¿Estás buscando apps de productividad para mejorar la gestión de tu equipo de trabajo? Sin lugar a dudas, las aplicaciones de productividad son imprescindibles en lo que respecta a la integración de necesidades y requerimientos de las empresas para optimizar procesos, escalar proyectos y hacer “rendir el tiempo” de forma eficiente.

Si buscas que tu equipo disponga de una comunicación directa entre todas las personas involucradas de tu organización, que puedan organizar sus proyectos y áreas de trabajo de manera más efectiva y sincronizada, estos software de gestión de tareas son imprescindibles. Ayudan no solo a ahorrar tiempo, también a reducir costos y tomar decisiones más certeras.

¿Quieres conocer algunas de las apps que te ayudarán a mejorar tus procesos productivos? Conoce cuáles son las mejores apps de productividad y por qué en esta nota.

1. Asana 

Asana es una app de productividad con la que es más fácil administrar el trabajo y el tiempo que conlleva la realización de cada proyecto del negocio. Cuenta con una amplia variedad de herramientas y funciones que permiten una gestión del equipo eficaz, como hacer seguimiento o mantener comunicación con las personas involucradas.

Así, Asana es un excelente software de productividad con el que los equipos no pierden de vista el trabajo. Veamos en detalle las principales características de Asana para la productividad de las empresas:

Más de 100 integraciones disponibles

Este software para gestión de equipos está integrado a Dropbox, por lo que tu equipo tiene la posibilidad de acceder a toda la biblioteca de archivos para adjuntar los que deseen en sus tareas. De esta manera, todo el departamento puede visualizar la información de los proyectos y así desempeñar su labor de una mejor manera.

Otras aplicaciones con las que se puede integrar Asana son Slack, Google Email, Outlook y Adobe Creative Cloud. Es ideal para reunir todo en un solo lugar, para comunicarse, colaborar y coordinar el trabajo de forma centralizada.

Asignación por grupos de trabajo

Imagina esta situación: tienes varios equipos interdisciplinarios en tu organización y necesitas asignar tareas y proyectos según cada grupo. Genial, esto puedes realizarlo desde Asana. ¿De qué manera? Veamos. Permite crear grupos de trabajo a los que podrás asignar a los diferentes áreas de tu empresa.

En ellos, se tiene la posibilidad de crear proyectos o diversas tareas destinadas a cada equipo o individuo. Además, en cada tarea, se pueden dejar comentarios sobre las pautas a seguir.

Organiza el trabajo de tu equipo

En relación a las tareas, existe la opción de determinar su prioridad y establecer un plazo límite en el que los grupos o individuos deberán presentarlas. Finalmente, con esta herramienta digital de trabajo se puede monitorear a cada departamento y revisar si están cumpliendo con sus encargos y plazos límites.

Fuente: Asana

2. Todoist

Todoist es una plataforma de administración de proyectos que permite organizar tu trabajo y tomar control en el orden y desarrollo de las tareas que se van creando y asignando.

Con esta aplicación orientada a la gestión de equipos, tu equipo tiene la posibilidad de:

• Crear tareas y subtareas
• Determinar el nivel de prioridad
• Establecer fechas límites para cada tarea
• Colocar recordatorios
• Emplear etiquetas y filtros para las búsquedas de proyectos o tareas
• Visualizar la productividad del equipo

Definitivamente, es una de las apps de productividad que te permitirán sacarle el máximo provecho a cada uno de los departamentos de tu empresa, pues te ayudará a mantenerlos bien organizados y hacerle seguimiento a las tareas que se les ha asignado. 

3. Evernote

Evernote es una aplicación de productividad orientada a la organización del trabajo, universidad o vida personal. Se caracteriza por ofrecer herramientas que permiten crear notas, compartirlas y editarlas de forma colaborativa.

Estas son las principales características de Evernote para la colaboración:

Democratización del acceso a la información

Todo departamento cuenta con muchos archivos, herramientas y listados con data relevante. Es muy común que todo esto esté disperso en la nube. Evernote resuelve esto con su producto desarrollado para equipos: libretas y espacios compartidos para crear una wiki de la empresa.

Integraciones con otras apps de organización laboral

Además, esta app de productividad puede conectarse con Google Calendar, con el objetivo de que no se pierda de vista ningún detalle de tu agenda. Por ejemplo, si tienes una reunión programada, Evernote te recordará la fecha y también te brindará consejos para que realices algunas acciones como tomar nota durante la reunión, con el fin de que no pierdas de vista datos importantes.

