La capacitación cruzada o cross training es un término que hace referencia a una tendencia que se está implementando en las empresas de gran tamaño con el fin de formar al equipo de trabajo de una manera más dinámica y completa.

Este proceso de entrenamiento se caracteriza por hacer que los talentos pasen por diversas áreas o puestos de trabajo y realicen distintas tareas, con la finalidad de que puedan adquirir nuevos conocimientos y habilidades y conozcan cuál es la función u objetivo de cada departamento de la organización. 

En este blog post, te contamos más sobre qué es la capacitación cruzada y sus ventajas. También, conocerás cómo implementar un plan de capacitación cruzada desde RR. HH. y qué recursos te pueden ayudar en el proceso.

Definición de la capacitación cruzada

La capacitación cruzada se ha convertido en una herramienta clave para las organizaciones, debido a que constantemente se generan cambios en los procesos y formas de trabajo, por lo cual resulta esencial contar con empleados capaces de responder a las nuevas necesidades y dificultades que vayan surgiendo. 

“El objetivo de la capacitación cruzada oscila entre contar con profesionales flexibles para distintas tareas y puestos, pensando en un cambio próximo, o bien para mejorar la visión panorámica de la plantilla. Se llama cruzada porque el trabajador A realiza las tareas del empleado B y viceversa”, comenta el portal Infoempleo.

El entrenamiento cruzado empresarial permite a las empresas potenciar las habilidades y desarrollo de sus miembros. Esta es una acción realmente importante, pues contribuye a mantenerlos actualizados sobre las nuevas tendencias para que logren responder efectivamente al competitivo mercado laboral. 

Adicionalmente, de cara al equipo de trabajo, la capacitación cruzada resulta ideal para la formación y el crecimiento profesional y personal de cada uno de los miembros, pues los prepara para que puedan responder rápida y eficazmente a los cambios futuros.

Todo ello, mientras se mueven en un entorno más dinámico y flexible, dejando de lado la rutina y enriqueciéndose de nuevos retos que estimulan el pensamiento crítico y el desarrollo de soluciones y respuestas innovadoras. 

Beneficios de la capacitación cruzada

Beneficios de la capacitación cruzada para la empresa

• El cross-training mejora la satisfacción laboral, porque los colaboradores se sienten valorados y escuchados respecto a sus necesidades de capacitación.

• La capacitación cruzada genera un buen clima laboral y promueve la proactividad. 

• Por otro lado, el entrenamiento cruzado favorece el trabajo en equipo y el intercambio de ideas entre colegas. 

• También, existen evidencias que la capacitación cruzada tiene un efecto significativo en el absentismo y en la rotación de personal.

• Siguiendo con el punto anterior, la retención del talento, al mismo tiempo, permite reducir los costos de reclutamiento, selección y onboarding de personal nuevo, ya que el cross training facilita la promoción interna y que colaboradores se hagan cargo de nuevas vacantes y sus responsabilidades.

• Asimismo, tener un plan de capacitación cruzada brinda mayor flexibilidad para que los colaboradores puedan hacerse cargo de las funciones de los otros miembros de tu equipo en caso de ausencias temporales. Incluso, proporciona una mejor adaptación ante cambios repentinos. 

• Las formaciones cruzadas, además, traen grandes beneficios para la productividad y la eficiencia, porque los colaboradores desarrollan una amplia variedad de habilidades y pueden asumir más roles. 

• Finalmente, ayuda a la fidelización del talento, ya que la capacitación cruzada hace que los empleados se sientan más valorados y comprometidos con una empresa que les permite crecer y desarrollarse profesionalmente.

Beneficios de la capacitación cruzada para los colaboradores

• Uno de los beneficios de la capacitación cruzada más importantes es el desarrollo profesional. Justamente, el entrenamiento interfuncional implica enseñarles a los colaboradores habilidades en áreas distintas a su labor actual; por lo tanto, amplían su abanico de competencias que los harán valuables para el crecimiento de la empresa. 

• Adicionalmente, un plan de capacitación cruzada promueve el desarrollo personal, porque adquirir nuevas habilidades y aprender sobre otras áreas les permiten expandir sus intereses y conocimientos, lo cual también beneficia su vida profesional.

