¿Aún no conoces una app para firmar documentos? ¿Sueles manejar grandes cantidades de documentos que necesitan ser firmados virtualmente? No te preocupes, con estas aplicaciones podrás firmar con el dedo, un lápiz electrónico o importar tu firma digitalmente sin preocupaciones.

Una de las grandes ventajas de utilizar una app para firmar documentos, es que tiene la capacidad de disponer el uso del papel. También puede proteger tus documentos y los de tu empresa conservando una validez que los respalde. 

En este post te brindamos una lista de aplicaciones para gestionar tus firmas en línea y cómo realizarla. ¡Toma nota y automatiza aquellos procesos de forma rápida y sencilla!

¿Qué es la firma digital?

La firma digital se refiere a una autenticación que sustituye la firma tradicional, es decir, aquella escrita a mano y en papel. Claramente aún se sigue manejando esta modalidad por cuestiones de seguridad y evitar la duplicación de dicha firma. Sin embargo, hoy en día existen métodos ciertamente seguros que muchas empresas utilizan.

Utilizar una app para firmar documentos facilita un proceso automatizado para acelerar tareas y agregarles seguridad. Por ello, el preparar facturas, documentos o formularios, será más eficiente y ordenado con la firma en línea. 

Fuente: iStock

El simple hecho de poder firmar documentos digitalmente es una gran ventaja. Por ello, te brindamos 11 apps para firmar documentos que facilitaran tus procesos de firmas digitales:

1. Contasimple

Contasimple es una app para firmar documentos especializada para empresas autónomas profesionales. Contiene una gran cantidad de opciones como firmar las facturas, presupuestos, pdfs, entre otros. Cada firma se almacena de forma virtual en la nube y sobre todo de forma segura.

Asimismo, te permite gestionar otros ámbitos de tu empresa, no solo documentos. Por ello, esta app para firmar documentos se encarga de acelerar el proceso de firma digital al ser muy fácil e intuitiva de usar porque utiliza la FacturaE. Es compatible con Android e iOS, por lo que puede estar al alcance de tu mano.

Fuente: Contasimple

2. Docusign

Esta app para firmar documentos es una de las más conocidas en el mundo en su tipo. Con una variedad de integraciones de manera sencilla y segura. DocuSign permite a los usuarios almacenar documentos gratis en la nube de forma automática, dentro de ellos se encuentra casi la biblioteca completa de Microsoft. 

En cuestiones de compatibilidad, Google, SalesForce y Oracle son las principales en darle soporte. También ofrece un periodo de 30 días gratis en modo de prueba, si no logra convencerte, puedes cancelarlo en cualquier momento. Por último, esta app para firmar documentos es compatible con dispositivos móviles en Android e iOS.

Fuente: DocuSign

3. Eversign

Eversign es una app para firmar documentos con precios muy accesibles para todos. Tiene la capacidad de ayudar a pequeñas y grandes empresas, con sus funciones de gestionar contratos, procesar datos y guardarlos en la nube.

Esta plataforma permite emitir una firma electrónica que será monitoreada en todo momento. Solo es cuestión de abrir el documento, crear una firma, rellenar otros campos dinámicos y dejar que Eversign se ocupe del resto. De esta forma podrás usarlos en contratos de nuevas técnicas de negociación con proveedores, cartas de contrataciones, propuestas de ventas o cualquier otra cosa que requiera una firma.

Fuente: Eversign

4. HelloSign

Otra app para firmar documentos es HelloSign, tiene un control de almacenamiento en la nube variado, entre ellos está Google Drive, OneDrive, Evernote y Dropbox. Contiene una versión gratuita disponible solo para firmar 3 documentos al mes. 

Una característica que identifica a esta app para firmar documentos es que se puede crear la firma digital importando una imagen y dibujándola con el mouse. En el caso de usar un dispositivo móvil, se puede crear la firma digital con un nombre (cuando se trata de documentos no oficiales). 

Fuente: HelloSign

Otros beneficios que incluyó Hello Sign recientemente son

• La herramienta Hello Works. Permitirá convertir los formularios pdf en archivos totalmente editables.
• Infraestructura de datos. Almacena documentos en nuevos países norteamericanos y europeos.
• Retención de datos. Asegura una protección utilizando inicios de sesión únicos y seguros.

5. SignNow

Otra app para firmar documentos es SignNow, anteriormente tenía el nombre de CuidaSign. La característica principal de esta herramienta es que es completamente gratis y sin límites de uso de documentos a firmar. 

Tiene la capacidad de crear plantillas predeterminadas de tus documentos para poder utilizarlos en otras ocasiones y exportarlos en diferentes aplicaciones. También puede recopilar de forma rápida la firma de varias personas para posteriormente enviarles las firmas por correo electrónico. Lo mejor de esta app para firmar documentos es que puede utilizarse incluso sin una conexión a internet. 

