Aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel será una excelente herramienta para hacer tus procesos laborales mucho más ágiles y sencillos. Con este mecanismo, tendrás toda tu actividad al alcance de tu mano y estarás mucho más organizado con respecto a tus deberes.

Saber cómo organizar tu tiempo no tiene que ser una tarea tan compleja de realizar. Puede que estés realizando varias actividades a la vez y tu lista de pendientes sea muy larga, pero con la organización adecuada todo es posible. Usar una agenda de trabajo en Excel te ayudará a facilitar la organización de tu día a día, más aún si se trata de una herramienta hecha para el entorno digital.

En este artículo, no sólo te enseñamos qué es una agenda de trabajo y para qué sirve. También te mostraremos cómo hacer una agenda de trabajo en Excel para que seas un experto en el manejo de tus tiempos. ¡Acompáñanos!

¿Qué es una agenda de trabajo?

Una agenda de trabajo es una herramienta mediante la cual puedes organizar tus labores y eventos futuros, relacionados con tu empleo. Puede ser digital o física, lo importante es que cumpla con el requisito principal, que te ayude a recordar las entregas y proyectos que tienes en tu trabajo, siendo una especie de agenda de actividades diarias.

¿Cómo organizar mi tiempo de forma más óptima? Esa es una de las preguntas que muchos nos hacemos constantemente, con el fin de realizar una correcta distribución de nuestras actividades. Usar una agenda te puede ayudar en este predicamento, sobre todo si te animas a hacer uso de una versión digital.

Como bien menciona el portal Medium, "gestionar tu tiempo y asegurarte de que estás enfocando tu energía, en los lugares correctos, es un desafío continuo". Y para eso, debes aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel.

¿Para qué sirve una agenda de trabajo virtual?

Una agenda de trabajo en versión digital es una alternativa moderna de las clásicas agendas. Estas te permiten crear un archivo interactivo, en el que puedes anotar la programación de cada día, por lo que, si tienes una reunión o un evento importante, todo será mucho más sencillo de rastrear si mantienes tus pendientes a la mano, sobre todo si están solo a un clic de distancia.

Las agendas de trabajo virtuales tienen la apariencia de la versión tradicional, sin las molestias de tener que transportarlas a todos lados con un lapicero a la mano. Hacer una agenda de trabajo online te mantendrá al tanto de tus actividades, sea que estés trabajando desde una computadora o dispositivo móvil.

Como puedes ver, aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel puede ofrecerte grandes ventajas. Ahora bien, ¿en qué más puede ayudarte este tipo de recurso?

Una agenda en Excel te ofrece los siguientes beneficios:

• La posibilidad de hacer un calendario rápidamente

• Ofrece gran facilidad para crearse y adaptarse

• Tendrás la opción de seguir diariamente todas tus actividades y tareas pendientes

• Puedes guardar, de forma digital, todos los eventos en los que participarás

• Tienes la alternativa de imprimir el documento y mantenerlo a la vista, en caso de que decidas anotar tus tareas a mano

• Mediante la opción de las fórmulas, la planificación se convierte en un proceso llevadero para ti

Hasta este punto, vemos que conocer cómo hacer una agenda de trabajo en Excel es un skill que te puede servir, de gran forma, en tu vida diaria.

¿Cómo hacer una agenda de trabajo en Excel?

Existen varias opciones para desarrollar tu propia agenda. Es posible descargar modelos prediseñados, aunque también es posible hacer una agenda gratis y 100% personalizada.

Para esto, puedes hacer uso de programas como Excel y Word, ya que ambos programas de Microsoft te serán bastante útiles al momento de hacer una agenda personalizada.

Nosotros te mostraremos cómo hacer una agenda de trabajo en Excel paso a paso. Mantente atento a este proceso de creación y recuerda que puedes alterar los pasos según tu preferencia para obtener la opción que mejor se ajuste a tu estilo.

No es necesario aprender qué es Excel, tampoco debes dominar el programa a nivel avanzado para hacer esto. Pasemos directamente a la acción, para mostrarte el paso a paso de cómo hacer una agenda de trabajo en Excel.

