Elaborar una descripción de trabajo convincente es esencial para atraer a los mejores candidatos a tu empresa. En la red, existen millones de trabajos listados en diferentes portales de empleo y un excelente job description te ayudará a destacar del resto.

Un job description efectivo proporciona suficientes detalles para que los candidatos comprendan el puesto y las características de la empresa. Cuando se quiere reclutar a profesionales que asumirán el cargo de managers, es vital ser muy precisos con la información y las responsabilidades que requiere el puesto.

En este post, te enseñamos lo que es un job description, su importancia y los elementos que deben incluir. Asimismo, te enseñamos varios tips para hacer la mejor descripción de trabajo de todas y 5 errores comunes que se cometen al momento de redactar este elemento. ¡Acompáñanos!

¿Qué es un job description?

Un job description o descripción de puesto resume las responsabilidades, actividades y habilidades que se necesitan para aplicar a un puesto.

Se le conoce también como JD y debe incluir detalles importantes de la empresa como la misión, cultura y los beneficios que se ofrece al posible empleado. Asimismo, se puede especificar el rango salarial, horarios de trabajo, modelo de trabajo (remoto o presencial), entre otros detalles que te daremos más adelante.

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¿Para qué sirve una descripción de trabajo?

Sabemos que la utilidad de una descripción de un trabajo pasa por el reclutamiento de nuevo personal. Sin embargo, no es el único contexto en el cual podemos aplicar dicha herramienta.

Una job description puede resultar útil en otros contextos, ya que busca cumplir con 3 objetivos principales, que son los siguientes:

1. Atraer candidatos

Como te mencionamos anteriormente, el proceso de reclutamiento es el ambiente ideal para elaborar una descripción de trabajo. Y, para conseguir captar la atención de los candidatos potenciales, es necesario conocer todo lo que conlleva la realización de este trabajo.

Para hacer una buena job description y hacer tu vacante irresistible para cualquiera que opte al puesto, es necesario que describas el cargo y los antecedentes necesarios para aspirar a este rol.

No sólo con la idea de atraer candidatos externos al puesto, sino también con la intención de despertar el interés de posibles candidatos internos que deseen conseguir una vacante.

2. Definir el cargo

Una vez que hayas conseguido llenar la vacante y contratar el personal nuevo, no creas que se debe desestimar el job description. En este caso, puede resultar muy útil, en muchos sentidos, para la persona que se desenvolverá en ese rol.

La descripción de puesto le puede servir al colaborador como punto de referencia de cuáles son sus nuevas funciones y las responsabilidades que debe cumplir. Especialmente para que sea consciente de lo que se analizará cuando se realice alguna evaluación de desempeño o cuando se considere alguna promoción.

Teniendo esta información presente, el personal será consciente de las tareas y actividades que entran dentro de sus funciones y cuáles no, por lo que es bueno manejar la descripción de trabajo.

3. Usarla como referencia para la administración

No sólo el colaborador debe ser consciente de sus funciones. También es importante que sus supervisores y los altos directivos de la compañía sean capaces de saber cuál es el rol que debe cumplir el empleado.

La descripción de trabajo es muy útil en momentos como cuando llega un jefe nuevo a la organización. En este caso, funciona de forma ideal, para que este nuevo supervisor comprenda la magnitud y el grado de responsabilidad que se espera de ese puesto.

Así, los directivos tendrán la posibilidad de comprender las funciones que se deben cumplir en este puesto y puedan medirlo en las distintas evaluaciones futuras.

Como puedes ver, un job description es necesario para entender el papel que desempeñará ese empleado en la organización. Por lo que no debe ser desestimada esta herramienta, pues servirá para que todos los colaboradores estén en la misma sintonía.

Ahora que ya está claro qué es y para qué sirve una descripción de trabajo, es hora de aclarar los elementos que debe contener.

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¿Qué incluye una descripción de trabajo?

