Las técnicas de feedback son herramientas metodológicas que sirven para optimizar los niveles de comunicación y entendimiento entre los líderes y las personas que forman parte de un determinado equipo de trabajo.
A pesar de que existen distintos tipos de feedback, todos ellos tienen como objetivo maximizar el esfuerzo del talento humano, a través de una combinación de las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora de cada uno de los integrantes de los grupos laborales.
De hecho, las técnicas de feedback permiten fortalecer los lazos emocionales y revisar el rendimiento en el trabajo. Ello con la finalidad de aplicar mejoras desde un enfoque humano, pero sin perder de vista la importancia de los resultados productivos. Por ello, hoy te explicamos las 9 técnicas de retroalimentación más importantes para usarlas en favor de tu equipo y algunos tips de cara a su implementación.
La técnica del sandwich
Una de las técnicas de retroalimentación más efectivas es el método del sandwich. Consiste en una serie de tres pasos, que implica brindar feedback constructivo mediante el reconocimiento balanceado de las fortalezas y debilidades de la persona evaluada.
Simbolizando la “capa superior del sandwich”, empieza por un comentario alentador en el que se describan los logros y aportes de la persona. Esto ayuda a establecer un tono inicial de confianza y apertura hacia el feedback. Luego, toca el núcleo del proceso (la “carne”). Aquí debes señalar aspectos por mejorar y sugerir estrategias a implementar. Utiliza un tono amigable y respetuoso, centrado en acciones antes que en características personales.
Por última, cierra la conversación con la “capa inferior del sandwich”, donde brindes un comentario positivo sobre el potencial del colaborador, su valor para la empresa y la capacidad que tiene para crecer aún más. Esto se convierte en un aliciente para que reflexione sobre el feedback y corrija lo necesario.
El guion DESC
El modelo de script o guion DESC es otra de las conocidas técnicas para dar feedback. Representa un acrónimo en inglés que se lee de esta manera: Describir (Describe), Expresar (Express), Especificar (Specify) y Consecuencias (Consequences).
Para empezar, tienes que describir la situación o el comportamiento a evaluar mediante un lenguaje claro y objetivo. Luego, debes expresar los sentimientos acerca del hecho usando la primera persona, evitando un tono acusatorio y centrándote en los efectos sobre el trabajo del equipo.
Como tercer paso en esta técnica de feedback, es necesario que especifiques cuál es el cambio que esperas ver en el colaborador. Aquí los ejemplos son muy útiles para fomentar acciones rápidas. Por último, explica las consecuencias del problema y de los cambios a implementar en la productividad, eficiencia, gestión de tiempo y otros aspectos del trabajo del equipo.
Qué y Por Qué
Para favorecer el flujo de feedback positivo y negativo en una empresa, es fundamental explicar no solo acciones o actitudes, sino también las razones de sus impactos en la organización.
Cuando se utiliza la técnica del “qué y por qué” en una sesión, es necesario, primero, describir las características del trabajo de una persona. Por ejemplo, si un analista de datos ha entregado un reporte a tiempo, debes señalar en cuántos días terminó su tarea, qué técnicas uso, qué contenido reveló y cuáles son las conclusiones de su análisis. Esto representa el “qué” del asunto, los resultados visibles tanto para él como para todo el equipo.
Después, tienes que llegar al “por qué”. En este caso, se enlaza lo descrito con las razones de su importancia en el trabajo del equipo. Puedes comentar, por ejemplo, cómo el hecho de haber terminado a tiempo ayuda a los equipos de marketing y diseño a desarrollar los mensajes y el producto de manera más ágil, lo que repercute en una mejor productividad y un óptimo ROI para la empresa.
