La metodología Lean Six Sigma ha transformado radicalmente la forma en que las empresas abordan sus procesos de negocio, incluido uno de los recursos más valiosos y estratégicos: el capital humano.

Las grandes empresas, con sus estructuras organizativas complejas y diversas, se encuentran en una posición ideal para aprovechar al máximo el método Lean Six Sigma, ya que pueden obtener beneficios significativos en términos de eficiencia operativa, satisfacción de los empleados y resultados empresariales.

En este artículo, exploraremos a fondo cómo se aplica Lean Six Sigma en el área de recursos humanos en grandes entornos laborales. Descubrirás cómo esta metodología puede transformar la forma en que se gestionan los talentos y se toman decisiones estratégicas en una organización.

¿Qué es Lean Six Sigma?

Se trata de una metodología empresarial que combina dos enfoques de mejora continua: el Lean, que se centra en la eliminación de desperdicios y la optimización de procesos, y Six Sigma, que se enfoca en reducir la variabilidad y mejorar la calidad. Ello, con la finalidad de incrementar los niveles de productividad de los procesos organizacionales.

La aplicación de Lean Six Sigma en recursos humanos se ha vuelto cada vez más relevante en las organizaciones, ya que el capital humano desempeña un papel importante en el éxito empresarial. Desde la selección y contratación de personal hasta el desarrollo de liderazgo y la gestión del rendimiento, el método Lean Six Sigma puede optimizar diversos procesos de recursos humanos.

Fases de Lean Six Sigma

Si quieres comprender qué es Lean Six Sigma, tienes que conocer sus fases o niveles, cuyas letras iniciales conforman el acrónimo "DMAIC", que aquí te explicamos:

1. Definir el objetivo del programa.

2. Medir el tipo de funcionamiento del proceso vigente.

3. Analizar cuáles son los motivos de las ineficiencias presentes en cada proceso, por medio de la metodología Lean Six Sigma. 

4. Mejorar con el menor grado de inversión posible.

5. Controlar las aplicaciones realizadas para mantener los problemas en el nivel mínimo y alcanzar la máxima satisfacción del equipo.

Esta herramienta es perfecta para mejorar la calidad interna. Si quieres encontrar nuevas oportunidades de procesos con un gran impacto y esfuerzo equilibrado dentro de tu equipo, esta plantilla DMAIC en PowerPoint es lo que buscas.

Fuente: Crehana

¿Para qué sirve Lean Six Sigma?

Los beneficios del método Lean Six Sigma en empresas son múltiples. Más allá de los aspectos positivos relacionados con esta metodología de optimización de procesos, todos fomentan la productividad, el ahorro de costos y el mejoramiento del desempeño.

En esta sección, sabrás con más precisión qué es Lean Six Sigma y para qué sirve. Esto, por medio de los beneficios que aquí te detallamos:

1. Fortalecimiento del liderazgo

Los estilos de liderazgo mejoran en toda la estructura jerárquica de la compañía, ya que los cambios propuestos por Lean Six Sigma lo requieren para su implementación en toda la organización.

2. Ejecución de planes de capacitación

Para llevar a cabo un análisis de procesos de negocio efectivo y aplicar las herramientas que utiliza Lean Six Sigma, es necesario capacitar a los equipos de trabajo de la empresa.

Esto es beneficioso para cada talento humano y para la compañía, ya que se aprende a gestionar el tiempo, las fases de los procesos y la cadena de suministros, desde una perspectiva de la eficiencia.

3. Motivación del talento

Al saber qué es Lean Six Sigma y aplicarla en tu empresa, el capital humano estará motivado. En efecto, la formación profesional en relación con esté método es una de las vías principales para ocuparte de las personas de tus equipos y elevar la productividad laboral.

Por eso, procura desarrollar competencias en los equipos de trabajo que potencien el entendimiento acerca de qué es Lean Six Sigma y cómo ponerlo en acción en sus tareas cotidianas para elevar el rendimiento. 

4. Optimización de la comunicación

Al entender qué es Lean Six Sigma y desarrollar esta metodología, se vuelve imprescindible perfeccionar los niveles de comunicación por fuera y dentro de los departamentos empresariales.

