Conocer cómo elaborar un reporte ejecutivo te será de gran utilidad, no sólo para captar clientes e inversionistas en tu negocio, sino para impulsar el crecimiento de tu negocio y llevarlo a la cima. ¿Sólo con un documento? Sí, aprender a redactar este tipo de informe puede sacarte de cualquier apuro.

El mundo de los negocios es muy competitivo, es por eso que necesitas saber cómo generar una buena impresión de tu negocio con pocas palabras. Para ayudarte a lograrlo, en esta nota podrás encontrar una guía sobre cómo elaborar un reporte ejecutivo exitoso que impresionará a socios e inversionistas. 

Hacer un reporte ejecutivo puede resultar un poco desafiante debido a la síntesis de grandes cantidades de información, en un documento de 1 o 2 páginas, aproximadamente. Si eres de las personas a las que se le dificulta redactar diferentes tipos de textos, entonces presta atención a los siguientes tips que te ayudarán al momento de elaborar tu reporte ejecutivo. 

En esta nota, te enseñaremos qué es un informe ejecutivo, los pasos para realizar uno, sus requisitos y algunos errores que suelen cometer al momento de realizar este tipo de documento. Además, encontrarás una plantilla para reporte ejecutivo, que podrás descargar completamente gratis y editarla de acuerdo a tus preferencias. 

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¿Qué es un reporte ejecutivo?

Un reporte ejecutivo es un informe en el cual se describen, de forma clara y sintética, los sucesos relativos a un tema en particular (generalmente, sobre un negocio o proyecto específico).

Como te mencionamos anteriormente, en el mundo de los negocios debes enfocarte en saber cómo impresionar a tus clientes y tener en claro qué es lo que te diferencia del resto de la competencia. Dentro de un reporte ejecutivo, debes incluir esta información de valor para resaltar los aspectos más importantes de tu negocio a la persona interesada por conocer más de tu proyecto. 

Es importante saber cómo elaborar un reporte ejecutivo, ya que este documento sirve para comunicar, de manera breve y clara, las características más importantes de nuestro negocio o proyecto: desde el nombre de las personas que conforman el equipo de trabajo, hasta qué estrategias de marketing se van a ejecutar para potenciar las estrategias de ventas. 

Entonces, si te preguntas cómo  vender una idea de negocio, saber hacer un reporte ejecutivo será crucial. El objetivo de un reporte ejecutivo es poder presentar, de manera resumida, los detalles más relevantes de nuestra idea de negocio, con la finalidad de que el receptor del documento pueda comprender nuestra propuesta y tratar de convencerlo de la viabilidad que tiene.

De esta manera, podemos conseguir nuevos socios o inversores que contribuyan al desarrollo de la empresa.

Si quieres saber sobre cómo elaborar un reporte ejecutivo paso a paso, te invitamos a seguir leyendo esta nota en la que encontrarás toda la información que necesitas.

Fuente: Canva

Beneficios de hacer un reporte ejecutivo

Si crees que no es importante saber cómo elaborar un reporte ejecutivo, presta mucha atención, ya que, a continuación, te diremos cuáles son las ventajas que puedes conseguir al realizar este tipo de informe.

Un reporte ejecutivo no sólo sirve para vender una propuesta o presentar un resumen de un negocio puntual, pues su utilidad trasciende el tema de los clientes y se enfoca también en los colaboradores y la compañía en sí misma. 

Manejar la utilización de este documento te ofrece los siguientes beneficios:

1. Un reporte ejecutivo es una excelente herramienta para brindar la información necesaria a los posibles prestamistas, para que ellos puedan tomar una decisión sobre si apoyar nuestro negocio o no.

2. Saber cómo elaborar un reporte ejecutivo puede contribuir a la proactividad de la organización y de los trabajadores, ya que todos van a tener en claro cuáles son los objetivos del proyecto y cuál es el plan a ejecutar.

3. El reporte ejecutivo de un negocio es una buena herramienta de comunicación interna, pues permite que todo el equipo de trabajo pueda tener acceso a la misma información de la empresa y, de esa manera, estar alineados a los objetivos del negocio.

4. En el caso de las empresas grandes, un reporte ejecutivo puede ayudar a organizar la información de la empresa de manera integrada y en tiempo real.

5. Uno de los beneficios más importantes de saber cómo elaborar un reporte ejecutivo es obtener una mayor precisión, especialmente en el área financiera, lo que va a permitir un mejor manejo de presupuesto y de recursos.

¿Cómo elaborar un reporte ejecutivo desde cero?

