¿Cómo gestionar el control de vacaciones en tu empresa?

Llevar a cabo un control de vacaciones efectivo dentro de los entornos organizacionales de gran dimensión es fundamental para disponer de un clima laboral positivo y favorecer el buen desempeño de los equipos de trabajo.

De hecho, la distribución de los días de vacaciones entre los colaboradores es un requisito indispensable para la correcta organización de las tareas y el cumplimiento de los objetivos pautados desde el área de talento y a partir de los lineamientos de cada mánager.

Dentro de este contexto, se deben utilizar los recursos digitales apropiados con la finalidad de agilizar los procesos de control de vacaciones y potenciar la cultura corporativa.

Continúa leyendo esta guía sobre la importancia del control de vacaciones eficaz en las empresas. Por consiguiente, tendrás la posibilidad de elevar la satisfacción de los empleados y estructurar los grupos laborales para alcanzar las metas prefijadas en tiempo y forma.

Cumple con los parámetros vigentes en cada país

En primera instancia, para hacer un adecuado control de vacaciones, se requiere conocer a la perfección cuáles son los lineamientos legales de cada país y que deben cumplirse en la compañía. 

En efecto, no es el mismo criterio que delimita cómo se asignan y cómo se pagan las vacaciones en los distintos países de América Latina. Por eso, el departamento de talento debe estar asesorado por el sector de legales para que el control de vacaciones funcione según el marco correspondiente. 

Dentro de este contexto, se recomienda contemplar los siguientes elementos para que la gestión de vacaciones de los equipos de talento sea efectiva:

• Brinda capacitaciones en relación con las normativas de cada país sobre las vacaciones, su regulación e implementación. 

• Diseña instancias de gamificación para desarrollar todos los conocimientos teóricos y prácticos sobre el control de vacaciones desde el sector de RR. HH. y hacia el resto de la organización.
  Como consecuencia, los responsables de establecer las vacaciones en las empresas podrán aprender de forma lúdica y aplicar las normativas de manera eficiente. 

• Comunica actualizaciones legales que se efectúen con respecto al control de vacaciones. Esto es fundamental para garantizar un seguimiento exitoso de estas instancias para el colaborador.

Sé flexible en el control de vacaciones 

Por otro lado, un seguimiento de vacaciones, hoy en día, debe estar atravesado por la flexibilidad laboral. A partir del cambio global de paradigma de trabajo, todos los procesos que se ejecutan en una compañía deben contribuir con el fortalecimiento del salario emocional de las personas. De este modo, se podrá mejorar el compromiso con la compañía y el sentido de pertenencia. 

Desde esta situación, el control de vacaciones requiere incluir algunas cuestiones que están íntimamente relacionadas con la flexibilidad. Aquí, se mencionan un conjunto de las recomendaciones más relevantes para desarrollarla al máximo:

Fomenta la autogestión de vacaciones 

Entre los mejores métodos para maximizar la flexibilidad con respecto al control de vacaciones, se puede mencionar la autoasignación de períodos vacacionales.

Es cierto que se trata de una metodología avanzada en cuanto a la autonomía de los empleados. No obstante, múltiples empresas han hecho pruebas para constatar la viabilidad de este tipo de seguimiento de vacaciones. 

Según nuestro podcast “Utiliza la cultura del error como una ventaja competitiva” con Carlos Quintana de Pepsico, el éxito tiene un sentido y el error lo precede.

De esta manera, las equivocaciones que se lleven a cabo en los distintos procesos organizacionales son esenciales para detectar fortalezas y habilidades de mejora que sirvan para alcanzar las metas de una organización.

Específicamente, la autogestión vacacional involucra contemplar los factores que aquí se destacan:

• Manejo del software de vacaciones con autorización de los líderes de equipo y del sector de recursos humanos. En este sentido, se vuelve esencial el compromiso de los mánagers con esta clase de tareas.
  
  Como afirma un artículo de Harvard Deusto, dentro de las organizaciones en la actualidad, se busca aplicar un liderazgo responsable por parte de los mánagers para alcanzar los objetivos desde el bienestar. Así, se pueden reducir los conflictos innecesarios y potenciar la motivación y la eficiencia laboral de cada talento humano. 

• Asignación independiente de las vacaciones por parte de los empleados de las grandes compañías. Es importante comprender el funcionamiento del software para no superponer los períodos de vacaciones de cada colaborador.

• Recepción de notificaciones a través de los medios de comunicación corporativos sobre el estado y la evolución de las vacaciones.

• Complementación del empleo de la interfaz de vacaciones con archivos de respaldo que sean un mecanismo extra de control de vacaciones.
  
  Para ello, una de las herramientas de suma utilidad que se pueden emplear para optimizar este tipo de control es la plantilla de vacaciones en Excel gratis. Esta les permite a los responsables organizar de forma efectiva los momentos de vacaciones de cada uno de los empleados.
  
  Todo esto sin generar superposiciones ni errores en la ejecución de los periodos vacacionales del talento humano.

“Plantilla de vacaciones en Excel, Crehana”

Haz encuestas de satisfacción sobre el control de vacaciones

Por otra parte, la flexibilidad en el control vacacional es un fenómeno que debe estar sujeto a la efectividad de su implementación y al grado de impacto en el ambiente de trabajo de los equipos. 

Para poder medirlo, se aconseja obtener datos cuantitativos que faciliten la comprensión del estado de situación en particular de los grupos laborales. 

En esta sección, se mencionan algunos de los elementos fundamentales a tener en cuenta para llevar un control de vacaciones flexible:

• Determina las variables que se deseen evaluar y formula las preguntas de las encuestas para incrementar la precisión en las respuestas y lograr una recopilación de información efectiva. 

