¿Sabías que la optimización de costos es una prioridad para el 92 % de los departamentos de Recursos Humanos? Así lo reveló un estudio desarrollado por Gartner, en el que se menciona que los responsables de dicho departamento suelen atender a solicitudes de reducción de costos específicos.

La transformación digital y el valor agregado que cada departamento de una empresa recibe depende, en gran medida, de una administración de costes eficiente. Pero esta gestión de recursos también depende de otras variables. Ahora bien, es importante tener en cuenta ambas instancias para la elección de la mejor estrategia de optimización de costos y el entendimiento del papel del área de Recursos Humanos en la ejecución de este procedimiento.

¿Qué es la optimización de costos?

La optimización de costos se basa en un enfoque holístico donde se realiza una revisión integral de todos los tipos de costos dentro de una cadena de producción. En este proceso, se desarrollan revisiones dentro de la empresa, contemplando la economía global en la que se inserta. 

De esta manera, para una correcta gestión de las finanzas y optimización de gastos en el departamento de Recursos Humanos, es vital conocer cuál es la mejor manera de llevar adelante este proceso. Solo así es posible darle un verdadero impulso al negocio, al mismo tiempo que se mejora el rendimiento del equipo.

Desde luego, la optimización de costos se puede aplicar desde el aspecto individual de una compañía hasta lo más global y es necesaria para poder generar eficiencia y reinversión, fortaleciendo los productos y servicios y mejorando la competitividad.

Diferencias entre optimizar y reducir costos

La optimización de costos y la reducción de costos suelen ser expresiones que se usan como sinónimos indistintamente, aunque esto no es correcto. Por eso, es importante conocer cuáles son las diferencias de cada uno de estos términos.

Así, mientras la optimización de costos responde a un procedimiento de mejora continua, la reducción es la consecuencia de una necesidad muy específica. Esta última se realiza de forma puntual y sin un mayor análisis en cuanto a su impacto en las empresas.

En esencia, el término optimización de costos se encuentra generalmente en las agendas de las empresas, aunque se se puede descartar su aplicación en caso de que la organización se encuentre en un período financiero estable. Sin embargo, en momentos de crisis, se vuelve muy común que las compañías y sus directivos empiecen a pensar en reducciones de costos y gastos para protegerse.

Principales características de la optimización de costos

Estas son las principales características de la optimización de costos:

• Reducción de gastos innecesarios.
• Mejoras para una mayor eficiencia en las operaciones.
• Implementación de estrategias de optimización de costes.

Importancia de la optimización de costos

Para trabajar de forma eficiente con los recursos disponibles y los que se pueden sumar a la empresa, es importante desarrollar un proceso eficiente y correcto de optimización de costos. Su importancia radica en la posibilidad de equilibrar y mantener alineados los objetivos empresariales y las demandas internas y externas a la organización.

En otras palabras, la optimización de costos en Recursos Humanos implica la búsqueda de formas que ayuden a la reducción de gastos que no son esenciales y, a su vez, mejorar la parte operativa de la empresa para hacerla más eficiente en su realización.

De esta manera, desde la óptica de la optimización de costos, todo coste es una oportunidad para mejorar y mantener en sintonía las demandas, necesidades y objetivos internos.

Ventajas y desventajas de la optimización de costos

Ahora bien, a la hora de delinear una estrategia que permita llevar a cabo una optimización de costos ordenada, es necesario tener en cuenta cuáles son sus principales beneficios y desventajas. Aquí te los compartimos:

Ventajas de la optimización de costos:

• Mejoras en procesos internos, producto de una buena administración de los costos y las necesidades de los equipos. Así, se identifica lo urgente y prioritario y se descartan gastos innecesarios que pueden generar demoras o entorpecer procesos y recursos verdaderamente esenciales para el funcionamiento del negocio.
• Clarifica el valor de la empresa, porque se conoce de primera mano cuál es el valor económico de la organización, qué es lo que se está optimizando, por qué y para qué. De esta manera, Recursos Humanos y Finanzas están más alineados en su labor.
• Contribuye a un mejor planteamiento de la estrategia, en tanto se usan los indicadores financieros y no financieros de forma oportuna.

