¿Quieres ser la sensación del momento? Saber cómo escribir un comunicado de prensa efectivo es muy necesario si buscas divulgar información importante de tu marca, sea por objetivos de posicionamiento y reconocimiento, o para compartir un mensaje de forma efectiva a tu público objetivo. Por ello, si pensabas que las notas de prensa no eran útiles para tu estrategia de marketing, es momento de que empieces a escribir comunicados de prensa que sean irresistebles para los periodistas. 

Y, por suerte, haz llegado a buen puerto. En esta nota, te enseñaremos cómo escribir un comunicado de prensa paso a paso para que llegue de forma efectiva a tu público target. ¡Esta estrategia de marketing no te decepcionará!

¡Vamos!

1. ¡Prepara el mensaje!

Para aprender cómo hacer un comunicado de prensa, Claudia Palacios, periodista y profesora del curso online de Comunicación Asertiva, nos explica que existen tres fases para poder expresar un mensaje correctamente: preparación del mensaje, construcción del mensaje y divulgación del mensaje. 

Entonces, en primer lugar, para saber cómo hacer un comunciado de prensa, tienes que preparar el mensaje. Más allá de si dominas el tema, es importante esquematizar de una manera metódica la información en un boceto. Para ello, es necesario tener la capacidad de poder sintetizar el contenido de un comunicado de prensa en un texto que no dure más de 10 minutos en leer. Asimismo, será pertinente hacernos las siguientes 6 preguntas:

• ¿Qué quiero decir?
• ¿A quién se lo voy a decir?
• ¿Qué tanto sabe mi público del tema?
• ¿Cuánto tiempo tengo para decirlo?
• ¿Cómo evito que el público se distraiga?
• ¿Cómo hago para hacerme entender?

Adicionalmente, otras interrogantes que te puedes plantear para saber cómo hacer un comunicado de prensa efectivo son:

• ¿Cuál es el promedio de edad?
• ¿Cuál es la localización geográfica?
• ¿Qué nivel de instrucción tienen?
• ¿Cuáles son sus normas sociales y culturales?
• ¿Cuáles son las circunstancias de la comunicación?

Aquí, se resalta la importancia de tener en claro el tema y el público al que nos dirigiremos, pues es lo básico para saber cómo hacer un comunicado de prensa. Responder estas preguntas te dará herramientas para optimizar la comunicación y tener mayor claridad al transmitir el mensaje.

Si te preguntas de qué puedes hablar en una nota de prensa, deberás tener en cuenta que las temáticas necesitan ser relevantes para el ámbito periodístico. 

Situaciones en las que se pueden presentar ejemplos de comunicados de prensa

• Momentos de crisis
• Para desligarse del comportamiento de uno de sus colaboradores que no se alinea con los valores organizacionales
• Publicar un nuevo estudio
• Invitación a un evento especial
• Actualización de balances médicos después de un siniestro
• Lanzamiento de un producto nuevo
• Rectificación de información falsa
• Anuncios de fusiones empresariales
• Posturas sobre problemáticas polémicas   

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2. Designa el tiempo de duración del texto

Antes de empezar a redactar, en el caso de que se trate de un discurso, es importante también tomar en cuenta el factor tiempo. Usualmente los comunicados de prensa se basan en una comunicación escrita, sin embargo, estos también se pueden dar oralmente. En este caso, es importante redactar un discurso que se adapte al tiempo que tenemos. 

El cerebro de una persona promedio se ha adaptado a la inmediatez y a recibir múltiples estímulos, lo que quiere decir que el lapso de atención se ha reducido a lo largo de los años. Entonces, pensar que podemos brindar una comunicado de prensa que dure horas es absolutamente ridículo. 

La recomendación que propone nuestras profesora Claudia Palacios es partir el mensaje. Asigna un tiempo determinado a cada una de las partes del comunicado de prensa y, si es posible, cronometra qué puedes decir en el tiempo asigando. Revisa tus palabras y pule tu mensaje pensando qué aporta cada oración al objetivo principal. También, la periodista colombiana sugiere dividir el comunicado en pequeños subtemas. 

¿Cómo aplicar estos consejos para redactar un comunicado de prensa escrito? En ese caso, toma en cuenta que este documento no puede ser largo. Este debe tener una extensión de máximo de una cara y debe de evitar ser redundante con la información, de forma que tendrás que elegir tus palabras con precisión. 

