Un diagnóstico de necesidades de capacitación efectivo podrá garantizar que tu fuerza laboral esté equipada con las habilidades y conocimientos necesarios para alcanzar el éxito progresivamente. En el sector empresarial actual, la formación y el desarrollo de los colaboradores son elementos cruciales para el éxito de cualquier organización, por lo que es clave que las compañías sepan cómo desarrollarlos.

Según el portal Forbes México, un equipo de trabajo capacitado genera un entorno laboral donde los integrantes del equipo liberan todo su potencial y dan lo mejor de sí mismos. Asimismo, este medio indica que un buen diagnóstico de necesidades de capacitación y una formación eficaz permiten que las empresas se mantengan a la vanguardia y puedan llegar a liderar su sector comercial.

Para darle a tu empresa y a tu equipo de trabajo el impulso que necesita, en este blog post te indicaremos los pasos a seguir para realizar un diagnóstico adecuado para las necesidades de formación de tu empresa y, así, implementar las técnicas de capacitación más efectivas para tu equipo. 

Establece objetivos claros

Uno de los factores determinantes antes de realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación (y dónde fallan las empresas en crecimiento al brindar capacitación) es en establecer objetivos para este proceso. Usualmente, se delimitan los objetivos de la empresa a gran escala, pero las metas relacionadas con las acciones del equipo no resultan claras para los colaboradores o no se especifican adecuadamente.

Según indica la revista Harvard Deusto, los líderes empresariales saben que prosperar en la era digital exige afrontar las fuerzas disruptivas que transforman su sector con agilidad, confianza y apuestas nuevas y audaces. Para esto, desde el Departamento de Recursos Humanos es necesario establecer objetivos claros sobre lo que quieres conseguir y fomentar con tus programas de formación.

Antes de iniciar el proceso de diagnóstico de necesidades de capacitación, define claramente tus objetivos. En este sentido, es importante responder las siguientes interrogantes:

• ¿Qué habilidades específicas deseas mejorar en tus colaboradores?

• ¿Cuáles son los objetivos a largo plazo de la organización que la capacitación puede respaldar? 

Así, al establecer metas claras y concisas dentro de tu equipo de trabajo, tus colaboradores tendrán una dirección coherente durante todo el proceso de capacitación y podrán obtener los resultados deseados por la organización.

Determina las competencias adecuadas

Si conoces el nivel en el que te encuentras actualmente, podrás saber cuáles son las cualidades que necesitas para alcanzar los resultados deseados. Por ello,al realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación, es importante determinar qué comportamientos y habilidades serán necesarios para contar con un equipo que alcance los objetivos esperados.

Cuando se trata de empresas grandes que abarcan más de 1000 colaboradores, es indispensable dentro del diagnóstico de necesidades de capacitación identificar grupos de trabajo específicos, ya que cada departamento o equipo puede tener demandas de formación únicas, en función de sus roles dentro de la organización. 

Un gran ejemplo al momento de realizar este diagnóstico de necesidades de capacitación lo podemos ver en dos departamentos que suelen tener las empresas: el de informática y el de finanzas. En el primer grupo se necesita trabajar en sus habilidades informáticas, mientras que en el segundo se necesitan desarrollar cualidades orientadas hacia las inversiones, ahorro y estrategias financieras.

Para ayudarte a descubrir cuáles competencias pueden resultar las más adecuadas, te recomendamos la ejecución de encuestas o entrevistas para comprender las expectativas y requisitos de capacitación que cada grupo requiere. Contar con fuentes directas como son las de tu equipo de trabajo te servirá para saber cuál es la situación real de tu equipo y cómo ayudarle a desarrollar su potencial a través de los programas de capacitación.

Identifica qué competencias pueden entrenarse

Aunado al punto anterior, conocer las habilidades a mejorar en un diagnóstico de necesidades de capacitación no significa que todas puedan ser entrenadas. Algunas, simplemente, no pueden mejorarse o su entrenamiento requiere de altos costos a nivel de tiempo, esfuerzo y recursos.

