Descubre cómo presentar datos como un profesional e impresionar a tus jefes

¿Tienes una reunión con tus jefes y no sabes cómo presentar los datos que has obtenido en este tiempo de trabajo? Saber cómo presentar datos es un eje importante de la labor institucional. A través de las gráficas estadísticas y del análisis de datos, se puede determinar si las estrategias utilizadas están funcionando o no. 

Entendemos que, como hay muchas formas de presentar datos estadísticos, puede llegar a ser complejo escoger la mejor opción para tus necesidades, pero no te preocupes. ¡Nosotros te ayudamos a despejar tus dudas!

Juan Escobar a través de nuestro curso online de Análisis y visualización de data nos enseña la importancia del data storytelling y la visualización de datos para tomar decisiones informadas en tu empresa. 

Saber cómo presentar datos será vital para poder convencer a tu público de las decisiones que se han de tomar a futuro, para mejorar las cifras de respectivos proyectos.

Métodos para presentar datos

Según Escobar, existen dos formas de presentar los datos: la analítica y la visualización de datos. A continuación, te explicaremos en qué consiste cada uno

Analítica de datos

La analítica de datos, como explican en el curso online de Análisis y visualización de datos, “es un proceso en el cual se descubre y comunica, con herramientas y conocimientos en ciencias de datos, ciertos patrones que se encuentran en un repaso a grandes rasgos de las cifras obtenidas en un periodo de tiempo específico”. 

Aunque no es un método estadístico con el cual debas aprender cómo presentar datos de forma visual, sí es un paso vital a tener en cuenta para poder convertir los datos crudos en información que sirva para tomar decisiones. 

Es por ello que para este paso no es obligatorio el uso de ninguna visualización de datos (como las gráficas), pero sí es importante conocer al momento de saber cómo presentar datos, más allá de las simples gráficas.

El análisis de datos es vital en la presentación de resultados, aún con gráficas estadísticas que muestren el avance, es ideal saber interpretar estos resultados. Por esto, te sugerimos  leer un poco sobre las mejores técnicas de análisis de datos para que no solo aprendas cómo presentar datos.

Visualización de datos

Ahora, si deseas saber cómo presentar datos de forma visual, quizá lo que estás buscando es aprender sobre la visualización de los mismos.

Esta estrategia te permitirá transmitir lo que significa la información, por medio de un simple formato visual, a múltiples usuarios con diferentes puntos de vista. 

Debes saber que al momento de decidir cómo presentar datos tienes que analizar la información que vas a compartir y escoger cuál es la mejor manera de ser mostrada. 

Por ejemplo, es distinto presentar a tu jefe un montón de cifras en una tabla de datos, que proyectarlas directamente en unos gráficos estadísticos, que transmitirán de forma fuerte y clara los picos y avances que ha tenido el proyecto.

“La visualización nos permite que los datos sean más naturales para que la mente los comprenda. Esta nos debe llevar a la acción, por eso es importante saber escoger los datos y las gráficas para mostrar esos datos”, comenta Escobar.

Pero, ¿cómo saber cómo presentar tus datos? ¿Qué determina la mejor opción?

Foto tomada de Pexels.

¿Cómo presentar datos estadísticos?

Según nuestro curso online de Análisis y visualización de data lo primero que debes hacer para saber cómo presentar datos, es escoger qué tipo de análisis vas a hacer:

• Si es un análisis exploratorio, solo navegarás por las fuentes, sin tener completa claridad sobre lo que se va encontrar.
• Si es un análisis descriptivo, la meta será narrar una historia muy específica a tu público.

Tras decidir el tipo de análisis que quieres realizar, Escobar sugiere que respondas las siguientes preguntas, para decidir cómo presentar tus datos: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? De esta manera, definirás tu audiencia y sabrás cómo procesan mejor la información.

• “¿Qué?”: qué le vas a presentar al público, cuál es el objetivo de la presentación.
• “¿Quién?”: a quién va dirigida esta presentación, ¿la forma en la cual presentaras los datos estadísticos la entenderá tu audiencia? Lo mejor, sin importar que no sepas cómo presentar los datos, es buscar ser muy específico en la presentación y no asumir que la audiencia va a ser capaz de conectar todos los puntos y variables para resolver sus dudas.
• “¿Cómo?”: luego de saber qué presentarás y a quién, ya puedes entrar a ver cómo presentar los datos, para que a través de ellos se evidencie el caso a resolver, la historia a contar a tu audiencia. 

Debes procurar que esta narración sea contada en tres minutos y que los gráficos a utilizar sean fáciles de entender. Recuerda siempre que busques cómo presentar los datos, debes tener presente que la simplicidad es la mejor estrategia. “No porque se vea complejo un gráfico quiere decir que transmite información valiosa. Es mejor tener gráficos sencillos que se correlacionen, antes que uno súper complejo”, explica Escobar.

Tipos de gráficos para presentar datos

Según Escobar, las cosas toman sentido para los humanos, cuando son mostradas por medio de un método visual, como una gráfica estadística y entre más sencilla sea esta, más fácil será de interpretar.

Ahora sí, escoge cómo presentar tus datos sabiamente, teniendo como referente los siguientes tipos de gráficos, y luego de escoger el que mejor se acomode a tus necesidades aprende cómo usar estos gráficos estadísticos en Marketing digital, por ejemplo.

