¿Cuentas con equipos de trabajo híbrido en la organización donde desempeñas un cargo de alto rango? ¿Quieres revisar si se están aplicando las mejores estrategias para gestionar el trabajo híbrido al interior de tu empresa? Entonces, ¡has llegado al artículo correcto!
Escuchar a los empleados y entender sus necesidades le permitirá al área de recursos humanos implementar estrategias en pos de mejorar los resultados de la empresa, manteniendo a los empleados felices, a partir de una eficaz propuesta de valor.
Por eso, en este nuevo artículo de Crehana, te explicaremos qué es el modelo híbrido de trabajo y qué implica un trabajo híbrido, además de diez consejos para mejorar la vida de los equipos que escogen la modalidad del trabajo híbrido.
¡Empecemos!
¿Qué es el modelo híbrido de trabajo?
Si te preguntas qué significa el sistema híbrido o mixto de teletrabajo, aquí resolveremos esa duda puntual. Esta modalidad de trabajo implica que algunos empleados trabajan desde su casa de lunes a viernes como equipo remoto, mientras que otros hacen 100% trabajo presencial desde las oficinas de la organización y otros tanto hacen un mix entre ambas formas de trabajo (algunos días hacen trabajo remoto y otros días trabajan desde la oficina).
Según Gartner, el 25% de la fuerza laboral del conocimiento global elegirá su hogar como lugar de trabajo principal y el 45% trabajará desde su casa dos o tres días a la semana. Hay empleados que abrazan el home office como estilo de vida para siempre. Hay otros que desean con todas sus fuerzas trabajar todos los días de la semana desde la oficina. Incluso, hay quienes creen que el trabajo híbrido es lo que necesitan para ser más productivos.
Es tan sencillo como entender que los empleados pueden tener distintas necesidades y formas de encarar el trabajo para aportar mejores resultados en las empresas donde se desempeñan. Sin embargo, es todo un reto para las estructuras de recursos humanos saber cómo gestionar este modelo de trabajo híbrido, dado que se trata de una de las tendencias en reclutamiento y selección de personal.
En el siguiente apartado, veremos qué es lo que implica que haya equipos de trabajo híbrido a nivel práctico. ¿Te quedas a seguir descubriendo esta modalidad de empleo híbrido?
Entonces, ¿qué implica el equipo de trabajo híbrido?
A nivel práctico, los equipos de trabajo híbrido implican varios factores y situaciones a tener en cuenta, desde infraestructura hasta capacitación de todos los miembros de una organización. Por eso, aquí veremos los principales aspectos a considerar para beneficiar el flujo de trabajo. Estos son los cuatro factores esenciales para la gestión del trabajo híbrido.
Contrato de trabajo híbrido
Las empresas que deciden adaptar su forma de trabajo en pos de aumentar la productividad de sus miembros, atendiendo a las necesidades e intereses de los empleados, son las que finalmente crecen en resultados de forma exponencial. ¿El secreto? Poner a los empleados en el centro de la toma de decisiones, escucharlos y negociar con los mismos para una mejora en la relación desde ambas partes.
Claro está que las organizaciones corporativas que deciden tomar este rumbo deben diseñar contratos de trabajo híbrido para que la productividad digital sea una realidad. A pesar de que su configuración dependerá del tipo de industria, organización y legislación del país bajo el que se encuentre la empresa, puedes considerar los siguientes elementos de contrato de trabajo híbrido.
- Intención y objetivo de modalidad híbrida
- Rango de aplicación
- Nomenclatura de tipos y roles en trabajo híbrido
- Categorías de trabajo híbrido
- Criterios de elegibilidad
- Procedimiento para autorización de trabajo híbrido
- Estipendio para la realización de las actividades a distancia
- Provisión de equipos de trabajo
- Cláusula de rescisión de contrato
Alrededor de este tipo de contratos, también tienen que existir documentos donde se evidencie la política de trabajo híbrido en la empresa. Esta política debe incluir una serie de reglas y procedimientos estándar para alinear las obligaciones de gerentes, coordinadores, miembros del equipo y todo el personal involucrado en un esquema de trabajo híbrido.
