Aprender cómo hacer un diagrama de Gantt te salvará de más de lo que puedas imaginar. Seguramente has escuchado hablar de los diagramas de Gantt en alguna reunión de trabajo para lanzar un proyecto o en alguna conversación entre tus compañeros y tal vez no tengas idea de cómo elaborar uno. Pero, no pasa nada, ¡felizmente has llegado hasta aquí!
No es extraño que, en un área laboral eficiente, salga a relucir esta herramienta, pues es de gran ayuda para facilitar la gestión de proyectos. Descubrir cómo elaborar un diagrama de Gantt te ayudará a ilustrar el cronograma de actividades de un determinado plan de trabajo, a través del cual, te será posible ver cómo está programado para darle seguimiento a cada logro que alcances. Suena como la solución a tus problemas, ¿no?
En las siguientes líneas, te explicaremos cómo hacer un diagrama de Gantt paso a paso, para que luego puedas ponerlo en práctica en Microsoft Excel. Asimismo, conocerás algunas plataformas en línea para elaborar un diagrama de Gantt fácilmente. Después de leer esta nota, tendrás las bases para dominar una de las herramientas de gestión de proyectos que existen, y aprenderás cómo usarla para optimizar la rutina de trabajo de tu organización.
Verás que hacer un diagrama de Gantt no es tan complicado como parece, sobre todo si haces uso de la plantilla gratis para elaborar uno en Excel que tenemos para ti, la cual encontrarás más adelante. ¡Atento!
Entonces, ¿estás listo para aprender cómo se hace un diagrama de Gantt? ¡Sigamos!
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt paso a paso?
A primera vista, la construcción de un diagrama de Gantt puede parecer un poco complicado y, si no estás familiarizado con Excel, puede que pienses que crearlo será una tarea difícil. Tranquilo, justamente para eso viene a ayudarte esta nota.
Pero, antes de ir directo hacia los pasos, ¿por qué deberías aprender cómo hacer un diagrama de Gantt? ¿Para qué sirve un diagrama de Gantt? ¿Qué beneficios te brindará esta herramienta?
A continuación, te detallamos algunas ventajas:
- Claridad de visualización del plan y cronograma de un proyecto
- Organización de proyectos complejos y ambiciosos
- Coordinación entre los múltiples actores involucrados
- Estimación de cronogramas y cargas de trabajo para un mejor manejo de los recursos
Entonces, ¿por qué usar un diagrama de Gantt? Aprender cómo elaborar esta herramienta de gestión te brindará múltiples beneficios, ¿no te parece? Por lo tanto, no hay tiempo que perder, ¡vamos directo hacia los pasos para elaborar un diagrama de Gantt!
1. Determina cuál será tu proyecto
Para aprender cómo hacer un diagrama de Gantt, es crucial tener en mente cuál es el proyecto que vas a realizar. Según Hubspot, debes definir el plan a seguir de forma concreta, asegurándote que este sea realizable por el área en cuestión.
Es decir, debes estar seguro de que cuentas con el personal necesario para realizar cada actividad, así como el conocimiento, las herramientas y los recursos para no tener percances durante el proceso de llevada a la acción.
2. Delimita todas las tareas
El segundo paso para aprender cómo hacer un diagrama de Gantt es hacer una lista con las tareas que necesitas realizar para que el proyecto pueda concretarse. Te aconsejamos hacer lo siguiente:
- Define las tareas desde el inicio hasta el final del proyecto para poder verlas como barras del gráfico.
- Marca cada tarea con colores distintos, ya que, si el proyecto consta de distintos equipos, así te será más fácil identificarlos.
- Aclara las dependencias entre las diferentes tareas, pues algunas no pueden empezar hasta que las previas hayan sido completadas.
Es de suma importancia que te concentres solo en las tareas relacionadas con el proyecto, pues, si incluyes alguna otra, podrías contrarrestar la eficiencia del diagrama de Gantt.
Imagen: Unsplash
3. Define los tiempos
Para que el diagrama de Gantt sea más específico, deberás definir el periodo de tu proyecto estableciendo fechas de inicio y fin; para ello, te recomendamos revisar nuestra plantilla de ruta crítica. Deberás realizar lo mismo para cada tarea que hayas delimitado en el paso anterior.
Recuerda que los plazos del diagrama de Gantt deben ser realistas y alcanzables; por ello, debes tener presente el número de tareas que tienes pendiente y los equipos que deberás asignar para completarlas.