Por ello, es fundamental identificar las competencias claves que pueden ser mejoradas mediante la aplicación de programas de enseñanza y cuáles no son recomendables que entren en el proceso. Esto te ayudará a definir el plan a seguir y que los colaboradores sepan más acerca de los objetivos que deben alcanzarse durante el proyecto formativo.

Aunado a ello, es importante determinar en tu diagnóstico de necesidades de capacitación el tipo de habilidades que requieren de mejora y su relación con los objetivos estipulados en un comienzo. Si bien es importante conocer y dominar aspectos empresariales, se trata de ofrecerles a los colaboradores mayores recursos para alcanzar las metas estipuladas.

Evalúa las habilidades actuales

Como paso importante dentro del proceso de diagnosticar necesidades de capacitación y desarrollo, es necesario realizar una evaluación detallada de las habilidades actuales de tus colaboradores. Puedes utilizar herramientas como:

• Evaluaciones en línea

• Entrevistas individuales

• Pruebas prácticas

• Simulaciones

• Pruebas de desempeño

• Evaluación de méritos

Estos recursos te permitirán obtener información precisa y por ende, te ayudarán a identificar las áreas donde se necesita mayor desarrollo y capacitación. En este sentido, te invitamos a utilizar nuestra Plantilla de matriz de competencias con la que podrás agilizar y optimizar el proceso de reclutamiento y capacitaciones dentro de tus equipos de trabajo.

Fuente: Crehana

Determina las brechas de rendimiento en tu equipo

Para ayudarte a realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación, es importante conocer las brechas de desempeño dentro de tu equipo de trabajo. Es decir, la comparación que existe entre el rendimiento real de un colaborador en un determinado ámbito y el desempeño esperado por la organización.

Cada empresa cuenta con estándares variables, por lo que existen compañías con valoraciones más altas que otras. Lo ideal es evaluar qué colaboradores están por encima o por debajo de este promedio, siendo estos últimos quienes más necesiten de los programas de capacitación (aunque los que tengan estándares superiores a la media tampoco están exentos de formación).

Precisamente, es el grupo por encima de la media en las brechas de desempeño el que se considera ideal para participar como expertos en la materia o el personal interno ideal para formar a otros colaboradores. Tenlo presente al realizar tu diagnóstico de necesidades de capacitación.

Prioriza las necesidades de capacitación

Una vez hayas identificado las necesidades de capacitación, es momento de darle prioridad a aquellas que tu organización considere más relevantes. Para ello, un buen referente es conocer el porcentaje de la plantilla que necesita ese tipo de formación.

De esta manera, tras el diagnóstico de necesidades de capacitación, tendrás la oportunidad de optimizar tu equipo de forma tal que los objetivos puedan cumplirse apropiadamente, en los plazos estipulados por la organización. Así, tu organización aprovechará sus recursos de la mejor forma posible y gestionará el tiempo y el esfuerzo del equipo de una mejor forma.

Y, de paso, con los diagnósticos de necesidades de capacitación, se irán reduciendo las brechas de desempeño en tu compañía, lo cual incrementará la calidad de tu equipo de trabajo, ayudando a formar una plantilla competitiva en el mercado.

Colabora con expertos internos y externos

Dentro de lo que es el diagnóstico de necesidades de capacitación uno de los aspectos fundamentales es el rol de profesionales durante el proceso de formación. Para garantizar la efectividad de los programas de capacitación dentro de la organización, es necesario que se produzca una colaboración con expertos internos y externos.

La idea es que, dentro de tu organización, cuentes con personal formado en determinadas áreas, que sirva de referente para que otros colaboradores puedan aprender. En este sentido, al realizar tu diagnóstico de necesidades de capacitación, busca trabajar con tus líderes de equipos internos y motivarlos para que enseñen a los colaboradores inmediatos y puedan mejorar sus habilidades corporativas.

De igual manera, también considera la posibilidad de contratar consultores externos especializados tras tu diagnóstico de necesidades de capacitación, puesto que no todas las empresas (especialmente aquellas que están comenzando o no disponen de tanto personal) cuentan con el personal calificado para abordar programas formativos. )aunque este punto requiere de una mayor inversión. 