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3. Arma el encabezado

Acá, deberás insertar el logo corporativo, la fecha y lugar de emisión de la nota. Te recomendamos personalizar tu nota e indicar el nombre del periodista.

4. Construye una introducción poderosa

Definitivamente tendrás que iniciar con algo que impacte, y ¿qué impacta más que los datos estadísticos o los hechos noticiosos novedosos? Si se trata de un comunicado de prensa en el cual anunciarás algo nuevo, como el release de una nueva versión de tu producto, su reciente éxito o un evento que organizarás, entonces puedes ser creativo y lucirte con tu ice breaker.

Sin embargo, si se trata de un comunicado de prensa en el que informarás algo sobre un problema social o cultural, o responderás ante un problema o una crisis, será esencial iniciar con sensibilidad y empatía.

En general, en tu introducción deberás desarrollar y contextualizar la idea principal.

5. Desarrolla la historia del comunicado de prensa

El texto debe estar estructurado de forma sintetizada (no más de cinco párrafos) y debe estar optimizado para ser atractivo y para generar interés. En lo posible, incluye números y datos estadísticos para permitir que tu historia sea convincente y creíble. 

Comienza escribiendo la idea principal de lo que quieres decir, la cual debe ser una frase corta y concreta. Esto es importante porque se debe tener en claro lo que queremos comunicar, ya que aquello nos ayudará a direccionar la redacción del comunicado de prensa. 

Después, redacta de 5 a 10 ideas que quieres mencionar. Ten en cuenta que estas frases deberás hacer que encajen con las características de la audiencia. 

En este momento, el objetivo es depurar, aclarar y jerarquizar las ideas. Por ello, es importante que las escribas, puesto que visualizar todas tus ideas te permitirá pulirlas y dejar las más valiosas para el comunicado de prensa.

Por otro lado, debemos tener en cuenta que en el cuerpo debemos responder fundamentalmente a las cinco preguntas del periodismo:

• Qué: ¿qué pasó? ¿Cuál es la historia? ¿Qué está pasando?
• Quién: ¿quién está involucrado? ¿Qué compañía? ¿Qué individuos?
• Cuándo: ¿cuándo sucedió? ¿Cuándo sucederá?
• Dónde: ¿dónde ocurrió o ocurrirá el evento?
• Por qué: ¿por qué le importa al lector?

Para escribir un comunciado de prensa, será importante evitar ser redundante y repetitivo; no obstante, se deben dar suficientes datos como para mantener a los receptores alineados con los objetivos del mensaje que se quiere comunicar.

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6. Termina con una conclusión que invite a la reflexión

En este punto, te aconsejamos cerrar tu comunicado de prensa haciendo una reflexión sobre la información dada. Para ello, no temas hacer preguntas y dejar las respuestas a la imaginación de tus lectores.

Asimismo, colocar un llamado a la acción es de gran utilidad, pues permite que tu lector sepa exactamente lo que te gustaría que hiciera después de leer tu nota de prensa. Finalmente, te recomendamos agregar tus datos de contacto.

7. Piensa en un título y subtítulo que impacten

Saber cómo hacer un comunicado de prensa, implica tener la creatividad para crear un título que atrape al usuario. Y, para lograrlo, este debemos idearlo al final, puesto que, tras haber redactado toda la nota de prensa, es cuando mejor dominaremos el tema y mejor podremos sustraer la frase que resuma todo el texto.

Una vez que tengamos el cuerpo escrito, entonces, será momento de pensar en el título y subtítulo, dado que estos deben de representar una síntesis de todo el texto. 

Escribe un título que refleje claramente el objetivo del comunicado. Este deberá ser una oración llamativa para que el periodista quiera continuar leyendo.

Procura que el título del comunicado de prensa sea específico, directo, fácil de entender y que esté optimizado con una estrategia SEO para posicionarlo en los motores de búsqueda y en social media. La frase debe ser memorable e impactante, y debe estar ligada al interés de las personas.

Finalmente, no olvides el subtítulo, el cual no debe tener más de 20 palabras; el objetivo es proporcionar más información sobre tu noticia, pero de forma que genere mucha intriga.

