En este mundo moderno resulta fundamental poder priorizar tareas pues todo parece siempre tener la misma importancia y la misma urgencia.
¿Sientes que corres todo el tiempo pero nunca llegas a ningún lado? ¿Que colocas parches provisorios a los problemas todo el tiempo pero se te olvida lo más importante? Entonces, aprender a priorizar tareas será fundamental para que halles la tranquilidad en tu vida cotidiana.
“Me di cuenta que priorizar nuestras tareas y nuestros deberes se convierte en un estilo de vida”, señala Kevin Muñoz en nuestro curso de técnicas de priorización de tareas. ¿Lo has pensado así alguna vez? Es por eso que queremos brindarte a continuación una serie de tips para priorizar tareas
¡Vamos a cambiar de enfoque para poder ver las cosas de otra manera!
1. Anota todas las actividades
Lo primero y principal es plasmar por escrito todas las actividades para poder priorizar las tareas diarias. Una de las mejores maneras de llevarlo a cabo es realizar una lista de tareas que te ayudará a organizar de una manera efectiva tu vida.
Recordemos que la definición de priorizar, según la Real Academia Española, es dar prioridad a algo, establecer un orden respecto de anterioridad o precedencia de otra cosa que depende de ello.
¿Listo para comenzar a ordenar el caos?
2. Define los objetivos
Puedes establecer un cuadro para priorizar las tareas en base a los objetivos semanales o mensuales, tú decides el plazo de tiempo de cada una de ellas. Los objetivos deben ser claros y estar bien detallados.
El Principio de Pareto nos enseña una regla, llamada 80/20, que consiste en determinar qué 20% de las actividades producirá el 80% de los resultados. ¡Te aconsejamos que lo pruebes aunque sea una vez!
Las prioridades claras aumentan la productividad y te darán la confianza que necesitas para saber que llegarás a tiempo con todo al priorizar las tareas. Por su parte, Mujeres de Empresa da una explicación muy detallada de este principio que recomendamos utilizar.
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3. Trata de priorizar las tareas entre lo urgente y lo importante
No todo tiene el mismo nivel de importancia y tampoco de urgencia, aunque muchas veces lo sientas así. Para poder discernir y aprender a cómo priorizar tareas, un buen ejercicio es preguntarse:
- ¿Algún elemento de la tarea afecta a las demás, dependen de ella?
- ¿No realizar la tarea tiene consecuencias en el resto?
- ¿Afecta a otras personas el hecho de omitir esta tarea?
Priorizar objetivos y tareas, a través de estas preguntas, nos ayudará a comprender que la importancia de una actividad radica en la correlación con las demás. Un calendario es una de las mejores maneras de priorizar tareas por día, este pack de calendarios 2022 para imprimir GRATIS será clave para tu nueva organización.
4. Realiza una clasificación
Puedes priorizar tareas como A B y C, uno de los métodos más populares. Es un sistema que te servirá para poder agrupar de algún modo las actividades similares según su importancia. A modo de ejemplo, podemos utilizar:
- A: para priorizar las tareas más importantes, las que deben ser las primeras en ser realizadas.
- B: las tareas que son importantes pero no primordiales y pueden ser realizadas luego de las A.
- C: las tareas de menor importancia, incluso se pueden realizar en algún tiempo libre.
Honestamente, ¿no sientes que al hacer una lista de tareas escribes de más y acabas colocando actividades que no son necesarias? Tener la capacidad para priorizar las tareas es saber eliminar las actividades que nunca realizarás y solamente significan pérdida de tiempo.
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5. Crea un horario
Tratar de calcular el tiempo requerido para cada una de las actividades es uno de los mejores tips para priorizar tareas en casa. Existen algunas herramientas de gestión del tiempo para poder sacarle el mayor provecho a tu jornada.
Establece plazos de tiempo para cada una de las actividades, hora de inicio y hora de entrega, y trata de vincularlas entre ellas como uno de los métodos para priorizar tareas que mejor funciona.
¡Ansiamos que puedas tener tu vida más organizada!
6. Evalúa las consecuencias
¿Es posible priorizar las tareas y que así y todo el tiempo no me alcance y me queden actividades sin hacer? ¡Claro que es posible! No somos máquinas perfectamente diseñadas.
Llegado el caso de que no puedas dar abasto con la cantidad de tareas que tienes, la solución es considerar y evaluar las consecuencias de las acciones que queden sin realizar.
¿Qué efecto puede tener esa demora en todo el organigrama? Esa es la pregunta que debes realizarte para priorizar tus tareas en base a sus consecuencias. Por supuesto, la prioridad se dará a las que tengan menos consecuencias negativas.
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7. Dedica un tiempo a las tareas no urgentes
Siempre existen cosas con menor importancia y no tan urgentes pero que hay que realizar por conveniencia. Priorizar tareas es que las hagas en base a su importancia pero que trates de realizarlas todas al final.
Este tipo de tareas suelen ser actividades que a largo plazo traerán consecuencias, no a la brevedad ni en el momento presente. Por eso te aconsejamos que dentro de tu cuadrante para priorizar tareas les otorgues un mínimo espacio a las tareas no urgentes.
¡Que algo no sea urgente no significa que no sea importante!
El tiempo es igual para todos
Mi día tiene exactamente la misma duración que el tuyo. Hacerlo realmente productivo hasta el último minuto y aprender a priorizar tareas dependerá, en última instancia, de ti.
¿Cómo hace esa madre de 4 hijos que trabaja en una oficina para llegar a tiempo con todo? Seguramente la clave esté en su organización personal y laboral, en sus estrategias para priorizar tareas.
Durante esta nota hemos abordado una serie de herramientas para priorizar las tareas, tanto cotidianas como en el trabajo, para poder ayudarte en la rutina de todos los días y creemos que los mejores cursos de Estilo de Vida servirán para complementar todo lo aprendido aquí. ¡Te lo mereces
¡Tu tranquilidad, tu cabeza y tu familia te lo agradecerán!