¿Cómo hacer un corte de caja? Esta puede ser una pregunta recurrente cuando uno está empezando un negocio. Definitivamente, llevar las cuentas financieras de un negocio no es fácil, pero con orden y una base de datos en excel, se puede tener un buen control de una caja chica.
Según Economipedia, la caja chica es el “conjunto de efectivo de una empresa destinado a cubrir requerimientos extraordinarios y urgentes en el corto plazo, normalmente de pequeños montos”.
Por su parte, un corte de caja, también llamado “control de caja”, es un formato contable muy habitual en cualquier empresa o negocio para llevar, justamente, el control de la caja chica. Es una excelente herramienta para administrar nuestros ingresos y egresos de dinero en un tiempo determinado
Si aún no sabes los pasos para hacer un corte de caja parcial o final, ni cómo hacer un corte de caja en Excel, te invitamos a ponerte cómodo y seguir leyendo la nota.
¡Recuerda que la contabilidad para emprendedores es un factor muy importante para alcanzar la rentabilidad a largo plazo!
Pasos para hacer un corte de caja parcial
El corte de caja parcial se realiza para verificar que el dinero que se tiene físicamente en caja coincide con lo que está registrado en el sistema contable. Este tipo de corte, o arqueo de caja, se realiza cuando, por seguridad, se hacen retiros de efectivo de la caja. Este proceso no cierra caja y solo es informativo.
Siguiendo los pasos que propone AgendraPro, podrás aprender cómo hacer un corte de caja parcial. Ten en cuenta que estos pasos te servirán si tienes un sistema contable en tu negocio.
1. En el sistema contable, selecciona la opción para corte. El sistema va a imprimir un comprobante con el subtotal por cada tipo de operación que se ha registrado: efectivo, vouchers y tarjetas.
2. Cuenta el dinero físico de la caja. Recuerda descontar el dinero de fondo de caja que fue entregado al inicio del turno para que no haya diferencias en el conteo. Es importante siempre contar, por lo menos, dos veces para así estar seguros de que el total está correcto. Si esta acción la lleva a cabo un empleado o cajero, la tendrá que realizar frente al jefe o encargado.
3. Comprueba que la cantidad de dinero contada y la que aparece en el comprobante de caja coinciden.
4. Anota la cantidad de efectivo que se va a retirar, la fecha y hora. Esta debe ser firmada por el cajero y el jefe o encargado, y sirve para hacer constar que se está retirando de caja esa cantidad de dinero.
5. Guarda el documento del cierre en la caja para tenerlo en cuenta en el corte de caja final al terminar el turno.
Imagen: Pexels
Pasos para hacer un corte de caja final
A diferencia del corte de caja parcial, que puede realizarse en cualquier momento, el corte de caja final se hace ya sea al terminar un turno o cuando se cierran las operaciones.
Se trata de un reporte final de todos los pagos que se han recibido y los comprobantes y dinero que se tiene en caja. Básicamente, es el registro de las ventas diarias, facturas y comprobantes de pago.
Siguiendo los pasos a continuación, podrás aprender cómo hacer un corte de caja final:
1. En el sistema contable, selecciona la opción para corte. El sistema va a imprimir un comprobante con el subtotal por cada tipo de operación que se ha registrado: efectivo, vouchers y tarjetas.
2. Agrupa las facturas cobradas para incluirlas en el arqueo de caja final.
3. Cuenta el dinero físico de la caja. Recuerda descontar el dinero de fondo de caja que fue entregado al inicio del turno para que no haya diferencias en el conteo. Es importante siempre contar, por lo menos, dos veces para así estar seguros de que el total está correcto. Si esta acción la lleva a cabo un empleado o cajero, la tendrá que realizar frente al jefe o encargado.
4. Verifica los documentos de los cortes de caja parciales e incluye estos subtotales en el reporte del total recibido en efectivo.
5. Toma nota del total de efectivo que se recibió, el total cobrado con tarjetas y el total cobrado con vouchers u otra forma de pago.
6. Comprueba que la cantidad de dinero contada y la que aparece en el comprobante de caja coinciden.
7. Guarda el documento de corte de caja final. Si se presenta algún problema de impresión o hay un sobrante o faltante de dinero, se debe buscar la diferencia o, al menos, dejarla asentada.
Pasos para hacer un corte de caja en Excel
Si buscas una forma más fácil de hacer un control de caja y/o aún no tienes un sistema contable, entonces sigue leyendo: te mostraremos cómo hacer un corte de caja en Excel.
Si quieres empezar una plantilla de corte de caja en excel desde cero, queremos compartir contigo los pasos a seguir para realizar este formato.
1. Crea un documento nuevo en Excel
El primer paso es crear un documento nuevo en Excel y guardarlo como “control de caja” o “corte de caja” así puedes localizarlo fácilmente.
Luego, colocas la fecha inicial y final del periodo contable con el que trabajarás. En “formato de número”, puedes elegir la opción de “fecha corta” para que quede con ese formato.
2. Coloca un cuadro con el saldo total
El paso siguiente es crear un cuadro con el saldo total de la caja. Esto te servirá para hacer el arqueo de caja mucho más rápido. Esta celda debe estar en formato de “moneda” para que el símbolo de tu moneda se coloque de forma automática.