Asimismo, no pierdas de vista la complejidad de estas, pues algunas responsabilidades demandarán más tiempo que otras.
4. Distribuye las tareas
El tercer paso para aprender cómo hacer un diagrama de Gantt es distribuir las tareas a cada uno de los miembros de tu equipo. Las personas designadas serán las encargadas de ejecutar cada actividad en el tiempo que hayas establecido.
Para asegurar que se cumplan todas las tareas, debes asegurarte que todos tengan en cuenta la importancia de respetar los plazos. Pues, si una parte del equipo se atrasa, ¡todo el proyecto también!
5. Monitorea el progreso
El último de los pasos para elaborar un diagrama de Gantt establece que es necesario verificar el progreso que vayas cosechando con el pasar del tiempo. Por lo tanto, es aconsejable tener reuniones con el equipo para hacer revisiones sobre los avances.
De esta manera, podrán identificar si todo se está llevando a cabo correctamente o si, por el contrario, existen obstáculos que dificultan la consolidación del proyecto.
En caso de que identifiques alguna situación imprevista en tu diagrama de Gantt, deberás analizarla a detalle y realizar cambios en tu cronograma de ser necesario, ya sea en relación al tiempo o al equipo. No todo sale siempre como lo planeamos, ¡hay que adaptarnos!
Por último, identifica los logros como puntos fijos en el tiempo, así ayudarás a establecer prioridades y, de paso, reconocerás el esfuerzo que has puesto junto a tu equipo para alcanzarlos.
¡Listo! Ahora ya sabes cómo hacer un diagrama de Gantt paso a paso. Si tu empresa o equipo se encuentra creando una campaña de marketing, lanzando un producto o renovando un proceso técnico, usar un diagrama de Gantt te resultará muy práctico.
Pero, ¿cómo hacer un diagrama de Gantt en formato digital? ¡Descúbrelo en el siguiente apartado!
Imagen: Unsplash
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?
¿Sabías que, cuando se empezaron a usar como herramienta, cada diagrama de Gantt se hacía a mano? Como debes imaginar, esto no resultó nada eficiente porque se tenían que volver a dibujar si surgían cambios en el proceso, lo cual suele ocurrir a menudo.
Por lo tanto, para evitarte mayores complicaciones, en la actualidad, Excel te permite crear un diagrama de Gantt en su plataforma en simples pasos, los cuales te simplificarán mucho la vida si buscas saber cómo hacer un cronograma de actividades.
Lo único que tienes que hacer es tener un proyecto definido, o bien, algunas metas que quieras alcanzar a través de un determinado plazo de tiempo para empezar a aprovechar esta herramienta.
Además, si optas por aprender cómo hacer un diagrama de Gantt a través de este programa, podrás aprovechar las siguientes funciones:
- Actualización automática de progreso de los proyectos en tiempo real
- Observación de proyectos complejos con muchas tareas simultáneas
- Identificación de las dependencias de las tareas
- Representación de logros
Genial, ¿no te parece? No por nada Excel es uno de los programas más usados para realizar un diagrama de Gantt de manera sencilla y eficiente.
Para que puedas disfrutar de esos beneficios, a continuación, te proporcionamos los pasos para que aprendas cómo se construye un diagrama de Gantt desde cero utilizando el programa de Excel, justo como recomienda el soporte de Microsoft.
¡Toma nota!
Paso 1: Debes seleccionar los datos que quieres representar en el diagrama.
Paso 2: Haz clic en Insertar > Insertar gráfico de barras > Barra apilada.
Paso 3: Deberás invertir el orden para que la Tarea 1 quede hasta arriba y esté en orden cronológico. Para esto debes pulsar la tecla Control y seleccionar el eje vertical (Tareas).
Paso 4: Selecciona Formato de ejes y, en la opción de Posición del eje, eliges Categorías en orden inverso.
Paso 5: Para personalizar tu diagrama de Gantt, puedes acudir a las opciones de Agregar elemento de gráfico, Diseño rápido, y Cambiar colores.
Paso 6: Para volver a utilizar tu diagrama de Gantt personalizado, puedes guardarlo como plantilla. Presiona Comando, dando clic en el gráfico y seleccionando Guardar como plantilla.
¡Listo! Haz creado tu primer diagrama de Gantt en solo 7 pasos. Si has tenido complicaciones durante el proceso, no te preocupes, a continuación, te presentamos la solución ideal.