Empezar, frenar, continuar
Este método puede servir como una efectiva técnica de feedback grupal. Durante las sesiones de este tipo, se pueden utilizar tarjetas con afirmaciones incompletas que inicien de la siguiente manera:
Algo que me gustaría que empieces a realizar es… (Empezar)
Algo que me gustaría que dejes de realizar es…(Frenar)
Algo que me gustaría que continúes realizando es… (Continuar)
Se deben formar parejas de compañeros del mismo equipo de trabajo. La idea es que compartan e intercambien estas tarjetas completando las afirmaciones sobre cada uno. Esto puede funcionar como un revelador de información que los miembros del equipo no tenían sobre su trabajo y que, eventualmente, los pueden ayudar a reforzar comportamientos positivos y olvidar algunos que no contribuyen.
Feedforward
El feedforward, por su significado en inglés, contiene la idea de impulsar hacia adelante. Cuando se utiliza esta técnica de dar feedback, se pone el énfasis en las mejoras futuras que están por venir antes que concentrarse en errores del pasado. Este método refuerza una mirada optimista hacia el futuro. Provoca que el colaborador potencie su mentalidad de crecimiento de cara a su trabajo en la empresa.
En este caso, es necesario que, como gerente o representante del área de Recursos Humanos, ofrezcas recomendaciones para acciones y comportamientos futuros. Esto debe ser traducido en pasos específicos con ejemplos tomados de las mismas situaciones de trabajo.
Por ejemplo, se puede describir una situación hipotética en la que dos compañeros de equipo no se ponen de acuerdo sobre qué tarea priorizar. Debes plantear sugerencias sobre la actitud a asumir por parte del evaluado, el lenguaje a usar y los criterios basados en los objetivos de la compañía a tomar en cuenta. Todo ello sentará una base para una actuación futura más convincente y segura por parte del colaborador.
Viaje de bus
Otra técnica de retroalimentación constructiva en una organización es el método del “viaje en bus”. Este consiste en formar dos columnas paralelas de sillas, como en un bus o en un salón de clases tradicional. Cuando la disposición del mobiliario está lista, se pide a los miembros del equipo que se sienten en una fila u otra.
Luego, se ordena que cada persona ofrezca todo el feedback positivo que puedan comunicar al compañero de al lado en solo 45 segundos. Al terminar esa primera ronda, las filas intercambian roles. Para hacerlo más dinámico, cada colaborador debe cambiar de asiento, al menos, una vez, de manera que el feedback se genere entre compañeros distintos.
Esta técnica de feedback corporativo fomenta que se transmitan pensamientos genuinos, rápidos y transparentes entre miembros del equipo, lo que, probablemente, terminará repercutiendo en mejores conexiones. Es recomendable llevarlo a cabo al final de una sesión de trabajo especial, como el fin de un proyecto.
Puedes complementar este tipo de dinámicas con encuestas de pulso laboral. La idea es que la envíes recurrentemente a los miembros del equipo que participan en estas sesiones de feedback, de manera que puedas obtener información sobre cuáles son sus niveles de satisfacción en general.
Fuente: Crehana
Treinta y Cinco para el informe
Este método de feedback proviene de la actividad de estructura compartida llamada Thirty-Five en inglés, usada en el mundo de la educación y los juegos. Sirve de gran manera para sacar conclusiones sobre el desempeño de equipos en conjunto; es decir, podría considerarse como una mecanismo de feedback grupal.
Para ello, es necesario el uso de flashcards o tarjetas. En ellas, se planteará una temática para ofrecer el feedback. Puede ser un proyecto del pasado, un tema relacionado con el trabajo en la empresa o una lección aprendida. Cada persona recibe una tarjeta y escribe lo que piensa sobre el tópico planteado.
Después de ello, todos deben empezar a caminar por el lugar intercambiando sus tarjetas varias veces. En un momento, el guía de la sesión de retroalimentación debe pedirles que se agrupen de a dos. En parejas, valorarán la fuerza de la idea escrita en cada una de sus cartas con un rango de puntos del 1 al 7. Luego, deben hacerse 5 rondas similares con otras personas, de manera que se formen nuevas parejas.
Al final, el guía encontrará las tarjetas que han recibido los máximos puntajes y compartirá sus hallazgos con todo el grupo. Esto ayuda a ganar una suma considerable de feedback en poco tiempo, además de fortalecer el trabajo dinámico en equipo al generar reflexiones significativas a tener en cuenta sobre el desempeño grupal.
