Las personas son fundamentales cuando se trata de alcanzar el éxito organizacional. Por ello, hacer una gestión eficiente de los equipos de trabajo es una de las tareas más importantes del liderazgo. Pero, para lograr esto, hay que reconocer que los colaboradores son seres con múltiples dimensiones y necesidades.
Cada uno tiene sus propias motivaciones e intereses; por lo tanto, el rol del Manager es entender estos puntos para resolverlos durante su gestión. Los equipos de trabajo deben ver que los líderes se preocupan activamente por su bienestar y desarrollo, tanto a nivel personal como profesional.
¿Cómo lograrlo? Más allá de formar un grupo de colaboradores, se trata de encontrar la manera de guiarlos promoviendo el aprendizaje continuo sin descuidar el clima laboral. A continuación, te describimos 9 prácticas para hacer una gestión de equipos de trabajo efectiva.
Promueve la comunicación
La comunicación es la base de la gestión de equipos de trabajo. Tal como explican en el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo de Chile (SENCE), la comunicación es fundamental para “construir relaciones positivas, agilizar procesos en las tareas y lograr el cumplimiento de los objetivos, a través de los distintos canales (cara a cara, escritos, gráficos y digitales)”.
Mencionan además que, en la gestión de equipos de trabajo, promover la comunicación es clave para:
- Mejorar el clima en el trabajo.
- Prevenir conflictos laborales.
- Aumentar la coordinación y fluidez de las tareas.
- Orientar al equipo hacia el objetivo común.
- Organizar las tareas.
- Agilizar el proyecto.
Por ello, es imprescindible que los líderes se esfuercen por mantener a los colaboradores al tanto de cualquier evento que ocurra en la empresa, sobre todo si afecta de algún modo su forma de trabajar.
Ahora bien, si hablamos de la gestión de equipos de trabajo remoto, la comunicación es aún más relevante. Al estar en espacios diferentes, las personas tienden a trabajar individualmente y tienen temor a hacer consultas a sus compañeros o supervisores, muchas veces por miedo a interrumpirlos en alguna labor importante.
¿Qué puedes hacer para promover una buena comunicación? Te recomendamos demostrar apertura hacia recibir y hacer preguntas para dar confianza a tu equipo. Por supuesto, esta actitud debe expandirse en todos los miembros del equipo para que la gestión de equipos de trabajo realmente tenga éxito.
Fomenta el trabajo en equipo y la colaboración
La gestión de equipos de trabajo tiene varios objetivos. Uno de ellos es crear un ambiente de confianza y seguridad en la empresa. Este servirá de estímulo para que los colaboradores puedan apoyarse entre sí al momento de realizar sus funciones.
Para lograr esto es importante fomentar la discusión y el diálogo entre los profesionales, así como proveer los espacios y recursos necesarios para que puedan compartir sus conocimientos y opiniones. Existen diversas formas de abordar la gestión de equipos de trabajo desde este enfoque:
- Realiza dinámicas para romper el hielo: los debates y las reuniones de brainstorming o lluvia de ideas son muy populares en estos casos, ya que fortalecen la interacción entre los colaboradores de manera activa.
- Permite el desarrollo del pensamiento crítico y argumentativo: la meta de la promoción del diálogo y la discusión en la gestión de equipos de trabajo es poder enriquecer al grupo con nueva información, no imponer ideas.
- Promueve el aprendizaje constante: si todos los miembros del grupo tienen información novedosa y distinta que compartir, el proceso de diálogo será más enriquecedor.
Sé transparente con tus colaboradores
Según explican Raquel Gracía León y José López Soriano en la revista en línea Digital Biz, “la transparencia es el mayor elemento de cohesión, facilita la generación de confianza entre las personas y la creación de un equipo unido y altamente efectivo”. Se trata de uno de los valores infaltables en la gestión de equipos de trabajo y liderazgo.
Los expertos continúan el artículo señalando que el liderazgo tradicional, estilo paternalista y autoritario, ahora está en el pasado. Desde ya hace algún tiempo, este ha sido reemplazado por una gestión de equipos de trabajo más moderna, que promueve una mentalidad abierta y la comunicación horizontal.
Así pues, la transparencia en la gestión de equipos de trabajo es fundamental. Pero, ¿cómo convertirla en la base de las estrategias de tu negocio? Según Digital Biz, existen tres pilares para construir la esencia de una cultura organizacional: el conocimiento, el capital intelectual y la gestión coherente. Aquellos factores deben reflejar la transparencia mediante la incorporación de ciertas prácticas, como por ejemplo:
- Compartir el conocimiento.
- Retroalimentación sincera.
- Evitar penalizar los errores.
- Liderazgo participativo.
- Comunicación interna.
Establece metas claras y específicas
Para que la gestión de equipos de trabajo sea realmente efectiva, los líderes deben establecer metas claras, dando así un sentido de dirección, enfoque y un propósito común al equipo. Es mejor que los profesionales sepan qué se espera de ellos para que puedan esforzarse por cumplir esas expectativas.