• Elige una buena interfaz para realizar las encuestas de pulso. Así, se tendrán datos cualificados que sirvan para obtener métricas. Esto con el objetivo de hacer más sencilla la toma de decisiones sobre el control de vacaciones.

• Complementa la información cuantitativa recabada con data cualitativa que se obtenga por medio de entrevistas individuales y grupales entre los líderes de equipos y las personas que los integran. Siempre existe una estructura a seguir en relación con la distribución de los ciclos de vacaciones.
  
  De todos modos, es responsabilidad del líder de equipo tener una comunicación fluida y sustentada en los principios de la inteligencia emocional, como la empatía y la escucha activa. 
  
  De acuerdo con nuestra “Guía para desarrollar un plan estratégico de Recursos Humanos”, el 66% de los colaboradores empresariales experimentaron más compromiso con sus tareas y con la empresa en general al ser escuchados por los empleadores. 
  
  Como consecuencia de esta situación, existirá una optimización del ambiente laboral y una mejoría en el desempeño individual y grupal.

“Guía para desarrollar un plan estratégico de Recursos Humanos, Crehana”

Aprovecha las nuevas tecnologías

Por último, el control de vacaciones debe estar agilizado por los beneficios asociados con el desarrollo de la Inteligencia Artificial (IA). Efectivamente, el buen liderazgo digital implica usar correctamente los recursos digitales disponibles. Por ende, se alcanzará la productividad deseada por medio de la automatización de la mayor cantidad de tareas.

Desde la perspectiva de la relación entre la tecnología y el control de vacaciones, a continuación, se detallan algunos consejos útiles para optimizar estos procesos al máximo:

Escoge una buena interfaz de seguimiento de vacaciones 

Primero, es necesario elegir un software de vacaciones que facilite las tareas de distribución y asignación de vacaciones en todo el año. Se recomienda optar por un sistema de gestión que tenga un equipo de soporte adecuado.

Asimismo, que se caracterice por la rapidez y eficiencia en cuanto al control de vacaciones en una empresa.

Particularmente, una buena interfaz de gestión de vacaciones debe incluir algunos ítems que aquí se mencionan:

• Calcular automáticamente las vacaciones de los recursos humanos de las grandes compañías según cada colaborador. Aquí se hace referencia a la cantidad de días de vacaciones. También, se puede visualizar los días pendientes y los que han sido verificados por el departamento de RR. HH. de la empresa. 

• Verificar la presentación de la documentación necesaria para adjudicar vacaciones. De hecho, el software puede indicar automáticamente cuáles son los colaboradores que requieren un seguimiento en cuanto a la entrega de documentos específicos para mejorar el control de vacaciones del personal.

• Evitar la duplicación de datos. Una de las ventajas más importantes en relación con el empleo de interfaces de seguimiento vacacional es que se neutraliza la información duplicada. Por consiguiente, se reducen los errores que podrían acontecer al asignar vacaciones entre el talento humano. 

• Funcionar como un agente de gestión de ausencias. Algunos softwares promueven el análisis de las inasistencias por ciclo de vacaciones y las que se efectúan por otros motivos. 

• Comunicar a los colaboradores el estado de solicitud de vacaciones de manera automática por medio de correos electrónicos o a través del acceso a la plataforma. 

• Establecer alertas sobre el comienzo y la finalización de las vacaciones para que los responsables del área de talento humano puedan tomar decisiones y determinar nuevos períodos vacacionales para los recursos humanos.

Capacita a los equipos de talento

Para que el control de vacaciones de empleados sea efectivo, se necesita educar a los encargados de llevar a cabo los cálculos y la asignación de los días de vacaciones con éxito. Igualmente, para que puedan usar las interfaces digitales con agilidad.

El público objetivo de estas formaciones educativas está conformado por los colaboradores y los líderes de equipo, junto con todas las personas que forman parte de la compañía.

Además de los softwares de vacaciones mencionados anteriormente, se aconseja emplear recursos digitales eficientes que faciliten la carga de los datos de cada uno de los colaboradores, el control de gestión de las vacaciones, junto con la asignación y el cumplimiento de los periodos vacacionales correspondientes. 

Una de las opciones más adecuada es usar el software de desarrollo de Crehana que ofrece una experiencia de aprendizaje positiva e instancias de adquisición de conocimientos personalizadas a través de Planes Individuales de Desarrollo (PID). 

A la vez, se pueden utilizar dinámicas de gamificación para que el talento humano aprenda por medio del entretenimiento cuáles son las principales herramientas y conocimientos necesarios para efectuar un sistema de control de vacaciones efectivo.

En resumen, disponer de una estrategia de gestión y control de vacaciones es indispensable para fortalecer el engagement entre los colaboradores y la empresa.

Igualmente, para fortalecer los niveles de felicidad laboral por parte de las personas que necesitan organizar sus periodos vacacionales de manera organizada y según sus preferencias. 

A partir de esta situación, los departamentos de talento deben gestionar sus recursos tecnológicos para acelerar los procesos y optimizar la distribución, asignación y el cumplimiento del control de vacaciones laborales.  

Para ello, los líderes de equipo y los responsables del sector de recursos humanos necesitan desarrollar conocimientos teóricos y prácticos con el objetivo de satisfacer las necesidades del talento.

Entonces, invierte tiempo y energía en la planificación y ejecución estratégica de un control de vacaciones efectivo para tu talento. Como resultado, podrás mejorar el clima laboral y la cultura organizacional.

También, obtendrás los resultados económicos que esperas a partir de un destacado rendimiento individual y grupal.