Feedback de un solo respiro
La sinceridad y transparencia son pilares fundamentales de una buena retroalimentación. El llamado “feedback de un solo respiro” consiste en una dinámica para obtener reflexiones directas y en pocos segundos de los miembros del equipo.
Se puede hacer un círculo de asientos en los que se coloquen los participantes. Luego de que todos tomen su lugar, las indicaciones son simples. Cada persona deberá brindar su pensamiento, idea o reflexión sobre una temática propuesta por el líder. Lo tendrá que hacer en el lapso que dura un respiro; es decir, entre 20 y 25 segundos aproximadamente.
Sin duda, es una técnica de feedback empresarial retadora, pero que tiene sus notorias ventajas. Ayuda a que los integrantes de la sesión sean resumidos y no se extiendan innecesariamente. Además, logra que la gente se enfoque, principalmente, en lo importante del asunto a tratar. Esto puede hacer que se comuniquen revelaciones sobre aspectos que el equipo no estaba tomando en cuenta para luego mejorar los procesos, gestión y resultados de proyectos y tareas.
La reseña de 5 palabras
Otro modelo de feedback organizacional es la reseña de 5 palabras. Hace varios años, fue acuñada por Paul English, el CEO de Kayak, una de las plataformas de búsquedas de vuelos más grandes y exitosas del mundo.
Esta técnica funciona entre dos compañeros de trabajo o entre un miembro del equipo y un gerente. La persona que ofrece la retroalimentación debe escoger entre 2 y 3 palabras positivas y entre 2 y 3 palabras negativas que retraten el desempeño laboral de su interlocutor
Luego de ello o en otro momento, deben separar al menos una hora para que se extienda en la explicación de cada palabra. Aquí puede dar detalles, brindar ejemplos y aclarar los motivos por los que eligió cada palabra. Al final de esta reunión, la persona que recibe el feedback se lleva una conclusión muy clara sobre su trabajo y sobre los aspectos por mejorar y continuar.
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Tips para dar feedback al equipo
Para poder implementar los tipos de técnicas descritas anteriormente, es importante que tomes en cuenta una serie de buenas prácticas generales al momento de planificar las sesiones de retroalimentación. Un buen diseño y estructura de las mismas puede ser el factor diferencial para lograr los cambios positivos que se buscan en los colaboradores y el equipo en conjunto.
Planificar la sesión de feedback
Antes de poner en práctica las técnicas de feedback, incluye la planificación programada de cada sesión que se tendrá con el equipo de trabajo.
En efecto, todo proceso de feedback involucra una etapa anterior de organización, distribución de roles y actividades a realizar. Todo para potenciar el rendimiento del talento humano y maximizar el alcance de resultados por medio de buenas técnicas de feedback relacionadas con el bienestar laboral.
Según un artículo del Observatorio de Recursos Humanos (ORH), el feedback permite la repetición en el tiempo de aquellos buenos hábitos que se han adquirido durante las sesiones de mentoring y coaching o planes de formación. De este modo, si necesitas desarrollar técnicas de feedback, desde la perspectiva de la planificación, ten en cuenta los siguientes consejos:
Establece una hoja de ruta de cada sesión de feedback
Delimita con precisión cuál es el objetivo del feedback y establece una prioridad en su alcance. Al mismo tiempo, define preguntas a hacer a cada persona durante la aplicación de las diversas técnicas de feedback. También, considera otro tipo de actividades que pueden servir de acompañamiento para simplificar la forma de cómo dar feedback efectivo.
Diseña una conclusión de feedback original
Por otro lado, al momento de utilizar las distintas técnicas de feedback, puedes diferenciar las sesiones con cierres no tradicionales.
Particularmente, puedes tener sesiones de feedback laboral individuales o grupales, cuyos cierres incluyan la entrega de material bibliográfico que complemente los ítems tratados durante el encuentro. O, tal vez, puedes proponer dinámicas de gamificación para realizar tras finalizar la reunión.