De esa manera, se evitan confusiones y se protege la cultura organizacional, además del flujo de trabajo. Te dejamos una lista con los criterios a considerar al momento de crear este documento.
- Establecer qué roles son elegibles para el trabajo híbrido
- Comunicar los criterios de elegibilidad o su disponibilidad abierta para todo el equipo
- Detallar qué responsabilidad asumen las personas en modalidad de trabajo híbrido
- Determinar expectativas sobre número de días y clases de horarios para el trabajo en oficina
- Alinear la política de trabajo híbrido con otras relacionadas al uso de la tecnología, los dispositivos, la protección de datos, etc.
Gestión de la infraestructura
El área de recursos humanos cobra un lugar central en este esfuerzo, porque es el equipo de trabajo que asume la gestión de la infraestructura y la coordinación del mismo. Para lograr el mayor impacto positivo del trabajo híbrido, las empresas necesitan reorganizar los espacios de las oficinas para ahorrar costos, así como coordinar horarios y días en los que los empleados pueden asistir al lugar para trabajar de manera presencial.
En este proceso, es vital hacer atractivo el trabajo en la oficina para los miembros del equipo, de manera que no haya un desfase tan amplio entre la motivación para laborar a distancia y en persona. Por ello, es conveniente crear ambientes físicos que tengan las siguientes características.
- Espacios y equipamientos para el ejercicio físico
- Áreas de juegos y entretenimiento
- Pasillos y áreas de tránsito que inviten a la comunicación
- Espacios dedicados al trabajo colaborativo
- Diseño de interiores con toques motivadores y positivos
- Rincones de lectura y zonas de privacidad
- Áreas de alimentación y bebidas
- Estacionamiento para bicicleta y transporte alternativo
A la par de estas acciones, el equipo de recursos humanos tiene que desplegar estrategias para favorecer la reconexión de los equipos cuando estén en la oficina. Se pueden marcar fechas en el calendario para eventos sociales internos, fomentar la creación de subcomunidades de colegas alrededor de temas comunes y mejorar los canales de comunicación.
De esta forma, el trabajo híbrido, tanto en su carácter remoto como presencial, puede percibirse como un beneficio para los empleados de las organizaciones empresariales. Es decir, no solo se disfruta de la comodidad de laborar desde casa, sino que la propia infraestructura y dinámicas presenciales motivan a realizar el trabajo en las oficinas.
Capacitación corporativa y digital
En los últimos años, la idea de transformación digital estuvo muy presente en las empresas, pero en la mayoría de los casos se encaró puertas hacia afuera. Sin embargo, esta transformación también puede darse al interior de las empresas.
De esta manera, los equipos de una organización pueden adoptar una modalidad de trabajo híbrido, trabajo remoto al cien por cien o trabajo exclusivamente presencial. Entonces, el digital mindset cobra una importancia exponencial en todo este tema. Este nuevo enfoque implica que los equipos y sistemas de trabajo híbrido se favorezcan de la siguiente manera.
- Capacidad para trabajar colaborativamente en remoto
- Agilidad para conducir proyectos virtualmente
- Aumento de la satisfacción del personal
- Posicionamiento de vanguardia en nuevas tendencias laborales
Para llevar a cabo una exitosa transformación digital en el contexto del trabajo híbrido, se deben tomar en cuenta los 4 elementos más importantes en la dinámica de las empresas: el talento humano, los procesos, la cultura y la tecnología. Por eso mismo, aquí compartimos una lista con las medidas a desarrollar al respecto.
- Comunica la visión para ejecutar la transformación digital.
- Elige los recursos y tecnologías que mejor se adecúen al equipo.
- Haz partícipes a los miembros del equipo en la transformación.
- Mide los resultados en cada etapa del proceso.
- Difunde mensajes que derrumben mitos y prejuicios sobre la adopción digital.
Dado que no todos los equipos de recursos humanos tienen experiencia en este tipo de dinámicas, es necesario que consultes una guía de transformación digital hecha por expertos para líderes. En ella, podrás encontrar las mejores prácticas y ejemplos para aplicarlos en tu empresa.
