Si eres de las personas que buscan mejorar constantemente, ¡necesitas saber qué es la metodología OKR y cómo funciona! Cuando hablamos de “mejorar”, nos referimos a pulir, agilizar o potenciar los procesos que te llevan a cumplir el propósito de tu empresa.
Es habitual confundir los OKR y KPI, ya que ambos permiten mejorar los procesos internos y optimizar los resultados de negocio. Sin embargo, la metodología OKR no busca medir el desempeño, sino motivar a las personas a ser ambiciosas y a obtener cada vez resultados más eficientes.
Pero ¿qué son los OKR? ¿Por qué deberías aplicar esta metodología? Y, la pregunta más importante de todas, ¿cómo implementar los OKR en tu empresa? A continuación, resolveremos estas preguntas para conocer a profundidad de qué se trata la metodología OKR, conoceremos sus beneficios, algunos ejemplos de aplicación, entre otros aspectos.
¿Qué son los OKRs y en qué consiste esta metodología OKR?
El significado de las siglas OKR es Objectives and Key Results, es decir: objetivos y resultados clave. Se trata de un método creado por el ex-CEO de Intel, Andrew Grove, en la década de los 70, que lleva años generando ventajas a quienes lo ponen en práctica.
De acuerdo a un artículo de The Workback, “la nueva metodología de Andrew Grove se basó en la idea revolucionaria de que los equipos funcionan mejor al enfocarse en los resultados, no en el procedimiento. En lugar de decirles a los empleados de Intel exactamente qué hacer, Grove les fijó una meta clara y les dejó averiguar cómo alcanzarla”.
En sus inicios, llamó a este proceso “Gestión por objetivos de Intel”; más adelante lo simplificó a “Objetivos y resultados clave”.
En resumen, ¿cómo podemos definir OKR? Luego de lo establecido por Grove, debemos considerar que esta metodología ayuda a los profesionales a establecer metas precisas, dejando de lado las confusiones que dificultan el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
¿Cuál es la diferencia entre OKR y KPI?
Para entender qué es un OKR debemos saber cómo se diferencia este concepto de los KPI, ya que es común confundirlos o utilizarlos como sinónimos.
Por un lado, los KPI son una métrica para dar seguimiento a un proyecto y evaluar su rendimiento. Por otro lado, los OKR están diseñados para definir objetivos claros que tu equipo entienda y pueda alcanzar con facilidad.
Por lo tanto, cada uno cumple una función específica y no puede reemplazar al otro. Sin embargo, ¿sabías que algunos KPI pueden funcionar muy bien como resultados clave?
Así es, puedes usar los KPI para complementar la metodología OKR y obtener resultados más precisos. Supongamos que queremos evitar que los clientes abandonen la página principal de nuestra empresa, pues queremos que conozcan más sobre ella. Así podemos complementar un OKR con un KPI:
Aumentar la retención de clientes (objetivo) en un 15% por mes (KPI o resultado clave).
Llevar a cabo un proyecto distinguiendo qué son los OKR y los KPI es fundamental para obtener resultados claros y monitorear mejor los avances.
¿Cómo crear un OKR?
Para seguir profundizando en la metodología OKR, debemos conocer cuáles son los elementos que la conforman. Se trata de los objetivos y los resultados clave.
Si quieres conocer cómo crear un OKR, es necesario definir el qué (objetivo: a donde queremos llegar) y el cómo (las acciones y procesos que nos harán llegar al qué).
Veamos esto más en detalle:
Objetivos
Los objetivos son nuestro punto de llegada, la meta final. Lo que tú y tu equipo se proponen lograr. Para entender qué es la metodología OKR y ponerla en práctica, es necesario que tus objetivos sean concretos. De preferencia, deberían realizarse en un margen de tiempo determinado.
Esto no significa plantearse objetivos fáciles, sino proyectar algo que sea realizable y que, a su vez, represente una gran motivación para ti.
La metodología OKR tendrá éxito siempre y cuando exista claridad y visión en los objetivos que definamos. Aquello es clave para que el equipo esté en sincronía. De lo contrario, será difícil que todos trabajen de forma colaborativa para alcanzar una finalidad en común. En este punto, te recomendamos profundizar en los objetivos SMART.
