¿Necesitas saber cómo hacer una factura electrónica pero no tienes idea por dónde empezar el aprendizaje? ¿Tienes ganas de modernizarte pero desconoces cómo llenar una factura electrónica en pocos minutos? 

La tecnología se encuentra en un permanente crecimiento y, en buenas manos, puede ser una herramienta fundamental. Una de sus funciones es facilitar las tareas de nuestra vida cotidiana, como, por ejemplo, hacer una facturación por internet que brinda una seguridad absoluta.  

A través de la modernidad, todo evolucionó en beneficio de la humanidad. Si has aprendido a realizar compras online, reservar un vuelo con la computadora o alquilar un vehículo desde tu smartphone, entonces, ahora debes dejar el papel atrás y animarte a descubrir cómo hacer una factura electrónica. 

¿Ya tienes todo preparado? Entonces… ¡Es hora de aprender! 

¿Qué es una factura electrónica? 

A pesar de que las transacciones económicas tienen más de mil años de antigüedad, desde finales de 1960 se comenzó a implementar una estrategia que hoy, luego de mucho trabajo, entrega resultados muy positivos: el envío de facturas electrónicas.

En simples palabras, las facturas electrónicas son el soporte digital de las ventas de bienes y servicios, que viajan a través del internet y prácticamente no se pueden falsificar. Como se menciona en nuestro curso online de gerencia con la factura electrónica, dentro de las mismas encontrarás: 

• Datos de los compradores y vendedores. 
• Precios y cantidades. 
• Impuestos de las ventas. 
• Forma de pago a utilizar. 
• Código QR para facilitar el pago. 

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¿Cómo hacer una factura electrónica? 

Abandonar el papel para depositar todos los datos en un documento PDF puede ser un cambio de rutina que te asuste o te deje nervioso. Pero una vez que sepas cómo hacer una factura online y domines el sistema, podrás notar los beneficios de la acción y la seguridad digital que brinda. 

Entonces… ¿Cómo hacer una factura electrónica sin pasar por una situación de tensión y agotamiento? ¡Es simple! Puedes adquirir todos los conocimientos en nuestros cursos online de administración y finanzas, y complementar lo aprendido con el siguiente tutorial sobre cómo hacer una factura electrónica, paso a paso. 

1. Elige un software contable para crear una factura electrónica

Como era de esperar, el primer paso para acceder a un documento de estas características es ingresar a un programa para facturas electrónicas, que puedes encontrar en cualquier buscador de internet. Existe una variedad muy grande, por lo tanto, puedes seleccionar el que mejor se adapte a lo que buscas. 

Entre las posibilidades más tentadoras, se encuentran los programas gratuitos. El rendimiento que tienen es excelente y brindan una confianza absoluta, pero, si realmente la generación gratuita de facturas no incluye todas las herramientas que necesitas, deberás encontrar alguna plataforma paga. 

Otra de las divisiones más grandes entre los usuarios de las facturas electrónicas es la de optar por un sistema de facturación en línea o descargar uno en tu computadora. Por lo general, muchas personas se sienten más confiados al depositar sus datos en su PC, pero la opción online también es súper confiable. 

Por lo tanto… ¿Cuáles son los programas más recomendados para averiguar cómo hacer una factura electrónica? A pesar de que hay muchos, a continuación, podrás leer sobre algunos ejemplos: 

• Debitoor - Uno de los programas más famosos para crear una factura electrónica que ofrece actualizaciones permanentes y tiene, entre otras, las funciones de “escanear cualquier ticket y extraer los datos relativos al importe, IVA y fecha automáticamente”, según el medio de comunicación Softwarepara. 
• Facturador - Plataforma de facturación electrónica con diez años de trayectoria y más de 100.000 clientes en México y Colombia. 
• Alegra - Sistema de facturación en línea con un éxito notable en Sudamérica. 
• Anfix - Programa que te guía para saber cómo hacer una factura online, con disponibilidad en casi todos los dispositivos con sistema operativo Android o iOS. 
• Billage - Uno de los programas de facturación más utilizados, principalmente por su tentador plan gratuito de un año o 60 facturas. 

2. Completa los datos de la factura electrónica

Una vez que hayas finalizado el proceso de elección, el siguiente paso para saber cómo hacer una factura electrónica, será empezar a completar cada uno de los espacios con la información que una factura requiere. 