Gestión de potenciales clientes

Si tu empresa cuenta con un departamento de Sales, ¿qué mejor que una herramienta de productividad permita cruzar información con el CRM? ¡Para no perder ninguna oportunidad de venta! Así, con Notion se puede guardar correos electrónicos, archivos de seguimiento en diversos formatos (como PDF o Excel) y todo lo relacionado a los contactos, para convertir prospectos en clientes.

Asignación de tareas

Finalmente, al igual que en las apps de productividad mencionadas previamente, esta app de productividad permite asignar las tareas a las personas o grupos deseados y determinar su nivel de prioridad. Asimismo, da la posibilidad de organizar tus tareas de dos maneras:

• Por proyecto
• Por fecha de vencimiento

Esta app de productividad reúne todo lo necesario en materia de creatividad y elevación de la productividad de los equipos: “Hoy, creatividad y productividad son dos elementos que hacen de la vida profesional un camino con nuevos desafíos. Mantener las operaciones a la distancia, sin sacrificar calidad ni presupuesto, representa una robusta tarea para los grandes y pequeños proyectos. Sin lugar a duda, hacerlo posible requiere de estrategia, organización y un factor clave en los tiempos actuales: tecnología digital de vanguardia”, se menciona en una publicación disponible en señala Forbes.

Fuente: Evernote

4. Slack

Slack es una herramienta para gestión de equipos que permit crear canales para cada departamento de cualquier empresa. Esto facilita la comunicación, de una manera mucho más ágil y sencilla, al mismo tiempo que se pueden crear grupos para identificar por sección o proyecto.

Dialogar con personas internas y externas al equipo

Los canales de esta app de productividad pueden ser usados para interactuar tanto con los actores internos de una organización como con los externos. Es decir, se pueden crear canales corporativos que sirvan como espacio común para mantener la comunicación con proveedores o clientes.

No perder de vista lo importante

Por otro lado, Slack es considerada una de las mejores apps de productividad, debido a que te permite realizar las funciones como:

• Programar reuniones
• Compartir archivos 
• Crear y conectar flujos de trabajo

Formatos variados de comunicación

¿Sabías que esta plataforma de trabajo permite enviar notas de voz? Slack también permite hacer videoconferencias y compartir la pantalla para mejorar la comunicación con el equipo, clientes, socios y proveedores de servicio.

Fuente: Slack

5. Trello

Trello es una plataforma de productividad que se basa en la creación de tableros para gestionar los proyectos, organizar las tareas e impulsar el trabajo en equipo. Veamos dos características relevantes sobre Trello:

Funciones de seguimiento y gestión de proyectos

• Configurar calendarios
• Añadir personas
• Establecer fechas
• Consultar parámetros de productividad
• Asignar tareas
• Supervisar al equipo
• Adjuntar archivos

Vista Calendario para visión clara del trabajo por delante

Trello dispone de una opción de visualización del calendario editorial, como bola de cristal, que facilita tomar conocimiento sobre las tareas futuras, según pendientes y fechas de finalización de las tareas del tablero.

Se trata de una de las apps de productividad que te permitirán optimizar el trabajo de tu empresa, gracias a una mejor organización y comunicación simultánea que podrás mantener con tu equipo u otras personas, mientras realizas las tareas que tengas pendientes.

Asimismo, esta app de productividad es gratis, en tanto tiene una versión básica gratuita que permite crear tableros y tarjetas, con ciertas limitaciones que pueden desbloquearse en los planes pagos.

Un punto no menor es que, a pesar de que estos espacios digitales facilitan la interacción entre miembros de la empresa, lo cierto es que, para que el trabajo sea óptimo, es clave que el líder del equipo desarrolle habilidades de productividad que le permitan construir equipo más organizado para obtener mejores resultados.

Fuente: Trello

6. Monday.com

Monday.com es un software de productividad, en el cual las empresas pueden crear flujos de trabajo para interactuar con sus equipos. Estos son los principales beneficios de Monday:

Plantillas disponibles para los flujos de trabajo

Para la creación de estos flujos, puedes elegir entre más de 200 plantillas que ofrece el programa. Además, se pueden personalizar según las necesidades o preferencias que se tengan.

Interfaz intuitiva y amigable para el usuario

Desde ya, Monday es considerada una de las mejores apps de productividad. No solo por las funciones que tiene sino también porque cuenta con una interfaz intuitiva que permite que todos los miembros que emplean está plataforma puedan hacerlo de manera sencilla, sin necesidad de pasar por una capacitación previa.

Gestión de los proyectos sin perder el foco

Con Monday.com, se pueden realizar diversas funciones:

• Agregar archivos o documentos a tu espacio
• Enlazar tableros
• Notificar a los equipos o personas.
• Realizar seguimientos temporales

También, se pueden integrar distintas herramientas en un mismo flujo, con el fin de que puedas acceder a los datos o importar y exportar los documentos que requieras sin ninguna complicación. 

