¿Crees que tu base de datos tiene elementos que no necesitas? Debido a que pueden ser datos incompletos, incorrectos o duplicados, esto te generará contratiempos al momento de analizarlos. Necesitas conocer más sobre la depuración de datos. 

¿Habías escuchado hablar de este proceso antes? La limpieza de base de datos es uno de los pasos que no debes saltarte antes de procesar la información para realizar una investigación eficiente para tu empresa.

En un estudio de IBM, citado en el blog de Ring Lead, se menciona que un manejo ineficiente de los datos en las empresas, le cuesta a la economía estadounidense 3.1 trillones de dólares por año.

Por eso, es hora de que pongas en marcha una depuración de datos en tu organización o empresa para que no pierdas información ni potencial de crecimiento.

En este artículo, te contaremos todo sobre la importancia y beneficios de la limpieza de datos, así cómo sus elementos, pasos, métodos y herramientas para aplicarla. A partir de ahora, la usarás siempre. 

¿Qué es scrubbing? 

Comencemos por definir qué es la depuración de datos, también conocida como scrubbing en inglés. 

Este término hace referencia al proceso de limpieza de datos, mediante el cual se modifican o eliminan datos de una base de información que son calificados como incorrectos o poco relevantes para el análisis. 

Hacer scrubbing en tu base de datos te permitirá liberarte de información que esté incompleta, tenga un formato incorrecto o se encuentre duplicada. 

Básicamente, estarás ayudando a que la herramienta de análisis de datos se ahorre tiempo considerable al aprovechar la depuración de datos antes de ponerla en marcha. 

¿Te imaginas procesar la información de tu base de datos y luego descubrir que hay errores? Probablemente, debas solucionar esos errores manualmente, ¿no suena bien, verdad? Bueno, justamente para ahorrarte ese trabajo existe la limpieza de datos. 

Ahorrarás tiempo y esfuerzo gracias a las herramientas que se dedican a limpiar datos ya sea al modificarlos, sustituirlos o eliminarlos.

Elementos de la depuración de datos

Ahora que tienes clara la definición de depuración de datos, conviene que sepas, también, cuáles son los elementos del scrubbing.

Existen 5 componentes en una depuración de datos correcta y útil para las decisiones de una empresa.

1. Validez

La forma de procesar y depurar datos debe tener ciertos criterios de validez que se alineen con las reglas o requerimientos definidos en las políticas de información de la empresa.

Por ejemplo, para introducir los nombres y apellidos de clientes en una base de datos, estos solo son válidos si se colocan en el formato definido previamente en el sistema de manejo de datos.

2. Precisión

Esta característica de la depuración de datos puede ser obvia para ti, pero está muy bien recordarla.

Todos los datos que se procesen tienen que ser exactos y precisos para cumplir con efectividad la gestión de la información en una empresa.

En un ejemplo simple, el hecho de gestionar nombres, emails y números de teléfono que sean ingresados en formatos correctos a la base de datos, los hace válidos, pero no necesariamente precisos. Solo si los caracteres y las letras son ingresados correctamente, se puede decir que son datos precisos.

3. Completitud

Para lograr un sistema eficiente de depuración de datos, toda empresa necesita conseguir que la información y los datos procesados estén completos en todos sus valores. 

Un caso que representa este rasgo de la depuración de datos, se puede observar cuando se administra la información del perfil de un cliente. 

Puede que se tengan datos como el número de accesos al software, sus pagos recurrentes, las interacciones con el equipo de soporte al cliente, pero falten otros como el historial de compras que ha hecho en la plataforma o las incidencias al momento del onboarding.

El tener todos esos datos depurados y concentrados en el sistema, supone mayor conocimiento de un cliente e información crucial para mejorar su experiencia como cliente.

4. Coherencia

En muchas ocasiones, la recogida y depuración de datos en empresas no se hace solamente en un sistema informativo o en una sola base de datos.

Sucede que conforme pasa el tiempo y la empresa crece en número de clientes y recursos, son necesarias varias agrupaciones de datos según distintos criterios.

Y es por esto que toda depuración de datos requiere mantener criterios de coherencia que permitan combinar, mezclar o filtrar información entre dos bases de datos sin que haya ninguna contradicción entre los elementos ni se induzca a error.

Solo con la coherencia en valores, reglas y criterios, la información puede estar actualizada correctamente.

5. Uniformidad

El elemento de uniformidad facilita que, de alguna manera, se hable el mismo lenguaje entre los datos que se administran.

En el caso de que la información trate con valores numéricos que representan tamaños, pesos o similares, la unidad de medición debe ser la misma. En el trabajo de depuración de datos, se debe utilizar el mismo sistema de medición para cualquier base de datos (por ejemplo, el sistema internacional de medición no debe combinarse con el sistema imperial).

