¿Conoces la relevancia de contar con gerentes de proyectos en grandes empresas? Este rol es imprescindible para mantener el orden y asegurar el cumplimiento de las expectativas. Sin los project managers, es muy difícil que las empresas de gran tamaño puedan superar los objetivos y entregar a tiempo los resultados previstos.
De hecho, cada vez son más las organizaciones que incorporan este rol en sus equipos. De acuerdo con hallazgos de estudios realizados por Anderson Economic Group, hay una creciente demanda y un alto valor de los trabajadores en ocupaciones orientadas a la gestión de proyectos.
Pero, ¿cuál es la relevancia del gerente de proyectos y por qué deberías de contar con al menos uno en tu equipo? Aquí te contamos todo lo que debes saber al respecto.
¿Qué es un gerente de proyectos?
Un gerente de proyectos, también conocido como Project Manager, es la persona encargada de coordinar y supervisar de manera global la ejecución de un proyecto, independientemente de sus características. Su responsabilidad principal radica en lograr resultados favorables en cuanto a tiempo, expectativas y presupuesto se refiere.
En el contexto de empresas de más de 500 empleados, la gestión eficiente de proyectos adquiere aún mayor relevancia debido a la complejidad de las operaciones implicadas en cada uno de los procesos internos. Así, el gerente de proyectos se convierte en un líder estratégico para tu organización, ya que es él quien articula y alinea los objetivos con los resultados esperados en pos de mejorar los resultados de tu negocio.
¿Cuáles son las características de un gerente de proyectos?
Entre las principales características de un project manager, se encuentran las siguientes:
- Liderazgo.
- Dominio de metodologías de gestión de proyectos.
- Capacidad para coordinar diferentes departamentos internos.
- Orientación a resultados.
- Comunicación efectiva y entrega de feedback positivo.
- Organización de tareas y recursos.
- Habilidoso para las negociaciones.
- Foco en la mejora de procesos.
¿Qué importancia tiene el rol del gerente de proyecto?
El rol de un project manager es fundamental. Veamos las razones:
1. Reducción de costos y riesgos
¿Tienes inconvenientes para optimizar los recursos en tus proyectos? En grandes empresas, esta situación puede ser bastante frecuente. Frente a esto, la contratación de un gerente de proyectos es la clave. De esta manera, podrás hacer más eficiente el uso y aprovechamiento de los recursos disponibles en tu empresa, como así también podrás minimizar costos y riesgos asociados.
2. Aumento de la productividad de la compañía
Otro punto a considerar es que el gerente de proyectos desempeña un papel clave para el incremento de la productividad de toda empresa. ¿De qué forma contribuye?
- Planificación estratégica: a partir de metas claras, hitos y entregables, el project manager realiza una planificación cuidadosa de cada uno de los proyectos. Esto permite tener una noción clara y transparente sobre plazos, recursos y costos.
- Coordinación de equipos multidisciplinarios: dado que los proyectos en grandes empresas implican la colaboración de diversos departamentos en simultáneo, el gerente de proyectos es el encargado de actuar como nexo. Facilita la comunicación y asegura que todos estén alineados sobre demandas y objetivos.
- Gestión del tiempo: el gerente de proyectos también es quien asume la responsabilidad de gestionar los plazos de entrega de cada entregable, fase o actividad. Esto incluye la definición de cronogramas, seguimiento de hitos y demás para evitar retrasos.
3. Mejora en el manejo de recursos
¿De qué otra manera un gerente de proyectos puede ser relevante en tu empresa de más de 500 personas? Por ejemplo, en la asignación de roles y responsabilidades de forma equitativa y aprovechando al máximo las habilidades y capacidades de los integrantes del tu equipo. Esto garantiza una adecuada distribución de cargas de trabajo.
4. Facilita la adaptación a los cambios
Si algo hemos aprendido tras la pandemia por Covid-19 es que los cambios son inevitables. Así como pueden aparecer de la noche a la mañana, también pueden darse paulatinamente (como es el caso de la transformación digital). Por fortuna, el gerente de proyectos es quien más sabe de esto y cuenta con las habilidades necesarias para adaptarse y adaptar al equipo a nuevas circunstancias.