Resultados
En la metodología OKR, los resultados se definen en parámetros medibles dentro de los cuales se acciona para cumplir los objetivos. Para ello, selecciona qué parámetros vas a medir; luego, evalúa el proceso en base a ellos.
Los OKR son instrumentos que nos ayudan a conseguir objetivos basándonos en factores cuantificables, los cuales permiten definir qué cosas se están haciendo de la manera correcta y qué cambios se deben hacer.
Cada objetivo debe tener sus resultados clave, de los que pueden desprenderse otras acciones menores pensadas en función a lo que se pretende lograr. Entender estos dos elementos te ayudará entender a fondo qué es la metodología OKR.
¿Cuáles son los beneficios de la metodología OKR?
Ahora que ya tienes más en claro que es la metodología OKR, vamos a revisar algunas de las razones por las que deberías considerar aplicarla a tu metodología de trabajo:
Mejora la toma de decisiones
A la hora de efectuar elecciones respecto a tareas específicas, es normal caer en la incertidumbre. Los OKR permiten que las decisiones se tomen a partir de ciertos fundamentos previamente evaluados.
Luego de entender qué es un OKR, decidir se vuelve más simple. Al aplicar esta metodología, es sencillo determinar cuál es el camino correcto para potenciar los procesos organizacionales.
Incrementa y unifica la motivación del equipo
Es común que en los equipos de trabajo, sobre todo si son numerosos, existan fallas en la comunicación o diferencias sobre cómo hacer las cosas. Naturalmente, esto hace que sea muy difícil cumplir los objetivos.
Además de generar claridad, los OKR nos ayudan a definir los fundamentos para accionar con criterio, siempre persiguiendo un fin común.
Ahora bien, para lograr lo que te mencionamos, es necesario tener en cuenta dos factores principales:
- Que todos tengan en claro la misión de la empresa.
- Que los objetivos sean públicos y se planteen en conjunto.
Permite flexibilidad
Dar a conocer los pormenores de cada proceso, independientemente del resultado obtenido, es clave para que el talento humano pueda hacer un análisis de los errores y aciertos. Más adelante, podrán plantearse nuevas formas de realizar cada procedimiento maximizando el aspecto positivo de cada uno.
Sabiendo qué es la metodología OKR y aprendiendo a utilizarla, lograremos que los equipos ganen mayor seguridad y sean flexibles probando nuevos caminos.
Cuantifica el tiempo y los resultados del trabajo
Una vez que entiendes qué es la metodología OKR, trabajar sobre aspectos medibles se vuelve una actividad común. Por ejemplo, puedes evaluar cuánto tiempo de trabajo te lleva cumplir cierto objetivo, o qué porcentaje de la tarea cumpliste realizando ciertas acciones.
Analizar los números y porcentajes de los procesos con los que manejas tu negocio es una ventaja clave para alcanzar un crecimiento exponencial.
No cabe duda de que, en parte, los OKR definen el funcionamiento del equipo al momento de alcanzar las metas. En el próximo apartado, vamos a enseñarte paso por paso cómo puedes aplicar tú mismo la metodología OKR en tu organización.
¿Cómo implementar la metodología OKR paso a paso?
Luego de conocer qué es la metodología OKR, cuáles son sus principales características y ventajas, te invitamos a ponerla en práctica siguiendo los siguientes pasos.
Recuerda que cada empresa es un mundo; por lo tanto, procura tomar lo principal y adaptarlo a tu caso:
1. Define objetivos y prioridades
Pon el foco en objetivos concretos, alcanzables y específicos que no den lugar a confusión ni a diferentes interpretaciones. Es importante destacar que no todos los objetivos pueden ser definidos sólo por los líderes.
Para aplicar correctamente la metodología OKR, es necesario incluir a tu equipo en el proceso. Haz una lluvia de ideas entre todos para definir los objetivos y los resultados clave de cada área.
2. Establece plazos
El tiempo que nos toma alcanzar cada meta es relativo, pues depende mucho del proceso, de los equipos a cargo y también de los líderes. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no es recomendable dilatar mucho el tiempo porque perdemos eficiencia.
Para tener éxito con la metodología OKR, lo mejor es definir plazos razonables —tomando en cuenta las capacidades del talento humano y la dificultad de la tarea— e incentivar al equipo a cumplirlos. También te recomendamos monitorear los avances periódicamente.