Fuente: Monday.com

7. RescueTime

Otra de las apps de productividad que pueden ayudar a mejorar tu desempeño o el de tu equipo es RescueTime. Esta plataforma calcula el tiempo que le dedicas tanto al trabajo como a otras distracciones para, finalmente, recibir un reporte detallado de las interacciones. Incluso es una de las apps de productividad para Android más recomendadas.

La página oficial de RescueTime define esta app como: “una poderosa herramienta de administración del tiempo que le dice exactamente cómo pasa su tiempo en sus dispositivos digitales para que pueda desarrollar mejores hábitos, ser más productivo y dedicar más tiempo a un trabajo significativo”.

Identificación rápida de distracciones reales

RescueTime permite conocer, de forma exacta, en qué lugares se pasa más tiempo con el fin de que lo evalúes y plantees nuevos hábitos o busques  ejercicios para mejorar la concentración. Esto con el propósito de adquirir las habilidades blandas necesarias que favorezcan a la concentración en el trabajo y que permitan equipos de alto rendimiento.

Bloqueo de distracciones

Por ejemplo, RescueTime  envía notificaciones o alertas cuando se ingresa a sitios que  generan distracción. Finalmente, esta aplicación es capaz de bloquear algunos sitios para evitar distracciones.

Sin lugar a dudas, estas funciones son imprescindibles y hacen que esta app de productividad sea más que necesaria para llevar adelante el trabajo del día a día del equipo. En este sentido, puede catalogarse como una de las mejores apps de productividad para el personal.

Fuente: RescueTime

8. Crehana

¿Sabías que, de acuerdo con un estudio realizado por la Universidad de Warwick, los empleados felices son un 12 % más productivos? Esto significa que la productividad no sólo es una cuestión que atañe a la medición del tiempo que demanda cada tarea y su optimización. Esta también está relacionada con la satisfacción de cada persona de tu compañía.

Escucha qué tienen las personas de tu equipo para decir

Crehana cuenta con un producto específico para escuchar la voz de cada persona de tu equipo de trabajo y así diseñar mejores experiencias. Si te interesa medir y gestionar la satisfacción, para tomar mejores decisiones en favor de la cultura interna, con la plataforma de  engagement de Crehana puedes:

• Crear encuestas: para medir el clima y la cultura.
• Implementar el feedback: para identificar las oportunidades de mejora.
• Brindar reconocimientos: que luego se pueden canjear por beneficios.

Mide el engagement de tu equipo

Con Crehana, puedes agilizar la medición del engagement. Tan solo tienes que implementar instrumentos para ese fin. Así podrás visualizar resultados en tiempo real, ya sea por persona o equipo, gracias a esta app de productividad.

Puedes seguir:

• Respuestas
• Feedbacks enviados
• Feedbacks finalizados y en proceso
• Conocer quién recibió reconocimiento y de parte de quién

Fuente: Crehana

9. Zapier

Para terminar con las apps de productividad para equipos de trabajo, Zapier no podía faltar en esta lista. Está disponible para usarla en la web o como extensión en Google Chrome. Entre las características más importantes de Zapier:

Automatización del trabajo

Esta herramienta permite automatizar buena parte del flujo de tareas de un equipo, para ahorrar tiempo y esfuerzos. Pero, ¿de qué manera? Reduciendo las tareas más manuales y tediosas.

Por lo tanto, a los equipos de marketing se les facilita la tarea de gestionar el ciclo de vida de los potenciales clientes, por ejemplo. Asimismo, los departamentos de gestión de clientes o soporte pueden automatizar sus comunicaciones para responder más rápido a las inquietudes o dudas de los clientes.

Así, Zapier puede ser considerada una app de productividad en tanto permite automatizar tareas que demandan tiempo.

Integración con más de 5000 aplicaciones

Zapier puede integrarse fácilmente con aplicaciones que se usan en tu empresa. Esto incluye Google Drive, Trello, Salesforce, Asana, Slack, Google Calendar, Outlook, Twitter, Facebook, Microsoft Teams, Notion y muchas más.

Fuente: Zapier

¿Listo para optimizar el trabajo de tu empresa y establecer mejores relaciones de comunicación con tus equipos? Revisa las apps de productividad que hemos compartido en esta nota y añade a tu empresa la que más se acomode a tus formas de trabajo y necesidades.

No olvides que parte de la productividad está relacionada directamente con el desarrollo de habilidades tanto blandas como duras. Alcanza las metas de tu negocio potenciando a tu equipo con la ayuda de estas apps e incluyendo programas de capacitación acordes.