En otras palabras, la capacidad de gestión del cambio del gerente de proyectos permite a los grandes equipos minimizar la resistencia y maximizar la aceptación.
Ahora bien, a propósito de los cambios, Natasha Marulanda de Uber habló de este tema en nuestro podcast de Amazing People: “cuando una organización decide cambiar tiene tanta prisa por hacerlo porque, además, todo se mueve muy rápido que, entonces, hacemos soluciones a la medida. Y ahí es donde cometemos errores. Por eso hay tantos detractores en las propuestas de cambio en las organizaciones”.
¿Cuáles son las funciones de un gerente de proyectos?
Las responsabilidades de un gerente de proyectos en empresas grandes abarcan una variedad de funciones clave. A continuación, te presentamos cuáles son los cuatro grandes grupos de deberes que todo gerente de proyectos debe cumplir:
1. Conocer las generalidades del proyecto
El gerente de proyectos lidera un equipo de trabajo para alcanzar las metas establecidas. ¿Qué implica esto? Cubrir las expectativas de todos los interesados e involucrados mediante las siguientes acciones:
- Definir el alcance del proyecto
- Establecer el cronograma de ejecución.
- Definir los estándares de calidad.
- Delimitar el presupuesto.
- Precisar los riesgos.
- Suplir las necesidades del cliente.
- Establecer los canales de comunicación.
- Mantener un contacto constante con los participantes.
- Respetar los planes de comunicación.
- Fomentar una comunicación clara y precisa.
- Impulsar estrategias de feedback constantes.
2. Conocer los criterios de la organización
Desde esta perspectiva, las organizaciones establecen las funciones que el gerente de proyectos debe desempeñar para contribuir al éxito general de la empresa:
- Añadir valor a la satisfacción de necesidades: esto implica la identificación y comprensión de las necesidades de los clientes y otras partes interesadas, para asegurar que los proyectos cumplan con los requisitos pautados.
- Fortalecer las relaciones entre los equipos de trabajo: el project manager es quien fomenta la construcción y mantenimiento de relaciones sólidas entre los empleados, con la promoción de un clima laboral positivo en el que reine la colaboración.
- Llevar relaciones cordiales con los patrocinadores: este rol mantiene a los patrocinadores informados acerca del progreso de los proyectos involucrados, como así también gestiona sus expectativas.
- Aumentar la competitividad de la compañía: en un mercado cada vez más competitivo, es necesario identificar oportunidades que permitan una mejor posición en el mismo. Por lo tanto, el gerente de proyectos también se encarga de analizar la situación en el mercado, anticipa tendencias y favorece al desarrollo de estrategias efectivas.
- Potenciar la oficina de gestión de proyectos: también contribuye al establecimiento de procesos y buenas prácticas que aseguran una gestión eficiente de cada uno de los proyectos.
3. Investigar el panorama de la industria
La función de investigación del gerente de proyectos es importante, ya que está relacionada con el impacto del proyecto en el cliente. Desde esta perspectiva, este rol debe:
- Mantenerse actualizado sobre las tendencias del mercado: debe estar al tanto sobre las últimas tendencias. Para eso, debe realizar un constante seguimiento de los cambios y las innovaciones que puedan influir en los proyectos de tu negocio.
- Monitorear el lanzamiento de productos o servicios relevantes: en este sentido, el gerente de proyectos debe revisar cómo pueden afectar los requisitos y las expectativas del cliente.
- Investigar cuáles son los nichos de mercado pertinentes: ¿cuáles son las oportunidades y segmentos específicos que pueden favorecer a una posición mejorada para tu empresa?
- Conocer la legislación relacionada con el proyecto: esto abarca requisitos legales, las normativas específicas y cualquier otro aspecto relacionado al éxito de tus proyectos.
- Identificar variaciones en herramientas o recursos relevantes: para alcanzar los mayores niveles de eficiencia posibles.
4. Promover las buenas prácticas laborales
Por último, el líder de la gestión de proyectos debe tener en cuenta las mejores prácticas, lo cual contempla:
- Orientar y entrenar a los empleados para mejorar su desempeño.