Desventajas de la optimización de costos:

• Puede perderse el rumbo por la optimización incesante. Es importante poner límites en la optimización para dedicar buena parte de la jornada a este proceso y centrarse únicamente en lo importante.
• Si no se identifican bien las prioridades, algunos departamentos pueden caer en desventaja. Desde Recursos Humanos, se debe trabajar en la identificación y análisis de las necesidades, demandas e intereses para colocar toda esta información en la balanza y determinar lo prioritario y urgente.

¿Qué implica la optimización de costos en una empresa?

La optimización es un proceso de gestión en el que se van generando análisis de costos y estrategia de optimización de costos. Sin embargo, es importante atender dos aspectos importantes: son los costos sujetos a un análisis exactos y aquellos que están influenciados por factores externos.

Ahora bien, dentro de los objetivos de una optimización de costos, no se debe perder de vista el hecho de aumentar la rentabilidad de la organización. Pero, ¿cómo optimizar los costos en una empresa? Para eso, hay que revisar las actividades que no generan valor agregado y que pueden omitirse sin que ello afecte al funcionamiento normal del negocio.

La otra premisa sobre la que se sustenta todo proceso de optimización de costos de una empresa es que el valor añadido debe llevarse a cabo de la forma más rentable posible, con el mismo rendimiento o incluso mejor. Entre los puntos más destacados a evaluar, se encuentran los siguientes:

1. El usuario que ejecuta la optimización

Este procedimiento no necesariamente implica que deba ser realizado por la compañía. Todo análisis de costos en una empresa puede llevarse a cabo, tanto por un consultor externo como por colaboradores internos.

Eso sí, independientemente de quiénes realicen la labor, es importante que tengan en cuenta dos ejes para ejecutar la optimización de costos con éxito:

• Optimización de costos a mediano y largo plazo (globales, estratégicos).

• Optimización de costos a corto plazo (operativos).

2. Eventos específicos

Además de considerar los ejes estratégicos y operativos, es posible distinguir diferentes tipos de costos relacionados con eventos puntuales específicos.

En ocasiones, es necesario afrontar las crisis inesperadas que puedan surgir y mejorar resultados, por lo que una reducción de costos puede servir de ayuda para ello. Algunas de estas situaciones pueden ser:

• Descenso inesperado de ventas

• Disminución de los precios de venta

• Precios de materia prima

• Precios de compras en curso

• Optimización de costos anterior en pérdida

Muchas de ellas pueden funcionar para una situación particular y lograr asegurar la supervivencia de la empresa en el corto plazo, aunque probablemente afecten la vida futura de la organización.

En este sentido, es importante pensar en llevar adelante una administración de costos eficiente, ya que durante su ejecución, pueden dejarse de lado acciones como las siguientes:

• Procesos de investigación y desarrollo

• Estrategias de marketing

• Formación profesional

Si una empresa pierde este tipo de actividades por un proceso inexacto de reducción de costos, arriesga su competitividad y se expone a problemas más reales que pueden repercutir en la compañía a mediano y largo plazo.

3. El enfoque

La pregunta clave está relacionada con cómo estará enfocado el proceso para optimizar los costos en tu empresa y de qué manera se gestionará para que tenga éxito. En línea con esto, hay dos perspectivas posibles para lograrlo:

• Un enfoque proactivo permite influir en los costos de manera temprana y continua para tener resultados lo más precisos posible. Gracias a las nuevas tecnologías como análisis predictivo mediante Big Data, se puede realizar una administración eficiente, que sirva para mejorar la planificación.

• El enfoque reactivo se basará sólo en circunstancias particulares, sin ninguna planificación previa y sin incluir toda la cadena de valor ni todos los tipos de costos. Por consiguiente, la elección de esta perspectiva siempre va a quedar en desventaja ante un enfoque proactivo.

 

¿Cómo optimizar los costos en una empresa por Recursos Humanos?

