Hacer un seguimiento de proyectos efectivos en Recursos Humanos permitirá verificar que las metas dentro de la compañía se estén cumpliendo, ya que con solo crear un plan no es suficiente, es necesario monitorear los avances para saber si los métodos o estrategias están funcionando dentro de la organización.

En este post, te daremos las recomendaciones que debes seguir para saber cómo hacer un seguimiento de proyectos efectivo. De esta manera, tu departamento podrá lograr una mayor optimización del tiempo, ser más productivo y competitivo.

Asigna los recursos adecuados para el seguimiento

Uno de los primeros pasos que conlleva un seguimiento de proyectos es el referente a la asignación de recursos. Es necesario que los líderes de cada proyecto se encarguen de la repartición de estos bienes de la empresa, ya sean humanos, financieros o materiales, para que cada miembro del departamento pueda llevar a cabo sus actividades. 

Durante el seguimiento de proyectos es importante que los gerentes revisen la asignación de recursos, en caso de que falte alguna maquinaria o equipos para completar las labores.

Por ejemplo, el departamento de RR.HH. necesitará revisar el presupuesto cuando se haga el seguimiento de un proyecto de marca, en el cual tendrá que diseñar campañas de comunicación que estén alineadas a la cultura organizacional. Para ello, es necesario tener un presupuesto si se desea tener un impacto significativo en la audiencia, ya sea el talento interno o el que se desea contratar.

Por esta razón, es recomendable que cuando se haga un seguimiento de proyectos, el gerente evalúe si los recursos asignados para esta tarea son suficientes o cumplen más expectativas.  Asimismo, las empresas también deberían invertir en los programas de capacitación y desarrollo, siendo parte esencial de los proyectos que desarrolla el departamento de Recursos Humanos.

La formación del talento no solo permitirá que desempeñen de una mejor manera sus tareas, sino que a su vez contribuye al crecimiento de la empresa y evita la rotación de personal, evitando gastos económicos y logísticos para la organización. Esto es posible gracias al seguimiento de proyectos.

Si el departamento de RR.HH. asigna recursos para los programas de capacitación es esencial hacerle un seguimiento a este proyecto, ya que el gerente debe evaluar cuáles serán los cursos que necesita cada equipo, de acuerdo a sus labores.

Utiliza las herramientas adecuadas

Una de las mejores estrategias para hacer un seguimiento de proyectos en el departamento de Recursos Humanos es utilizando herramientas y software de gestión, ya que a través de ellos podrás ejecutar procesos como los siguientes:

• Monitorear las métricas.

• Diseñar calendarios.

• Incluir a varios miembros del equipo en la supervisión.

Antes de hacer un seguimiento de proyectos es importante que se definan bien los objetivos del mismo, y se establezcan cuáles son los resultados que se esperan obtener y cómo será la repartición de tareas entre los miembros del departamento de RR.HH. De esta manera, será más sencillo el monitoreo del plan.

Una vez que estén claros estos objetivos se puede pasar a monitorear los avances del proyecto, ya que los colaboradores tendrán claro cuáles son los aspectos a los que deben hacer un minucioso monitoreo. Este es el momento en que deben aplicarse las herramientas para la gestión de proyectos, que serán claves para quienes están involucrados en desarrollar las actividades cumplan sus tareas. 

A continuación, te presentamos algunas herramientas que puede utilizar el departamento de RR.HH. para hacer un seguimiento de proyectos.

1. Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos (PERT)

Este recurso para el seguimiento de proyectos permite programar, organizar y planificar detalladamente las tareas de una estrategia de negocios. Es similar al diagrama de Gantt, que veremos más adelante, aunque su estructura es diferente.

Desde Crehana queremos ayudarte a mejorar el seguimiento de proyectos, por eso te ofrecemos nuestro ejemplo de diagrama de PERT para que puedas monitorear las actividades y tareas dentro de tu equipo de RR.HH.

Fuente: Crehana

2. Diagramas de Gantt

Este tipo de recursos para el seguimiento de proyectos facilita la visualización del proyecto, ya que lo muestra como un cronograma. Además, muestra los hitos y pasos claves del plan de trabajo.

3. Tableros Kanban

Es una herramienta especializada para visualizar el estado de las tareas asignadas, dado que lo muestra en columnas, por lo que la visualización de los avances o pendientes será más sencilla.

4. Inteligencia Artificial

Incluso, es posible utilizar el desarrollo tecnológico para garantizar un buen seguimiento de proyectos. Como bien menciona el portal Harvard Business Review, la IA (Inteligencia Artificial) ya ha impactado la gestión de proyectos mediante el uso del aprendizaje automático en áreas como la predicción, análisis, evaluación de riesgos y asignación de recursos. Por ende, es una buena herramienta para el monitoreo de proyectos.

Así como estas herramientas son necesarias en el inicio del proyecto, es recomendable que una vez se avance en las tareas se incluyan software de gestión de proyectos, para poder hacer un seguimiento más minucioso y automatizado. Estas herramientas para el seguimiento de proyectos son un instrumento de apoyo para anticipar posibles errores o inconvenientes a futuro. 

Asimismo, de acuerdo a Forbes, en el seguimiento de proyectos añadir un sistema o software de gestión ayudará al departamento de Recursos Humanos a mejorar los tiempos de respuesta, reducir costos operativos y analizar de una manera más efectiva procesos y datos.

Por todo ello, es importante conocer algunas alternativas para canalizar un buen seguimiento de proyectos. Por ejemplo, el producto Evaluaciones de desempeño, con el cual podrás monitorear el rendimiento de tu equipo de trabajo y saber si el plan está dando sus frutos.