Como has visto a lo largo del artículo, aprender cómo elaborar un reporte ejecutivo te vendrá de perlas para el desarrollo de tu negocio. Ahora bien, llegó el momento crucial: ¿cuál es el procedimiento?

En primer lugar, es importante tener organizada toda la información de tu negocio o proyecto, de manera que puedas tener un fácil acceso a ella en caso de ser necesario. Una vez que ya tengas todo listo, es momento de seguir los siguientes pasos para saber cómo elaborar un reporte ejecutivo, los cuales nos ayudarán a cumplir las metas propuestas por la empresa.

1. Coloca la información sobre el negocio

Entonces, ¿cómo iniciar un reporte ejecutivo de un negocio? La forma correcta de hacerlo es elaborando una breve introducción de los datos generales del mismo. La información que se debe incluir es la siguiente:

• Nombre del proyecto o negocio

• Ubicación del negocio o cómo se va a distribuir

• El producto o servicio que vas a ofrecer

• A qué público te vas a dirigir, etc.

2. Resume la misión y visión del negocio

En el caso de la misión de un negocio, se refiere al propósito o a la razón de ser de la empresa y debe estar orientado al tiempo presente.

Por otro lado, la visión del negocio se refiere a qué es lo que queremos lograr como empresa a largo plazo, es decir, cómo es que te proyectas a futuro. 

3. Enumera los objetivos del negocio

Al momento de redactar los objetivos del negocio en el reporte ejecutivo, debes recordar que estos deben estar alineados con la misión y visión del mismo.

Asimismo, considera que los objetivos de una empresa deben ser:

• Medibles

• Realistas

• Coherentes

Y, por supuesto, deben representar un desafío para la organización.

4. Haz una descripción del producto o servicio a ofrecer

Esta es una de las partes de un reporte ejecutivo más importantes y en la que debes demostrar que tu propuesta es innovadora.

En este punto, debes describir en qué va a consistir tu producto o servicio: qué problema tratarás de resolver con este, cuáles van a ser sus características y qué ventaja competitiva tendrá.

5. Indica las estrategias que planeas implementar

En tu reporte ejecutivo, es muy importante precisar cuáles van a ser las estrategias a incluir dentro de tu plan de negocios para poder alcanzar todos los objetivos previamente establecidos.

Como bien revela el medio Forbes, todo plan de negocios requiere de un resumen ejecutivo, el cual "ocupa la parte inicial, pero realmente se debería configurar como última tarea". Así que trata de ser lo más conciso posible sobre tus estrategias.

Demuestra que toda tu estrategia está bien fundamentada, incluyendo gráficos o datos que respalden tu plan.

6. Ofrece información financiera

La información financiera dentro del reporte ejecutivo de un proyecto es muy importante, sobre todo si el receptor del documento es un posible inversionista.

Debes ser muy preciso al momento de indicar qué cantidad de dinero va a provenir del capital propio y qué cantidad será conseguida a través del financiamiento externo.

7. Brinda información sobre el equipo de trabajo

La elaboración de un reporte ejecutivo también debe contener los datos de aquellas personas que serán las encargadas de ejecutar el proyecto.

Especialmente, debemos destacar 2 aspectos puntuales sobre tu equipo:

• Las cualidades que tiene el equipo, que los hacen ideales para ejecutar el plan de negocios.

• La función que van a cumplir cada uno de los miembros.

8. Termina con una breve conclusión

La manera indicada de cómo concluir un reporte ejecutivo es elaborando una breve conclusión, en la cual se debe resumir todos los puntos más relevantes del informe para hacer una especie de recordatorio de toda la información que se acaba de proporcionar. 

Fuente: Canva

Requisitos para elaborar un reporte ejecutivo

No puedes aprender cómo elaborar un reporte ejecutivo si no conoces los requisitos necesarios para crear este documento. Pese a que el texto debe ser breve y fácil de comprender, tiene que contar con la cantidad de información necesaria para cumplir con su función.

Como bien sabes, el reporte ejecutivo representa una propuesta resumida que el inversionista interesado leerá y, muy posiblemente, lo que decidas exponer allí sea la base en la que sustente su decisión de compra. Por esta razón, debes saber qué elementos tienes que insertar en tu propuesta.

Todo resumen ejecutivo cuenta, como mínimo, con los siguientes 3 requisitos:

1. Ser una exposición

Al momento de preguntarte cómo elaborar un reporte ejecutivo, lo primero que debes tener en cuenta es que se trata de una exposición clara sobre tu negocio. Este elemento es fundamental pues, ¿de qué modo la otra persona sabrá de qué va la propuesta que le estás presentando?

