Dentro del mundo de los negocios y las organizaciones, existe otro submundo a la hora de invertir los recursos que están relacionados al saber cómo seleccionar proveedores para una empresa.
Sin lugar a dudas, si uno pudiera crear una plantilla para comparar y seleccionar proveedores haría que la búsqueda se haga un poco más sencilla y efectiva. Este podría ser un buen punto de partida.
En esta nota te explicaremos y detallaremos todo lo que tienes que saber sobre cómo seleccionar proveedores de la mejor manera posible para no sólo ahorrar costos sino también explotar al máximo las posibilidades de tu negocio.
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Aprender a evaluar y a cómo seleccionar proveedores
De una u otra forma, los proveedores son como socios estratégicos en nuestras organizaciones. Muchas veces, el éxito del negocio depende en gran parte de cómo generemos esa alianza y podamos sacar el mejor jugo posible. La búsqueda no siempre es fácil y por eso es clave entender porque es importante seleccionar proveedores.
La variable o la cuenta rápida que debemos hacer no siempre tiene que ver con sí un proveedor tiene mejores insumos. También hay que ser muy cuidadoso en relación a los valores que ese proveedor nos ofrece. Si ponemos sólo el foco en el insumo y no en el precio, a la hora del producto o servicio final podemos tener problemas.
Y lo mismo si hacemos al revés. Si ponemos el foco en el bajo costo y el insumo es de muy mala calidad, tendremos problemas en nuestro negocio.
Por lo general, en las organizaciones, el departamento de compras es el encargado del proceso para seleccionar proveedores. Es muy bueno poder tener la información detallada para la búsqueda y poder armar una metodología para seleccionar proveedores.
También para estar más y mejor ordenados, tener en claro y saber bien cómo administrar tu negocio o emprendimiento.
Procedimiento para cómo seleccionar proveedores
Por lo general, el momento del proceso que lleva más tiempo es el momento de la evaluación de los distintos posibles proveedores. Hay que tener la mayor cantidad de información en la búsqueda.
La información que se recomienda cotejar tiene que ver con saber con qué otros clientes trabaja el proveedor, cuántos años de experiencia lleva en el mercado, saber si cuenta con algún tipo de certificación, etc. Es fundamental tener unos pasos pre estipulados en esa primera investigación. Como ejemplo nos podemos apoyar en estos cuatro pasos:
- Buscar otros usuarios: Intentar hablar con distintos actores de la industria para saber si nos pueden dar algún tipo de referencia, buena o mala.
- En nuestro rubro: Chequear cuáles son los proveedores de nuestra competencia en el mercado
- Utilizar los medios digitales: Hoy día internet, es un gran aliado estratégico en nuestras búsquedas. También es favorable en el momento de buscar distintas referencias.
- Eventos: Hace sentido tener presencia o poder asistir a eventos o ferias de la industria para conocer nuevos proveedores o ver los que ya están en el mercado
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Características para seleccionar proveedores
Para estar más cerca del proveedor que más convenga, hay que saber bien cuál sería nuestro criterio de búsqueda. Hay organizaciones que crean una matriz para seleccionar proveedores y esto les facilita mucho la elección.
En casi todos los casos se pone sobre la mesa las formas de pago, los plazos, los precios, si tiene o no garantía, el prestigio del prestador y la calidad, entre otras características. Cada organización arma su matriz según los crea necesario.
Formato para seleccionar proveedores
Es muy usual encontrar una especie de formato en donde las empresas hacen una evaluación de cada uno de los proveedores. Realizan, por ejemplo, cuadros comparativos con detalles de pros y contras de “aliarse” con un proveedor. En este sentido es indispensable el buen manejo del Excel para que el proceso sea lo más preciso y automático posible.
También existe la posibilidad de tener reuniones presenciales con los distintos candidatos. Hay empresas que prefieren este método porque entienden que es más certero y también les sirve para conocer personalmente a más de un prestador y tenerlos archivados en su cartera de proveedores por cualquier eventualidad.
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Cómo seleccionar proveedores en una empresa
Luego del proceso que mencionamos anteriormente el panorama con respecto a cómo seleccionar proveedores para una empresa nos quedará un poco más claro. Siempre es recomendable tener varias posibilidades, es decir, varios proveedores para una misma misión o un mismo trabajo.
Esto nos facilitará mucho las búsquedas del proveedor adecuado en el momento preciso.
Factores para seleccionar clientes y proveedores
Naturalmente, cada organización le da la importancia que desee a la materia prima o a los insumos. De todas formas hay ciertas ideas que nos pueden servir para saber cómo seleccionar a tus proveedores.
Tiene muchas ventajas contar con los “socios estratégicos” adecuados ya que resulta de gran valor para llevar un control más eficiente en la producción y en los costos. Esto también impacta en la productividad de la empresa y ayuda en todos sus procesos.
Vamos a enumerar aquí algunos criterios a tener en cuenta en el momento de encontrar los proveedores con mejor sinergia y que se adapten a nuestras propias necesidades. No hay lugar a dudas. Si logras ordenar los puntos mencionados, tu proyecto, emprendimiento, negocio o empresa tendrá un buen criterio seleccionar y clasificar proveedores.
El orden es según la importancia que cada organización le de a cada ítem. Debes invertir tiempo y saber manejarlo para optimizar la búsqueda de selección de proveedores.