1. Gráfico de barras

Los gráficos de barras son ideales cuando buscas cómo presentar tus datos para comparar diferentes categorías, como habitantes por ciudad, marcas de vehículos que más se vendieron en un periodo de tiempo, entre otros.

Este tipo de gráficos estadísticos permiten ordenar los datos de mayor a menor y aprovechar los espacios que da la gráfica para tener más textos en las etiquetas.

Evita usar este tipo de gráficos cuando buscas cómo presentar datos con demasiadas categorías, eso hará que la audiencia se confunda entre tantas variables.

Gráfica de barras

2. Gráfico de líneas

Lo puedes usar cuando quieres mostrar a simple vista los picos que ha tenido un proyecto y para determinar cómo se comportó el negocio en un tiempo específico.

El gráfico de líneas es ideal cuando quieres saber cómo presentar datos de presupuestos, gastos, costos y cantidad de clientes nuevos en el tiempo.

Gráfica de líneas.

3. Gráfico de torta

El gráfico de torta es un gráfico estadístico ideal cuando buscas cómo presentar datos con los cuales puedas comparar proporciones relativas y porcentuales de diferentes categorías.

Este debería ser usado, al igual que en el gráfico de barras, cuando haya pocas categorías, sin importar el tamaño del set de datos, dado que el gráfico de torta es usado cuando buscas cómo presentar datos que comparen una única variable.

Se debe procurar que los datos sean nominales y no ordinales que, según explica Enrique Rus Arias en su artículo Variable nominal y ordinal de la plataforma Economipedia, son aquellas variables que te permiten categorizar los datos de manera que, en la nominal, el orden no es importante, mientras que sí lo es en la ordinal.

Gráfica de torta.

4. Gráfico de dispersión

Este gráfico estadístico es utilizado cuando buscas cómo presentar datos con los que quieres mostrar correlaciones y agrupar los set de datos de una forma muy útil, sobre todo cuando la información que tienes posee dos valores y el orden de los mismos no es relevante.

Un ejemplo claro se daría cuando quieres comprar un carro y buscas que cumpla con determinado límite de velocidad y un precio.

Gráfica de difusión.

5. Gráfico combinado

Este tipo de gráfico estadístico es ideal cuando buscas cómo mostrar datos que muestran un comparativo de dos variables que se encuentran en diferentes rangos.

De esa forma, los datos se presentan a través de barras o líneas, cada una de las cuales representa una categoría concreta.

Gráfica combinada.

Errores al presentar gráficos

Las visualizaciones pueden mejorar o dañar por completo el mensaje que buscas transmitir, por eso al momento de ver cómo presentar tus datos hay que usar el gráfico correcta y adicionalmente evitar los siguientes puntos:

• El uso de efectos 3D, dado que dificulta la interpretación de datos. 
• La distorsión en los ejes, recuerda que el eje vertical siempre debe comenzar de cero.
• Mostrar mucha información en un solo gráfico, ya que elimina las ventajas de procesar información visualmente. Para escoger cómo presentar tus datos siempre ten presente que es mejor crear una serie de gráficos agrupados, por diferentes conjuntos de temas y ordenarlos de una forma lógica.
• Usar demasiado color o usar colores incorrectos, porque pueden confundir a los usuarios. Recuerda, además, que existen usuarios con problemas visuales como el daltonismo. Para solucionar esto, Escobar menciona herramientas como Adobe Color o Vischeck, que permitirán crear paletas de colores para todo tipo de audiencias.

¿Cómo presentar datos en Excel?

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas para la presentación de datos, bien sea en tablas o a través de gráficos estadísticos. Pero, ¿cómo presentar los datos de forma visual en Excel?

¡Es muy fácil! Lo primero que hay que hacer es crear una tabla en la que se encuentren de forma detallada la información que le quieres comunicar a tu audiencia. Luego de tener esta tabla debes:

1. Seleccionar la tabla completamente.
2. Ir a la barra superior y dar clic en Insertar.
3. Buscar el icono de Insertar gráfico de columnas o de barras.
4. Seleccionar el gráfico que te gustaría utilizar para presentar tus datos.

Y listo, ya tienes tus datos reflejados en  gráficas de Microsoft Excel. Recuerda que esta forma como puedes presentar los datos, también es posible lograrla a través de Google Sheets, que tiene cualidades muy similares a Excel. ¿ Cuál es mejor entre Excel y Sheets? Eso solo lo puedes determinar tú, pero el plus de Sheets es que te permite trabajar junto con tus compañeros en el mismo archivo y simultáneamente.

Esperamos que ahora sepas cómo presentar tus datos en gráficas estadísticas y sus principales ventajas. Quizás con este nuevo conocimiento se te haga más fácil presentar los resultados obtenidos con tus proyectos o convencer a tu equipo de trabajo, del cambio que deben realizar para poder hacer un trabajo más eficiente.

Si te interesa aprender más sobre análisis de datos, te invitamos a que revises nuestro catálogo de cursos online de Data y Analítica, donde seguro encontrarás la guía que necesitas para impulsar tus proyectos e ideas. ¡Nos vemos en la próxima!