La gestión adecuada de la nómina es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector económico, y su impacto va más allá de la simple transacción financiera. ¿Sabías que, de acuerdo con Zippia, las empresas destinan el 2% de su nómina a programas de recompensa y reconocimiento de empleados? Este dato pone de manifiesto la importancia de una gestión eficaz de la nómina, no solo como instrumento de pago, sino también como herramienta para la motivación y el compromiso.
Por eso, es importante tener interiorizado el paso a paso para el cálculo de la nómina, así como también utilizar determinadas herramientas que sirven para agilizar la tarea (como una plantilla que te compartimos más adelante). Si eres un profesional administrativo de recursos humanos dentro de una empresa en crecimiento, en esta guía te proporcionaremos los conocimientos y las herramientas necesarias para simplificar la gestión de nóminas, reducir errores y garantizar la satisfacción de tus empleados.
¿Qué es una nómina?
La nómina es un documento crucial en la relación laboral entre el empleador y el empleado, y es mucho más que un simple registro de compensación salarial. Sirve como un comprobante mensual en el que se detalla el sueldo devengado por el trabajador y abarca elementos esenciales que tienen impacto en ambas partes. Así, refleja la remuneración total percibida por el talento, incluyendo el salario fijo y componentes variables que entran en juego, además de las contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social.
Asimismo, para los autónomos con empleados, la nómina es un componente clave para la contabilidad empresarial. Porque esto les permite cumplir con las regulaciones laborales, asegurando que la información contenida en las nóminas sea precisa y refleje fielmente las obligaciones legales. Por ejemplo, para el caso de México, su fundamento legal se encuentra en la Ley Federal del Trabajo, el Código Fiscal de la Federación y el IMSS.
Tipos de nómina
Antes de conocer los pasos sobre cómo hacer una nómina, es importante saber que las nóminas pueden clasificarse según dos criterios principales: periodicidad y tipo de personal. Sin embargo, cada entidad tiene la flexibilidad de añadir indicadores adicionales para ajustarse a sus objetivos específicos. Asimismo, la nómina general abarca a todos los empleados de la organización, categorizándolos por nivel salarial, categoría ocupacional o tiempo de servicio en la empresa.
Las variaciones surgen a partir de conceptos extrasalariales específicos para cada individuo, como pluses, complementos y horas extraordinarias, entre otros. Pero antes de continuar, veamos un ejemplo de tipo de nómina. Este es el caso de la nómina con baja por enfermedad, la cual está relacionada directamente con la incapacidad laboral del trabajador para desempeñar sus funciones. Esto puede ser debido a una enfermedad o accidente.
¿Qué tener en cuenta al hacer una nómina?
Para confeccionar una nómina de manera precisa, es crucial considerar diversos factores que inciden directamente en el monto final que un empleado recibirá por sus servicios. Previo al cálculo de la nómina, es necesario tener en cuenta elementos fundamentales que modelan su estructura, como el tipo de contrato y el convenio colectivo de aplicación.
Por un lado, la naturaleza del contrato laboral, ya sea a jornada completa o parcial, indefinido o de duración determinada, impacta en aspectos clave como las retenciones que establece el SAT y el IMSS. Cada modalidad contractual lleva consigo implicaciones específicas que deben reflejarse con precisión en la nómina. Por el otro, el convenio colectivo ejerce una influencia significativa en los complementos salariales, las horas extras y percepciones no salariales como las dietas. Por consiguiente, la correcta aplicación de las disposiciones del convenio garantiza una remuneración acorde a las regulaciones sectoriales.
En adición, la posición laboral y el grupo de cotización del empleado son elementos determinantes para calcular las bases de cotización a la Seguridad Social. Ya que estos datos afectan directamente las contribuciones sociales. Por eso, es necesario contemplarlos a la hora de pensar en cómo hacer una nómina.
¿Qué información tiene una nómina?
La información que suele incluir una nómina puede variar, pero generalmente abarca los elementos que te compartimos a continuación sobre cómo hacer una nómina:
- Datos identificativos: como el nombre y apellido del empleado, su número de identificación fiscal y datos identificativos de la organización.
- Período de pago: fecha de emisión de la nómina y período de tiempo al que corresponde la presente nómina (por ejemplo, mes o quincena).