Sabemos que este proceso puede ser algo complejo, sobre todo si en tu empresa trabajan más de 1,000 personas; por ello, en las siguientes líneas te dejamos algunos consejos para armar un plan de gestión de equipos de trabajo claro y fácil de seguir por los colaboradores:
- Define el propósito general: antes de establecer metas específicas, es importante tener una comprensión clara del propósito general del equipo. Pregúntate: ¿Por qué existe este equipo? ¿Qué contribución debe hacer al logro de los objetivos organizativos generales?
- Identifica las metas específicas: desglosa el propósito general en objetivos específicos que puedan conseguirse en el corto y mediano plazo. Te recomendamos estructurarlos con la metodología SMART.
- Involucra al equipo en la definición de metas: esto aumenta su compromiso y sentido de propiedad. Puedes llevar a cabo sesiones de lluvia de ideas o reuniones para discutir y definir objetivos juntos.
- Establece un orden de prioridad para los objetivos específicos: no todas las metas son igual de importantes. Te sugerimos priorizarlas de acuerdo a su impacto en el propósito general y en los resultados deseados.
- Desarrolla un plan de acción: una vez que se hayan establecido las metas, es necesario definir paso a paso cómo se lograrán. Esto incluye identificar tareas, plazos y recursos.
- Comunica las metas a tu equipo: asegúrate de que todos los profesionales comprendan claramente cuáles son las metas y cómo contribuyen a ellas. La comunicación constante, como mencionamos antes, es esencial para mantener a todos en la misma página.
- Haz un seguimiento de las metas y mide sus resultados: establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permitan medir el progreso hacia el logro de las metas. Realiza un seguimiento regular y proporciona retroalimentación sobre el desempeño.
Por otro lado, seguro te preguntas cómo hacer que la gestión de equipos de trabajo sea efectiva a largo plazo. Es importante que, a medida que el equipo avanza, realices ajustes en función de los cambios en el entorno o en las circunstancias. La flexibilidad es importante para mantener las metas alineadas con los objetivos empresariales.
De hecho, la gestión de equipos de trabajo es un proceso continuo que requiere de mucha atención de los líderes, especialmente para mantener a todos enfocados en las metas y asegurar el éxito de la empresa.
Asigna los roles y las responsabilidades
Asignar roles y responsabilidades en una empresa es esencial para garantizar que la distribución del trabajo sea eficiente y que, sobre todo, no ponga en riesgo el bienestar del equipo. Esto quiere decir que la gestión de los colaboradores también es útil para evitar la sobrecarga laboral, una situación que dificulta el cumplimiento de objetivos.
¿Cómo evitar resultados negativos? Podemos dividir esta tarea en 3 pasos para asegurar una buena gestión del talento humano:
- Diagnóstico del equipo: analizar las habilidades, conocimientos y experiencias de los miembros del equipo para identificar sus fortalezas individuales.
- Asigna los roles según las capacidades de los miembros del grupo: asegúrate de que cada persona tenga un conjunto de tareas que vaya de acuerdo a su perfil.
- Comunica cuáles son tus expectativas: conversa con tu equipo para decirles lo que esperas de ellos y qué recursos tienen a la mano para llegar a esos resultados.
Al igual que en el caso anterior, es importante revisar y ajustar las funciones del equipo según sea necesario para responder a los cambios en el entorno empresarial y para promover su desarrollo profesional.
En resumen, la asignación de roles, como parte de la gestión de equipos de trabajo, implica un enfoque estratégico para aprovechar las fortalezas individuales y garantizar una distribución equitativa y efectiva del trabajo que sea sostenible a largo plazo.
Protege el employee experience
El capital humano se ha transformado a lo largo del tiempo; actualmente, los colaboradores no son solo un número en la plantilla. De hecho, se les considera como agentes esenciales para el crecimiento y éxito empresarial. Por lo tanto, la gestión de equipos de trabajo también debe estar enfocada en asegurar su satisfacción.
Es recomendable armar una política de gestión de recursos humanos que gire entorno a la creación de una buena employee experience. Los Managers deben alimentar la motivación laboral en todo momento para no perder productividad y asegurar el cumplimiento de objetivos en el tiempo.
Pero, ¿qué es importante tener en cuenta? Hay que considerar los siguientes aspectos como pilares de la gestión de capital humano:
- Clima laboral: los colaboradores deben sentirse cómodos trabajando día a día. Te recomendamos cuidar las interacciones entre el equipo y los líderes, el estilo de comunicación, la asignación de tareas, el código de conducta, etc.
- Condiciones de trabajo: es necesario determinar qué modalidad de trabajo le resulta más cómoda a los colaboradores, sin perjudicar los resultados de la empresa (trabajo remoto, presencial o híbrido).
- Desarrollo profesional: para motivar al equipo y evitar la fuga de talentos, es indispensable brindar oportunidades de crecimiento. Los colaboradores deben ver las posibilidades que tienen para seguir desarrollando su carrera profesional.
- Reconocimiento laboral: reconoce y valora el trabajo de tus empleados. Puedes hacer a través de premios, bonificaciones, de forma verbal o escrita. Utiliza nuestras plantillas de mensajes de reconocimiento para armar el tuyo con facilidad.
