Con tantos conceptos financieros, aprender las diferencias entre auditoría interna y externa se hace cada vez más importante para saber cómo llevar la contabilidad de un negocio satisfactoriamente. Ambas son herramientas esenciales para tener un panorama claro sobre la situación económica de una empresa.

Es probable que cuando escuches la palabra auditoría externa e interna, sobre todo si eres nuevo en el mundo de los negocios, se encienda una señal de alarma en ti, pero no te preocupes, ya que estas colaboran al orden de los estados financieros dentro de las organizaciones.

Además, pueden traer beneficios en el equilibrio y en la rentabilidad, y es por eso que algunas compañías diseñan un comité de auditoría interna y externa. Si bien hay muchos puntos en común entre ambos tipos de auditoría internas y externas, también hay características que las diferencian. 

Y, justamente, en este artículo te explicaremos las principales diferencias entre la auditoría interna y externa para que puedas identificar cada una al instante. Asimismo, te contaremos el origen de la auditoría y los tips para una auditoría contable exitosa. Por último, te compartiremos algunos recursos gratuitos de finanzas corporativas que te resultarán muy útiles. ¡Tomarás el control de tus cuentas!

Auditoría externa vs. interna: principales diferencias

Saber cuáles son las diferencias entre auditoría interna y externa puede ayudarte a prepararte mejor y asegurarte de que tus informes organizativos y otra documentación cumplan con los requisitos. 

También puede proporcionarte puntos de conversación útiles al explicar la importancia de los tipos de auditoría interna y externa a la administración, la junta u otras partes interesadas.

Según el informe “ Perspectivas e ideas globales” del Institute of Internal Auditors sobre las características de la auditoría interna y externa, hay una serie de diferencias clave que debes reconocer:

Objetivo

1. Auditoría interna

La principal clave para entender las diferencias entre auditoría interna y externa es conocer cuál es el objetivo de cada una. Para la auditoría interna hay que destacar que generalmente son realizadas por recursos de la misma empresa. El análisis que se obtiene debe ser útil y dar buena información a los miembros del directorio o a los socios del negocio.

De acuerdo a las características de la auditoría interna y externa, la auditoría interna se pide según los intereses particulares de cada organización y si bien no es obligatoria, sí es necesaria. Como resultado, en muchos casos arroja datos que bien cotejados pueden servir mucho para la estructura de cualquier negocio. 

2. Auditoría externa

Si bien hay diferencias entre auditoría externa e interna, también hay puntos de contacto. En cuanto a la auditoría externa es realizada, tal cual su nombre lo dice, por alguien externo a la organización. Como no es un empleado que está involucrado en la dinámica diaria de los procesos, se espera un resultado más objetivo y real de las finanzas, y de los números de los negocios.

También estas auditorías externas sirven para darle información a personas o entidades de afuera del mundo de la empresa. Por ejemplo, posibles nuevos inversores, o alguna entidad financiera que estudia el caso para poder otorgar algún préstamo.

De hecho, según el portal web RSM, las auditorías externas son obligatorias para empresas que cotizan en bolsa y compañías de un cierto tamaño.

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Propósito

1. Auditoría interna

En el caso de la auditoría interna, se realiza para hacer un chequeo general del correcto funcionamiento de distintas áreas. El resultado aporta distintas herramientas para la mejora continua de procesos establecidos.

Básicamente, las auditorías internas buscan un resultado pretendido por la propia compañía. Al momento de comprender las diferencias entre auditoría interna y externa, debes tener presente que la auditoría interna la solicita la propia empresa con el fin de ordenar o rever ciertos procesos.

También existen auditorías internas por casos o necesidades particulares que pueden relacionarse con alguna irregularidad en algún proceso.

2. Auditoría externa

En el caso de una auditoría externa, lo que se busca esencialmente es que los estados financieros de la compañía sean más transparentes y creíbles. Estos deben ser justos, objetivos, ecuánimes, que no tengan intereses particulares que puedan afectar a la organización.

Si en el proceso de una auditoría externa se encuentra alguna irregularidad puede llegar a traer problemas y consecuencias legales, ya que por lo general son realizadas para terceros, como alguna entidad oficial fiscalizadora. Por esto mismo, una auditoría externa e interna es solicitada para fines diferentes.

Para un mejor control y eficacia en los procesos se recomiendan en las compañías que al menos se desarrolle una auditoría interna y externa por año, aunque en algunos casos se hacen más de una.

También existe la posibilidad de contratar a un proveedor externo en caso de no contar con personas idóneas dentro del personal. En general, la opinión de un proveedor externo trae una mirada imparcial de lo analizado.

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Habilidades de los auditores

1. Auditoría externa

• Los auditores externos son contadores certificados (para auditorías financieras).

• Los auditores externos deben hacer informes precisos con resultados que muestren los avales financieros de la empresa.

• Los auditores externos deben tener en cuenta la mayoría de los campos y actividades de las organizaciones.

2. Auditoría interna

• El auditor, por lo general, trabaja en la compañía.

• Debe ser alguien seguro y confiable.

• Los auditores internos pueden provenir de una variedad de áreas profesionales o académicas.

• A pesar del hecho de que los auditores internos tienen intereses creados en su organización, deben seguir siendo independientes de las actividades que auditan.