Si se tratara de trabajar una depuración de datos con clientes de distintos lugares del mundo, por ejemplo, debería uniformizarse el uso del mismo idioma para el ingreso de los datos.

Esto permite que la depuración de datos fluya sin inconvenientes y, luego, no se pierda tiempo en corregir malentendidos.

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Pasos para la depuración de datos

Cuando se trata de iniciar una depuración de datos, es mejor que tengas claro cuáles son los pasos para limpiar bases de datos y no confudirte en el camino de conservar o descartar información.

Si estás llevando a cabo una depuración de datos de clientes, estos son los 5 pasos estándar para realizar la tarea:

• 1. Auditar y analizar: Antes de ejecutar la limpieza, debes detectar cuáles son los problemas en el procesamiento de datos a nivel individual en determinadas bases que necesitas depurar. Esto también te brindará información sobre la salud de todo tu sistema de gestión de datos.
• 2. Limpieza de datos: Este es el paso en el que realizarás exactamente la depuración eliminando contenido duplicado, removiendo información desactualizada, mejorando los fltros y estándares para la importación de datos futuros, etc.
• 3. Verificación de la limpieza de datos: En esta etapa de la depuración de datos, tienes que verificar si la limpieza de datos, en el proceso anterior, se hizo correctamente, si no falto nada por corregir y si todo lo eliminado era realmente lo que necesitaba quitarse.
• 4. Reporte de la depuración de datos: Luego del trabajo de limpieza y de la confirmación de su efectividad, toca que realices el reporte del proceso y del nuevo estado de los datos a los equipos correspondientes de la empresa. Esto permitirá que todos estén alineados y actualizados sobre los cambios.
• 5. Establece nuevos procesos automáticos: Puedes aprovechar la información de la depuración de datos para crear nuevos documentos internos que guíen a los equipos al momento de obtener información más adecuada o para que los próximos eventos de depuración de datos se realicen de forma automatizada.

Importancia de la depuración de datos

¿Te imaginas estar a punto de lanzar tu campaña de e-mail marketing y descubrir que algunos de los correos que has recopilado son incorrectos? La limpieza de datos te evitará la sorpresa de último minuto. 

Una empresa debe tener la información correcta para realizar sus procesos con eficiencia y poder llegar a los clientes sin contratiempos.

Además, como afirma Mauro Gonzalez, profesor de nuestro curso Data Driven mindset, “para tomar decisiones informadas y exitosas, saber qué data es valiosa no es suficiente. Hae falta interpretarla e incorporarla en el día a día de tu equipo para alinearlas a las necesidades del negocio”.

Y para lograr esa alineación de información y metas empresariales, sin duda la depuración de datos juega un rol clave.

Si tienes un software de limpieza de datos podrás enfocar tus esfuerzos en otras áreas que requieren tu atención así como reducir costos en procesos que pueden resultar ineficientes. 

Cuanto más grande sea la base de datos de tu empresa, mayor será la necesidad de aprender cómo borrar los datos del sistema que no sean necesarios. No todos los clientes te darán información correcta, ¿verdad? 

Siempre es bueno que apliques la depuración de datos innecesarios en tu base de datos para poder lograr una toma de decisiones precisa y con mejores resultados a largo plazo.  

Además de promover la eficiencia de las áreas de tu negocio, podrás evitar: 

• Tiempo innecesario en procesos
• Costos adicionales 
• Corrección manual de errores
• Baja en la eficiencia de las actividades
• Menor productividad 
• Mala toma de decisiones 

Al limpiar datos, conseguirás que los procesos de tu negocio se mantengan en la misma línea de calidad a largo plazo. Además, te será más fácil alcanzar las metas previstas por los equipos de las áreas. 

Recuerda que al recopilar datos recibirás información de fuentes que puede que no siempre sean auténticas. Para no retrasar el funcionamiento de la empresa en el futuro es mejor advertir sobre la importancia de la depuración de datos. 

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Beneficios de limpiar datos

Contar con un software de limpieza de datos, será muy significativo y provechoso para tus procesos, por ende, para la empresa en general. 

Mejora en la adquisición de clientes

Parte del proceso de limpieza de datos abarca la depuración de direcciones de correo, teléfonos y demás datos del cliente que puedan ser erróneos. 

Si diriges tu campaña de marketing por correo electrónico hacia clientes que no existen habrás incurrido en pérdida de tiempo y dinero. 

Para evitar eso, limpiar datos te permitirá tener una base con información validada, evitarás los famosos correos rebote que no tienen destinatario válido y podrás manejar una estrategia de marketing que dé frutos desde el inicio. 

Toma mejores decisiones

La depuración de datos cuantitativos y cualitativos es una buena opción para tomar decisiones que den resultados eficientes en el tiempo. 

