el feedback como un ejercicio para desarrollar talento con Santiago Baistrocchi de Mastercard, para ser efectivo, el feedback debe ser oportuno, continuo y considerado como una oportunidad ideal para mejorar aspectos en relación con los procesos y la gestión de tareas cotidianas dentro de los entornos organizacionales. Por eso, se vuelve imprescindible que el feedback sea constructivo y específico, es decir con ejemplos y con situaciones concretas que sirvan para poner en acción aquellos cambios que se necesitan para fortalecer el rendimiento y el desempeño de los colaboradores.

• Combina las reuniones one to one con la realización de encuestas para recopilar datos cuantitativos que sean de utilidad para reconocer en mayor profundidad cuáles son aquellos ítems relacionados con el clima laboral que deben mejorarse desde un enfoque individual y grupal.

• Emplea un software de clima organizacional para depositar los datos que se hayan obtenido por medio de las reuniones one to one y de las encuestas cuantitativas anteriormente mencionadas. Esto con la finalidad de agilizar los procesos de análisis y obtención de métricas que sirvan para facilitar los procesos de toma de decisiones.

b. Optimiza la productividad

Otro de los elementos positivos que está relacionado con hacer reuniones one to one es el incremento del rendimiento de los equipos de trabajo. Específicamente, los colaboradores mejoran su relación con los líderes de equipo a través de instancias de encuentro uno a uno efectivas. Como consecuencia, el talento humano dispone de una visión más amplia de su desempeño y tiene claridad acerca de cuáles son los factores que debe abordar para mejorar su desempeño individual y contribuir con el equipo de trabajo en su conjunto. En este apartado, te presentamos algunos de los ítems que deberías considerar si buscar mejorar el rendimiento de tus equipos de trabajo a través de la realización de buenas reuniones one to one:

• Ten a mano informes de métricas que hayas obtenido a través del uso de interfaces digitales con el objetivo de corroborar la información cualitativa que te brindan las personas de tus equipos con las que tienes feedback one to one. 

• Ofrece capacitaciones online o presenciales en el caso de que detectes ciertas necesidades de aprendizaje de tu talento humano que requieran de la puesta en acción de recursos psicopedagógicos específicos. 

• Aconseja, en el caso de que sea necesario, la derivación a un profesional de salud mental y/o coaching emocional o corporativo, que integre el equipo de los programas de bienestar integral de las medianas y grandes empresas. Así, a partir de las reuniones one to one, podrán identificarse casos en los que puedan mejorarse aspectos inherentes al desempeño laboral y a la forma de vincularse con las personas.

¿Cómo gestionar el feedback a través de una reunión one to one?

Por último, en esta guía sobre qué son las reuniones one to one y cuál es su relevancia dentro de los contextos empresariales de mediana y gran dimensión, no podemos dejar de destacar los principales mecanismos para llevar a cabo este proceso de forma efectiva. Por eso, en esta sección, te brindamos una serie de consejos útiles para que puedas aplicar en un reunión one to one en la que predomine un buen feedback positivo:

a. Organiza la reunión one to one con antelación

• Haz una guía simple que te sirva para no perder el eje del encuentro uno a uno. Establece allí los objetivos a alcanzar y los puntos fuertes y débiles que necesites destacar de cada uno de tus colaboradores para potenciar el desempeño, sin perder de vista la centralización en el bienestar de la persona. Según un artículo de Harvard Deusto, la agilización de los procesos es fundamental para alcanzar el rendimiento planteado desde el departamento de talento humano. Pero también es necesario determinar modelos de liderazgo en los que exista una orientación hacia las personas para tener un management exitoso desde un enfoque humano integral. 

• Prepara material bibliográfico complementario para entregarle al talento humano en las reuniones one to one según los factores que necesites reforzar en cada caso. Al mismo tiempo, se pueden diseñar instancias educativas destinadas a desarrollar ciertos puntos del comportamiento de cada persona o de problemas en la vinculación con el resto del equipo. De este modo, algunas de las mejores alternativas están sustentadas en el dictado de cursos online o presenciales según la modalidad de trabajo y la cultura corporativa de cada compañía. 