Ubicación de tu proveedor
Dependiendo de tu negocio, la ubicación geográfica de tu proveedor puede incidir en tus esquemas de negocio. Por ejemplo, si tus oficinas están ubicadas en medio de una ciudad con mucho tráfico y tu proveedor queda en las afueras, tienes que tener en cuenta la distancia y cuanto puede incidir en tu esquema que se demore en los pedidos.
La logística es indispensable para que, en caso de surgir algún inconveniente, ese problema no impacte en el resultado de tu negocio. Para evitar cualquier tipo de problema, si el proveedor queda a una distancia prudencial siempre es mejor.
Estructura de tu proveedor
Cuanto más grande sea nuestro proveedor, más beneficios podemos sacar. Dentro de las herramientas para seleccionar proveedores que debemos utilizar esta es una de ellas. La capacidad de negociación con un proveedor más grande va a ser mayor que con un proveedor más pequeño y esto va a impactar en nuestros números y mejorará las condiciones generales.
Experiencia
La reputación de la empresa proveedora también es muy importante a la hora de generar confianza para el vínculo comercial. Dentro de los criterios para seleccionar proveedores se debe poner foco en investigar y consultar la reputación de los proveedores.
Conseguir testimonios ó lograr hablar con alguna otra compañía que ya haya interactuado con el ó los proveedores que estamos teniendo en cuenta, generará un importante voto de confianza dentro de los factores para seleccionar proveedores.
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Economía del proveedor
Independientemente de la calidad de sus productos ó sus métodos de entrega ó sus tiempos de producción, debemos estar atentos a la capacidad económica de nuestro proveedor seleccionado. A la hora de seleccionar proveedores debemos tener en cuenta su situación financiera por cualquier acción interna o externa que se pueda dar.
Si necesitamos como cliente que mi proveedor produzca el doble y el mismo no tiene la capacidad financiera para hacerlo, esto generará un impacto negativo directo en nuestra empresa.
Esto es importante para saber si en caso que nuestra propia empresa llegara a tener algún inconveniente financiero, el proveedor pueda llegar a darnos algunas facilidades de pago o financiación.
Producción máxima o mínima
Muchos proveedores tienen un pedido mínimo ó máximo en el lote de venta. En estos casos hay que consultar estos parámetros y saber qué es lo más conveniente.
Por ejemplo, si necesitamos comprar 100 productos en un lote, logramos vender esos 100 productos y tenemos una demande da 110 en total, hay que saber si el proveedor puede producir esos 10 ó si debemos volver a comprar un lote de 100.
En caso que el proveedor no consiga hacer un mínimo que nos sirva, entra en juego nuestra capacidad de stockeo o contar con otro proveedor que nos ayude en el guardado y distribución.
Entrega de los pedidos
¿Cuánto tiempo le demanda al proveedor desde el momento que recibe el pedido hasta la entrega? Posiblemente esa variable la tenga en su capacidad de producción versus la cantidad de clientes que tenga. La coordinación de las entregas en tiempo y forma es un desafío y hay que tenerlo en cuenta dentro de los pasos para seleccionar proveedores.
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Estándares
Dependiendo en la industria que trabajemos y dependiendo qué necesitamos de nuestros proveedores hay que tener en cuenta su documentación o sus certificaciones. Hay insumos o materias primas específicas que deben pasar por una serie de chequeos que determinan si están o no avalados para poder ser usados.
Por eso, en los procesos de las empresas que ponen el foco en como seleccionar proveedores, muchas veces piden o necesitan la presentación de algunas certificaciones. También esto es muy importante para tener menos márgenes de error y certezas eligiendo un proveedor certificado.
Garantías y Postventa
Siempre teniendo en cuenta qué producto nos entrega un proveedor, tener en cuenta si tiene ó no garantía y servicio de postventa es clave. Esto tiene muchos beneficios. El principal es que se corren menos riesgos y además teniendo post venta y garantías nos puede servir como argumento de venta de nuestra oferta.
También es bueno si el proveedor nos ofrece capacitación para el buen uso y manejo de sus productos.
Condiciones de pago
Cada organización hace foco en cuál es la finalidad de seleccionar los mejores proveedores, aunque el denominador común indica que si existen facilidades en las condiciones de pago el proveedor que lo ofrece corre con ventajas.
Incluso, dentro del acuerdo comercial y las negociaciones, se puede plantear que en caso de una mejora en la producción y en los resultados que impacten en el crecimiento del proveedor, se pueda utilizar para mejorar una futura condición.
Por lo general, cuanto más clientes tenga el proveedor, más difíciles van a ser las negociaciones y los acuerdos. En cambio, si un proveedor necesita cerrar un acuerdo, posiblemente lo encontremos más flexible en las negociaciones.
También, debemos ver nuestras finanzas y capacidad de pago para ofertar y cerrar un acuerdo. Por ejemplo, si pagamos todo lo acordado por adelantado siempre y cuando consigamos una oferta favorable. Esto mejorará nuestra competitividad.
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Entonces: ¿Cómo debemos seleccionar proveedores?
Para concluir, además de todo lo que ya hemos tenido en cuenta para saber cómo seleccionar proveedores, debemos considerar nuestras propias necesidades.
Cada empresa u organización tendrá su propia manera de encarar el proceso de selección de proveedores para su propio beneficio, que logrará impactar en un resultado positivo. La gestión de cómo seleccionar proveedores, tus posteriores compras, tus ventas, y todo su proyecto en general, será clave para la obtención de los resultados deseados.