3. Realiza una planificación estratégica
Es importante definir los procesos de trabajo y el orden de las tareas a realizar. Este es el momento de dividir las actividades y los objetivos en puntos a resolver.
Cuanto más detallado sea este punto, tu equipo comprenderá mejor qué hacer para aplicar la metodología OKR.
4. Comparte los OKR con todo el equipo
De nada sirve presionar a los demás para que resuelvan todo en base a lo que quiere el líder. Es necesario que los equipos estén al tanto de los objetivos y del procedimiento que deben seguir para alcanzarlos. Además de ello, te sugerimos informar a los profesionales acerca de los avances obtenidos. Esto los motivará a seguir dando su mejor esfuerzo.
Ahora bien, ¿qué pasa si no estamos obteniendo el resultado esperado a pesar de haber seguido la metodología OKR? Si los avances no son alentadores, estar al tanto de la situación animará a los equipos a tomar acción oportunamente para revertir los errores. Al final, lograrán el resultado esperado y eso será lo más gratificante.
5. Haz una evaluación antes de volver a empezar
Una vez conseguido el objetivo, es momento de revisar en qué parte del proceso hubo fallas y qué acción generó un avance significativo. ¡De los errores se aprende!
En la plataforma de Crehana, te ayudamos a implementar la metodología OKR de una forma sencilla y práctica gracias a nuestra herramienta de Desempeño.
En ella, encontrarás las funciones para diseñar los OKR de cada equipo —aunque también puedes definirlos por persona—, para así lograr una mayor alineación entre todos y alcanzar los objetivos del negocio más rápido.
Plataforma de Desempeño de Crehana
Ejemplos de OKR en una empresa
La metodología de OKR es bastante flexible y, por lo tanto, los líderes de cualquier área o cualquier empresa, sin importar su sector, pueden adoptarla para aprovechar sus beneficios. Sin embargo, la definición de OKR puede variar según el área donde se aplique esta metodología.
Veamos algunos ejemplos de OKRs por departamento:
Ejemplos de OKR en Administración
Estos son algunos ejemplos de aplicación de la metodología OKR para el departamento administrativo:
Objetivo 1: Reducir los costos de operación en 20%.
Resultados clave:
- Comprar cafeteras y cancelar el servicio de café.
- Cambiar el contrato de limpieza a trimestral en lugar de mensual.
Objetivo 2: Mejorar la gestión de documentos internos.
Resultados clave:
- Lanzar una nueva plataforma para compartir documentos.
- Mover el 75% del porcentaje total de documentos al nuevo sistema.
Objetivo 3: Mejorar nuestros procedimientos de gestión de documentos e información.
Resultados clave:
- Implementar un mejor sistema para rastrear las solicitudes pendientes por resolver.
- Buscar opciones de software para el seguimiento de documentos y solicitudes entrantes.
Ejemplos de OKR en Finanzas
Es habitual que los departamentos contables y de finanzas utilicen indicadores como los OKR para evaluar sus rendimientos. Estos son algunos ejemplos de OKR financieros:
Objetivo 1: Optimizar el proceso de presupuestación anual.
Resultados clave:
- Reducir los costos de la reunión presupuestaria en un 50% mediante la implementación de paquetes digitales en lugar de los impresos.
- Finalizar los nuevos presupuestos un mes antes del deadline tradicional.
Objetivo 2: Fortalecer el proceso de auditoría.
Resultados clave:
- Auditar el 70% o más de los riesgos identificados.
- Realizar una auditoría interna antes de que finalice el segundo trimestre.
Objetivo 3: Recaudar nuevo capital para las necesidades de crecimiento.
Resultados clave:
- Coordinar reuniones de al menos 30 segundos con fondos semilla.
- Cerrar una ronda de inversión con un mínimo de $10 millones de pre-dinero.
Objetivo 4: Lograr ingresos récord mientras aumenta la rentabilidad.
Resultados clave:
- Obtener ingresos trimestrales que superen los $100 millones.
- Entrar al mercado de Brasil y México.
Ejemplos de OKR en Ventas
El departamento comercial es, sin duda, uno de los contextos en los que es más habitual el uso de la metodología OKR, ya que permite hacer un mejor seguimiento de las ventas y las campañas implementadas.
Estos son algunos ejemplos de OKR comerciales:
Objetivo 1: Fortalecer el equipo de ventas.