Si hablamos de lo que incluye un job description, debemos hacer un esbozo de múltiples aspectos que vienen inherentes al cargo en cuestión. Aunque, a grandes rasgos, la información que suministramos es un perfil general de lo que debe contener la descripción de un trabajo.

¿Qué aspectos se deben abordar? Te los mencionamos a continuación:

• Título del empleo.

• El lugar en el que se sitúa el rol dentro del grupo de trabajo, en el departamento y en toda la empresa.

• Bajo las órdenes de quién estará asignado ese rol, así como también abarcar otras interacciones clave.

• Las áreas clave de responsabilidad que deberá ocupar ese rol y qué resultados se esperan de ese desempeño.

• Los objetivos a corto, mediano y largo plazo.

• El alcance de lo que sería el progreso y la promoción.

• Las capacitaciones necesarias para el cargo, así como también la formación.

• Las distintas habilidades sociales y los rasgos de personalidad que se necesitan para destacar.

• Los requisitos de ubicación y traslado.

• El margen de remuneración y los beneficios que están disponibles para el rol.

• La identidad y la cultura organizacional de la empresa.

Estos aspectos sirven para cubrir, esencialmente lo que debes encontrar en una descripción de trabajo. Así que debes tenerlo presente.

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9 tips para crear un job description efectivo

Para crear la mejor descripción de trabajo posible, tienes que estar atento a los pequeños detalles. Por ese motivo, te ofrecemos algunos tips (9, para ser exactos), con la finalidad de que puedas utilizar este recurso de la mejor forma posible.

Si quieres hacer un job description ejemplar, debes hacer lo siguiente:

1. Pon atención al título del trabajo

En esta parte, lo mejor es no complicarse demasiado. Utilizar títulos de puestos que solo se usan dentro de tu empresa, puede afectar el desempeño de tu publicación de trabajo porque los postulantes no se sienten identificados.

Lo mejor es integrar el lenguaje estándar de la industria y pensar en lo que están buscando las personas. Usualmente, los profesionales siempre utilizan términos comunes cuando están buscando trabajo.

Por ejemplo, si buscas un Marketing Manager, puedes también utilizar términos como “Gerente de Marketing” o “Jefe de Marketing”.

2. Realiza una descripción atractiva

La primera descripción debe ser concisa y clara. Debe incluir la función principal del trabajo, cómo contribuye a los objetivos de la compañía y las expectativas para el puesto. Además, recuerda que es importante que describas los objetivos de tu empresa y reflejes su cultura.

Si tomamos como ejemplo un JD de Crehana sería:

Somos una start-up que se ha trazado el objetivo de revolucionar la educación en América Latina. Tenemos un equipo de más de 100 personas en Colombia, México y Perú, cada uno trabajando con un solo objetivo: hacer que el sueño profesional de todos y todas sea posible.

Crehana está creciendo a pasos agigantados; y nuestro objetivo de ser líderes en la industria es lo que nos hace trabajar todos los días. Queremos posicionarnos como la plataforma líder en educación en la región. Y es aquí donde entras tú: estamos buscando un HR Manager para que se una a nuestro equipo y nos ayude a cumplir con todos los objetivos que nos hemos propuesto.

Tu misión como HR Manager será la liderar todos los procesos de recursos humanos, desde la contratación hasta las revisiones de desempeño, revisiones de salarios, formación, aprendizaje y desarrollo. 

3. Evita los superlativos

Usar un lenguaje exagerado para describir un puesto no es recomendable. “Buscamos el mejor de los mejores para nuestro equipo”, “superestrellas” o términos similares ahuyentan a los postulantes.

Lo mejor es no correr el riesgo de desconectar con los talentos y usar un lenguaje estándar. Más adelante, hablaremos de cómo evitar los errores en cuanto al lenguaje.

4. Sé claro con las responsabilidades del puesto

Describe las funciones clave del trabajo en cinco a siete puntos. No realices una lista interminable de tareas porque son difíciles de retener. 