- Tipo de contrato: indicación del tipo de contrato de trabajo (por ejemplo, a tiempo completo o parcial).
- Salario base: cantidad fija acordada como salario base del empleado.
- Complementos salariales: incluye cualquier compensación adicional al salario base, como bonificaciones, pluses, incentivos u otros conceptos acordados.
- Deducciones: descuentos y retenciones aplicadas al salario, como la retención del IRSS.
- Horas extras: se detallan las horas extraordinarias si se realizaron.
- Pagas extras: información sobre las pagas extraordinarias, ya sea si están prorrateadas o se abonan en fechas específicas.
- Percepciones no salariales: otros beneficios o compensaciones que no forman parte directa del salario, como dietas.
- Descuentos específicos: posibles deducciones específicas acordadas individualmente, como préstamos o anticipos.
- Salario total neto a percibir: cantidad final y total que el empleado recibirá después de deducciones y retenciones.
Ahora que ya conoces los conceptos esenciales, descubre la estructura básica que debes seguir al preguntarte cómo hacer una nómina, en el próximo apartado.
¿Cuáles son las partes de una nómina?
La estructura de una nómina se compone de varias secciones. Las mismas están organizadas de forma sistemática para reflejar la información relacionada con la compensación económica de los empleados, de manera clara y detallada. Aquí las partes fundamentales en respuesta a cómo hacer una nómina:
- Encabezado: incluye datos básicos del empleado, la empresa y sobre el período de pago.
- Datos laborales: especifica el tipo de contrato laboral del empleado, la categoría profesional, y otros aspectos relacionados con la relación laboral.
- Componentes salariales: detalla cuál es el salario base del empleado y cualquier complemento salarial acordado, como bonificaciones, pluses, y otras compensaciones directamente vinculadas al salario.
- Deducciones y retenciones: incluye información sobre los descuentos y retenciones aplicados al salario bruto, como las retenciones del IMSS.
- Conceptos adicionales: menciona aquellos elementos adicionales como horas extras, pagas extraordinarias, percepciones no salariales y otros conceptos adicionales que puedan afectar la remuneración.
- Totales y neto: resume los totales de ingresos y deducciones, presentando la cantidad final que el empleado recibirá.
¿Cómo registrar una nómina?
Dado que las nóminas representan un gasto significativo, llevar a cabo un registro adecuado contribuye a una gestión financiera más eficiente. Aquí algunos consejos que te serán de ayuda:
- Asegúrate de contar con toda la documentación relacionada con cada nómina. Tal es el caso del período de pago, el tipo de contrato, salarios, complementos, deducciones, y cualquier otro elemento que afecte la compensación del empleado.
- Utiliza una plataforma de registro contable o un sistema de software financiero para ingresar la información de las nóminas de manera organizada. Así, por ejemplo, podrías obtener reportes en cuestión de segundos si te interesara conocer cuáles han sido los gastos de nómina realizados en el último trimestre.
- Asigna categorías específicas para distinguir los gastos laborales. Gracias a esto, podrás hacer un seguimiento detallado de los costos asociados a la compensación de los empleados. Por ejemplo, podrás identificar patrones o cambios en la compensación.
- Evalúa tener un registro individualizado para cada empleado, detallando sus salarios, beneficios, y cualquier ajuste salarial.
- Incluye los cálculos de impuestos y contribuciones a la Seguridad Social al registrar las nóminas. De esta forma, podrás asegurarte de estar cumpliendo con las obligaciones fiscales y sociales pertinentes.
A propósito, ¿alguna vez te has preguntado cómo el área de Recursos Humanos se convierte en aliado estratégico del negocio? Junto a Andrés Villegas, CHRO de Makro Group, en este episodio de Amazing People Podcast by Crehana te contamos cómo las empresas exitosas han alineado metas y estrategias para impulsar culturas corporativas sólidas, retener talento y liderar con innovación en su empresa:
¿Cómo hacer una nómina?
Sigue los siguientes pasos para hacer una nómina en México o Colombia:
1. Recopila los datos del personal
En empresas grandes, donde la plantilla de empleados puede ser extensa y diversa, la recopilación precisa de datos personales es fundamental para asegurar que cada empleado reciba su salario de manera correcta y oportuna. Por eso, el primer paso sobre cómo hacer una nómina de empleados es recopilar toda la información necesaria de los colaboradores. Esto incluye detalles personales como nombre, dirección, número de seguro social, estado civil, número de cuenta bancaria para depósito directo, y cualquier información fiscal relevante, como certificados de exención de impuestos.