Fuente: Crehana

Realiza reuniones de seguimiento 

Llevar a cabo un seguimiento de proyectos de forma exitosa depende de la participación de un gran equipo, por eso es que las reuniones para tratar los avances de las tareas son importantes, no solo para rendir cuentas del trabajo realizado, sino para controlar el proceso y detectar cualquier inconveniente.

Las reuniones para el seguimientos de proyectos en el departamento de RR.HH. servirán también para que todo el equipo esté actualizado con los avances de las actividades. Es importante, puesto que existe la posibilidad de que algunos miembros pueden desconocer algunos de los procesos y eso les impida continuar en algunas de sus labores asignadas.

Incluso, es la oportunidad perfecta para que el gerente de proyectos evalúe la administración de tareas, con el fin de que todo el proceso sea más fluido y coordinado. En esta parte del seguimiento de proyecto se podrá determinar si es necesario agregar otros miembros al equipo para facilitar el trabajo de una manera más colaborativa.

Durante estos encuentros, los involucrados en el plan de recursos humanos informarán sobre cualquier imprevisto que hayan tenido en el desarrollo de sus actividades, ya sea con algún miembro del equipo interno o externo. 

Por ejemplo, si se planifica el seguimiento de proyectos que tienen que ver con People Analytics para la retención de talento, las reuniones de seguimiento permitirán la retroalimentación entre los miembros del equipo, dado que entre todos podrán analizar los datos obtenidos a través de encuestas o entrevistas. 

Es importante que eventualmente se realicen este tipo de reuniones para poder visualizar el avance del proyecto, porque será la manera en poder hacer las medidas correctivas y preventivas necesarias a tiempo. Además, servirá para poder ver cuáles son los objetivos alcanzados y los que quedan por concretar.

Elabora informes de forma periódica

Una de las principales recomendaciones para hacer un seguimiento de proyectos es realizar informes de manera periódica para dejar constancia de todos los avances dentro de los plazos establecidos. En este documento, cada uno de los integrantes del departamento que participe en el proyecto deberá detallar cómo va en las tareas que le asignaron.

Los informes de seguimiento de proyectos deben contener los siguientes elementos:

• Las actividades culminadas

• Las tareas que aún están pendientes 

• Los obstáculos encontrados en el desarrollo de cada actividad

• Quiénes han intervenido o colaborado para el cumplimiento de las tareas

En caso de que el proyecto que lleve a cabo el equipo sea para mejorar el clima laboral de la empresa, en el documento se pueden explicar las estrategias y acciones específicas que han tomado para conseguir su objetivo. Además, es posible abordar cómo han involucrado a los diferentes talentos de la empresa para cuestionarlos sobre el ambiente de la organización. 

Si por el contrario, el proyecto es para establecer beneficios, reconocimientos o recompensas para los colaboradores, elaborar un informe sería ideal, ya que en él se podrá detallar la investigación realizada al mercado laboral, con el fin de ofrecer remuneraciones competitivas a las demás organizaciones. La información del documento hará que los líderes de la empresa ofrezcan mejoras salariales, ya que podrán comparar a la competencia con el presupuesto que disponen.

Además, de este informe de recursos humanos se puede realizar un documento general después de cada reunión de seguimiento, porque de esta manera quedará constancia de lo hablado en cada encuentro y, así, será más fácil comparar los avances que ha tenido el departamento de RR.HH.

Los documentos se pueden hacer de varias formas, como por ejemplo:

• Crear un documento de Excel que permita detallar cada actividad y quién será el responsable de la misma. 
• Automatizar esta tarea a través de plataformas de recursos humanos.

Analiza los resultados obtenidos

El análisis de los resultados obtenidos tras el seguimiento de un proyecto es uno de los aspectos esenciales para obtener el éxito. Al finalizar cada plan de trabajo, se deben medir los resultados y comunicarlos a todos los miembros del equipo. 

Este tipo de pasos para seguir un proyecto servirá para identificar las fallas que se tuvieron en el proceso para corregirlas en un próximo plan. De igual forma, se verán los aspectos positivos para implementarlos en otra ocasión.

El departamento de Recursos Humanos puede implementar herramientas tecnológicas para evaluar el impacto positivo o negativo durante el seguimiento de proyectos. Como, por ejemplo, hacer encuestas o cuestionarios que les permitirán tener respuestas inmediatas por parte de los colaboradores de la organización.

Los resultados obtenidos en el seguimiento de proyectos permitirán al equipo comparar un antes y después de la puesta en práctica del plan. Un ejemplo de cómo funciona el análisis de resultado de un proyecto de RR.HH. es cuando la empresa tiene que prescindir de una cantidad determinada de colaboradores por falta de presupuesto. 

Una vez la empresa toma esta decisión, el departamento de Recursos Humanos debe informar a los equipos que no se verán afectados. Es claro, que esta situación puede afectar el clima laboral, generando desmotivación o miedo en los colaboradores.

Aquí es cuando viene el análisis de los resultados del seguimiento del proyecto. Una vez hayan comunicado la información a los miembros de la compañía, el departamento deberá evaluar el impacto de la noticia, de manera que no afecte en el desempeño del talento.

En caso de que las bajas hayan causado un efecto negativo en los miembros de la empresa, será necesario que el líder de RR.HH. implemente una serie de medidas para mejorar el ambiente laboral. Esto, lo podrán lograr una vez analicen los resultados del seguimiento del proyecto.

El seguimiento de proyectos es fundamental para poder anticipar errores o cambiar el rumbo de las estrategias de recursos humanos. Para ello, establecer objetivos y monitorear los planes de trabajo serán la clave para que los objetivos de la organización se hagan realidad, ya que permitirá que se detecte a tiempo cualquier futuro inconveniente.