Resultados clave:
- Contratar 3 nuevos sale managers.
- Adoptar un software que permita automatizar parte del proceso de venta.
Objetivo 2: Incrementar las ventas a través de socios de canal.
Resultados clave:
- Involucrar a 10 nuevos socios de canal en otras partes del país.
- Retener el 95% de los socios actuales para el segundo trimestre.
Objetivo 3: Alcanzar un ingreso recurrente mensual (MRR) de $100 millones.
Resultados clave:
- Agregar dos promociones específicas cada mes.
- Incrementar el tamaño de la suscripción mensual promedio de $2.000.000 a $3.500.0000
Ejemplos de OKR en IT
Los departamentos de tecnología son pioneros en la implementación de metodologías ágiles en las empresas más importantes del mundo. Entre ellas, por supuesto, encontramos los OKR. Veamos algunos ejemplos:
Objetivo 1: Mejorar la ciberseguridad general.
Resultados clave:
- Obtener una calificación de B o mejor en la autoauditoría de cumplimiento de seguridad.
- Realizar una auditoría anual de cumplimiento de seguridad.
Objetivo 2: Mejorar el desempeño del producto.
Resultados clave:
- Reducir el número de bugs críticos en un 10%.
- El tiempo medio de respuesta en la aplicación es de menos de 500 ms.
Objetivo 3: Lanzar con éxito una versión beta del producto.
Resultados clave:
- Recolectar feedback del primer 50% de los clientes.
- Crear 6 estudios de caso beta.
Ejemplos de OKR en Marketing
Cada vez con mayor frecuencia, los departamentos de marketing están adoptando la metodología OKR en sus procesos de trabajo. Los siguientes ejemplos pueden servir como guía para implementar los OKR en tu empresa:
Objetivo 1: Crear conciencia del producto lanzado.
Resultados clave:
- Conseguir 50 reseñas del producto.
- Lanzar una campaña de anuncios pagos en redes sociales.
Objetivo 2: Duplicar el número de suscripciones mensuales.
Resultados clave:
- Crear 3 campañas específicas para alcanzar 1200 leads.
- Optimizar el SEO de los artículos de blog para generar 600 nuevos registros.
Objetivo 3: Maximizar la campaña de marketing por correo electrónico.
Resultados clave:
- Aumentar en un 20% las suscripciones para recibir correos electrónicos semanales.
- Incrementar las descargas de ebooks en un 25% a partir de los clics de correo electrónico.
Ejemplos de OKR en Recursos Humanos
El departamento de Recursos Humanos puede verse muy beneficiado al trabajar con la metodología OKR. Estos son algunos ejemplos de OKR en RRHH:
Objetivo 1: Obtener el puntaje de satisfacción de los empleados más alto.
Resultados clave:
- Hacer encuestas semanales al personal.
- Duplicar las actividades de engagement.
- Elevar la tasa de satisfacción a 8 o más.
Objetivo 2: Completar las revisiones de los equipos de manera eficiente y a tiempo.
Resultados clave:
- Distribuir plantillas de seguimiento de metas a todas las personas.
- Encuestar al personal.
- Recopilar todas las notas de revisión de desempeño de los gerentes una semana antes de la fecha límite.
Objetivo 3: mejorar la tasa de retención.
Resultados clave:
- Revisar el proceso de gestión del desempeño en curso.
- Desarrollar un plan de capacitación para ayudar a los equipos a mantenerse completamente acreditados.
¿Aún no te queda claro cómo armar los OKR para tu caso en particular? Te sugerimos utilizar esta plantilla OKR para definirlos correctamente y asegurar excelentes resultados.
Como hemos visto hasta aquí, la metodología OKR es ampliamente beneficiosa para una empresa, y permite ampliar el potencial de los equipos de trabajo y su productividad. Por ello, esta metodología ágil es usada por grandes empresas de la tecnología como Google, Twitter y Oracle.
Según un artículo de Forbes Argentina, “las empresas que utilizan esta herramienta logran foco y compromiso con prioridades, alinean y conectan el trabajo en equipo, miden todo para ser responsables y precisas y lo más importante: se desafían para alcanzar nuevas metas”.
Por lo tanto, te recomendamos poner en práctica la metodología OKR para encaminar a tu equipo hacia el éxito. Toma como referencia los ejemplos y aplícalos a tu caso en particular.