Esta combinación de conocimientos, tanto dentro como fuera de tu compañía puede enriquecer significativamente tus programas de capacitación. Por ello, lo ideal es aprovechar las oportunidades que pueden ofrecerte consultores preparados y especializados en un área determinada.

Determina los programas personalizados

Al identificar necesidades de capacitación para desarrollar programas personalizados, ya sea para cada departamento de tu empresa o para cada colaborador de tu organización. Cada miembro de tu equipo avanza a niveles diferentes o cuenta con objetivos distintos a otros, por lo que debe conocer y manejar herramientas distintas a otros, por lo que un programa personal le resultará útil.

Utilizando los datos recopilados, procura desarrollar programas de capacitación personalizados para cada uno de tus colaboradores, asegurándote que estos sean flexibles y se adapten a las necesidades específicas de cada equipo. Además, deben poder adaptarse a las habilidades y competencias que necesitas fomentar para conseguir los objetivos organizacionales.

Un aspecto que puede ayudarte al realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación es utilizar nuestra herramienta de Desarrollo de equipos para potenciar las habilidades de tus colaboradores a través de contenidos de alta calidad y centralizar tus recursos de formación en un solo lugar.

Establece una evaluación costos-beneficios

Dentro de un diagnóstico de necesidades de capacitación también entra en juego el presupuesto pensado para cubrir la metodología de aprendizaje adecuada. Una vez pensado todo el plan de formación, es pertinente considerar aspectos como los siguientes:

• El tiempo de aprendizaje que se requiere

• La modalidad bajo la cual se imparte el contenido

• El desarrollo del contenido del programa

• El tiempo que se pierde al asistir al programa

• Los gastos extra, como los equipos o los desplazamientos necesarios

Por todo ello, es responsabilidad de la empresa encontrar el plan de formación adecuado y que cuente con la mejor relación costo-beneficio posible. De esta manera, se aprovecharán de mejor forma los recursos y el tiempo de los colaboradores.

Monitorea el proceso

El diagnóstico de necesidades de capacitación implica un proceso continuo, en el cual implementas estrategias para determinar donde existen brechas de formación dentro de la organización, pero también incluye un monitoreo constante de esas estrategias. ¿Por qué?

No sirve de nada implementar múltiples estrategias si con ellas no estás consiguiendo los resultados deseados, Por ello, en tu diagnóstico de necesidades de capacitación procura hacer seguimiento continuo de las técnicas implementadas y de la receptividad que están teniendo tus colaboradores, así como de los objetivos que se han alcanzado.

De ser necesario y si la situación lo amerita, también es fundamental realizar cambios hasta que encuentres la técnica que te ayude a conseguir una capacitación efectiva de tus colaboradores. La idea es proporcionar a tu equipo una experiencia positiva y provechosa, tras la cual tus colaboradores puedan poner en práctica todo lo aprendido y hayan obtenido el salto cualitativo esperado.

Diagnosticar las necesidades de capacitación por sí solas no resulta un proceso efectivo. No obstante, si lo acompañas de un programa de formación optimizado, puedes conseguir grandes resultados tanto para el desarrollo profesional de tus colaboradores como para los resultados de tu empresa. 

Esto solo podrás lograrlo si previo al proceso de diagnóstico de necesidades de capacitación determinas los objetivos de esta estrategia, divides a tus colaboradores para recibir formación por grupos de trabajo e identificas sus habilidades actuales para saber cuales deben potenciarse y en cuales se necesita formación completa.

Un diagnóstico de necesidades de capacitación de tu empresa que resulte acertado no sólo te ahorrará tiempo y dinero, sino que también podrás aprovechar el máximo potencial de los recursos disponibles dentro de tu organización. Recuerda, como HR Manager necesitas trabajar de la mano de tus colaboradores para lograr el éxito de la empresa y conseguir retener a los mejores talentos en ella.

¡Éxitos!