1. Crear un calendario en Excel

En esta parte del proceso tendrás que crear un calendario anual. El primero servirá como guía general, mientras que en el último se podrá poner el detalle de actividades del día a día. 

Lo ideal es aprender cómo hacer un calendario en Excel. Recuerda que las opciones que te ofrece Office son totalmente gratuitas y puedes cambiar el año con el que deseas trabajar.

2. Crea un planner por cada mes del año

Ahora, es momento de pasar al planner para que puedas poner todas tus actividades diarias. El proceso es muy sencillo, no te preocupes.

Para esto, tendrás que seguir los siguientes pasos en la interfaz de Excel:

1. Crea una nueva hoja de Excel.

2. Renombra la pestaña de Excel y pon el nombre Enero.

3. En la hoja de enero, combina las celdas A1 y B1.

4. Renombra esa celda combinada y extiende su ancho.

5. Reduce el ancho de la columna A.

6. Luego, empieza a numerar desde la celda A2 hacia abajo por cada día del mes.

7. Duplica esta pestaña por cada mes del año y cambia los nombres.

¡Ya tienes tu planner! El proceso fue bastante sencillo y ya casi has aprendido cómo hacer una agenda de trabajo en Excel. Pero, antes de eso, te mostraremos otra función de Excel que te podría ser bastante útil en el planner.

¿Cómo fijar una celda en Excel?

Si te incomoda no ver el titular de la pestaña y preferirías mantener el nombre del mes fijo, debes aprender cómo fijar una celda en Excel. Esta acción es bastante simple, si sigues con atención los siguientes pasos:

1. Ubícate en la celda B2, la que está debajo del mes.

2. Ve a la opción Vista de la barra de menú.

3. Da clic en Inmovilizar, luego elige la opción Inmovilizar fila superior.

¡Eso es todo! Ahora, el siguiente paso será empezar a trabajar con los hipervínculos de tu agenda de trabajo.

3. ¿Cómo poner hipervínculos en Excel?

Tu agenda de trabajo está casi lista, ahora es momento de empezar a poner hipervínculos en Excel para que puedas usar con facilidad el documento digital.

Para este paso, te ayudarás de las autoformas que insertes en cada mes de tu calendario. Asegúrate de que la figura que hayas creado esté con un color visible, para poder reconocerlo con facilidad. 

Una vez tengas eso listo, puedes empezar a desarrollar estos pasos.

1. Ve al calendario que creaste y selecciona la autoforma que corresponde a enero.

2. Ve a la pestaña Insertar de la barra de menú, luego da clic en Vínculo.

3. En el nuevo cuadro que aparece, da clic en Lugar de este documento.

4. Selecciona la pestaña Enero y luego da clic en Aceptar.

5. Repite este mismo paso con las autoformas de todos los meses.

Una vez esté listo, podrás comprobar que tu vínculo está activo al posicionar el cursor encima de la forma. Luego, al dar clic, te llevará automáticamente al mes que configuraste.

Usa hipervínculos en Excel para volver al calendario

Ya realizaste un primer proceso que te lleva del mes del calendario al planner detallado, ahora es momento de hacer el procedimiento inverso. Para realizar esta función, también tendrás que usar hipervínculos en Excel, estos son los pasos que debes seguir.

1. Inserta una autoforma en el mes de enero, nosotros usaremos una flecha invertida.

2. Selecciona la figura, ve a insertar y da clic en Vínculo.

3. Nuevamente, da clic en Lugar de este documento y elige la pestaña Calendario.

4. Acepta los cambios.

(Imagen: Crehana)

Con eso, tu documento está listo para ser usado. Ya aprendiste cómo hacer una agenda de trabajo en Excel.

Tips de Excel para tu agenda de trabajo

¿Ya quieres probar el uso de agendas digitales? Ahora que sabes cómo hacer una agenda de trabajo en Excel, debes recordar que esta alternativa puede ser personalizada para que se ajuste a tus necesidades.

Aquí te dejamos algunos consejos de Excel a tener en cuenta, si quieres probar con algunas alternativas.