Si la base de datos de tus clientes ha pasado por procesos de depuración de datos y está validada en su totalidad, podrás recibir datos precisos y disminuir el margen de error para tener mejores retornos en el tiempo. 

Fuente: Unpslash

La toma de decisiones estará mejor fundamentada y podrás aprovechar al máximo las demás herramientas de analítica que te ayudarán a sacar provecho de la información que tanto tiempo te ha costado recopilar. 

La limpieza del banco de datos protege tus esfuerzos en el futuro para que no sean en vano. ¿Qué opinas? 😉

Impulsa las prácticas comerciales

Se dice que el análisis y depuración de datos van de la mano y esto es porque se complementan para encaminar a la empresa hacia el mejor escenario. 

La depuración de datos permitirá que sepas qué procesos son más eficientes, qué canal resulta más efectivo para llegar al cliente, qué producto tiene mejor recepción, etc.

Al limpiar datos, tendrás el camino libre para analizar lo que queda en el banco de datos. Esta información te permitirá agilizar las respuestas traducidas en prácticas comerciales para contrarrestar cualquier acción fallida en el mercado. 

Impulsa la productividad 

Al garantizar, mediante un software de limpieza de datos, que solo queda información correcta para ser procesada, quienes se encargan de ese proceso podrán realizar sus actividades con normalidad. 

Podrán invertir correctamente el tiempo de trabajo en generar rentabilidad para la empresa ya que la herramienta de depuración de datos les permitirá enfocarse en ello. 

En otras palabras, no tendrán que destinar horas de su tiempo en limpiar datos puesto que tendrán un banco de información claro y optimizado. 

Aumenta ingresos

La depuración de datos, finalmente, conlleva a generar ingresos más altos si sumas todos los beneficios anteriores. 

Al reducir errores y acercarte más a tu público objetivo, verás cómo se va concretando el contacto que tienes con los clientes y esto se traduce en más ventas gracias a la limpieza de datos. 

Protege la reputación de la empresa

Los procesos de depuración de datos tienen, también, un impacto indirecto sobre el branding de la empresa y la relación con ex clientes que, si bien ya no aprovechan los servicios brindados, mantienen una buena opinión sobre la marca.

El hecho de mantener las actualizaciones en la base de clientes de la empresa, permite que aquellos clientes que, en su momento, decidieron desuscribirse, ya no sean contactados en las campañas de mailing y no reciban correos que pueden considerar como impertinentes o spam.

Como puedes deducirlo, una depuración de datos permanente, reforzará el control de la empresa sobre los datos de sus clientes, y evitará cualquier daño en la reputación corporativa, en las prácticas comerciales y en el plan de marketing de la empresa.

Evita riesgos en el cumplimiento de la ley

En los últimos años, las leyes para el manejo de los datos de clientes y usuarios se han hecho más estrictas. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos promovido desde Europa para cuidar el uso y circulación de datos personales.

Por eso mismo, toda empresa que no quiera pasar riesgos para el cumplimiento de este u otro reglamento, necesita aprender cómo depurar datos de la base de clientes que maneja.

De esta manera, previene futuros problemas legales que pueden comprometer a la empresa no solo en cuanto a restricciones corporativas, sino también en relación a castigos económicos o comerciales.

Entonces, queda claro que las ventajas de una depuración de datos adecuada tiene un impacto mayor para el crecimiento y sostenimiento de una empresa.

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Efectos de la depuración de datos en distintas áreas de la empresa

En una empresa, todos los equipos, en menor o mayor medida, dependen de los datos sobre los clientes. 

Estos son importantísimos para tomar decisiones relacionadas con la adquisición de nuevos clientes, el branding, la inversión de recursos y la tecnología a usar.

Aquí te dejamos una lista con la mención a los impactos positivos de una depuración de datos en los equipos claves de una empresa:

1. Atención al cliente

Para cualquier equipo de atención al cliente, es fundamental tener información actualizada y adecuada sobre el historial, los problemas y las necesidades de cada cliente.

El poder mirar un panel con datos que revelen sus preferencias, el feedback que han realizado anteriormente y el nivel de compromiso que tienen, es un factor que facilita la solución de problemas más rápidamente, y refuerza la relación del cliente con la empresa.

2. Ventas

Realizar una depuración de datos continua asegura, también, que los equipos de venta tengan a la mano las herramientas y la información necesaria para mejorar sus pitch de ventas.

Esto ayuda a que tengan conversaciones de más calidad con los prospectos de clientes, que puedan acertar en detectar sus puntos de dolor y que, a su vez, consigan aplicar eficazmente las técnicas de venta para conseguir los resultados esperados.