- Motivar al personal enseñándoles cuál es la dirección del proyecto.
- Participar en programas de capacitación corporativa para el desarrollo de tu equipo, de manera de revisar qué tan alineados están a los objetivos del negocio.
Fuente: Crehana
¿Cuáles son los conocimientos de un gerente de proyectos?
La formación y las competencias de un gerente de proyectos son fundamentales para asumir con éxito el rol en una empresa de gran tamaño. Este perfil requiere de un conjunto de conocimientos, habilidades y rasgos que aseguren su capacidad para gestionar proyectos de manera efectiva.
Conocimientos metodológicos
Para asegurar una correcta gestión de los proyectos, el project manager debe tener conocimientos tanto técnicos como metodológicos al respecto. Por lo tanto, esto contempla el dominio de diversas herramientas y técnicas de gestión de proyectos, para la planificación y control de riesgos, por ejemplo.
Habilidades de liderazgo
Coordinar un equipo no solo implica asignar tareas. Así, un gerente de proyectos debe inspirar confianza y motivar a los empleados a entregar lo mejor de sí en cada tarea. En otras palabras, debe ser un líder con habilidades de comunicación asertiva, con capacidad para tomar decisiones estratégicas y gestionar conflictos internos.
Pensamiento crítico
Un buen gerente de proyectos aplica la lógica frente a los problemas con el propósito de hallar soluciones. No se basa en las emociones del momento para proponer soluciones. Esto implica analizar la información y alcanzar conclusiones que se basan en datos objetivos.
¿Cuáles son los desafíos de un gerente de proyectos?
Como en todo cargo, siempre existirán desafíos que enfrentar. En el caso de un gerente de proyectos, no es la excepción. Revisemos los cinco principales:
1. Enfrentar la responsabilidad y autoridad
El nivel de responsabilidad es mayor en el caso de un gerente de proyectos. Sin embargo, esta disminuye en tanto se delegan las funciones al resto del equipo. Ahora bien, este desafío es delicado por la falta de proporcionalidad entre la responsabilidad inherente de este puesto de trabajo y la posibilidad de delegar funciones.
2. Imponer objetivos irrealizables
Otro desafío que los gerentes de proyectos enfrentan tiene que ver con el establecimiento de objetivos demasiados ambiciosos y, por lo tanto, no son alcanzables. Mientras que los líderes pueden imponer estas metas, los gerentes de proyectos pueden asumir la responsabilidad de evaluar qué tan viable son y proponer mejoras al respecto.
Para eso, es importante trabajar desde la cultura organizacional, para que la comunicación entre los equipos de trabajo sea fluida, abierta y transparente. Solo así los gerentes de proyectos podrán dar su perspectiva y hacer ajustes a los objetivos para lograr los resultados deseados.
3. Liderar cambios radicales
¿Sabías que, según un estudio que recupera Deloitte, solo el 34% de las iniciativas de cambio avanzan satisfactoriamente? Y aunque haya cambios que no sean tan drásticos, generalmente los gerentes de proyectos son los encargados de asumir retos de esta envergadura (y aún más en empresas grandes, para coordinar todas las partes involucradas). Tal es el caso de la transformación digital para los líderes.
Siguiendo este ejemplo, el hecho de empezar un proceso de transformación digital por primera vez implica varias instancias a tener en cuenta. Por consiguiente, el liderazgo de un cambio radical como este requiere una cuidadosa planificación frente a la cual todo project manager debe identificar y evaluar sus impactos, como así también debe comunicar sus beneficios y la necesidad de llevar a cabo este cambio.
En conclusión, contar con gerentes de proyectos en grandes empresas es imprescindible si se quiere mantener el orden interior y asegurar el cumplimiento de los objetivos del negocio. La responsabilidad y relevancia de este rol queda en evidencia por su capacidad de coordinación y supervisión de proyectos de diversa envergadura.
Si quieres liderar el futuro y que tu empresa se mantenga en una excelente posición en el mercado, no puedes dejar afuera a los project managers. ¡Reduce riesgos y asume nuevos retos sin miedo!