Esto permitirá que conduzcas la transformación de la manera más fluida y grata posible para tu equipo de trabajo híbrido sin perjudicar la productividad del personal, la motivación laboral ni los objetivos comerciales del negocio.
Fuente: Crehana
Objetivos claros y seguimiento de métricas
Los objetivos deben ser claros y deben bajarse a los equipos de una organización para que puedan alinear sus tareas y saber cómo priorizarlas en su día a día. A su vez, el CEO de una compañía que opta por asumir este desafío tiene que elegir cuáles son las métricas del éxito digital a las que le hará seguimiento diario.
Este último aspecto es sumamente importante, puesto que permitirá verificar la efectividad del trabajo híbrido, así como la adaptación a la transformación digital. Para ello, no basta con una observación rutinaria de las actividades y actitudes del equipo. Es necesario obtener datos objetivos del comportamiento y los resultados de cada persona.
En ese sentido, como líder de recursos humanos, es importante utilizar la herramienta adecuada para garantizar evaluaciones de desempeño objetivas, que lleven a una mejora de los procesos y equipos. En la búsqueda de la plataforma o el software ideal, valora uno que cuente con las siguientes funcionalidades.
- Opción de asignar metas de forma masiva
- Gestión y seguimiento individual a participantes
- Herramientas de medición de competencias
- Gestión de roles y permisos
- Función para entrega personalizada de resultados
- Secciones para crear, entregar y visualizar feedback
- Opción para configurar un plan de desarrollo individual
Fuente: Crehana
¿Cómo mejorar la vida de los equipos de trabajo híbridos?
Existen muchas claves a tener en cuenta para mejorar la vida de los equipos de trabajo híbridos. Por eso, aquí te mencionaremos diez formas de hacerlo teniendo en cuenta conceptos que resultan cruciales para trabajar desde recursos humanos y expandirlos a lo largo de toda la compañía.
Estas son las diez formas de mejorar las dinámicas de los equipos de trabajo híbrido.
Ser flexible en la coordinación del trabajo híbrido
¿A qué nos referimos con ser flexible en la coordinación del trabajo híbrido? A que pueden haber personas a las que les quede más cómodo asistir a la oficina los días martes, por ejemplo, y a otros en otra fecha de la semana. También, es posible que un colaborador quiera tomarse toda una semana de trabajo remoto. Lo central es ser flexible, abierto y receptivo a lo que las personas necesitan para elevar su productividad.
Por eso mismo, con el objetivo de facilitar la planificación del trabajo híbrido, es sumamente importante que cuentes con herramientas de organización de horarios, como los calendarios de teletrabajo. Al crear o usar una plantilla prediseñada, verifica que tenga celdas editables para colocar los nombres de todos los miembros de tu equipo más los espacios para los días y distribución de horas en los que trabajará desde casa.
Tener este tipo de recursos, fáciles y rápidos de personalizar, te permitirá coordinar el trabajo híbrido sin perder de vista quienes laboran a distancia en cada día de la semana. Además, dado que esta modalidad favorece la flexibilidad, podrás reorganizar la plantilla con nuevos horarios conforme ocurran los cambios de personal, de turnos, etc.
Fuente: Crehana
Priorizar la escucha activa
La escucha activa es una habilidad muy importante para cualquier líder en espacios de trabajo tradicional y, por supuesto, en las nuevas modalidades de trabajo híbrido. Implica toda una serie de mecanismos y estrategias para involucrarse y participar con atención de la conversación con los miembros del equipo; especialmente, para captar señales y mensajes no pronunciados. Es decir, trasciende el uso de las palabras.
En el nuevo escenario de trabajo híbrido, los gerentes deben escuchar activamente tanto en conversaciones cara a cara como en charlas virtuales donde no se tiene cerca al interlocutor. Para ello, es importante que conviertan la escucha activa en una prioridad como parte de su mentalidad de liderazgo: desprenderse de una mirada vertical para pasar a concebir, desde el inicio, que todo miembro del equipo puede aportar buenas ideas y propuestas de valor.