Sin importar lo complejo que sea el negocio o que lo rodeen una cantidad de elementos indescifrables, al momento de elaborar un reporte ejecutivo, debe aparecer la explicación del negocio de la forma más clara y concreta posible.

2. Generar interés

El objetivo de vida de cualquier informe ejecutivo. Si tu documento no genera ningún tipo de interés ni llama la atención de nadie... ¿Cuál es el punto de hacer un trabajo así?

Al momento de aprender cómo elaborar un reporte ejecutivo, lo primero en lo que debes trabajar es en hacer un texto que sea cautivador desde la primera línea. Identifica la forma en la que puedes atraer al lector y despertar su interés para que continúe la lectura hasta el final del resumen (y, por supuesto, que quede con ganas de saber más al respecto).

3. Ser un resumen

No podemos hablar acerca de cómo elaborar un reporte ejecutivo sin mencionar este hecho irrebatible: este informe debe ser un resumen. Y, aunque parezca fácil de asimilar, no todo el mundo comprende la relevancia de este punto.

Si deseas que la lectura de tu reporte ejecutivo sea realmente atrapante y seductora, no puede exceder las 3 páginas. E, incluso, deberías optar por sólo realizar 1, pues mientras más conciso, breve y memorable, mejor. 

Recuerda, ¡calidad antes que cantidad!

Fuente: Canva

Tips para elaborar un reporte ejecutivo

Luego de explicar cómo elaborar un reporte ejecutivo, te daremos algunos tips que debes de tener en cuenta para que puedas redactar un reporte que llegue a cumplir con tus expectativas y las de tu negocio.

En este post, te ofrecemos una serie de consejos que puedes tomar en cuenta al momento de hacer el reporte ejecutivo de un proyecto. Algunos tips que pueden ser de utilidad para ti son los siguientes: 

• El reporte ejecutivo debe cubrir todos los puntos clave del negocio y ser lo más conciso posible. 

• Existe una regla general al momento de hacer un reporte ejecutivo, la cual indica que este documento no puede superar el 10% de los documentos que se están resumiendo. Como bien revela el portal Medium, un informe largo puede aburrir a tus inversionistas. 

• Al momento de redactar un reporte ejecutivo asegúrate de usar un lenguaje que vaya acorde a la audiencia que te estás dirigiendo; sobre todo, no olvides emplear un tono formal para transmitir respeto y profesionalismo.

• La información del reporte ejecutivo debe ir acompañada de evidencia y de datos que la respalden. Algunos gráficos estadísticos también pueden ser muy ilustrativos, pues ayudan a corroborar la información que das.

• No te olvides de incluir una conclusión al final del reporte ejecutivo, la cual debe ser breve y clara. 

• La estructura de un reporte ejecutivo debe consistir en una serie de párrafos y viñetas breves y concisas, para que la lectura del documento pueda ser fluida. 

• El reporte ejecutivo solamente debe incluir la información que ya se encuentra en los documentos principales del proyecto; no se puede proporcionar información nueva o realizar modificaciones de último minuto que pueda generar malos entendidos.

¡Listo! ¡Ahora ya sabes cómo elaborar un reporte ejecutivo exitoso! Recuerda que debes acompañar esta presentación con una comunicación efectiva; es decir, un estilo de comunicación apropiado para hablar frente al público.

Fuente: Canva

Errores al redactar un reporte ejecutivo

Es inevitable que, en los momentos en los que estás aprendiendo acerca de cómo elaborar un reporte ejecutivo, cometas algunos errores. Los fallos son elementos naturales en la vida de las personas, por lo que entendemos los primeros tropiezos.

Sin embargo, debes estar prevenido. Para entregar un reporte ejecutivo lo más pulcro posible, debes evitar cometer algunas de las siguientes acciones.

1. Utilizar vocabulario técnico

Pese a que te recomendamos anteriormente que utilizaras un lenguaje formal y respetuoso ante el lector, esto no significa que debas apostar por utilizar un lenguaje técnico y especializado. Recuerda que tu reporte ejecutivo debe ser digerible y accesible para todo público.

Todos quienes revisen ese informe ejecutivo deberían ser capaces de comprender lo que allí se lee, desde aquellos que colaboren con el proyecto hasta los ejecutivos. Mientras más simple, mejor.

