Si necesitas ayuda para gestionar las actividades empresariales diarias, un sistema ERP puede ser una solución tecnológica para optimizar los recursos más valiosos de tu compañía, como el del capital humano. El talento humano es tan importante como tus clientes. Con el sistema ERP podrás manejar tus procesos de gestión de equipos de trabajo, como contratación, gastos de nómina, asistencia, etc.

Contar con una base de datos de un sistema ERP centralizada que administre la información en tiempo real e integre los distintos departamentos, hará que tu organización pueda planificar, presupuestar, predecir y notificar los resultados de cualquier acción que lleve a cabo.

Por lo tanto, si estás considerando contratar un sistema ERP para pequeñas empresas, en este artículo te explicaremos qué es un sistema ERP y para qué sirve. Además, te diremos cuáles son las ventajas y desventajas del software ERP antes de sumergirte en esta herramienta. Por último, te contaremos cómo funciona un sistema ERP y algunos ejemplos para que puedas comprenderlo a profundidad.

Definición de un sistema ERP

El significado de sistema ERP hace referencia al término en inglés  Enterprise Resource Planning, que se traduce como un sistema de planificación de recursos empresariales. Acorde al blog Dynamics de Microsoft, un sistema ERP es una herramienta que “ayuda a automatizar y administrar los procesos empresariales de distintas áreas”. Entre sus áreas de aplicación encontramos:

• Finanzas.

• Fabricación.

• Venta al por menor.

• Cadena de suministro.

• Envíos.

• Recursos humanos.

• Operaciones.

• Logística.

• Inventario. 

¿Cuáles son las características de un sistema ERP?

Ya sea que necesites un sistema ERP para pequeñas empresas o para gigantes de la industria, los sistemas ERP comparten una serie de características inherentes que te ayudarán a comprenderlos. Estas son las características de un ERP:

1. Prefabricado

Los sistemas ERP no se desarrollan para satisfacer una necesidad concreta, sino que su interfaz posibilita diferentes usos.

2. Integrado

Los sistemas ERP brindan la posibilidad de integrar los diferentes planes de la organización y recopilar los datos en un solo lugar. 

3. Modular

Un sistema ERP funciona por diversos módulos que operan en las diferentes necesidades de un negocio, pueden ser herramientas de inteligencia artificial para ventas como planificador de turnos.

4. Adaptable

Por esto mismo se adaptan a diferentes prácticas del negocio. Un sistema ERP se puede configurar de acuerdo a las necesidades de cada departamento para optimizar la información.

Fuente: Pexels

¿Para qué sirve un sistema ERP?

Ahora que ya sabes qué es un sistema ERP en una empresa, necesitas entender para qué sirve un sistema ERP. Evidentemente, el fin último de este tipo de programas es reforzar la administración y la toma de decisiones de una empresa mediante la automatización.

De esta manera, puede tener muchas funciones. Por ejemplo, si estás pensando en crear una web e-commerce, el sistema ERP se encargará de registrar, procesar y efectuar la orden, emitir el pedido de envío y modificar los registros contables con esa venta. 

Pero sin duda, como lo vemos en EvaluandoERP, la mejor funcionalidad de un sistema ERP es que deja atrás a los software independientes de finanzas, RR. HH. producción e inventario, al reemplazarlos por un software unificado y modular. 

Uso del sistema ERP para pequeñas empresas, startups y pymes

El sistema ERP trabaja para tu negocio al mejorar su eficiencia al reducir los costos de tus recursos, sin comprometer la calidad de tus productos y servicios. Hay muchos tipos de ERP disponibles, pero debes elegir el que está hecho para tu industria.

Por ejemplo, el sistema ERP requerido para operar una escuela sería diferente del sistema ERP requerido en una industria de prendas de vestir. El software ERP se puede descargar en cualquier computadora, tablet o teléfono móvil. Aunque se requieren distintos sistemas ERP para diferentes industrias, todos, más o menos, brindan a sus usuarios los mismos beneficios y objetivos.

En conclusión, la gran respuesta a la pregunta de para qué sirve un sistema ERP es que ayuda a centralizar y monitorear los procesos de automatización de la planificación. Como menciona Hugo Olaizlo Leon, profesor de nuestro curso online de Estrategia y planificación para account managers, “la planificación y estrategia de tu cartera de clientes es la clave esencial para ser exitoso en tus objetivos de ventas”. 

Ventajas y desventajas del sistema ERP

Contratar un servicio de sistema ERP siempre es una buena idea, pero sí es importante reconocer sus ventajas y sus desventajas. Por lo tanto, vamos a ver las ventajas y desventajas del software ERP.

Ventajas del sistema ERP

Del lado de los beneficios del sistema ERP encontramos los siguientes:

• Optimiza los procesos de gestión del talento humano y de otras áreas de la organización.

• Mejora el proceso de toma de decisiones.

• Aumenta la seguridad de datos.

• Es escalable, no llegarás a un punto en el que no te sirva más.

• Facilita la automatización de tareas. 

• Es monitoreable desde un solo lugar.

• Brinda herramientas de trazabilidad.

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Desventajas del sistema ERP

En cambio, del lado de las desventajas de tener un ERP, encontramos algunas dignas de tener en cuenta:

• Alto coste: un sistema ERP suele tener una suscripción cuantiosa, y el sistema ERP gratuito no es muy común.