Puedes empezar por escuchar mejor poniendo toda tu atención cuando conversas con alguien. Recuerda dejar de lado el teléfono, apagar o suspender sesión en la computadora (en reuniones presenciales), cerrar pestañas adicionales (en reuniones virtuales) y alejar cualquier distracción física.
Además, pon especial atención al lenguaje no verbal de la otra persona, controla tus reacciones para que puedas responder de manera objetiva, evita presuponer y haz preguntas reorientativas o aclaradoras. Todas estas estrategias debes aplicarlas en cada comunicación con el equipo bajo las condiciones del trabajo híbrido.
Para complementar tus dinámicas de escucha activa, también puedes usar encuestas de clima laboral, que te ayudarán a sacar conclusiones en limpio de todo aquello que has estado escuchando y visualizando en las distintas conversaciones con las personas del equipo hibrido. Al optar por el uso de esta herramienta, utiliza una plataforma para centralizar la gestión de las encuestas, cuyas funcionalidades te permitan lo siguiente.
- Interfaz intuitiva para crear encuestas
- Opciones de configuración personalizables
- Función para agregar un gran número de participantes
- Panel para visualizar reportes con gráficos detallados
Fuente: Crehana
Verificar las herramientas informáticas de trabajo
Otro rol muy importante en el tema del trabajo híbrido, además de recursos humanos, es el de sistemas y computación. Lo ideal es que en el interior de cada organización haya un equipo que se encargue de gestionar y brindar soporte a las fallas de los equipos informáticos que utilizan los empleados de la empresa.
Establecer un esquema de trabajo híbrido
Si bien es importante la flexibilidad para el trabajo híbrido, es necesario contar con un esquema de trabajo sólido donde se puedan contemplar distintas situaciones que pueden darse diariamente. Por ejemplo, se puede establecer un límite máximo recomendado para cierto tipo de reuniones.
Asignar tiempos de respuesta
Otro de los puntos que recomienda Gartner para mejorar la experiencia de los equipos de trabajo híbridos radica en el establecimiento de tiempos de respuestas. Por ejemplo, aquellos correos electrónicos que no sean urgentes pueden tener un tiempo de respuesta de más de un día o dos. Ahora, si se trata de información urgente, es preciso responder dentro de un plazo de dos horas en el día de recepción del correo o mensaje de referencia, por ejemplo.
Una buena práctica para priorizar tareas, para tener en cuenta sobre este quinto punto, es la de esquematizar los asuntos corporativos. De esta forma, los temas que son “urgentes” pueden incluir la palabra “urgente” al comienzo del asunto del correo electrónico; luego, replicar esto mismo para el resto de la clasificación o categorización de información.
A su vez, los miembros del equipo pueden crear filtros específicos para que los correos “urgentes” estén etiquetados como “urgente” y puedan acceder a los mismos fácilmente al seleccionar la etiqueta o carpeta que les aparecerá en el lateral izquierdo de la bandeja de entrada de Gmail o su servidor de correo.
Capacitar a los equipos híbridos con las nuevas tecnologías
La incorporación de nueva tecnología y de calidad es sumamente clave para que las personas puedan hacer trabajo híbrido. Asimismo, es relevante la capacitación de los integrantes de la organización. Hay quienes cuentan con mayor facilidad para la adaptación a nuevas tecnologías, por el tipo de trabajo o por la generación en la que se encuentran.
Sin embargo, es necesario que haya onboardings planificados y pensados específicamente para que los empleados puedan sacarle el máximo provecho a todas las herramientas digitales que maneja la organización en su conjunto. Tanto si vas a planificar formación para quienes recién ingresan como para aquellos que ya forman parte de la plantilla, usa un espacio de aprendizaje que permita capacitar a las personas de manera ágil, efectiva y tecnológica.
