Los problemas de comunicación efectiva en el trabajo son moneda corriente para algunas empresas.

Deadlines no cumplidos. Conflictos entre miembros del mismo equipo. Mensajes malentendidos. Respuestas que no reciben réplicas. Cadenas de correos que no terminan. 

Según el reporte “The cost of poor comunications” de David Grossman, citado en el blog de Pumble, que incluyó entrevistas a 400 compañías grandes y a 100,000 empleados, el costo provocado por las barreras de comunicación en el trabajo alcanza los 62.4 millones de dólares al año por empresa.

Es decir, los obstáculos de la comunicación eficaz no solo provocan una pérdida de productividad laboral, sino también un costo económico real para cualquier compañía.

Por eso, en este artículo, vamos a explicarte qué significa comunicación efectiva en el trabajo, y cuáles son las técnicas y beneficios de saber comunicar en el ámbito laboral.

¿Qué es la comunicación efectiva en un espacio de trabajo?

Toda empresa u organización tiene como objetivo impulsar dinámicas de comunicación efectiva entre sus participantes. 

En este contexto, la comunicación efectiva consiste en todo acto comunicativo que implique tareas, procesos y objetivos de índole laboral en un espacio de trabajo.

Este concepto comprende acciones como tareas colaborativas, actualizaciones sobre proyectos en marcha, feedback de desempeños, organización de reuniones, etc.

Con el avance de las tecnologías de internet, la comunicación efectiva en una compañía no solo se desarrolla de manera presencial, sino que toma formas más dinámicas. 

Algunas de los formas de comunicación efectiva en la actualidad son las siguientes:

• Reuniones presenciales de equipo.
• Mensajes por correo corporativo.
• Reuniones 1 a 1 entre managers y empleados.
• Intercambio de información por plataformas de uso colaborativo.
• Sesiones grupales por videollamadas.

Técnicas de comunicación efectiva en el trabajo

Aunque conocer la definición de comunicación efectiva es importante, no basta quedarte únicamente con esa explicación.

Para mejorar los niveles de productividad entre los empleados de tu empresa o el cumplimiento de tareas entre los miembros de tu equipo de trabajo, hace falta conocer cómo tener una comunicación efectiva.

Aquí te dejamos una lista con 6 técnicas de comunicación eficaz que se deben fomentar en un espacio de trabajo.

1. Cuida tu lenguaje no verbal y tono de voz

Como supondrás, comunicar de forma efectiva no solo tiene que ver con las palabras que salen de tu boca. También, es importantísimo tener en cuenta el lenguaje no verbal que usas cuando expresas una opinión o intercambias ideas con otra persona.

Especialmente, al momento de comunicar una tarea importante, dar feedback y resolver un conflicto, es necesario que tu postura no refleje desinterés, distancia o desaprobación.

Como lo indica Silvia Carrillo, profesora de nuestro curso Liderazgo comunicacional, “a través de las expresiones corporales podemos comunicar mucho más que con las palabras y la forma en la que nos proyectamos impacta de manera determinante nuestra gestión de liderazgo”.

Trata de no cruzar los brazos ni desviar la mirada. Centra tu atención corporal hacia el compañero de trabajo que tienes en frente y convierte tu postura física en un mecanismo de comunicación efectiva que otorgue confianza.

De esa manera, facilitarás una comunicación asertiva que, sin duda, traerá mejores resultados a la relación laboral.

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2. Habla frente a frente

En la medida de lo posible, asegúrate de comunicar información importante cara a cara. Es sabido que la comunicación asincrónica es la mayor causante de malentendidos en el ámbito laboral.

Hoy en día, dada la virtualización de los equipos de trabajo, es probable que esta conversación en persona no sea posible. 

De todos modos, es recomendable que uses algún software de videollamadas. Así podrás desarrollar una comunicación efectiva en el trabajo mirando los gestos corporales de la otra persona y ofreciendo un ambiente donde el intercambio de ideas es más fluido.

Eso impedirá retrasos en el mensaje y permitirá que cualquier aclaración se realice en el momento exacto de la conversación.

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3. Encuentra el momento y los canales adecuados de comunicación

No es lo mismo comunicarle a alguien su despido de la empresa que darle una indicación puntual para la tarea de un proyecto.

Por eso, es necesario que uses los criterios de comunicación efectiva en el trabajo sin perder de vista el objetivo del mensaje y la persona a la cual te diriges.

Sabiendo esto, puedes encontrar el mejor momento para comunicar una decisión difícil o dar información delicada. 

Además, es igual de importante utilizar el canal adecuado. De seguro, en la empresa u organización donde laboras, usan algunas herramientas para la comunicación virtual de tareas o eventos del trabajo.

Asegúrate de entender el propósito de uso de cada canal de trabajo. Algunas de las mejores plataformas para equipos en remoto, la comunicación y el trabajo colaborativo, son las siguientes:

• Notion: organización de información, calendarios y flujos de trabajo.
• Airtable: plantillas tipo spreadsheets para compartir datos e información.
• Asana: gestión de proyectos y tareas para equipos.
• Microsoft Teams: espacio de trabajo colaborativo con los recursos de Microsoft.
• Google Workspace: espacio de trabajo colaborativo de Google para empresas y organizaciones.

