Una buena gestión del tiempo en el trabajo puede hacer la diferencia en los resultados de tus KPIs. Si bien hay varios factores que hacen a la productividad de las personas (y los profesionales de RRHH no son la excepción a la regla), la flexibilidad en las horas de trabajo es uno de los factores más relevantes; de hecho, un estudio de Gartner reveló que el 43% de los encuestados señalaron este aspecto como el motivo que los impulsó a lograr una mayor productividad. Ahora bien, ¿cómo asegurar una efectiva gestión del tiempo laboral en modalidad remota dentro de Recursos Humanos? Pon en práctica estas recomendaciones:

Establece objetivos y metas claras

La ecuación es sencilla: si estableces metas que proporcionan una dirección clara sobre lo que se desea lograr en tu área de trabajo, tu equipo podrá identificar rápidamente las tareas y actividades más importantes y gestionar mejor el tiempo en el trabajo. Por lo tanto, ayudarás a que prioricen lo verdaderamente relevante en el trabajo diario. Pero eso no es todo: tener metas específicas también brinda un propósito y una motivación. Así, tu talento de Recursos Humanos sabrá por qué está haciendo lo que hace y podrá aumentar su productividad y compromiso.

Para eso, puedes seguir los siguientes pasos:

• Identifica los objetivos de Recursos Humanos: comienza por señalar cuáles son los objetivos globales de tu departamento en relación a la empresa. Por ejemplo, podrían estar relacionados con la contratación de más personal, la retención de empleados o el desarrollo del liderazgo.
• Traduce esos objetivos en metas: puedes dividir esos objetivos generales en metas que sean más específicas y alcanzables. Si tu objetivo es “aumentar la tasa de retención de empleados”, la meta podría ser “implementar un programa de mentoría para nuevas contrataciones”.
• Establece plazos: las metas de tu RRHH deben tener un plazo máximo de finalización para considerar si se logró o no. Asimismo, proporcionan un sentido de urgencia. Así, la meta mencionada anteriormente puede ampliarse señalando el plazo: “implementar el programa de mentoría antes del final del próximo trimestre”.

Con la plataforma de Desempeño de Crehana, puedes alinear los objetivos de tu equipo con los del negocio, gracias a la asignación masiva de metas, la gestión y seguimiento de participantes, la creación de objetivos y resultados clave y la visualización de resultados individuales, entre otras funciones.

Plataforma de Desempeño de Crehana

Impulsa la planificación de las tareas el día anterior

Veamos una situación con la que tu reclutador podría sentirse identificado. Imagina que empieza a trabajar y encuentra que en su bandeja de entrada hay varios correos electrónicos de candidatos interesados y solicitudes de entrevistas. Se siente abrumado tratando de decidir por dónde empezar y pierde tiempo valioso tratando de priorizar tareas. Las reuniones imprevistas y las interrupciones constantes hacen que su día sea caótico, por lo que la gestión del tiempo laboral resulta ineficiente. En contraste, con una planificación del día anterior, este mismo talento tendría una experiencia completamente diferente, porque habría bloqueado tiempo para revisar correos y responder a llamadas en momentos específicos del día, para concentrarse en las tareas de reclutamiento más importantes sin interrupciones.

Es por esto que uno de los mejores hábitos en relación con la gestión del tiempo en modalidad remota es la planificación. Puedes recomendarle a tu equipo que haga una planificación de su jornada el día anterior, en función del tiempo estimado que deben dedicarle a cada actividad. De esta forma, te aseguras que las metas puedan alcanzarse. También, es una forma de evitar la sensación de urgencia y estrés. Algunos consejos adicionales para la gestión del tiempo en el trabajo en relación a una cuidadosa planificación:

• Comienza por dar el ejemplo; comparte el proceso personal con tu equipo, para demostrar la importancia y el impacto que tiene esta práctica.
• Anima a tu equipo a tomarse unos minutos al final del día para reflexionar sobre lo que han logrado y lo que deben abordar al día siguiente.
• Proporciona a tu equipo una estructura o proceso para planificar sus tareas (podría ser una plantilla o una lista de verificación de tareas)
• Reconoce que las personas tienen diferentes estilos de trabajo. Algunos miembros de tu equipo pueden preferir planificar al final del día, mientras que otros pueden encontrarlo más efectivo al comienzo de la jornada.