Ayuda a tu equipo a organizarse
Aunque existen diversos modelos de gestión del talento humano, todos necesitan planes de organización para seguir la misión de la compañía, alcanzar la visión y lograr las metas a largo plazo. Por ello, en la gestión de equipos de trabajo se debe determinar cómo será la ejecución de las tareas diarias para asegurar el cumplimiento de los objetivos más urgentes, es decir, los de corto y mediano plazo.
Es responsabilidad de los líderes o Managers organizar planes de acción tomando en cuenta a todos los miembros del equipo, pensando en sus intereses y habilidades para que puedan ejecutar cada tarea con eficiencia. Te recomendamos utilizar el liderazgo participativo durante la gestión de equipos de trabajo, para que la organización sea un trabajo colaborativo.
Cada profesional debería opinar, por ejemplo, acerca de los plazos de entrega para asegurar que sean realistas. Los colaboradores conocen mejor su rutina y cuánto les tomará llegar hasta el objetivo, así que imponer plazos exigentes, que no podrán cumplirse, solo favorecería al estrés laboral.
Recuerda que la gestión de equipos de trabajo debe priorizar siempre el bienestar del equipo para asegurar buenos resultados. Otra forma de hacer esto, además de incluir a los profesionales activamente en el proceso de decisión, es proporcionar al equipo algunas herramientas de organización para ayudarlos a programar su agenda.
Por ejemplo, existe Trello, un planificador visual diario para organizar los planes y proyectos por medio de tablas, checklists y tarjetas intuitivas y así mejorar el flujo de trabajo. También está Notion, la “navaja suiza de la productividad”. Según expresan en su propia web, permite “almacenar de forma ordenada y práctica casi cualquier unidad de información”, especialmente útil para la gestión de equipos de alto rendimiento.
Haz evaluaciones regularmente
Medir el avance del equipo en la gestión de equipos de trabajo es fundamental porque proporciona una visión clara y objetiva del progreso hacia el logro de metas y objetivos. Sin una evaluación periódica, es difícil determinar si el equipo está en el camino correcto.
Esta medición, como parte de la gestión del talento humano, permite a los líderes tomar decisiones informadas, ajustar estrategias, asignar recursos de manera eficiente y, en última instancia, garantizar que el equipo trabaje en función a lo esperado. Además, en base a los resultados de las evaluaciones es posible detectar si es necesario ajustar la política de motivación para no poner en riesgo la productividad.
Otro beneficio de implementar un plan de gestión de capital humano con evaluaciones periódicas es que facilita la identificación temprana de problemas o obstáculos que puedan surgir en el camino. Esto permite tomar medidas correctivas de manera oportuna, evitando que los problemas se conviertan en desafíos más graves.
Programa sesiones de feedback de forma regular
Según explica Carlos Mariño, profesor del curso online de Feedback y conversaciones difíciles, el fin de brindar retroalimentación es transmitir un mensaje para mejorar o cambiar aspectos con los que no hayamos quedado completamente satisfechos.
Antes de hablar de los beneficios del feedback en la gestión de equipos de trabajo, en primer lugar, hay que destacar dos tipos de feedback: el feedback positivo y el negativo. Aunque sabemos que ambos son muy importantes, el negativo puede ser el más complejo.
Existe una línea muy delgada entre dar feedback y criticar: ser constructivo. Por ello, es necesario pensar y elegir las palabras con cuidado, ya que en la gestión de equipos de trabajo es muy fácil que el feedback suene como una opinión en lugar de ser información de valor que le permita al colaborador mejorar.
Entonces, ¿cómo dar feedback a mi equipo de trabajo? Estas son algunas recomendaciones:
- Básate en hechos y sé objetivo.
- No hagas referencia a la persona, sino a la acción.
- Da la retroalimentación en privado.
- No resaltes solo aspectos negativos, sino también positivos.
- Escucha atentamente y demuestra apertura para recibir feedback.
- Sugiere acciones de mejora.
- Toma en cuenta otros factores que pueden alterar la recepción del mensaje, como el lenguaje corporal y el tono de voz.
- Sé empático.
Por otro lado, un artículo de Harvard Busines Review recomienda que la entrega de feedback sea un hábito de la gestión de equipos de trabajo. Los Managers deben tratar de hacer comentarios constructivos en el momento, pero, para lograrlo, es necesario cambiar la percepción de los profesionales acerca de esta dinámica. Muchos profesionales la consideran negativa, aunque siempre les beneficiará si se ejecuta correctamente.
Te recomendamos contar con una plataforma de Desempeño para programar las sesiones de feedback y asegurar que este proceso sea constante. En Crehana, te ofrecemos diversas herramientas para armar las reuniones según las necesidades del equipo, de este modo, lograrás que sean más productivos.
Plataforma de Desempeño de Crehana
La gestión de equipos de trabajo implica poner en práctica tus conocimientos y establecer un plan de acción para llevar a tu team a la meta en base a una buena comunicación, transparencia y organización.
Todos estos elementos son indispensables para asegurar que la satisfacción laboral y la motivación siempre estén presentes en el espacio de trabajo. No los pierdas de vista para asegurar que tu estilo de gestión de equipos rinda los resultados que esperas.