Mantén un sistema actualizado para registrar y gestionar esta información. A medida que los empleados ingresan a la empresa, cambian su situación personal o actualizan sus preferencias, es importante mantener estos registros al día. Estos datos son la base sobre la cual se calculan los salarios y las deducciones, y cualquier error en esta etapa puede llevar a problemas significativos en la emisión de las nóminas. Por lo tanto, es esencial establecer procedimientos sólidos y seguros para garantizar la integridad de la información del personal desde el principio.
2. Registra las horas y asistencia
En grandes entornos laborales, la gestión del tiempo y asistencia es crucial en el proceso de cómo hacer una nómina paso a paso. Utiliza sistemas de seguimiento del tiempo o software de gestión de asistencia para registrar las horas trabajadas, días de vacaciones, días de enfermedad y cualquier otro tipo de ausencia. Asegúrate de seguir las políticas de la empresa para el cálculo de horas extras y otras bonificaciones. Una forma práctica de integrar los registros de tiempo y asistencia es con un sistema de nómina. Esto facilitará el cálculo de salarios y deducciones una vez que se complete el proceso de registro.
3. Calcula los ingresos
Lo siguiente a evaluar al pensar en cómo hacer una nómina es el cálculo de ingresos. Esto incluye su salario base, así como cualquier ingreso adicional, como horas extras, comisiones, bonificaciones y otros incentivos. Ten en cuenta lo que establece la normativa laboral local para el cálculo. Por ejemplo, sobre las horas extras en México, el empleador debe pagar un 100% adicional por las horas trabajadas. Entonces, si un empleado tiene un sueldo equivalente a 100 pesos la hora y hace una hora extra, la hora extra será de 200 pesos. En el cálculo de nómina de Colombia, los recargos varían según el tipo de hora extra y puede oscilar en un 125% a 250%.
Además, considera la posibilidad de incluir reconocimientos de empleados. Esto no solo incentiva el compromiso y el rendimiento de los empleados, sino que también puede aumentar la moral y la satisfacción en el trabajo. De hecho, de acuerdo con Mckinsey, los incentivos financieros pueden crear un mayor nivel de energía y entusiasmo en toda la organización e impulsar los esfuerzos discrecionales de los empleados. Por consiguiente, puedes establecer bonificaciones variables basadas en el cumplimiento de metas, competencias demostradas y resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeño. Con soluciones como la plataforma de Desempeño de Crehana, puedes tomar este tipo de decisiones en función de la información provista sobre logro de objetivos y metas.
Plataforma de Crehana
4. Calcula las deducciones
Otro punto clave al responder sobre cómo hacer una nómina, tiene relación con el cálculo de deducciones. Entre las deducciones más comunes en México, por ejemplo, se encuentran las siguientes:
- Retenciones del IMSS (aportes al seguro social).
- Pagos de créditos o abonos al Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores.
- Pagos adelantados.
- Pago de cuotas del sindicato.
En Colombia, las principales deducciones están relacionadas con aportes a la salud y a la pensión, que suele ser un 4% por parte del empleado. Si hubiera deudas con el empleador, también estas entrarían en juego en el cálculo de las deducciones en la nómina.
En otras palabras, en este punto sobre cómo hacer una nómina paso a paso, debes calcular las deducciones fiscales aplicables, incluyendo los impuestos federales y estatales. Utiliza las tasas de impuestos vigentes y las tablas de retención aplicables para garantizar la retención correcta de los impuestos sobre la renta de cada empleado. Ya que, por ejemplo, las tarifas aplicables para las retenciones del IMSS varían.
5. Haz el cálculo final
Una vez que hayas calculado todos los ingresos y deducciones, suma los ingresos brutos y resta las deducciones para obtener el salario neto de cada empleado. Este es el monto que finalmente se pagará al trabajador. Así es el proceso de cómo calcular la nómina de un trabajador de forma efectiva.