Según un artículo de Forbes, es necesario conocer en profundidad las necesidades del cliente y mejorar la cadena de valor. Para ello, se debe fortalecer la comunicación y la colaboración entre aquellas personas que forman parte del talento humano de la organización. Todo, para lograr una experiencia positiva del cliente.

¿Cómo implementar la metodología Lean Six Sigma en tu empresa?

Comprender qué es Lean Six Sigma es llevar a cabo una correcta aplicación en tu compañía. Siendo así, te enlistamos algunas recomendaciones prácticas para utilizar las herramientas de Lean Six Sigma en tu organización:

1. Define el objetivo de la utilización de esta metodología

Para ello, se incluye un documento en el que se detalle el proyecto de Lean Six Sigma en particular y realiza un mapeo de todo el proceso que deseas mejorar.

La metodología de Lean Six Sigma se utiliza para identificar y eliminar actividades innecesarias o redundantes en los procesos de recursos humanos. Esto incluye la simplificación de flujos de trabajo, la automatización de tareas rutinarias y la reducción de errores administrativos. El objetivo es hacer que los procesos sean más eficientes y menos propensos a problemas.

Al hacerlo, se contribuye a la creación de un entorno laboral más productivo y satisfactorio, lo que, en última instancia, beneficia tanto a los empleados como a la empresa en su conjunto.

2. Establece cuáles serán las variables a analizar

La selección adecuada de estas variables permitirá una mejora enfocada en los procesos y resultados relacionados con la gestión de personas. De este modo, al determinarlas, se puede evaluar posteriormente su evolución al aplicar Lean Six Sigma. A continuación, se detallan algunas de las variables clave que se pueden analizar:

Tiempo de selección y contratación

Esta variable mide el tiempo que lleva desde la publicación de una oferta de trabajo hasta la contratación efectiva del candidato. Analizar esta variable puede ayudar a identificar problemas en el proceso de contratación y eliminar demoras innecesarias.

Retención de empleados

La tasa de retención de empleados es esencial para evaluar la satisfacción y la lealtad de la fuerza laboral. Identificar las causas de la rotación y reducirla es un objetivo importante.

Productividad laboral

Medir la productividad de los empleados en relación con los objetivos y expectativas de la empresa es crucial. El Lean Six Sigma aplicado a la mejora de procesos de recursos humanos permite identificar áreas de mejora y establecer estándares de rendimiento.

Costos de recursos humanos

Esto incluye los costos asociados con la contratación, capacitación, nómina, beneficios y otros gastos relacionados con el personal. Analizar estos costos puede revelar oportunidades para optimizar recursos.

Errores en la nómina o administración de beneficios

El número de errores en la nómina o en la administración de beneficios puede ser una variable crítica, ya que los errores pueden afectar negativamente la satisfacción de los empleados y aumentar los costos operativos.

Capacitación y desarrollo

Evaluar la efectividad de los programas de capacitación y desarrollo a través de métricas como la tasa de finalización y la mejora en las habilidades y competencias de los empleados.

Diversidad e inclusión

Evaluar la diversidad de la fuerza laboral y la inclusión en la organización puede ayudar a identificar áreas donde se pueden tomar medidas para promover una cultura más inclusiva y equitativa. Este es uno de los grandes beneficios de aplicar la metodología Lean Six Sigma en RR. HH.

Satisfacción del empleado

Puedes utilizar encuestas de pulso para evaluar el nivel de satisfacción de los empleados en varios aspectos, como el ambiente de trabajo, las oportunidades de desarrollo y la comunicación interna. La gran ventaja de aplicar este instrumento es que es muy fácil de crear e implementar gracias a las plataformas de clima laboral que existen en el mercado. 

Lo ideal es contratar un software que te brinde “atajos” para acelerar su creación. Tener la opción de trabajar con plantillas de encuestas de bienestar laboral o contar con la posibilidad de duplicar versiones anteriores es muy útil para ahorrar tiempo, así no tendrás que empezar desde 0.

Plataforma Clima de Crehana

3. Identifica las causas de las ineficiencias en los procesos

Al comprender las razones subyacentes detrás de los problemas o las ineficiencias en la gestión de personas, los profesionales de recursos humanos pueden tomar medidas concretas para eliminar o reducir estos errores y aplicar oportunidades de mejora. Igualmente, te recomendamos complementar la información recabada con estadísticas confiables y relevantes.