Favorecer la optimización de costos de las empresas desde el área de personal es posible, teniendo en cuenta algunas recomendaciones. Existen políticas y medidas que no perjudican a los empleados y que resultan una buena forma de ahorrar en gastos laborales.

Por ello, te presentamos algunas de las principales recomendaciones para optimizar costos en Recursos Humanos.

1. Aplica una retribución flexible

Toda empresa que necesite realizar cambios en el área de Recursos Humanos para ahorrar costos laborales debe pensar en planes de retribución flexibles.

Esto es posible, gracias a ventajas fiscales y ahorro de impuestos que incrementan la imagen positiva de la organización, volviéndola atractiva para captar nuevos talentos.

2. Toma medidas de flexibilización

Dentro de una compañía, es importante considerar implementar ciertas medidas de flexibilización, cuidando que no repercutan negativamente dentro del rendimiento de la empresa y la productividad de los colaboradores.

Algunas de las decisiones principales que pueden tomarse en este sentido son las siguientes:

• Reducción de la jornada laboral.

• Reestructuración de las funciones en los departamentos y áreas.

• Optimización de tareas.

• Externalización de procesos administrativos.

• Traslados y desplazamiento de empleados. 

Todas estas medidas de flexibilización permiten la optimización de costos, ya que se piensa gradual y progresivamente en un modelo general y no particular.

3. Rediseña la prestación de servicios globales

En el marco de las operaciones internacionales, se hace muy complicado que las empresas (y, concretamente, el departamento de Recursos Humanos) adquieran información referente a lo siguiente:

• Actividades y cronogramas de procesos esenciales.

• Herramientas y recursos.

• Proveedores externos.

Por ende, muchos procesos en diversas zonas geográficas obligarán a las compañías a apostar por duplicar esfuerzos, lo que implica costos más elevados. Y esto no se traduce, necesariamente, en resultados de alta calidad.

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para optimizar costos y obtener los resultados esperados? Según determina el portal Gartner, las organizaciones tienen la opción de apostar por dos decisiones clave:

• Acordar los grados de estandarización global ante el local, para aquellos procedimientos centrales de Recursos Humanos.

• Establecer un proceso definido para la toma de decisiones, relacionada con la asignación de los recursos.

4. Revisa las exenciones

Para ahorrar costos laborales en relación a los salarios, las empresas deben analizar constantemente sus nóminas y revisar particularmente las exenciones.

Existen algunas que deben aplicarse para ciertos grupos de personas y que resultan una forma de optimizar costos, en caso de que se detecten a tiempo.

5. Evita la búsqueda de talento

Al contar con el personal que posea el talento necesario para la empresa, los costos operativos se ven mejor aprovechados, ya que se focalizan en los puntos en los que más se necesitan y no se desperdician en búsqueda de personal.

En este sentido, la optimización de costos resulta del proceso cuidadoso de selección del personal adecuado para cada tarea.

6. Aplica la protección de datos

Siempre hay que tener en cuenta que, para el ahorro de costos en políticas de Recursos Humanos, se consideran muchos factores en muchos niveles.

La optimización de costos basada en la protección de datos personales es un punto clave, ya que si no se cumplen estas directrices puede llegar a desencadenarse una serie de perjuicios económicos como multas y sanciones.

7. Desarrolla las capacidades

Otra manera para administrar costos en una organización, a través del sector de Recursos Humanos, es mediante el desarrollo de las capacidades adecuadas, que permitan optimizar la prestación de servicios de este departamento.

Actualmente, los entornos de trabajo necesitan nuevos tipos de capacidades por parte de los colaboradores. Y si bien una formación específica es capaz de mejorar el rendimiento de los miembros del personal a corto plazo, una estrategia pensada a futuro implica que las compañías deberán definir roles y cargos multifuncionales.

Determinar este tipo de cargos ayudará a que las organizaciones no sólo sean capaces de responder a los difíciles retos comerciales que puedan surgir, sino que también sean capaces de ahorrar en cuanto a los distintos costes.

¿De qué forma se pueden definir estos tipos de roles? A través de la evaluación de los siguientes factores:

• Rasgos de comportamiento.