Características de un título exitoso:

• Claro
• Específico
• Comprensible
• Redactado en voz activa
• Debe contener palabras claves para obtener buen posicionamiento en los motores de búsqueda

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8. Agrega recursos complementarios

El texto puede estar acompañado de fotografías, gráficos, infografías, vídeos, testimonios de terceros, entre otros. Todos deben ser seleccionados con precisión, pues ayudarán a incrementar la credibilidad de tu comunicado de prensa.

Este recurso no debería dispersar al lector, sino más bien, reforzar el mensaje.

9. Firma el comunicado de prensa

Entonces, para terminar con toda la parte de producción, detalla el nombre, apellido y puesto del representante de la organización encargado del mensaje. 

¡Listo! Ya sabes cómo hacer un comunicado de prensa, ahora pasemos a los puntos referentes de la post-producción.

10. Difunde tu comunicado de prensa

Por un lado, es de suma importancia que los integrantes de la organización conozcan y comprendan correctamente el contenido del comunicado y su intención. Los empleados de la empresa pueden amplificar, clarificar y precisar el mensaje en sus círculos de influencia. Asimismo, es recomendable contar en la web con una sección dedicada a los comunicados de prensa para que puedan consultarse posteriormente. 

Entonces, puedes publicar tu comunicado de prensa en los siguientes lugares:

• En tu sitio web para que cualquier interesado acceda a comunicados de prensa anteriores.
• En tus redes sociales para que tus seguidores puedan compartirlo también.
• En mails para mantener informados a tus clientes actuales y potenciales.

Sin embargo, hoy, en la era de las redes sociales, si bien las empresas tienen la capacidad de compartir sus propias comunicaciones de prensa en sus cuentas públicas o en sus sitios web para que sean revisadas por el público en general; muchas veces, esto no ayuda una estrategia de posicionamiento exitosa, ya que Google obvia estos comunicados de sus resultados. 

Entonces, se considera más efectivo que utilices un servicio de distribución de relaciones públicas para que el comunicado de prensa llegue a más personas. Por ejemplo, puedes buscar periodistas relevantes para compartir el comunicado de prensa. Escríbeles con anticipación para que puedan leer el comunicado y añadir algo sobre el mismo. De esta manera, obtendrás mejores resultados. 

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11. Mide los resultados de tu nota de prensa

La organización debe estar atenta a la brecha entre su intención en la estrategia de comunicación y la repercusión real que ha tenido. Una encuesta es una herramienta valiosa para este fin.

Por ello, realiza una encuesta de percepción en tu audiencia para conocer el impacto de la noticia. Esto te ayudará a seguir mejorando.

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¡Hemos llegado al final del artículo y ya sabes cómo hacer un comunicado de prensa! Con estas herramientas ya estás en condiciones de crear tu primera nota de prensa. Sin embargo, antes de publicarla, te recomendamos revisarla varias veces y dejar que tus colegas te aconsejen si hay cambios que se podrían hacer.

Asimismo, puedes solicitarle a personas que tengan características similares a la de tu público objetivo que lean el documento. Escucha su feedback con mucho cuidado y presta atención a su lenguaje corporal. Esto te brindará información valiosa para determinar si el mensaje de la nota de prensa se ha expresado adecuadamente. ¡Recoge sugerencias y aplícalas para que quede perfecto!

Por otro lado, no olvides que, antes de comenzar a escribir, deberás configurar el documento de tu nota de prensa para utilizar los tamaños estándar de fuentes e imágenes. El formato correcto facilita a los periodistas encontrar la información. Si necesitas ayuda para ello, puedes guiarte de nuestro  ejemplo de comunicado de prensa.

Y, ¡listo! Si sigues todos estos pasos, ayudarás a que tu organización obtenga visibilidad y mejore su reputación. ¿Qué estás esperando si ya sabes cómo hacer un comunciado de prensa exitoso? ¡Nosotros sabemos que lograrás posicionarte efectivamente!

Finalmente, si te interesó este tema y quieres profundizar en tus conocimientos, te recomendamos revisar nuestros cursos de marketing digital. Recuerda que puedes desarrollar más competencias de negocios de forma ágil y entretenida con nosotros. ¡Definitivamente no tienen pierde! 

¡Mucha suerte y lúcete con tus comunicados de prensa!