Fuente: Crehana

Fomenta las interacciones sincrónicas solo cuando sean necesarias

Según estudios de Mckinsey, la mayoría de los ejecutivos afirman que, con frecuencia, se descubren perdiendo demasiado tiempo en interacciones inútiles. Puede que tu equipo de Recursos Humanos se sienta identificado con esta situación. Al respecto, hay ciertos escenarios de interacción crítica sobre la que debes trabajar para una política de comunicación interna que apoye la gestión del tiempo en el trabajo bajo la modalidad remota:

• Toma decisiones inciertas y difíciles.
• Soluciones creativas y coordinación, sobre todo cuando se requiere la coordinación de acciones y se pretende generar un ambiente que inspire la generación de ideas innovadoras.

Concientiza sobre la importancia del descanso

Otra de las formas de aprender cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo remoto es establecer los tiempos de distracción al finalizar una cierta cantidad de actividades de trabajo. De esta forma, tus empleados de Recursos Humanos podrán combinar el tiempo de trabajo con el tiempo de descanso de forma óptima. En pocas palabras, los tiempos de descanso son necesarios para desconectar del trabajo. La relajación es sumamente importante para que la mente pueda liberarse. No obstante, es esencial que esta capacidad de desconcentración se complemente con la máxima concentración en los momentos de trabajo.

Sin lugar a duda, esta y otras prácticas que hasta aquí te hemos recomendado, para la gestión del tiempo en el trabajo, representan una forma de desafiar el status quo de la oficina. ¿Te gustaría profundizar más en este tema? Reproduce el siguiente episodio de nuestro podcast Amazing People by Crehana junto a Patricia Ávila de Unilever:

Identifica en qué momento cada empleado es más productivo

Quizás el responsable de clima tenga más energía durante la mañana, mientras que el analista de RRHH puede ser más productivo por la tarde o, incluso, por la noche. Si tu equipo desarrolla la habilidad de reconocer estos picos de energía a nivel individual, tu organización podrá aprovechar el rendimiento del capital humano al máximo. Asimismo, este punto debe contemplarse a la hora de planificar la jornada de forma estratégica; si tu reclutador sabe cuál es su momento de mayor productividad, puede ubicar las tareas más desafiantes durante esos períodos.

Pero, ¿cómo aplicar esta información para una gestión del tiempo en el trabajo de manera efectiva?

• Instruye sobre la metodología de Jack Canfield; esto significa priorizar las  tareas que requieren alta concentración durante los picos de energía y eliminar o delegar aquellas que no son críticas.
• Agenda reuniones, entrevistas y tareas importantes durante los momentos de mayor productividad de los miembros del equipo. Esto asegura que se aborden las responsabilidades clave cuando están en su mejor momento.
• Elabora un informe de productividad que ayude a tu equipo a identificar los momentos en los que es más productivo.

Ejemplo de informe de productividad elaborado por Crehana

Promueve el uso de funciones como “No molestar” en los dispositivos móviles

Las notificaciones constantes en dispositivos móviles pueden interrumpir el flujo de trabajo y reducir la concentración. Para que tu equipo pueda concentrarse sin la tentación de revisar constantemente los dispositivos, puede tomar ventaja de funciones de bloqueo como la función “No molestar” para alcanzar una adecuada gestión del tiempo en el trabajo. Comienza por concienciar a tu equipo de RRHH sobre cómo influyen las distracciones móviles en la administración del tiempo.

¿Qué puedes hacer al respecto como HR Manager para mejorar los indicadores de productividad de tu departamento ayudándote de técnicas de gestión del tiempo en el teletrabajo?