Plantilla para hacer un diagrama de Gantt en Excel
Sabemos que utilizar Excel puede ser un poco complicado, por ello, como parte de nuestras herramientas, tenemos disponibles unas plantillas para ayudarte a crear tu primer diagrama de Gantt fácilmente.
Lo mejor de todo es que, además de ser muy prácticas de utilizar, ¡son gratis! Descubre que encontrarás en este recurso que hemos diseñado especialmente para ti:
- En cada pestaña del documento de Excel, encontrarás una plantilla que se adaptará a las necesidades de tu proyecto.
- La primera plantilla te permite detallar actividades, realizar una descripción breve, mostrar el nombre del responsable, las fechas de duración, días y estados del proyecto.
- La segunda plantilla te permite revisar el documento las veces que creas necesarias para modificar y agregar los procesos y avances de cada tarea, dividida en fases. En este caso, el seguimiento lo puedes realizar diariamente.
Entonces, ¿qué esperas para impulsar al máximo el rendimiento de tu proyecto?
➤ Descarga nuestras plantillas para hacer un diagrama de Gantt en Excel
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en línea?
Por otro lado, si quieres una opción más dinámica para aprender cómo hacer un diagrama de Gantt y estás convencido de que Excel no es lo tuyo, puedes recurrir a las alternativas en línea que existen hoy en día.
A continuación, te presentamos 2 plataformas en las que puedes empezar a poner en práctica lo que has aprendido en esta nota sobre cómo hacer un diagrama de Gantt.
1. Lucidchart
Esta plataforma es un espacio de trabajo que combina los diagramas, la visualización de datos y la colaboración para potenciar el rendimiento de los proyectos. Lucidchart te ofrece lo siguiente:
- Administración del diagrama de Gantt netamente online
- Plantillas de diagrama de Gantt para crear cronogramas estructurados
- Colaboración con miembros del equipo en el mismo documento
- Facilidad para compartir el diagrama de Gantt a otras aplicaciones
- Integración con G Suite
Sin duda, este programa te ayudará a crear el diagrama de Gantt perfecto para tu proyecto de forma simple y muy colaborativa para no perder la conexión con tu equipo. ¡Debes probarlo!
Imagen: Lucidchart
2. Venngage
Otra opción para aprender cómo hacer un diagrama de Gantt en línea, es este sitio web, en el que puedes encontrar diversas plantillas gratis y premium para cubrir las necesidades de tu proyecto. Incluso, esta plataforma te facilita indicaciones para que puedas completar cada plantilla de manera correcta.
Asimismo, si tienes problemas al hacer uso de sus herramientas o tienes dudas sobre cómo hacerlo, Venngage te ofrece soporte las 24 horas del día, a través de llamadas personalizadas.
¡Esta es la asesoría que te hacía falta para incursionar en el proceso sobre cómo hacer un diagrama de Gantt!
Has llegado al final de la nota y ahora sabes cómo hacer un diagrama de Gantt. Si bien la organización de proyectos ambiciosos, que involucren a múltiples actores o equipos, puede ser complicada y desgastante, con un diagrama de Gantt podrás delimitar cada actividad y plazos correctamente.
Recuerda que, según Martin Arenas, profesor del curso de Gestión de proyectos y tareas, ser productivo es saber cómo gestionar nuestros tiempos de manera correcta, por ejemplo, realizar la mayoría de tareas que tenemos pendientes en el día, mientras aseguramos el cumplimiento de los objetivos del área o equipo al que pertenecemos.
Para alcanzar ello, al utilizar un diagrama de Gantt para tu proyecto, las tareas estarán mejor delimitadas y tendrás una idea clara de lo que debes cumplir diariamente. Serás capaz de monitorear el rendimiento de tus equipos y podrás gestionar el tiempo que los rodea para asegurarse de cumplir las metas planteadas.
Si bien aprender cómo hacer un diagrama de Gantt involucra varios pasos y tiempo, ten por seguro que te ahorrará esfuerzo y posibles confusiones en el futuro. Para fortalecer lo que has aprendido en esta nota el día de hoy, te recomendamos inscribirte en el curso de Gestión de proyectos y tareas, en el que aprenderás a planear proyectos eficientemente.
Por último, para consolidar tu conocimiento sobre más temas de este tipo, puedes darle un vistazo a nuestro catálogo de cursos de negocios y aprovechar todas las alternativas que tenemos disponibles para ti.
¡Mucha suerte!