• Por otra parte, la capacitación cruzada hace posible que puedan ser más flexibles y versátiles en su trabajo, aumentando su empleabilidad y posibilidades de asumir nuevos roles. También, la flexibilidad laboral les facilita hacer frente a posibles incidencias. 

• El cross training aumenta la seguridad laboral, porque hace a los colaboradores más valiosos, menos reemplazables y mejora sus capacidades de adaptarse a cambios repentinos en el negocio y el mercado laboral.

• Finalmente, aumenta la satisfacción laboral; es decir, si se lleva a cabo un plan de capacitación cruzada, se observa que los colaboradores se sienten más a gusto en el trabajo, porque aprenden cosas nuevas, hacen las tareas más dinámicas y enfrentan nuevos retos profesionales. 

¿Cómo implementar una capacitación cruzada en las empresas grandes?

Para que también puedas llevar a cabo una capacitación cruzada en tu empresa y contribuyas a la formación de los equipos, te compartimos algunas pautas o recomendaciones que te ayudarán con el proceso:

1. Coordina con tu equipo de recursos humanos

Como HR Manager, una de las primeras cosas a tener en cuenta si deseas realizar un cross training es que necesitas trabajar de la mano con tu equipo de recursos humanos, con el fin de poder determinar cómo se llevará a cabo el proceso y cuáles son los objetivos que se deberán lograr con esta formación cruzada. 

El personal de recursos humanos cuenta con la experiencia y habilidades necesarias para diseñar planes de capacitación y desarrollo profesional efectivos, lo que los convierte en aliados estratégicos para implementar la capacitación cruzada en la empresa.

2. Investiga las áreas o puestos de trabajo

Para poder llevar a cabo la capacitación cruzada es importante que investigues qué puestos de trabajo hay en la empresa y cuáles son las funciones que se desarrollan en cada uno de ellos, ya que esto te permitirá conocer las competencias que adquirirán los miembros al pasar por las diversas áreas. 

Es importante que la investigación para implementar un plan de capacitación cruzada abarque no solo los puestos de trabajo existentes en la empresa, sino que también contemple aquellos que podrían ser creados en el futuro. Esto permitirá que se identifiquen las necesidades de capacitación de los colaboradores para desarrollar nuevas habilidades que puedan ser indispensables más adelante. Por ejemplo, resaltan las competencias tecnológicas.

3. Establece los objetivos de tu programa

Al desarrollar un programa de capacitación cruzada para tu organización o equipo, primero debes establecer los objetivos. Identificar los objetivos te ayuda a definir claramente el plan para que puedas adaptarlo a tus necesidades.

Una vez que hayas establecido los objetivos de tu programa, compártelos con los empleados. Los colaboradores que comprenden el propósito de la capacitación saben cómo mantenerse encaminados para lograr el objetivo mayor.

Algunos ejemplos de objetivos incluyen:

• Adaptarse a los cambios en los estándares o regulaciones de la industria.

• Mejorar la flexibilidad del equipo u organización.

• Prepararse para el cambio organizacional, como el crecimiento o la reestructuración.

4. Determina una estructura para tu entrenamiento cruzado

Hay dos tipos de estructuras que puedes utilizar al realizar capacitación cruzada de empleados. Tu decisión puede depender del tamaño de la empresa o del tipo de empleados que supervisas. Elige el que tenga más sentido para alcanzar tus objetivos y sé más realista en cuanto al proceso de formación. Estas son las opciones:

• Ampliación del puesto: significa ampliar los puestos de trabajo de las personas capacitándolas en tareas del mismo nivel de habilidad que su función actual. Si bien esta capacitación no aumenta el nivel de responsabilidad o autoridad de los empleados, las tareas adicionales pueden agregar variedad a su trabajo.

• Enriquecimiento laboral: amplía los puestos de trabajo de las personas capacitándolas en tareas que les otorgan más responsabilidad o autoridad. Por ejemplo, una empresa que gestiona almacenes podría enseñar a sus empleados cómo procesar las entregas entrantes y completar formularios de pedido.