El portal de  SHRM da el siguiente ejemplo de JD para un HR Manager:

• Se asocia con el equipo de liderazgo para comprender y ejecutar la estrategia de talento y recursos humanos de la organización.

• Gestiona el proceso de adquisición de talento, que puede incluir el reclutamiento, la entrevista y la contratación de solicitantes de empleo calificados, en particular para roles gerenciales, exentos y profesionales.

• Colabora con los gerentes departamentales para comprender las habilidades y competencias requeridas para las vacantes.

• Analiza tendencias en compensación y beneficios; investiga y propone una base competitiva y programas de pago de incentivos para garantizar que la organización atraiga y retenga a los mejores talentos.

• Crea programas e iniciativas de aprendizaje y desarrollo que brindan oportunidades de desarrollo interno para los empleados.

• Mantiene el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales federales, estatales y locales, y las mejores prácticas recomendadas; revisa las políticas y prácticas para mantener el cumplimiento.

• Mantiene el conocimiento de tendencias, mejores prácticas y nuevas tecnologías en recursos humanos, gestión del talento y derecho laboral.

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5. Agrupa las habilidades necesarias para el puesto

Para definir las habilidades que estás buscando en los postulantes, puedes agruparlas por categorías como “Habilidades blandas” y “Habilidades duras y estudios”. No te excedas con la información, detalla lo más importante.

Por ejemplo:

Habilidades blandas:

• Excelentes habilidades de comunicación, tanto oral como escrita. 

• Capacidad para realizar presentaciones de alto impacto.

• Excelentes habilidades de organización y manejo de tiempo.

• Capacidad para manejar procesos en simultáneo (multitask) y priorizar trabajo diario.

• Pensamiento creativo y proactividad en la resolución de problemas. 

Habilidades duras y estudios:

• Se requiere una licenciatura en Recursos Humanos, Administración de Empresas o un campo relacionado. Se prefiere contar con estudios de postgrados y especializaciones en recursos humanos.

• Se prefiere un mínimo de cuatro años de experiencia en gestión de recursos humanos.

• Conocimiento profundo de las leyes y regulaciones relacionadas con el empleo.

• Conocimiento de metodologías ágiles, customer journey, kanban, etc. 

• Conocimiento de herramientas digitales para administrar los procesos de recursos humanos.

6. Involucra a tus empleados actuales

Usualmente, los JD solo se actualizan cuando se deja vacante un puesto. Esto no puede suceder. Se debe eliminar cualquier criterio que ya no sea necesario para el trabajo o incorporar nuevas funciones que se requieran.

Pedir feedback a tus empleados actuales te ayudará a entender mejor cómo está cambiando el rol de un puesto, más ahora que el ámbito laboral se ha reinventado debido a la pandemia.

7. Coloca plazos

A pesar de que no sea urgente cubrir el puesto, invita a los candidatos a postularse lo más pronto posible. Agregar temporalidad da a entender cierto sentido de urgencia para que el candidato aplique su postulación.

Una forma efectiva de hacerlo es colocar fechas de cierre de convocatoria e incluir información de contacto como correo o un número al cual puedan comunicarse.

8. Enamora a tus postulantes

La mejor manera de hacerlo es mostrando tu cultura. Destaca los beneficios, las ventajas y las bonificaciones de tu empresa. Demuestra qué significa trabajar contigo y por qué eres la mejor opción.

¿Tienes programas exclusivos de idiomas? ¿Cuentas con horarios flexibles y das opción de trabajo remoto? ¿Ofreces programas de mindfulness y nutrición? Dilo absolutamente todo, demuestra lo increíble que es trabajar en tu organización.