A este cuadro con el saldo total, debes colocarle la siguiente fórmula: =SUMA(Tabla2[Ingresos])-SUMA(Tabla2[Egresos])
3. Haz una tabla con los datos contables
Este paso es, quizás, el más importante en este tutorial para hacer un corte de caja en Excel. Se trata de hacer un cuadro con las siguientes variables:
- Número de ítem
- Fecha de la transacción
- Concepto de producto vendido
- Tipo de pago
- Ingresos
- Egresos
- Saldo
Es importante que, al terminar de crear este cuadro, lo conviertas en una tabla de excel. Para hacerlo, debes sombrear todo el cuadro de doble entrada e ir a “Insertar”, seleccionas el tercer símbolo de tabla y listo.
4. Configura las fórmulas de Excel
Luego, para colocar la fórmula “Saldos”, debes poner “=” y seleccionar la primera celda de ingresos, colocar “-” y seleccionar la celda de “Egresos”.
También puedes copiar la siguiente fórmula: =[@Ingresos]-[@Egresos] para el primer saldo.
Para las demás celdas, la fórmula es así: =H16+[@Ingresos]-[@Egresos]. El número de celda cambia de acuerdo al número de celda anterior.
5. Optimiza tu planilla con configuraciones opcionales
Este paso es opcional, pero es una buena opción para optimizar el proceso. En caso elijas colocarle un mínimo y máximo a tu control de caja, puedes crear un cuadro con el monto mínimo y máximo, cada uno en diferentes celdas.
Luego de ello, para generar un aviso de que te advierta de haber pasado el máximo o no llegar al mínimo, debes colocar esta fórmula:
=SI(D9="";"";SI(G8>D9;"Se superó el máximo a mantener en caja en un monto equivalente a "&TEXTO(G8-D9;"#.##");SI(G8<D8;"La caja es inferior a su mínimo tolerable en un monto equivalente a "&TEXTO(D8-G8;"#.##");"")))
Los valores de las celdas son en base a nuestra plantilla de control de caja, por lo que si quieres hacerlo de nuevo, debes guiarte de tus propios valores.
No olvides colocar el formato de “fecha” y “moneda” en cada celda que corresponda. Te puedes guiar por las primeras imágenes de esta lista de pasos. Y listo, ¡ya sabes cómo hacer un corte de caja en Excel!
Bonus: consejos para llevar la contabilidad de una empresa
Ahora que ya sabes cómo hacer un corte de caja en Excel, queremos darte algunos consejos para llevar la contabilidad de un emprendimiento de una forma sencilla y eficiente:
1. Apégate a un plan financiero
Siempre debes tener un presupuesto de tu negocio, pues este te guiará a tomar decisiones financieras; más aún si recibiste algún crédito para tu negocio. Puedes actualizar el plan financiero de tu negocio según tus necesidades y a tu contexto.
Debes tener claro tus costos fijos y variables, la inflación, los intereses de tus préstamos, entre otras variables que influyan en tu plan de negocio.
Si quieres saber cómo armar un presupuesto con más detalles, te invitamos a ver este video:
2. Conoce tu territorio
Es muy importante que realices un análisis del sector en el que operas. Por ejemplo, puedes realizar un benchmarkingpara enterarte de qué actividades está haciendo tu competencia.
Ojo, no es copiarte, sino tomarlo como referencia para futuras acciones que también puedes adaptar a tu negocio.
También puedes hacer un análisis más macro y extenso respondiendo estas preguntas:
- ¿Cuánto descendieron las ventas en tu actividad en otras épocas con crisis? ¿Qué meses fueron los peores?
- ¿Tu sector entra en recesión antes, al mismo tiempo, o después de la economía nacional?
3. Mantén tus cuentas claras
Debes llevar un registro diario de tus ingresos y egresos. El flujo de entradas y salidas es la base para mantener tu plan de negocios y generar estrategias más precisas.
Mantener tus cuentas claras te permite realizar un balance contable. Esto abarca las deudas que tienes a corto plazo y con cuánto capital dispones para saldarlas.
De esta forma, puedes ver esto como un "termómetro" que será tu guía para tomar decisiones sobre el financiamiento de tu negocio.
Como ya sabes cómo hacer un corte de caja en excel, este punto ya lo tienes.
4. Sigue un calendario
Debes realizar un calendario con plazos determinados para cada compromiso financiero. Esto abarca pagos de tarjetas de crédito o préstamos bancarios. Ser un buen pagador siempre te dará beneficios con los bancos.
Además, ten en cuenta que si en un mes ganás más de lo esperado, no debes gastar “a lo loco”. Siempre tienes que tener en mente el presupuesto de negocio que deberías trazarte cada mes.
Imagen: Pexels
Ya llegamos al final de la nota, pero estamos contentos porque ahora ya sabes cómo hacer un corte de caja en Excel y administrar tus cuentas de forma más automatizada. Recuerda que Excel es tu mejor amigo para administrar tu negocio.
Asimismo, sabemos que manejar las fórmulas de Excel es complicado. Sin embargo, no es imposible con un buen profesor que te enseñe todos los trucos de Excel.
Si recién empiezas, te recomendamos anotarte en el curso Excel para no financieros. Pero, si ya estás en nivel intermedio o avanzado, puedes revisar el resto de cursos de Data y Analítica que tenemos para ti.
¡Suerte y muchos éxitos!