3. Marketing

Como te lo sugerimos en ejemplos anteriores, los equipos de marketing son de los que más pueden sacar provecho de una depuración de datos bien hecha.

Tanto si se trata de controlar campañas de email marketing, de pautar publicidad en redes sociales o de preparar el calendario editorial para la estrategia de marketing de contenidos.

En cada una de estas tareas, tener información actualizada de clientes y de audiencia, permitirá que el equipo de marketing incremente sus probabilidades de lograr las metas establecidas.

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¿Qué métodos existen para la limpieza de datos?

Antes de escoger el software para limpieza de datos es necesario saber los métodos que existen para que tengas una perspectiva general de lo que ocurre en todo el proceso. 

Entonces, si ya te estabas preguntando ¿en qué consiste la limpieza de datos? o ¿cómo se hace la limpieza de datos? Te daremos una idea de lo que podrás visualizar al iniciar este proceso. 

Debido a las grandes cantidades de información que manejan las empresas, es recomendable dejar este proceso en manos de personas que tengan más conocimiento acerca de la limpieza de datos. 

¡Espera!

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Revisión de datos 

Antes de proceder con la depuración de datos propiamente, es necesario revisar toda la base de datos. Así es, toda. Desde el primer dato que almacenaste será revisado con el fin de encontrar la raíz del problema. 

Ubicar donde están los datos errados y el por qué de su error, será la base para iniciar a limpiar datos con el pie derecho y dar paso al siguiente método.

Integración de datos

El segundo método del proceso de depuración de datos es la combinación de información de diferentes fuentes para consolidarse en un solo portal o plataforma. 

No todos los datos que hayan recopilado tendrán el mismo formato, por lo tanto, es imprescindible hacer una limpieza del banco de datos para que la información esté estandarizada antes de proceder con el análisis en cuestión.

Migración de datos

En el contexto de limpiar datos, migrar información significa transferir data de un sistema a otro. El fin de este método es mantener un formato y estructura correctos para que no hayan datos duplicados en el momento del análisis de información.

Este paso de la depuración de datos te permitirá agilizar el procesamiento de datos estadísticos para tener mejores resultados. 

Transformación de datos

Finalmente, después de haber pasado por los otros métodos de depuración de datos, se llega a transformar la información para cumplir con el formato y estructura del sistema de destino. 

Transformar data conlleva la aplicación de reglas, filtros y limpieza de datos mediante procesos integrados de las herramientas especializadas para lograr que cada parte del banco de información esté lista para analizarse.

Principales softwares de limpieza de datos

Ahora, ¿estás listo para descubrir las principales herramientas que puedes utilizar para empezar a limpiar datos en tu empresa? 😱 

Tableau

Esta herramienta de scrubbing de datos, se caracteriza por la facilidad para integrar datos de distintas fuentes. Integrará cualquier dato, sin importar de donde provenga la información, en un único modelo para analizarse conjuntamente. 

Además, tiene una plataforma amigable que, según dicen, todos pueden utilizar sin problemas. Como punto adicional, es una de las herramientas de depuración de datos a precio más asequible que podrás encontrar en el mercado. 

Power BI

Realizar la limpieza de datos en Power BI te permitirá resolver incoherencias, valores inesperados, integrar datos, evaluar y transformar la información, entre otras funciones. 

La depuración de datos estadísticos mediante sus procesos de estandarización de información  te ayudarán a lograr un modelo simplificado de data que podrás emplear fácilmente en el análisis posterior. 

SPSS

La limpieza de base de datos en SPSS te permitirá proceder con una eficiente limpieza de datos, además de gestionar y facilitar datos fiables para tu empresa. 

Garantiza la integración de data estructurada al limpiar datos que no sean adecuados para el posterior análisis de investigación, los vuelve estructurados y analizables por cualquier sistema de Big Data. 

Astera Centerprise 

Este software de limpieza de datos ofrece una plataforma sencilla y amigable de usar que le permite al usuario hacer una depuración de datos a través de la transformación de limpieza de la fuente. Esto te permitirá tener un conjunto de información estandarizado.  

También es posible realizar un mantenimiento de calidad de los datos para monitorear su estado en el tiempo cada vez que se actualice la base de información de la empresa. 

Fuente: Unsplash

¡Hemos llegado al final del artículo y estamos seguros que has aprendido la importancia de la depuración de datos! Ahora conoces los beneficios y métodos que se utilizan así como las principales herramientas para tener un resultado eficiente. 

No puedes dejar de lado la limpieza de datos para poder aprovechar todas las ventajas que te ofrece. Sin duda, tu empresa presenciará un antes y un después en relación a productividad e ingresos. 

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Recuerda que siempre puedes capacitarte y seguir aprendiendo para contribuir a los procesos de análitica de tu negocio o empresa. ¿Listo para comenzar? 😎