En primer lugar, se recopilan y se analizan datos relacionados con las variables que se están estudiando, como los tiempos de contratación, las tasas de rotación de personal o los errores en la nómina. La recopilación de datos precisos y relevantes es esencial para identificar tendencias y patrones que puedan indicar la presencia de problemas.

Se utilizan herramientas específicas de Lean Six Sigma, como el Diagrama de Ishikawa (también conocido como Diagrama de Espina de Pescado o Diagrama de Causa y Efecto) y el Análisis de Pareto, para visualizar y analizar los datos de manera más detallada. Estas herramientas ayudan a desglosar los problemas en categorías y a identificar posibles causas raíz.

Existen plataformas de desempeño que te permiten obtener la perspectiva de los empleados a través de sesiones de feedback. Los empleados pueden proporcionar información valiosa sobre los desafíos que enfrentan en sus roles y las posibles causas de los problemas en los procesos de recursos humanos.

Plataforma Desempeño de Crehana

4. Aplica las mejoras establecidas

Una vez que se han identificado las causas potenciales de las ineficiencias en los procesos, se priorizan según su impacto en los resultados y su frecuencia. Luego, se desarrollan estrategias de mejora específicas para abordar estas causas raíz y se implementan cambios en los procesos de recursos humanos para eliminar o mitigar los problemas. 

Hazlo en cada uno de los procesos que formen parte de la implementación del método Lean Six Sigma. Es importante hacer un manual de procesos actualizado a partir de las modificaciones establecidas.

Antes de la implementación, es esencial realizar una planificación detallada de las mejoras propuestas. Esto implica definir claramente los cambios a realizar, los responsables de la implementación y los plazos de ejecución. Es importante tener un plan sólido para garantizar que la implementación sea efectiva y sin interrupciones significativas en las operaciones de recursos humanos.

En muchos casos, es beneficioso realizar una fase de prueba piloto de las mejoras propuestas antes de su implementación completa. Esto permite identificar posibles problemas o ajustes necesarios antes de implementar los cambios en toda la organización.

Recuerda que es fundamental comunicar de manera efectiva los cambios propuestos a todos los involucrados, incluidos los empleados, los líderes de equipos y los demás departamentos. La transparencia y la claridad en la comunicación ayudan a garantizar la cooperación y la aceptación de las mejoras, así como comprender exactamente qué es Lean Six Sigma y para qué sirve.

5. Efectúa un control de la productividad

El control de la productividad no solo permite evaluar el impacto de las mejoras, sino que también proporciona información valiosa para la toma de decisiones futuras. 

Básicamente, ayuda a garantizar que los procesos de gestión de personas estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización y que se sigan aplicando prácticas de mejora continua para mantener la eficiencia y la calidad en el Departamento de Recursos Humanos.

Por eso, lleva a cabo un seguimiento de los procesos en estudio. Identifica los aspectos positivos y las potenciales oportunidades de mejora, gracias al método Lean Six Sigma. 

Esta plantilla de ejemplos de Lean Six Sigma en recursos humanos es una hoja de ruta estratégica para una gestión de talento de alto impacto. Descubre cómo implementar cambios sustanciales en tu organización con ejemplos prácticos que facilitan la identificación de áreas de mejora y aprende a aplicar el método DMAIC a tu contexto específico, transformando procesos para lograr mayor eficiencia, eficacia y satisfacción para tus empleados.

Fuente: Crehana

En resumen, al entender qué es Lean Six Sigma y poner en acción su método será posible optimizar los procesos de recursos humanos de la organización. Y así, alcanzar el máximo rendimiento de tu equipo. 

La metodología Lean Six Sigma proporciona herramientas y enfoques estructurados para identificar y resolver problemas, optimizar procesos y mejorar la calidad de la gestión de personas. Esto conduce a una fuerza laboral más eficiente y satisfecha, lo que a su vez beneficia a la organización en términos de productividad, rentabilidad y competitividad en el mercado.

¡Hasta el próximo artículo!