• Incentiva a tu talento a que defina rangos de horarios en los que activarán dicha función (por ejemplo, durante reuniones de equipo).
• Durante los períodos de "No molestar", fomenta que los miembros de tu equipo se enfoquen en las tareas más importantes.
• Anima a tu equipo a comunicar internamente cuáles son sus horarios de "No Molestar" (no es necesario que sea un mensaje, puede ser la modificación del “estado” en Slack con un emoji alusivo). Esto motivará a que todos incorporen hábitos de este estilo para una mejor gestión del tiempo en el trabajo.

Capacita a tu personal sobre bienestar laboral

La gestión del tiempo en el lugar de trabajo es fundamental para alcanzar la productividad que necesitas en tu departamento, como te adelantamos al principio. Pero ello, no podría ser posible sin que tu talento dedique tiempo y energía de la jornada laboral al cuidado de su salud física y emocional. De lo contrario, tu equipo puede sufrir burnout. Puedes capacitar al personal sobre buenas prácticas y recomendaciones, en el marco de una estrategia de gestión de talento que prioriza el bienestar laboral y el correcto manejo del tiempo para mayor eficiencia.

Algunos temas que puedes incluir:

• Señales de agotamiento y estrés.
• Estrategias para fomentar la resiliencia y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
• Pautas para apoyo y recursos a los empleados que puedan estar experimentando dificultades.
• Actividades de relajación (como ejercitación física, yoga y meditación).

Curso de Bienestar & Salud Mental: Cultura Organizacional en la plataforma de Crehana

Ahorra tiempo gestionando la cultura interna con soluciones tecnológicas de RRHH

En aras de hacer más eficiente la gestión del tiempo en la tarea de la promoción de una cultura interna sólida, puedes considerar el uso de soluciones tecnológicas especializadas. En lugar de enviar encuestas de satisfacción de empleados y recopilar los resultados de forma manual, puedes automatizar esta tarea. Envías la encuesta de forma masiva y, una vez que todos la respondieron, el sistema te devuelve los resultados en tan solo pocos clics.

• Investiga y selecciona las herramientas tecnológicas de recursos humanos que se adapten correctamente a las necesidades de tu empresa y a los aspectos clave de la gestión de la cultura interna, como encuestas de clima.
• Proporciona entrenamiento y recursos a tu equipo de RRHH para que conozca cómo utilizar estas herramientas.
• Verifica que las soluciones tecnológicas sean personalizables según las necesidades específicas de tu empresa y la cultura interna que deseas promover. Esto puede incluir la adaptación de encuestas de satisfacción (agrega, edita o elimina las preguntas que desees).

Plataforma de Clima de Crehana

Centraliza la capacitación y automatiza las rutas de aprendizaje

Para terminar, uno de los desafíos más significativos en la gestión del tiempo en el departamento de Recursos Humanos es la falta de centralización en la capacitación y la carencia de funciones de automatización para el desarrollo del talento. ¿Cómo puede impactar? Con la duplicación de esfuerzos, la pérdida de tiempo y recursos, y una experiencia de aprendizaje fragmentada. Asimismo, una automatización ineficiente puede dificultar el cierre de brechas de habilidades, como la asignación manual de cursos y seguimiento del progreso que consume una cantidad significativa de tiempo y recursos de RRHH.

En cambio, si tu equipo logra apoyarse en una solución como la plataforma de Desarrollo de Crehana, pueden centralizar la capacitación y hacer un buen seguimiento de todos los programas de formación. Todo esto ahorra tiempo y recursos. En adición, este tipo de herramientas proporciona a los empleados un acceso más fácil y una experiencia de aprendizaje más coherente, lo que aumenta su compromiso. Olvídate de elaborar informes sobre progresos en cursos. La automatización con este tipo de soluciones facilita el seguimiento, la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones basada en datos.

Plataforma de Desarrollo de Crehana

Hasta aquí, hemos visto una serie de pautas y recomendaciones para una gestión del tiempo en el trabajo de Recursos Humanos más productiva y rentable, con foco en los resultados gracias al establecimiento de objetivos y metas. Asimismo, consideramos la importancia de velar por el bienestar del equipo para recibir los mejores resultados posibles.

Toma partido de las ventajas que ofrece la tecnología para fortalecer las técnicas de administración del tiempo laboral y desempeño. ¡Alcanza tus objetivos!