6. Utiliza una plantilla de nómina
Sabemos que se trata de una actividad muy repetitiva y operativa que incluso puede volverse tediosa si hay muchos colaboradores en el equipo. Usa nuestra plantilla de nómina en Excel y automatiza parte del cálculo.
Fuente: Crehana
7. Define el tipo de emisión de comprobantes de pago
La emisión de comprobantes de pago, ya sea en forma de cheques de salario o registros electrónicos, es un paso crítico en el proceso de nómina en recursos humanos. Esto implica la entrega de la compensación a los empleados y la documentación de todos los detalles relacionados con sus salarios y deducciones. En empresas grandes, es común utilizar métodos de pago electrónicos, como depósito directo, para la mayoría de los empleados. Esto proporciona eficiencia y seguridad en el proceso. Sin embargo, algunos empleados aún pueden preferir el pago en papel, por lo que es importante tener la capacidad de emitir cheques de salario si es necesario.
Si se utiliza el depósito directo, se debe proporcionar a los empleados un comprobante de pago electrónico. Este documento debe incluir detalles como el monto bruto, las deducciones específicas (impuestos, seguros, contribuciones a la jubilación, etc.), el monto neto y la fecha de pago. Los empleados pueden acceder a esta nómina electrónica a través de un portal en línea o recibirla por correo electrónico.
Para aquellos empleados que opten por recibir cheques de salario en papel, el proceso implica la impresión de los cheques y su distribución en el lugar de trabajo o su envío por correo a las direcciones especificadas por los empleados. Los cheques deben estar acompañados de un desglose claro de ingresos y deducciones.
8. Mantente al tanto de los cambios
A medida que la empresa crece y evoluciona, es importante mantenerse al día con los cambios en la nómina de los empleados. Esto incluye ajustar los salarios de los trabajadores, realizar actualizaciones de impuestos y adaptar las políticas de nómina según sea necesario. Por eso, revisa y evalúa las políticas de nómina de la empresa con cierta regularidad. Esto incluye las políticas relacionadas con salarios, beneficios, deducciones, horas extras, licencias y cualquier otra área relevante. Asegúrate de que estas políticas estén alineadas con los objetivos de la empresa y las leyes laborales vigentes.
Si la empresa introduce nuevos beneficios o realiza cambios en los existentes, asegúrate de reflejar estos cambios en la nómina de los empleados. Esto puede incluir ajustes en las contribuciones a planes de jubilación, seguros de salud, o cualquier otro beneficio que se ofrezca.
9. Automatiza el proceso con un software de nómina
Para simplificar y agilizar el proceso de nómina en empresas grandes, considera la implementación de softwares de nómina o sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS). Estas herramientas pueden automatizar gran parte del proceso, reduciendo la posibilidad de errores y ahorrando tiempo. Complementa el software de nómina con herramientas de recursos humanos que optimicen la gestión de talento y el desarrollo profesional. La automatización de estos procesos puede mejorar la eficiencia y la experiencia de los empleados. Estos HR Tech como el de Crehana complementan muy bien a los programas de nómina, y son fundamentales en las empresas porque permiten automatizar y digitalizar ciertas tareas. Entre sus principales funcionalidades destacamos:
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Permite alinear a tus equipos con las metas de la compañía.
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Agiliza la medición del desempeño y/o del clima laboral.
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Ayuda a identificar las fortalezas y brechas de tus equipos, así como a reforzar sus habilidades en las áreas más demandadas.
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Facilita el diseño de los OKR de cada equipo y cada persona.
Plataforma Crehana
La gestión de nóminas en empresas grandes puede parecer un desafío, pero con las herramientas adecuadas se puede simplificar de manera significativa. A lo largo de esta guía sobre cómo hacer una nómina, hemos explorado cómo se elabora una nómina paso a paso desde el Departamento de Recursos Humanos. Recuerda que la gestión de nómina de empleados requiere precisión y cumplimiento de regulaciones laborales y fiscales. Siempre es recomendable contar con la ayuda de profesionales de recursos humanos o contadores especializados en nómina para garantizar que todo se realice de manera adecuada y legal.
Con el enfoque correcto, puedes simplificar esta tarea administrativa y asegurarte de que tus empleados estén satisfechos y bien recompensados, al mismo tiempo que cumples con todas las regulaciones laborales y fiscales vigentes.