Los 5 porqués es una técnica que destaca entre todas las técnicas y metodologías para la identificación y solución de problemas gracias a la sencillez de su ejecución y eficacia.
Si estás buscando una técnica para identificar y solucionar problemas de manera efectiva en tu empresa, este artículo es para ti. Mientras lees, conocerás los orígenes de la metodología de los 5 porqués, cómo utilizarla y los beneficios que implementar esta técnica de mejora aportará a tu equipo.
¡Empecemos!
¿Cuál es la metodología de los 5 porqués?
Para entender la metodología de los 5 porqués hay que comprender sus orígenes y fundamentos: el análisis de la información. La información es valiosa para las empresas al momento de identificar un problema y proponer mejoras en el proceso.
El origen de esta técnica se remonta a la metodología Six Sigma y se volvió particularmente popular gracias a que fue utilizada en una fábrica de Toyota en Japón, durante la transformación de su metodología de manufactura. Esta técnica fue ideada por Sakichi Toyoda, uno de los fundadores de Toyoda, precursora de Toyota.
El objetivo de la metodología de los 5 porqués es identificar y determinar la causa raíz de un problema específico. No necesariamente en empresas de manufactura, sino que, como el sitio web de Hubspot señala, también puede utilizarse el método de los 5 porqués en negocios de diferentes nichos.
Como verás más adelante, la premisa básica de la metodología es que para toda acción existe una relación causa-efecto y el fin de la metodología es determinar esta relación.
Como describe Damian Centrone, profesor de nuestro curso online de introducción a Lean Six Sigma:
“Esta es una herramienta de lluvia de ideas que hace preguntas cada vez más detalladas sobre el porqué de un problema o proceso, buscando comprender la causa raíz o el problema real. Los 5 porqués se pueden utilizar para definir un problema o para comenzar a buscar causas”.
A continuación, veremos cómo utilizar la metodología de los 5 porqués y qué beneficio traerá a tu empresa.
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¿Cómo utilizar la metodología de los 5 porqués?
Para empezar a utilizar la metodología de los 5 porqués como estrategia para mejorar los procesos de tu empresa, identificar la raíz de un problema y determinar el mejor rumbo para darle solución, debemos dar nombre al problema.
Recuerda que el método de los 5 porqués trata de ser específico, de llegar a la raíz de un problema a través de 5 preguntas, cada una más específica que la anterior, por lo que no se aconseja utilizarlo para una problemática general, sino para un proceso particular. A continuación veremos cómo utilizar la técnica de los 5 porqués paso a paso:
- Elige el problema específico al que quieres determinar la raíz.
- Realiza una pregunta del estilo siguiente: ¿por qué ocurrió ese problema específico?
- Al encontrar la respuesta, encontrarás la relación causa-efecto de la primera pregunta, y ahora volverás a realizar la pregunta del estilo siguiente: ¿por qué se presentó ese efecto?
- Al encontrar la respuesta, darás con un segundo nivel en la relación causa-efecto, y ahora realizarás otra pregunta del estilo siguiente: ¿por qué se suscitó esa causa?
- La respuesta a la quinta y última pregunta determina la raíz del problema.
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¿Cuáles son los beneficios de la metodología de los 5 porqués?
El método de los 5 porqués ofrece múltiples beneficios si lo empiezas a utilizar para hacer un análisis de los problemas en tu empresa, tales como:
Profundizar en la naturaleza de un problema: gracias a la sencillez del procedimiento, realizar una pregunta del estilo: "¿por qué pasó esto?", no pretende analizar mucha información, sino de llegar a respuestas breves y directas sobre la relación causa-efecto del problema.
Es una metodología sencilla: no representa ninguna curva de aprendizaje. Una reunión de personal en la agenda corporativa es suficiente para que en poco tiempo tu equipo de trabajo esté determinando la raíz de los problemas que se presenten para mejorar los flujos de trabajo.
Promueve el trabajo en equipo: el método de los 5 porqués incentiva a los miembros de un equipo de trabajo a involucrarse en los procesos, analizar las causas y efectos de un problema y llegar a una solución conjunta.
Se puede integrar con otras metodologías de mejora: recuerda que el método de los 5 porqués forma parte de la metodología Six Sigma, pero además también se puede representar gráficamente con un análisis de Ishikawa, un modelo mental o una tabla en Excel en la que todos los miembros del equipo participen.
Ejemplo de los 5 porqués
Para terminar de entender cómo utilizar el método de los 5 porqués, ahora imagina la siguiente situación: en una hamburguesería los responsables del servicio y atención a clientes han notado que en los últimos formularios de comentarios, los clientes han señalado una satisfacción por debajo de lo normal con la calidad de los alimentos durante la última semana.
Partiendo de este problema, el método de los 5 porqués nos pide realizar la siguiente pregunta:
1ra pregunta: ¿Por qué los clientes no están satisfechos con la comida?
Respuesta: no están satisfechos con la comida, porque no están satisfechos con las hamburguesas.
2da pregunta: ¿Por qué los clientes no están satisfechos con las hamburguesas? Para responder a esta pregunta, el personal de servicio a cliente encuesta a algunos consumidores.
Respuesta: muchos clientes sienten que la carne de sus hamburguesas está poco cocida.
3ra pregunta: ¿Por qué la carne está poco cocida? Para responder, el equipo de atención al cliente realiza una investigación en la cocina y descubre que la parrilla no está calibrada correctamente, por lo que da resultados inconsistentes.
Respuesta: la carne de algunas hamburguesas está un poco cruda porque la parrilla no está calibrada y genera inconsistencias en la carne.
4ta pregunta: ¿Por qué la parrilla no está calibrada correctamente?, el equipo de atención al cliente descubre que el personal de la cocina tiene una nueva parrilla para cocinar y se omitió la capacitación del personal.
Respuesta: porque el personal de cocina no recibió la capacitación adecuada para calibrar correctamente la parrilla.
5ta pregunta: ¿Por qué el personal de cocina no estaba capacitado adecuadamente?
Respuesta: no existe una política de capacitación consistente para el personal de cocina.
Y de esta manera, con el método de los 5 porqués, se llega a 3 soluciones en diferentes grados, que ayudarán a cuidar la calidad de las hamburguesas. Con un esquema tan claro para llegar a las diferentes soluciones de un problema, seguro que reduces las objeciones para ejecutar tus ideas.
- 1ra solución: calibrar la nueva parrilla.
- 2da solución: capacitar al cocinero responsable sobre la correcta manera de calibrar la nueva parrilla.
- 3ra solución: diseñar una política de capacitación consistente para todo el personal de cocina que debe trabajar con la nueva parrilla.
Fuente: Crehana
¡Ya conoces la metodología de los 5 porqués!
Es momento de dar el siguiente paso para mejorar los procesos internos de tu empresa, optimizar tiempo y potenciar los resultados de tu negocio; para ello no olvides consultar nuestros cursos online sobre innovación empresarial.
Estoy seguro de que implementando cada metodología aprendida, y con colaboradores capacitados, lograrás los resultados que buscas para tu empresa. También puedes revisar las herramientas que Crehana tiene para ti, como la roadmap en Excel para planificar y dar seguimiento a tus proyectos.
¡Mucha suerte!