5. Identifica empleados para realizar la capacitación cruzada

Tu primer criterio deben ser las áreas de la empresa que más necesitan capacitación cruzada, ya sea que actualmente no tengan suficiente personal o lo tendrán en el futuro, o si tienen empleados con menos experiencia.

Al implementar la capacitación cruzada, puedes ayudar a resolver algunos de esos problemas y mejorar la productividad. También puedes identificar a los participantes según los niveles de interés de los empleados individuales. Aquellos que estén ansiosos por aprender nuevas habilidades estarán entusiasmados por participar y garantizar el éxito del programa.

6. Motiva al equipo a participar de la capacitación

Es importante que los miembros del equipo que formen parte del entrenamiento cruzado lo hagan por voluntad propia, ya que esto hará que tengan buena disposición a realizar las funciones o tareas que les designen en los distintos puestos, así como también asegurará que adquieran el conocimiento y las habilidades que se espera con la formación propuesta.

“Un equipo motivado rinde un 44 % más y aumenta un 27 % el compromiso de los empleados. Es decir, la motivación se traduce en un mayor rendimiento y asegura que todos están alineados con los objetivos y el crecimiento de la compañía”, detalla Sodexo.

7. Haz una prueba piloto

Hacer una prueba piloto antes de implementar un plan de capacitación cruzada es una parte esencial del proceso de cualquier programa nuevo en un negocio. Una prueba piloto es un ensayo de la estrategia de cross training en un grupo selecto de colaboradores antes de aplicarlo a gran escala.

Esta prueba piloto permite evaluar cómo se está llevando a cabo la capacitación cruzada, cómo se están utilizando los recursos y cómo los empleados están respondiendo a los cambios. Asimismo, a través de la prueba piloto, se pueden identificar problemas y áreas de mejora antes de que se implemente el plan de cross training a lo largo de la organización.

También, una prueba piloto puede ayudar a aumentar la confianza en el plan de capacitación cruzada, tanto en la empresa como entre los colaboradores. De esta manera, el personal puede ver cómo se aplica la capacitación cruzada y sus beneficios en los distintos roles en la compañía. Finalmente, a partir de lo observado, podrás implementar los cambios necesarios para asegurarte que se adapte mejor a las necesidades del equipo y el negocio.

8. Crea un itinerario formativo

Es muy importante que lleves un registro ordenado de las formaciones en las que participa cada colaborador, así como las fechas, duración y habilidades conseguidas a partir de ellas. Esto servirá para que agilices la planificación de programas de capacitación cruzada y otras actividades propias de la gestión de personal.

Conocer qué, cómo y cuándo se ha formado una persona de tu equipo aclara el panorama sobre las brechas de conocimiento, habilidades adquiridas, roles posibles e información de suma relevancia para conformar equipos altamente competitivos.

En resumen, un itinerario formativo bien planificado es esencial para el éxito de los programas de cross training, ya que proporciona dirección, motivación y una base sólida para el desarrollo de habilidades en los empleados, lo que beneficia tanto a los individuos como a la organización en su conjunto.

Si buscas una herramienta para gestionar la capacitación cruzada de los miembros de tu equipo, este  modelo de cronograma de capacitación en Excel te será útil para controlar y hacer un seguimiento de tu equipo de talentos. Tanto si eres el gerente de recursos humanos, del equipo de un departamento o un supervisor de desarrollo profesional, este recurso te ayudará a llevar un registro de las capacitaciones de cada persona.

Fuente: Crehana

9. Establece un método de evaluación

Es importante qué se defina cómo se evaluará el rendimiento y desempeño de los participantes en la capacitación cruzada y que se determine de qué manera medirán el cumplimiento de los objetivos planteados.

Esto te permitirá conocer cuáles son los puntos en los que se debe seguir trabajando y cuáles son los que se deben potenciar para mejorar el plan o programa. Además, el realizar una evaluación constante del proceso de formación cruzada contribuirá a conocer cómo se siente el equipo con esta nueva experiencia.