Aplicar la escucha activa
Todos los ejemplos de feedback constructivo incluyen el empleo de la inteligencia emocional. Especialmente, al momento de ejecutar las técnicas de feedback, es esencial escuchar activamente y de forma empática.
Las técnicas de feedback deben centrarse en las personas y no exclusivamente en su rendimiento y los resultados alcanzados. Entonces, no se trata solamente de oír lo que el talento humano tiene para compartir en relación con sus desafíos laborales o tareas realizadas.
Por el contrario, es necesario colocarse en su lugar al accionar con las técnicas de retroalimentación laboral. De esa manera, se puede detectar cuáles son sus necesidades, retos, fortalezas, debilidades y oportunidades de crecimiento.
Invita a las personas de tus equipos de trabajo a completar encuestas de satisfacción; y que estas funcionen como puntapié para abordar el resto de los temas propuestos al ejecutar las técnicas de feedback positivo.
Brindar especificidad en las devoluciones
Por último, a la hora de abordar un feedback positivo, es imprescindible ser claro con aquello que se espera del talento humano. En simples palabras, esta es una de las mejores técnicas de feedback, ya que de su eficiencia dependerá el éxito del cambio posterior.
Al respecto, un informe de Officevibe, referenciado en un artículo de Forbes, afirma que 4 de cada 10 personas disminuyen su desempeño cuando no tienen una retroalimentación de su trabajo. Además, el 82% del talento humano considera los comentarios positivos y negativos. Asimismo, el 43% de las personas altamente comprometidas reciben sesiones de feedback una vez a la semana, a diferencia de aquellos con bajo compromiso laboral, que integran un 18%.
Por otro lado, al aprovechar las técnicas de feedback, trata que dicha especificidad siempre esté acompañada por la impronta de la cultura organizacional. No se trata solamente de solicitar modificaciones en el rendimiento del talento humano. También, se pueden aplicar las técnicas de dar feedback desde el enfoque de la misión y visión de la compañía.
Utiliza un stack tecnológico para el feedback
La mejor manera de agilizar la implementación de las diversas técnicas de feedback y de obtener los mejores resultados es agilizar el proceso y las evaluaciones de desempeño. Para ello, es indispensable que uses una gama de herramientas que te permitan pedir feedback, distribuir material, recolectar opiniones y ofrecer datos visuales para deducir conclusiones.
Al respecto, en la actualidad, la oferta de tecnologías para equipos de Recursos Humanos es bastante amplia y recomendable. En Crehana, con nuestros productos orientados a este perfil, nos hemos constituido como una HR TECH que facilita la centralización de todos los procesos de feedback en una sola plataforma.
Por ejemplo, para alinear los objetivos de tu empresa y potenciar el rendimiento de los equipos, lo puedes lograr mediante la medición de competencias y feedback, tenemos un software que te ayuda a gestionar las siguientes tareas:
- Asignar metas de manera correcta
- Gestionar y dar seguimiento de los participantes
- Generar notificaciones para cada fase del feedback
- Generar paneles de feedback con opciones para editar, visualizar y reagendar
- Diseñar herramientas de medición y hacer seguimiento a evaluaciones activas
- Medir OKR’s por departamento
- Establecer metas de forma masiva
- Diseñar un plan individual de desarrollo para realizar seguimiento y avance de cada actividad.
Fuente: Crehana
En conclusión, las técnicas de feedback son una oportunidad para tener contacto humano con tu talento, conocer sus necesidades y la evolución de su rendimiento. Y así tener la posibilidad de maximizar los resultados de los equipos de trabajo.
Enfócate en el estudio de las técnicas de feedback que tienes a tu alcance. Aplica aquellas que más se adapten a las características específicas de tus equipos laborales. Como consecuencia, podrás maximizar el bienestar de las personas y orientar su motivación y voluntad para que alcancen cada uno de los objetivos empresariales propuestos con mayor eficiencia y agilidad.
¡Hasta el próximo artículo!