Es fácilmente personalizable porque se puede añadir textos y fechas en diferentes áreas de los documentos y es compatible para descargar en dispositivos Android e iOS.

Fuente: signNow

6. Signeasy

¿Sabías que Signeasy es una de las 50 aplicaciones para negocios más populares del mundo? Esta app para firmar documentos te permite firmar y enviarlos a correos electrónicos, guardarlos en la nube o exportarlo a una computadora. 

En cuestiones de almacenamiento, esta app para firmar documentos tiene incorporado un soporte con Dropbox, Google Drive, Evernote, entre otros. Contiene una prueba gratuita de 7 días y puedes acceder a ella desde su web oficial. 

Fuente: SignEasy

¿Eres responsable de la gestión en recursos humanos y tienes que mandar un memorándum a los miembros de tu equipo? Te brindamos esta plantilla gratis donde una vez firmada podrás gestionarla con alguna app para firmar documentos.

7. Adobe Sign

La plataforma Adobe asegura que Adobe Sign es una excelente app para firmar documentos, haciéndoles un seguimiento y enviándolos a otras personas para que puedan firmar en cualquier momento, lugar y sobre todo, de forma rápida y segura.

Aunque no es gratis y sería de las plataformas más caras, contiene una prueba gratuita de 7 días.  Las firmas poseen ID digitales basados en certificados para autenticar su veracidad, cada firma digital se basa en una tecnología de cifrado que se vincula con el documento. Esto lo hace una app para firmar documentos muy profesional y confiable.

Fuente: Adobe Sign

8. Sinatura

Sinatura es una app para firmar documentos basada en tecnología biométrica. La persona que reciba el correo electrónico con el archivo lo firma fácilmente sin la necesidad de registrarse. Tiene la facilidad de tener uno o más firmantes por documento. 

También, es posible usarlo desde cualquier dispositivo móvil, tablet y computadora. En el caso de ser una firma manual es recomendable usar una tableta gráfica, de forma que sea legible al visualizar el documento. Con Sinatura podrás crear formularios, plantillas y más.

Fuente: Sinatura

9. Validated ID

Otra app para firmar documentos parecido a Adobe Sign es Validated ID, cuenta con un sistema de reconocimiento de identidades electrónicas, usado mayormente para el ámbito sanitario, recursos humanos, administración pública y cuenta con más de 3 millones de firmas registradas con su tecnología. 

En el caso de usarlo desde un dispositivo móvil, se usa la tecnología NFC y en el caso de usar otro método de firma, se utiliza el documento de identidad para validar los datos.

Fuente: Validated ID

10. Scrive

Esta app para firmar documentos es igualmente el proveedor líder cuando se habla de firmas electrónicas. Se caracteriza por ofrecer una estrategia de comunicación para estar en contacto con los firmantes a través de diferentes canales, ya sea por correo electrónico e incluso por redes sociales.

Las firmas digitales están aseguradas con Scrive, ya que la tecnología blockchain en las empresas es una realidad y una forma de brindarle seguridad al usuario.

Fuente: Scrive

11. Signaturit

Si tu empresa maneja grandes cantidades de documentos a firmar, una buena opción para acelerar estos procesos es Signaturit. Esta app para firmar documentos posee una interfaz muy intuitiva para firmar hasta 5 documentos al mes utilizando el plan gratuito, también cuenta con una suscripción mensual.

Otra característica que beneficia a esta app para firmar documentos es la garantía legal que tiene con las firmas generadas, ya que cumple con las regulaciones de la Unión Europea y en Estados Unidos, encriptando los datos de forma segura.

Fuente: Signaturit

¿Cómo firmar digitalmente?

A continuación, te explicaremos el procedimiento de cómo se firma en línea:

1. Recibir el documento. El primer paso para el proceso de una firma electrónica es que el remitente reciba un correo con la solicitud de la firma de algún documento. Por ejemplo, un modelo de carta formal en Word.
2. Aceptar la firma. Para mayor confidencialidad se procede a leer el acuerdo de no divulgación o exposición de la firma. Se concede este acuerdo verificando positivamente que se acepten todas las condiciones por medio de una casilla a rellenar.
3. Firma y verificación. Una vez firmado el documento, se tiene que verificar si las iniciales son correctas y si hay algún error, es posible cambiarlo de último momento.
4. Editar la firma. En este punto se puede editar el estilo de la firma, dibujar o importar uno nuevo.
5. Firmar y confirmar. Por último, una vez elegida la firma y asegurándose de que los datos estén correctos, se guarda y envía la información. Es posible guardar una copia del documento para mantenerlo virtualmente o imprimirlo. Asimismo, el remitente recibe una notificación de que el documento fue firmado y se encontrará almacenado en la nube.

Fuente: iStock

Ahora que ya conoces más de 1 app para firmar documentos, entendiste por qué en la actualidad gran parte de las empresas manejan la información de forma digital. Aunque a veces sea necesario imprimir el documento para plasmar la firma.

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