9. Realiza un JD que refleje inclusión

El lenguaje sesgado disuade a los talentos inmediatamente. Un artículo de investigación escrito por Danielle Gaucher, Justin Friesen y Aaron C. Kay en 2011, identificó que el lenguaje codificado por género para hombres y mujeres no ayudaba a atraer talentos.

Lo mejor es tener una redacción neutra al momento de publicar un empleo y, además, aclarar que la empresa promueve la diversidad en sus colaboradores y está en contra de la discriminación. Esto motivará más a los postulantes a animarse a aplicar.

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¿Qué errores debes evitar en tu JD?

Ahora que te dimos los tips para hacer una descripción de trabajo a la altura, también te mostramos aquellos errores que debes evitar cometer al momento de hacer alguna.

Algunos de estos errores los remarcamos previamente, pero los insertamos en la lista por tratarse de errores que se suelen cometer de forma reiterada. Veamos cuáles son:

1. Utilizar terminología interna

Este fallo suele ser un clásico entre clásicos. Aunque tu base de datos y tus procedimientos sean conocidos por muchos en toda la empresa, demandar que las persona dominen esta clase de conocimientos en la descripción de trabajo no es lo más recomendado.

En primer lugar, porque es probable que los candidatos externos no comprendan a qué te estarías refiriendo. Así que no sería una buena estrategia de captación y el job description estaría fallando en su objetivo principal.

Por este motivo, te recomendamos que te mantengas apegado a los requisitos que son entendibles para todos, tanto dentro como fuera de la empresa y, así, podrás captar a la mayor cantidad de público posible.

2. No involucrar a las partes interesadas

En una descripción de trabajo, se suelen insertar especificaciones exactas, las cuales deben ser planteadas junto a varias áreas y departamentos de la compañía. Por lo que sería un error prescindir de ese respaldo.

Si quieres buscar o definir un rol en específico, así como sus responsabilidades y todo lo que implica, debes aprovechar el aporte que te pueden dar los siguientes estamentos de la empresa:

• El personal de Recursos Humanos.

• La gerencia de línea.

• Los colaboradores que posean una función similar.

De esta manera, estarás siendo más conciso y minucioso en todo lo que conlleva tu descripción de puesto.

3. Ser poco realista

Hablamos de lo importante que lo preciso y detallado que debe ser tu descripción de trabajo, por lo que no es buena idea dejar por fuera elementos importantes... ni tampoco una lista de deseos de lo que esperas conseguir.

No se trata de captar un personal multitasking, con mil habilidades. Una descripción de trabajo debe ser una representación fiel de los antecedentes que son imprescindibles para la ejecución de ese rol, ni más ni menos.

Por este motivo, te recomendamos apegarte a las cualidades que cualquier persona pueda esperar de un puesto de trabajo concreto. De otra manera, estarías elevando demasiado los estándares.

4. Usar un lenguaje ofensivo o discriminatorio

Aunque esto se da por hecho, lo repetimos una vez más. Es importante que no utilices algún lenguaje que pueda ser ofensivo para la persona que ocupará el cargo.

Usualmente, suele ser involuntario, pero ello no implica que no sea un error. Algunas frases y palabras que se utilizan para la descripción del puesto pueden ser interpretadas de forma discriminatoria, por lo que cualquier aspirante podría rechazarte en segundos.

Revisa bien la forma en la que te expresas y las palabras que usas en el job description. Y asegúrate de no ser el causante de limitaciones en tu lista de candidatos.

5. No realizar revisiones constantes

Es un hecho sabido que las empresas están en una evolución permanente, por lo que los cambios están a la orden del día. Y esto debe estar reflejado en tu descripción de trabajo.

Si quieres que tu job description se mantenga renovada y actualizada y asegurarte que aparezcan reflejados los cambios en estos requisitos, debes asegurarte de revisarlo de forma periódica y corregirlo cuando sea conveniente.

Si haces una revisión anual es lo más ideal para ello, así que procura estar pendiente de la descripción de trabajo de los distintos puestos de tu compañía.

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