Comúnmente, en las plataformas de evaluación de desempeño puedes evaluar las iniciativas internas de recursos humanos, como la capacitación cruzada, y mostrar el avance del equipo en base porcentajes y palabras clave, para que los colaboradores entiendan de forma rápida y en tiempo real en qué etapa del proceso están. 

Debido a que los resultados clave se actualizan periódicamente, los líderes de cada equipo pueden evaluar el desempeño realizado y tomar decisiones informadas para contribuir realmente con los objetivos de la empresa.

10. Emplea un software integral de desarrollo de equipos

Crear un plan de capacitación cruzada con el apoyo de un software de desarrollo de equipos es una estrategia eficaz para gestionar y supervisar todo el proceso de entrenamiento de tu equipo de manera eficiente. 

Por eso, investiga y selecciona un software integral que se adapte a las necesidades de tu organización, garantizando una experiencia de aprendizaje personalizada. Asegúrate de que la plataforma ofrezca las características y herramientas necesarias para crear y administrar programas de capacitación cruzada de manera efectiva.

También debe contar con herramientas automatizadas que te permitan identificar y medir las habilidades actuales de los empleados y determinar las brechas de habilidades que deben abordarse a través de la capacitación cruzada.

Sin duda, emplear un software integral de desarrollo de equipos simplifica y optimiza la creación y gestión de un programa de cross training. Proporciona herramientas para identificar necesidades, diseñar itinerarios formativos, implementar la capacitación, realizar seguimiento y evaluar resultados, y adaptar continuamente el plan según sea necesario para el crecimiento y desarrollo de tu equipo.

Plataforma Desarrollo de Crehana

11. Recompensa y reconoce el esfuerzo de los equipos

Recompensar y reconocer adecuadamente a los empleados que han invertido tiempo y esfuerzo en la capacitación cruzada no solo aumenta su satisfacción y compromiso, sino que también motiva a otros a seguir su ejemplo y a participar activamente en el proceso de desarrollo dentro de la empresa. 

Esto contribuye a una cultura de aprendizaje continuo y mejora el rendimiento global de la organización. Aquí hay algunas formas en las que puedes ahondar en este aspecto:

Aumentos salariales y bonificaciones

Ofrecer aumentos salariales o bonificaciones a los empleados que completen con éxito la capacitación cruzada es una de las formas más efectivas de recompensar su esfuerzo. Esto puede ser en forma de un aumento porcentual en su salario actual o un bono único una vez que hayan alcanzado ciertos hitos de capacitación.

Promociones

Si un empleado adquiere las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar un rol más avanzado o de mayor responsabilidad dentro de la empresa, considera promocionarlo. Esto no solo reconoce su crecimiento, sino que también demuestra oportunidades de carrera dentro de la organización.

Reconocimiento público

Reconoce públicamente los logros de los empleados que han completado con éxito la capacitación cruzada. Esto puede incluir menciones en reuniones de equipo, en el boletín de la empresa, en las redes sociales internas o incluso en reuniones corporativas. El reconocimiento público es una poderosa herramienta de motivación.

Desarrollo personalizado

Trabaja con los empleados para crear planes de desarrollo personalizados una vez que hayan completado la capacitación cruzada. Esto puede incluir la oportunidad de elegir áreas de especialización o proyectos que les interesen especialmente.

Programas de mentoría y coaching

Ofrece programas de mentoría o coaching para aquellos empleados que han completado la capacitación cruzada. Esto les brindará un apoyo continuo en su crecimiento y desarrollo profesional.

Beneficios adicionales

Considera la posibilidad de ofrecer beneficios adicionales, como días libres adicionales, flexibilidad en el horario de trabajo o incluso la opción de trabajo remoto, como una forma de recompensar a los empleados que han invertido tiempo y esfuerzo en su desarrollo.

Herramienta de Reconocimiento de Crehana

Para finalizar, podemos resumir la capacitación cruzada como un proceso nuevo e innovador que genera beneficios tanto para las empresas como para los miembros del equipo que participan de él, pues les brinda mayores recursos para que logren responder adecuadamente a las necesidades y cambios que vayan surgiendo.

¿Listo para impulsar las habilidades de tu equipo? ¡Aplica la capacitación cruzada y asegura su éxito personal y profesional!