A pesar de que ya no utilizarás una lapicera para escribir sobre un papel, esta instancia tiene muchas similitudes con la factura física, es decir, los datos son los mismos y, gracias a tu experiencia, no tendrás problemas en colocarlos al momento de crear una factura electrónica en un PDF.

Sin embargo, en el caso de que los hayas olvidados o si necesitas incorporarlos por primera vez, los mencionaremos a continuación: 

• Datos del documento - Número de factura, fecha de emisión y tipo de operación, entre otros. 
• Datos del emisor - Tipo de responsabilidad de quién vende la factura electrónica, nombre comercial, dirección y país, entre otros. 
• Datos del adquirente - Tipo de documento de quién recibe la factura electrónica, nombre comercial, teléfono y correo, entre otros. 
• Descripción del producto que se vende - Código, unidad de medida, cantidad y precio, entre otros. 
• Descuentos.
• Anticipos.
• Datos totales - Espacio en donde se realiza la sumatoria de todos los productos y su información. 

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3. Transmitir en la administración tributaria 

Luego de completar los dos primeros pasos, es probable que el tercero te parezca más sencillo y así lo es. De todas formas, aunque los elementos de una factura electrónica ya se encuentren cargados y seguros, nunca hay que dejar de prestar atención a las actividades siguientes, como, por ejemplo, la transmisión. 

¿Qué es la transmisión? Una vez que el PDF tenga la firma digital correspondiente, que es uno de los requisitos de la factura electrónica más importantes, debes transmitir en la administración tributaria, a través del internet. 

4. Validar la información de la factura electrónica

Uno de los procesos que nunca puedes olvidar cuando aprendes cómo hacer una factura electrónica, es el de validación. Pero… ¿No sucede que las facturas electrónicas son extremadamente seguras? ¡Sí! La validación es el paso que te permitirá garantizar esa seguridad tan preciada, antes de entregar el documento digital. 

Para tu sorpresa, no es una sola acción. En este instante, la administración tributaria toma cientos de validaciones y, en un tiempo breve, entrega una respuesta al emisor que ha trabajado para crear una factura electrónica. 

¿Qué tipo de devolución te entrega? Hay solo dos alternativas: 

• La factura electrónica es válida - El documento tiene todo lo necesario para continuar hacia la siguiente etapa del procedimiento y no fue adulterado.
• La factura electrónica no es válida - No es posible continuar con el envío de la factura electrónica porque el documento se encuentra incompleto o puede tener información incorrecta. 

Por otro lado, aunque ya mencionamos que la administración tributaria realiza muchas validaciones de las facturas electrónicas al mismo tiempo, estas se organizan en dos grupos principales: 

• Modelo de validación previa - Utilizado por países en donde la administración tributaria se encuentra a mitad de camino, entre el proveedor y el cliente. ¡Es el tipo de validación más seguro!
• Modelo de validación posterior - Se enfoca en realizar la transacción comercial entre el proveedor y el cliente, para luego hacer el proceso de validación. El análisis es posterior al envío de la factura electrónica.

5. Entregar la factura electrónica 

Quizás sea uno de los pasos más sencillos de entender, sin embargo, nunca podrás entregar la factura electrónica a tu cliente si has cometido algún error al momento de hacer la facturación por internet o desde un programa que hayas instalado; es decir, en los cuatro pasos anteriores. 

Por el contrario, si el documento se encuentra en perfectas condiciones, ya puedes descargarlo para averiguar cómo enviar una factura electrónica por correo, siempre y cuando sepas los trucos para reducir el tamaño de un archivo PDF.

6. Recepción la factura electrónica

Todo el trabajo para saber cómo hacer una factura electrónica se resume en este momento. Debes entregar el documento al cliente que le corresponda y, la persona o la empresa que lo reciba, automáticamente puede analizarlo para chequear que todo se encuentre en perfectas condiciones. 

Las vías de recepción son muchas y todo depende de las opciones de facturación que mayor comodidad otorgan. Hay clientes que solicitan recibirla en su casilla de correos, como explicamos en el paso anterior, pero, en otros casos, piden una impresión del documento PDF para tenerla a mano.

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Las facturas electrónicas se adaptan a todas las ventajas de tener tus documentos en versión digital y es por eso que cada vez son más utilizadas alrededor del mundo. 

Si además de adquirir experiencia con el envío de facturas electrónicas, quieres aprender más sobre los documentos digitales, que tienen una perfecta “integración con el sistema de contabilidad”, según la empresa 60Días, te recomendamos nuestro ebook sobre tecnología.

¡Muchos éxitos!