Nuestro consejo es que, al momento de aprender cómo elaborar un reporte ejecutivo y realizar tu primera muestra, la leas nuevamente, para asegurarte de que no utilices un lenguaje muy técnico. Aunque, si es inevitable utilizar algunas expresiones técnicas del sector en concreto, debes optar por explicar este tipo de vocabulario a los oyentes.

Si ves que no puedes explicar el lenguaje o se te hace muy complejo describirlo, elimínalo.

2. Hacer un informe completo

Nuevamente, volvemos al tema del resumen. Una vez que aprendes cómo elaborar un reporte ejecutivo, verás que hay ciertos automatismos de los que cuesta desligarse. Y uno de ellos es asumir que este informe funciona mejor mientras más detalles y extenso es.

Como estamos hablando de tu reporte ejecutivo, debes recordar que se trata de un resumen. Si ves que, de pronto, empiezas a dar demasiados detalles sobre alguna tarea y conocimientos técnicos o archivos adjuntos, debes parar y cuestionarte si esa información que agregarás será relevante para tu narración o no.

La idea es hacer un escrito atractivo y práctico. Por ello, en caso de que sientas la necesidad de saturar tu proyecto con tu información personal, recuerda: este no es el informe completo; y si quieres agregar información que tú sientes que debe aparecer, no olvides que existen herramientas de gestión en las que puedes agregar ese tipo información.

3. Crear un resumen que dependa de otras informaciones

Obviamente tu proyecto lo conoces de principio a fin. Pero no todos tienen esa misma suerte, por lo que, al momento de redactar tu reporte ejecutivo, debes revisar que el resumen se sienta independiente de cualquier otro trabajo.

¿Qué queremos decir? Que te fijes en que no haya ninguna información adicional que los lectores deben conocer sobre un determinado contexto. En caso contrario, debes sumar esta información dentro del informe ejecutivo o, en el mejor de los casos, inserta su vinculación como información adicional.

4. No revisar minuciosamente tu trabajo

Este último punto aplica para todo. Siempre que realices cualquier trabajo, revísalo de forma detallada, pues así reducirás cada vez más el riesgo de que hayas cometido un error al momento de elaborar un reporte ejecutivo.

¿Qué clase de error? Al momento de aprender cómo elaborar un reporte ejecutivo, pueden ocurrir errores tipográficos, gramaticales o de redacción que se te puedan pasar por alto. Siempre revisa este detalle para que tu informe luzca lo más profesional. Incluso, puedes enviárselo a alguien más para que lo revise desde una perspectiva crítica y objetiva.

Estos son algunos posibles errores en los cuales podrías incurrir al momento de aprender cómo elaborar un reporte ejecutivo. Tenlos presente y verás cómo estarás más preparado para resolver cualquier posible adversidad que pueda ocurrir alrededor de tu informe.

Plantilla de reporte ejecutivo

¿Ya sabes cómo elaborar un reporte ejecutivo, pero aún tienes problemas para empezar a redactar? ¡No te preocupes! En Crehana, hemos elaborado una plantilla de reporte ejecutivo lista para descargar y usar. 

Este modelo de reporte ejecutivo se encuentra en formato Word, por lo que te resultará muy fácil de usar. Además, también incluimos una portada en la cual debes colocar tus datos y el nombre del proyecto al cual te vas a referir. 

Dentro de esta plantilla de reporte ejecutivo, también podrás encontrar una breve descripción de la información que debes incluir en cada parte del informe, así que no tendrás ningún inconveniente.

Fuente: Canva

Esperamos que esta guía de cómo elaborar un reporte ejecutivo te haya resultado de mucha utilidad. Recuerda que este documento debe ser breve, así que evita irte por las ramas y sé lo más directo que puedas con la información que quieras transmitir al lector. No olvides darle una revisada final a tu reporte para asegurarte de que no haya ninguna falta de ortografía. 

Ahora, ¿quieres aprender a extraer información de bases de datos con SQL para crear un reporte ejecutivo funcional? Entonces no te puedes perder nuestro curso online de SQL para el Análisis de Datos. Te será de gran ayuda ya que, como bien menciona el profesor José Manuel Incera, "estamos rodeados de datos y números que no siempre sabemos manejar a nuestro favor", por lo que estas sesiones online pueden venirte de perlas para entender más acerca de la información de tu empresa.

¡Este ha sido nuestro post! Si quieres saber más sobre cómo elaborar un reporte ejecutivo y todo lo relacionado con el mundo empresarial, inscríbete en nuestras  capacitaciones de ventas para empresas, donde mejorarás tus estrategias de negocios y prepararás a tu equipo de vendedores para captar un gran número de inversionistas y clientes. ¡Éxitos!