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4. Mejora tus habilidades de comunicación y colaboración

Hoy más que nunca, las empresas y organizaciones requieren que sus empleados demuestren habilidades para la comunicación eficaz y, al mismo tiempo, para el trabajo colaborativo.

Por eso, es importante que empieces por reforzar tus destrezas para la comunicación. Comunicar eficientemente es una de las mejores habilidades blandas que puedes cultivar.

Haz que tu comunicación sea abierta y honesta, lo cual implica que, incluso cuando estés en desacuerdo con alguien, sepas cómo expresar una opinión contraria que sea constructiva para la relación laboral.

Desarrollarte como un gran comunicador te llevará, inevitablemente, a mejorar los resultados de tu trabajo colaborativo. 

Ten presente que, saber cómo trabajar colaborativamente implica conocer muy bien la misión de la empresa, los compañeros con los que trabajas, las tareas en las que participas y los canales de comunicación que se usan.

Si unes tus habilidades de comunicación efectiva en el trabajo con tu conocimiento del trabajo colaborativo, sin duda serás un gran empleado o el líder empresarial que se necesita en tu organización.

Estas son algunas estrategias para fomentar el trabajo colaborativo:

• Establecer normas de comunicación claras.
• Estimular la co-creación.
• Liderar desde el ejemplo.
• Reconocer logros de miembros del equipo.
• Generar espacios de conocimiento entre participantes.
• Ofrecer oportunidades de mentorías a empleados.

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5. Aprende a escuchar

Saber comunicar con eficacia es un arte que debes cultivar eligiendo las palabras correctas en el momento justo. Pero no todo termina en esto.

Hace falta que desarrolles las habilidades de escucha activa. Una escucha atenta y considerada permitirá que seas un mejor comunicador.

Cuando converses con un compañero de trabajo o un empleado bajo tu cargo, escucha para entender y no para replicar.

Si solo te concentras en escuchar para saber qué puedes decir después, estarás echando a perder la oportunidad de desarrollar una empatía positiva.

En cambio, concéntrate en escuchar lo que la otra persona está diciendo y conéctate a la conversación estando presente en cuerpo y mente.

Así generarás las mejores condiciones para la comunicación efectiva en el trabajo.

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6. Argumenta con hechos y evidencias

Para evitar conflictos en el trabajo, siempre es mejor basar nuestra comunicación en hechos que todos pueden comprobar y no en historias de interpretación subjetiva.

Por ejemplo, imagina que uno de tus jefes asignó la dirección del nuevo proyecto a otro miembro del equipo y no a ti, como en un principio estaba pactado.

Naturalmente, esto puede generarte un malestar y, quizá, puedas reaccionar a partir de interpretar que lo hizo por algún supuesto mal desempeño de tu parte. Sin embargo, esta deducción es solo parte de tu interpretación. No es un hecho objetivo.

Ante esto, es recomendable que practiques tus aptitudes para la comunicación efectiva, solicites una reunión con tu jefe y preguntes por la situación basándote en los hechos y no en tus suposiciones. 

Las evidencias no dan margen de error y facilitan el desarrollo de ambientes de trabajo saludables. 

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Beneficios de la comunicación efectiva en el trabajo

En cuanto a las ventajas de la comunicación efectiva en las organizaciones, estas son más que evidentes. Aquí te explicamos las tres más importantes.

1. Ambiente de trabajo saludable

Es claro que cuando se fomentan espacios de comunicación abierta y honesta, los mensajes se entregan de manera adecuada y los equipos logran los resultados esperados.

Este escenario ideal no solo tiene una repercusión positiva en las dinámicas de comunicación laboral, sino también en la salud del ambiente de trabajo.

Se forma un espíritu de equipo más sólido, existen mayores mecanismos para resolver potenciales conflictos, se reducen los malentendidos y se observa una clara visión grupal del camino a seguir.

2. Satisfacción laboral en una empresa

Otro beneficio de la comunicación efectiva en el trabajo, es que los empleados se sienten más satisfechos con el trabajo que hacen y más identificados con la empresa para la cual laboran.

Dado que hay feedback positivo, colaboración horizontal e intercambio democrático de ideas, los empleados potencian su autoestima y, sin duda, su motivación laboral.

Esto reduce el ausentismo, el estrés laboral y, por supuesto, las renuncias que suelen ocurrir cuando los trabajadores sufren de insatisfacción laboral.

3. Éxito del negocio

Por último, como aludíamos en la estadística de la introducción del artículo, la comunicación efectiva en el trabajo representa, a largo plazo, una razón del crecimiento económico de una empresa.

El hecho de no comunicar eficazmente genera pérdida de tiempo y dinero a una compañía y, además, una recurrente fuga de sus mejores talentos.

Por estas razones, es trascendental que las empresas desplieguen estrategias de comunicación organizacional para potenciar las habilidades de sus empleados, colaboradores y directivos.

Esperamos que esta nota haya servido para impulsarte a mejorar tus habilidades de comunicación y tus destrezas para el trabajo colaborativo.

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