• Considera la opción de añadir columnas en Excel para incluir detalles adicionales en tu planner mensual, sea para clasificar las actividades por categorías o incluso para aumentar horas específicas de cada anotación.

• Busca plantillas de Excel en internet que te puedan servir de inspiración para mejorar tu propia agenda. Encontrarás modelos que probablemente te ayudarán a encontrar la mejor opción para ti.

• Recuerda que, al acabar de hacer tu agenda, debes empezar a usarla. No te será de mucha utilidad tener una agenda si no realizas anotaciones en ella. Aprovecha esta herramienta para poder organizar tus tiempos.

• Puedes configurar el formato de hoja a horizontal y cambiar los márgenes, para que el documento de Excel sea sencillo de imprimir, si se requiere.

Recursos de Excel para complementar tu agenda de trabajo

Ahora que ya conoces cómo hacer una agenda de trabajo en Excel, ¿quieres saber cómo explotar al máximo esta herramienta de Microsoft Office? Entonces... ¡Aprovecha los recursos que ponemos a tu disposición!

Mediante esta serie de herramientas de Excel que traemos para ti, podrás aprovechar todas las posibilidades de planificación que te ofrece Microsoft Excel, así que podrás organizar tus actividades, tanto personales como laborales.

¡Veamos algunos recursos que te pueden servir al momento de aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel!

1. Flujo de caja: Ejemplo para completar en Excel

Dentro del mundo laboral, la herramienta de Microsoft Office siempre será indispensable. Ya sea para saber cómo hacer una agenda de trabajo en Excel o para cuestiones más generales como, por ejemplo, el flujo de caja.

¿Qué es el flujo de caja? Es una referencia para las entradas y salidas netas de dinero de una empresa en un período de tiempo concreto. Así que conocer la mejor forma de llevar la contabilidad de estos registros, no sólo es una buena idea, sino también necesaria.

Para ayudarte, te ofrecemos el recurso ideal para que puedas administrar el flujo efectivo de tu compañía, sin ningún tipo de inconvenientes. Mediante este ejemplo de flujo de caja, verás la mejor forma en la que puedes realizar esta acción.

► Descarga nuestro Flujo de caja: Ejemplo para completar en Excel

2. Roadmap template en Excel + ejemplo

Si hay un elemento que te va a ser de ayuda (además de, por supuesto, aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel) es un roadmap. ¿No sabes lo que es? Pues siéntate y prepárate, porque te explotará la cabeza cuando veas su utilidad (bueno, no es tan así, pero casi).

Un roadmap es una herramienta agile, con la cual tendrá la posibilidad de poder optimizar, tanto la producción como la entrega final de cualquier proyecto de marketing que tengas entre manos. Y, por supuesto, Excel es fundamental para poder aplicar este tipo de herramienta.

Aunque existan varios tipos de roadmap, desde Crehana te mostramos el ejemplo de cómo hacer uno, basado en la hoja de ruta que debes seguir, al momento de crear tu proyecto nuevo. Lo único que debes hacer es seguir las siguientes indicaciones:

• Cambia la fecha inicial del trabajo en cuestión

• Con un doble clic a las celdas, podrás editar la información que desees. En este caso, comenzarás agregando una nueva tarea

• En el lado izquierdo, agrega las tareas primordiales y anota el desarrollo de las mismas por mes.

• Toda la actividad y el desarrollo del proyecto

• Asegúrate de personalizar, tanto el color, como la fuente de lo que será tu roadmap

¡Y listo! El resto, depende única y exclusivamente de ti y las ganas que tengas de que tu proyecto salga lo mejor posible.

► Descarga nuestro Roadmap template en Excel + ejemplo

3. Plantilla de los 5 porqués en Excel + Ejemplo práctico

¿Alguna vez has querido llegar al fondo de algún problema que hayas querido resolver? Bueno, la pregunta es obvia: todos hemos querido. 

Bueno, le añadimos una nueva capa a esta pregunta: ¿y si la respuesta siempre la pudiste encontrar? Pues sí, mediante un sistema sencillo, como lo son los 5 porqués.