• Ten en cuenta en todo momento la relevancia de hablar en forma constructiva. En este sentido, no solamente se hace referencia a la utilización de un lenguaje verbal correcto y asertivo. También, a la comunicación no verbal. El objetivo es tener sesiones uno a uno en lugares adecuados en donde la persona pueda sentirse cómoda para expresar la visión de las situaciones que se expongan y recibir las devoluciones del líder con positividad. 

• Utiliza plataformas digitales para agilizar las reuniones one to one empresariales y sacarles el máximo provecho. Una de las opciones más efectivas es emplear el software de desempeño de Crehana, que les permite a los líderes de equipo establecer metas, delimitar las competencias de las personas, diseñar Planes Individuales de Desarrollo (PID) y gestionar el feedback de forma personalizada y en tiempo real.

Plataforma de desempeño de Crehana

b. Focaliza en el bienestar de los colaboradores

Más allá de que se trate de una instancia de retroalimentación comunicacional entre un líder de equipo y un empleado para elevar el rendimiento, se debe focalizar en la importancia de la salud integral de las personas. De hecho, las reuniones one to one se posicionan como instancias fundamentales para reconocer el nivel de satisfacción laboral que experimenta el talento humano en distintos períodos de trabajo. Para potenciar el bienestar del talento desde un feedback positivo, se pueden contemplar las siguientes recomendaciones:

• Aplica una escucha activa basada en la inteligencia emocional para detectar aquellos casos de personas que tienen complicaciones en su desempeño, ya sea en función del relacionamiento con las tareas laborales en sí o con los vínculos con sus compañeros de trabajo. 

• Lleva un registro de las conclusiones de seguimiento del comportamiento de cada colaborador para reconocer los avances y retrocesos y hallar patrones comunes que sean de utilidad para tomar decisiones prácticas que optimicen el rendimiento y mejoren el clima laboral. 

• Conoce en detalle las características del plan de bienestar que ofrece la compañía para saber cuándo es momento de derivar a alguna de las personas a sesiones de Psicoterapia o Coaching por ejemplo. En efecto, las reuniones one to one sirven para conversar con el talento acerca de la evolución de su desempeño, pero también de los niveles de salud emocional que experimentan en su jornada laboral diaria. Al respecto y de acuerdo con nuestra Guía para realizar una capacitación de liderazgo, el Coaching es una de las herramientas más útiles para que los empleados pueden conocer cuáles son las implicancias de las labores asignadas y los recursos externos e internos con los que cuentan para alcanzar los objetivos propuestos desde la organización. 

“Guía para realizar una capacitación de liderazgo”, Crehana

En resumen, las reuniones one to one laborales son herramientas indispensables para maximizar la comunicación bidireccional entre las personas que forman parte de los equipos y los líderes. Efectivamente, no solamente potencian el rendimiento, sino que al mismo tiempo generan un ambiente de trabajo positivo. Este facilita la creación de relaciones saludables que agilizan el alcance de cada una de las metas que se hayan preestablecido desde el departamento de talento humano de las compañías de mediano y gran tamaño. A la hora de llevar a cabo reuniones de retroalimentación, se recomienda, entonces, emplear softwares que optimicen la organización y estructuración de esta instancia de feedback. Todo para evitar la realización de tareas manuales por medio de la automatización y la reducción del estrés. 

Considera las metodologías que te hemos detallado en esta guía sobre las reuniones one to one en empresas, pero escoge aquellas que más se adapten a las características específicas de la cultura corporativa y según tus necesidades como líder de equipo. Como resultado, tendrás a tu alcance los recursos necesarios para fortalecer la comunicación con tus colaboradores y alcanzar los objetivos empresariales que se hayan planteado con mayor agilidad a lo largo del tiempo