• Experiencia destacada.

• Habilidades técnicas.

8. Sistematiza procesos administrativos y costos de distribución

Muchos procesos que implican sistematización pueden ser un buen lugar para la reducción de costos. Así que, pensar en alternativas que faciliten el desempeño de estas tareas es clave para una administración de costos eficiente.

Asimismo, en muchas ocasiones los costos de distribución de la información que resulta confidencial (como recibos o certificados) pueden resultar muy elevados.

Entonces, para una optimización de costos en este sentido, se puede pensar en formatos digitales que no impliquen recursos materiales.

9. Usa la tecnología

En el mismo marco del punto anterior, una buena forma de optimizar costos en el área de Recursos Humanos es pensar en incorporar herramientas de inteligencia artificial para HR Managers, como pueden ser el Big Data o, incluso, lo que es machine learning y todo el tema del aprendizaje automático.

Gracias a este tipo de recursos, es posible optimizar el tiempo y agilizar los procesos empresariales.

10. Renegocia con tus proveedores

Es posible que hayas conseguido un buen proveedor y no te hayas puesto a la tarea de renegociar tus nuevas tarifas. Pues, aunque no lo creas, esta es una excelente opción para que puedas optimizar costos y realizar una mejor gestión de las finanzas de tu empresa.

• Plantea argumentos objetivos: aunque tus proveedores no estén por la labor de cambiar la tarifa, si te apoyas en argumentos sólidos y coherentes, con los que puedas justificar esa reunión, es posible que acaben cediendo.

• Facilita los servicios para tu proveedor: una forma de cooperar con tu proveedor es la de evitar que invierta muchos recursos en ti. Si consigues reducir el tiempo de procesamiento de los pedidos, quizá esté más receptivo para una modificación en las tarifas.

• Plantea un futuro mejor: en caso de que sean tiempos de crisis, puedes plantearle a tu proveedor la posibilidad de recuperar las tarifas anteriores cuando se supere el mal momento y se recuperen tus ventas. También, podrías optar por asegurarle que la reducción de tarifas aumentará tus ventas, lo que derivará en una mayor cantidad de pedidos y será beneficioso para la persona o ente que te suministra los productos.

11. Abastece tu empresa con sólo lo necesario

En este punto, no pretendemos que conviertas tu empresa en una organización austera, la cual no invierte en procesos o herramientas costosas. Lo que pretendemos establecer es que debes ser muy analítico y saber exactamente el suministro que puedas necesitar en cuanto a elementos de materia prima, tecnologías o, incluso, el talento humano.

La idea es poder aprovechar todos los elementos que tengas a la mano y evites un desperdicio de los mismos. Para ello, puedes apoyarte en los inventarios, los cuales representan una excelente herramienta para un mejor control de tus recursos.

Ejemplos de optimización de costos en Recursos Humanos

Para tener un panorama mucho más claro en relación a la optimización de costos en Recursos Humanos, te compartimos esta serie de ejemplos:

Costos de contratación de personal

Es sabido que un proceso de selección y reclutamiento puede implicar importantes gastos para una organización, sin importar su tamaño y la actividad del mercado en la que se encuentre. Con el objetivo de hallar a los mejores candidatos para todo tipo de puesto de trabajo en una empresa, el departamento de RR.HH puede incurrir en gastos significativos.

Es por esto que la gestión de gastos es vital para toda empresa. Imagina la cantidad de dólares que se puede ahorrar por hacer más eficiente diferentes procesos y tareas de un área empresarial como es Recursos Humanos.

Los costos de contratación pueden abarcar:

• Portales pagos de búsqueda de talento.
• Publicidad para las ofertas de trabajo.
• Contratación de consultoras externas para la realización de entrevistas.
• Tiempo invertido en búsquedas, entrevistas y selección.

Si quieres mantener los costos de contratación bajo control, tener influencia en el presupuesto para una gestión eficiente y medir la efectividad de los reclutadores de personal, tienes que atender a los costos de contratación, como te contamos en este ebook sobre cómo gestionarlos y optimizar los presupuestos.