• Poco intuitivo: a diferencia de otros software de gestión, los sistemas ERP son bastante complejos de entender sin una capacitación, dada su enorme interfaz.

• Puede generar situaciones cuello de botella: dado que la información está integrada, las complicaciones de un departamento pueden frenar a los otros.

Por lo tanto, si estás seguro de implementar un sistema ERP, debes tener bien claro por qué lo necesitas y para qué lo vas a usar. Quizás, si tus objetivos son pequeños aún, necesitas  CRM gratuitos, un software de ventas o un software especializado. Tus necesidades dictarán la opción más adecuada para tu organización. 

Fuente: Pexels

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Un sistema ERP usa una base de datos centralizada para varios procesos empresariales con el objetivo de reducir el trabajo manual y simplificar los flujos de trabajo existentes. Los sistemas ERP más usados generalmente contienen paneles donde los usuarios pueden revisar datos en tiempo real de toda la empresa para medir la productividad y la rentabilidad.

Por ejemplo, una solución de SCM podría recibir un pedido de un cliente y enviar automáticamente esa información al centro de distribución para su cumplimiento inmediato. Si alguna vez notaste que las direcciones de devolución de paquetes de los proveedores no siempre son las mismas, es probable que hayas visto el resultado de esta tecnología de primera mano.

Según los tipos de ERP que selecciones, la solución puede examinar los niveles de inventario, los tiempos de envío y otros factores para decidir qué centro de distribución puede completar un pedido de manera oportuna y rentable.

Sin un sistema ERP, los datos del departamento se almacenan en silos y experimentan problemas de acceso en toda la empresa. Un sistema de planificación de recursos empresariales permite que varios departamentos compartan y visualicen información comercial en una ubicación centralizada.

Esta gran cantidad de información y simplificación puede ayudar en el desarrollo de objetivos comerciales y automatizar tareas para aumentar la productividad de los equipos de trabajo.

Fuente: Pexels

Ejemplos de sistema ERP

Como te mencionamos antes, un sistema ERP te ayuda a administrar todos tus procesos empresariales en un solo sistema con funciones de recursos humanos, contabilidad, administración de relaciones con los clientes (CRM), administración de la cadena de suministro y más.

En general, un sistema ERP le ahorra a tu empresa dinero que de otro modo habrías gastado en cientos de aplicaciones independientes. Bien, si estás buscando un software ERP adecuado para tu empresa, a continuación, te compartimos algunos ejemplos de sistema ERP que puedes considerar:

1. Microsoft Dynamics 365

El paquete de software Dynamics 365 de Microsoft ofrece una variedad de opciones de ERP orientadas a una amplia gama de áreas comerciales. El software se destaca por su uso de IA para brindar información sobre la optimización de las operaciones comerciales. 

Microsoft presenta sus sistemas ERP como una excelente opción para las empresas que actualmente carecen de un software ERP moderno y aún necesitan "desglosar" un enfoque aislado. Microsoft Dynamics es un software ERP flexible, confiable y potente que utilizan las grandes empresas, como Coca Cola, BMW, Adobe y más.

Como parte de su línea Dynamics, Microsoft también ofrece un software CRM que se integra fácilmente con sus sistemas ERP más usados. Estas características hacen de Dynamics 365 una consideración valiosa para las empresas que otorgan un gran valor a la consolidación de las relaciones con los clientes.

Fuente: Ibernatica

2. Oracle NetSuite ERP

Este sistema ERP líder en la industria se anuncia a sí mismo como el software ERP basado en la nube "más confiable" del mundo, con más de 32,000 empresas como clientes. 

Al entender qué es un ERP y cuáles son los más utilizados, sabrás que NetSuite es uno de los favoritos de muchas empresas. Esta solución tecnológica ha acumulado tanta experiencia directa con el software ERP basado en la nube como cualquier desarrollador, con raíces en algunos de los primeros ejemplos de aplicaciones en la nube y sistemas ERP.

Ahora propiedad de Oracle, la compañía ha conservado su estatus de líder en la industria y solidificó su popularidad a través de la generalización. Sus productos de software satisfacen prácticamente todas las necesidades de ERP de empresas de todo tipo de industrias. 

NetSuite ERP utiliza el modelo de una plataforma central básica (cubierta por una tarifa de licencia anual) con módulos complementarios opcionales. Si bien la suite en su conjunto tiene como objetivo proporcionar una solución todo en uno, las opciones a la carta significan que los usuarios siguen pagando solo por las herramientas que necesitan.

Fuente: Azdan

3. SAP Business ByDesign

Este sistema ERP basado en la nube de SAP SE está diseñado para pequeñas y medianas empresas y empresas subsidiarias. La popularidad de Business ByDesign en esta área está respaldada por el hecho de que se implementa en casi 150 países. 

Como resultado, ha incorporado otros 11 idiomas además del inglés, lo que la convierte en una opción de sistema ERP adecuada para empresas con operaciones internacionales.

El software Business ByDesign de SAP tiene herramientas en áreas tan variadas como gestión de subvenciones, gestión de relaciones con proveedores y soporte ejecutivo. Un conjunto de "integraciones preempaquetadas" hace que las aplicaciones de terceros sean excepcionalmente fáciles de construir.

Fuente: SAP Blogs

Ahora lo sabes, un sistema ERP, por definición, te ayudará a gestionar los recursos de tu organización. Recuerda que cualquier empresa que implemente un sistema ERP ya contará con cierta ventaja competitiva contra sus pares que no lo usen.

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