Mediante este sistema, comienzas planteándote un problema, en forma de pregunta. Luego, tras discutir la situación y todo lo que engloba el inconveniente en cuestión, pregúntate 5 veces el por qué de ese problema. Puede ocurrir que hayan varias razones para esa problemática, por lo que deberás explicar cada una de ellas.

Lo curioso de esto es que no siempre se llega al quinto por qué. Por lo general, sólo alcanzas 3 (o, dependiendo de la problemática, sobrepasarás los 5). Básicamente, esta plantilla te servirá para ver plasmado el asunto desde todas las ópticas disponibles. ¡Y todo gracias a Excel!

No todo es aprender cómo hacer una agenda de trabajo en Excel. También puedes solucionar problemas laborales con este método.

► Descarga nuestro Plantilla de los 5 porqués en Excel

4. Caso de negocio: Plantilla de ROI para eventos corporativos

Si hay una práctica que ya vemos como algo común dentro del mundo empresarial,  es el cálculo del retorno de inversión (ROI). Y, para ello, te traemos esta plantilla que te permitirá hacer este cálculo de tu negocio.

El funcionamiento de esta plantilla es muy simple: con sólo introducir las variables requeridas (en este caso, los datos referentes a tus eventos corporativos), te aparecerá un resultado ROI para cada uno de ellos. Mientras más alto sea el ROI, más rentable resultará el encuentro.

Por ejemplo, si el resultado del ROI indica un 75%, por cada dólar que inviertas, tu compañía habrá ganado 75 centavos. ¿Ves con claridad la importancia del ROI? Eso sí, si el ROI que te arroja es negativo, significa que hubo pérdidas para la empresa con la realización de ese evento.

Esta métrica es muy útil, no importa qué tipo de negocios tengas: sea de publicidad, marketing o inversiones... Calcular el ROI de los eventos te ayudará a tener una idea de cuán fructífero fue ese encuentro.

► Descarga nuestro Caso de negocio: Plantilla de ROI para eventos corporativos

5. Emprendimiento y finanzas: Plantilla completa de Excel para tu negocio

No podíamos cerrar este post sobre cómo hacer una agenda de trabajo en Excel de mejor forma. En este último punto, te presentamos ¡hasta 5 plantillas diferentes para administrar tu negocio!

Mediante estas herramientas, podrás almacenar todo lo referente a tu negocio en un sólo lugar. Al descargar este recurso, encontrarás:

• Plantilla de ingresos: con datos generales de tu negocio, precios de tus productos, gráficos con proyecciones de ventas, etc.

• Plantilla de equipo de trabajo: con el sueldo de tu personal

• Plantilla de gastos: con los gastos fijos, variables y de instalación y mantenimiento

• Plantilla de capital de trabajo: si tus cuentas son por venta directa, esta plantilla es útil. Podrás identificar las cuentas por cobrar y las que hay que pagar, además de los distintos montos de inventario

• Plantilla de estados proforma: con un estado de resultados completo, en el que encontrarás la información incluida en las otras plantillas, así como también un cuadro con tu flujo de efectivo, razones financieras, entre otras variables.

El uso de cada una de estas plantillas es muy intuitivo, por lo que no tendrás inconveniente en utilizar las distintas variables de tu negocio para poder hacer los cálculos necesarios.

► Descarga nuestro Emprendimiento y finanzas: Plantilla completa de Excel para tu negocio

Usar Excel para realizar este tipo de tareas es bastante sencillo. Ya te mostramos cómo hacer una agenda de trabajo en Excel, pero el programa de Microsoft también te puede servir para hacer presupuestos o análisis de datos.

Excel se ha convertido en una poderosa herramienta, como bien menciona el profesor Valentín Rodríguez en su curso online de Excel avanzado para expertos. Aquí, verás que aprender Excel es más sencillo de lo que crees, tan solo con la práctica lograrás increíbles resultados. 

¡Y este ha sido nuestro post! Si quieres saber más acerca de cómo hacer una agenda de trabajo en Excel, inscríbete en nuestros cursos de emprendimiento y negocios, con los que aprenderás lo necesario para aprovechar esta herramienta de Office y poder explotar el potencial de esta herramienta para tu beneficio laboral. ¡Éxitos!