Fuente: Crehana

Desempeño

Al proporcionar a los empleados las habilidades y el conocimiento necesarios para desempeñarse mejor en sus roles, la empresa puede mejorar el desempeño general de la organización. Además, la capacitación y el desarrollo pueden aumentar la motivación y el compromiso de los empleados, lo que se traduce en un mejor desempeño y una mayor productividad.

En consecuencia, el ahorro en costos para Recursos Humanos, gracias a la optimización de los mismos, permite a las empresas invertir más en tecnología, con el propósito de hacer más eficientes los equipos. Un ejemplo claro es una plataforma de gestión del desempeño.

Entonces, ¿te gustaría aumentar los niveles de desempeño de tu equipo pero no sabes cómo hacerlo? La tecnología es tu aliada en este desafío. Por ejemplo, gracias a la plataforma de Crehana, puedes medir el desempeño de las personas que forman parte de tu empresa y así detectar oportunidades de mejora.

De esta manera, puedes alinear y gestionar los objetivos de las personas con el negocio, con el fin de contar con equipos de trabajo más eficientes.

El ahorro de costos en Recursos Humanos se podrá ver reflejado en ítems relacionados con la capacitación y la rotación de personal. Porque podrás detectar brechas de habilidades y trabajar en ellas.

Fuente: Crehana

Clima laboral

Si trabajas por un mejor clima laboral exitoso, la consecuencia inmediata se refleja en la reducción de la rotación de personal. De hecho, este es uno de los temas más complejos para cuantificar en toda área de Recursos Humanos. De acuerdo con Roberto Estrada, como se recoge en una publicación en Deloitte, “al momento de reemplazar a un colaborador se consideran dos costos directos: la selección y los días de entrenamiento o inducción, así también la salida de alguien en un puesto clave, trae una disminución del costo laboral, finalmente y el último punto a considerar es el nivel de productividad, cuando un colaborador se ha desvinculado y contaba con cierto nivel de experiencia, el reemplazo no tendrá la misma productividad desde el primer día, pues las curvas de aprendizaje pueden ser distintas dependiendo del perfil de la persona y su madurez profesional”.

Frente a esta situación, soluciones como Crehana pueden ayudarte a crear una mejor cultura entendiendo a tus equipos, para optimizar costos relacionados con la contratación y la rotación de personas. ¿Quieres identificar insights relevantes de cada persona y desarrollar un plan efectivo que convierta al talento humano en una ventaja competitiva para el negocio? La clave está en escuchar la voz de cada persona del equipo, para diseñar mejores experiencias.

Para lograrlo, puedes apoyarte en:

• La creación de encuestas que motiven la participación. Por medio de encuestas eNPS, puedes medir cómo es el clima laboral interno y la cultura organizacional, aparte de otros instrumentos de consulta. Perfecto para obtener insights nuevos y relevantes que te ayuden a tomar mejores decisiones.
• La implementación del feedback para el aprendizaje laboral. Todas las personas de la empresa, incluyendo los líderes y gerentes, pueden solicitar y brindar retroalimentación. Es la opción más recomendada para identificar y trabajar en las oportunidades de mejora.
• El ofrecimiento de reconocimientos, con el objetivo de fortalecer el compromiso y asegurar el orgullo corporativo. ¿De qué manera= por medio del otorgamiento de medallas para reconocer valores, competencias y logros, por ejemplo. Así podrás agilizar la medición del engagement, también.

Fuente: Crehana

El departamento de Recursos Humanos representa un papel estratégico en cualquier empresa. Poder gestionar el capital humano y pensar en cómo optimizar costos en personal resultan claves para construir procesos eficaces de productividad, competitividad y rentabilidad.

Ahorrar costos en recursos humanos permite conseguir mejores resultados con menos inversión al mismo tiempo que se implementan medidas para controlar otros aspectos de la empresa. Por ende, un HR Manager tiene que incluir en sus funciones estrategias de optimización de costos para que vayan en sintonía con la estrategia de la empresa.