Por ello, es imprescindible que implementes tu plan de capacitación en una plataforma virtual. De las que existen en la actualidad, muchas pueden servir a los objetivos formativos de tu organización. Sin embargo, prioriza la elección de una que contenga los siguientes atributos, de manera que ahorres tiempo y flexibilidad a la hora de fomentar el desarrollo de equipos en modalidad de trabajo híbrido.
- Catálogo amplio de cursos en habilidades blandas y digitales
- Opción para crear y subir contenido propio
- Sistema de evaluaciones autogestionable
- Herramienta de medición de habilidades y conocimientos
- Espacios de aprendizaje colaborativo
- Funciones de gamificación en ruta de aprendizaje
Fuente: Crehana
Promover la colaboración ágil
Además de la flexibilidad, los esquemas de trabajo y la verificación de los implementos tecnológicos de los empleados, es relevante la colaboración ágil. Esto implica que todos los equipos de trabajo híbridos, como los que no sean híbridos, estén desarrollando sus tareas en concordancia con los tiempos de los proyectos. Al respecto, para lograr que la colaboración ágil tenga un impacto positivo en equipos de modalidad híbrida, implementa las siguientes medidas.
- Incluye las expectativas y objetivos en una política ágil de trabajo híbrido.
- Coloca los flujos de trabajo ágil en la nube.
- Forma a tu equipo en el uso de nuevas herramientas.
- Usa comunicación asincrónica y en vivo.
- Promueve las actividades sociales del equipo.
- Ten una política de puertas abiertas para el feedback.
Difundir los valores de la organización
La empresa debe ser capaz de transmitir y recordarle a los miembros del equipo cuáles son los valores de la organización, además de su misión y objetivos. Esto resulta clave e importante, porque permite a las personas saber qué línea de trabajo seguir, de qué manera afrontar las tareas diarias, cómo asignar las tareas, cómo priorizar, entre otras cuestiones que hacen a la rutina de trabajo.
Digamos que esto va más allá de los equipos de trabajo híbrido, pero tiene que ver con no olvidar que, aunque se trabaje de manera remota, se está en el marco de una organización.
Estimular a los equipos
Con el contexto actual de la pandemia, la incertidumbre está más latente que años anteriores. Por lo tanto, es importante que las empresas pongan como prioridad las capacitaciones y la estimulación de los equipos, sean bajo modalidad de trabajo híbrido o no, para que se mantengan enérgicos y que la productividad laboral no decaiga.
Una de las fórmulas que mejor funcionan para motivar equipos en esquema de trabajo híbrido es desarrollar un sistema de reconocimiento. Esto puede incluir premios monetarios, regalos no materiales, anuncios públicos que señalan logros de personas específicas mediantes canales internos y también simples mensajes de reconocimiento diarios.
Cuando quieras usarlos, díselos directamente a las personas que han destacado por su labor, ya sea en la oficina de modo presencial o en cualquier encuentro virtual dentro del horario laboral. Esto ayudará a elevar su orgullo propio, la conexión con el equipo y, por supuesto, sus niveles de motivación laboral.
Fuente: Crehana
Impulsar los equipos de trabajo
Las reuniones son una buena excusa para impulsar los equipos de trabajo. Las personas necesitan ser escuchados para mejorar su rendimiento y hacer crecer la rentabilidad de las empresas. De esta manera, pueden plantear problemas y soluciones que les ayude a mejorar el vínculo entre los equipos de trabajo de distintas áreas, incluso si se trata de equipos de trabajo híbridos.
Por lo tanto, las empresas que deciden colocar a los miembros de sus equipos en el centro de la escena a la hora de la toma decisiones que impacten en sus vidas profesionales y personales, como en los resultados de la organización, son las que tienen todas las fichas para ganar el “juego”.
Ahora que ya tienes pistas e información sobre cómo implementar un modelo de trabajo híbrido y potenciar a tus equipos, ponte en marcha. Recuerda que debes priorizar los objetivos de la empresa, la salud de la cultura corporativa y la satisfacción de las personas.
Este foco permitirá que la combinación de trabajo presencial y a distancia no altere la productividad y, muy por el contrario, la eleve de manera que se alcancen los objetivos de la organización.