En ambos casos, los auditores son los que deben llevar adelante el análisis de las cuentas de la empresa, es decir, de la contabilidad gerencial. Su objetivo es trabajar con transparencia poniendo el foco en el dinero que entra y sale de la corporación. La diferencia entre auditoría externa y auditoría interna desde su inicio tiene que ver con quién es el que la lleva a cabo.

Si bien el propósito, el enfoque y los resultados de su trabajo de campo varían, los auditores internos y externos a menudo comparten información para evitar la duplicación y mejorar la cobertura de la auditoría. 

Los auditores externos también pueden optar por aprovechar la amplia comprensión de auditoría interna del entorno de riesgo y control de la organización. En tanto, los departamentos de auditoría interna pueden allanar el camino para una mejor comunicación y coordinación asegurándose de que sus evaluaciones de riesgos, documentos de trabajo, informes y otra documentación estén preparados y en un formato fácil de usar.

Por eso, es importante para los auditores conocer y entender el organigrama de la empresa, así como el manejo de las áreas que involucran el manejo de dinero.

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Audiencia

1. Auditoría interna

La auditoría interna, como parte de su función de proporcionar garantía de transparencia, informa directamente a la alta dirección, la junta directiva, el comité de auditoría y/u otros grupos dentro de los límites de jerarquía propios de la organización.

2. Auditoría externa

Para que tengas una idea clara sobre las diferencias entre auditoría interna y externa, debes tener presente que los auditores externos, como parte de un tercero totalmente independiente, informan a una audiencia diferente que puede incluir miembros de la empresa, accionistas, inversores, clientes o reguladores que no forman parte de la estructura de gobierno interno de la organización.

Fuente: Auditools

Alcance de auditoría

1. Auditoría interna

Haciendo una comparación entre auditoría interna y externa, podemos ver que la función de la auditoría interna es preventiva y continua, proporcionando conocimientos y sugerencias a la administración que abarcan todos los procesos de gestión, riesgo y control en la organización.

2. Auditoría externa

La auditoría financiera externa tiende a realizarse anualmente, o al menos una vez cada cinco años, con un alcance limitado a los estados financieros. Para las auditorías de cumplimiento, el alcance lo determina el organismo regulador que realiza la auditoría.

Origen de la auditoría interna y auditoría externa

En sí la palabra auditoría, del latín “audire”, significa ni más ni menos que “oír”. En los primeros momentos del uso de la palabra, los auditores eran aquellos que tenían como objetivo verificar la falsedad o la veracidad de las cosas con tan solo observando.

En sus inicios, la auditoría externa e interna nacieron en Estados Unidos para que el estado vigile y controle algunas entidades. En este aspecto principal, se ponía el foco en la entrega de acciones y valores entre los integrantes capitalistas.

También las auditorías internas y externas servían para tener el registro de las operaciones y que sean homogéneas, además de servir para analizar la expansión de las compañías tanto en el propio país como en el exterior en las empresas multinacionales.

Ante todos estos movimientos, se comenzaron a intensificar los controles de información financiera de todas las organizaciones multinacionales, filiales, subsidiarias y sucursales, entre otras. El inconveniente que surgió es que cada una de las entidades lo hacía según sus propias reglas, creencias o lineamientos, y esto generaba un desfasaje en la información obtenida.

La auditoría en las organizaciones

Partiendo del punto de origen, podemos entender la importancia de saber las diferencias entre auditoría interna y externa dentro de una compañía, teniendo en cuenta que la auditoría existe desde tiempos remotos.

Bien, cuando se habla de auditorías en el caso de las empresas u organizaciones hace referencia a la información de las finanzas o de las administrativas cruzadas con las obligaciones fiscales y jurídicas, sin descuidar los lineamientos estipulados por la empresa de acuerdo a su manera de operar.

Eso sí, no son las mismas técnicas ni teorías contables que usaba el propio estado ni la de otros países durante la primera aparición de la auditoría interna y externa. Curiosamente, un grupo de empresas multinacionales examinaron su situación financiera y comenzaron a diseñar una ingeniería que les permitía comparar y homologar la información en todo lo que respecta a los asuntos vinculados a una auditoría y a la contabilidad para emprendedores o negocios.

A principios de la década de los años treinta, un grupo de empresas mexicanas fueron invitadas a vincularse con grupos de contadores públicos estadounidenses con el fin de obtener una auditoría en sus empresas multinacionales. Era solo el principio del uso de nuevas herramientas y costumbres donde ya se notaban las diferencias de auditoría interna y externa.

Tips para una auditoría contable exitosa

El punto de apoyo o la piedra fundacional de la auditoria administrativa interna y externa se basa en la búsqueda de un análisis minucioso de los movimientos contables. Para ello, debe haber confiabilidad y coherencia en la situación financiera de la empresa que está atravesando un proceso de auditoría.

Como explica el profesor Benjamín Salazar, profesor del curso online de introducción a las finanzas, saber manejar los conceptos fundamentales de finanzas corporativas te permitirá tener un mayor rendimiento de tu dinero, analizar tu situación financiera y realizar proyecciones a corto y largo plazo.

A continuación, te compartimos algunos consejos para que este proceso de auditoría interna y externa sea satisfactoria:

• La auditoría interna y externa debe ser integral para determinar cuáles son las decisiones correctas dentro de los estados financieros.

• El método debe incluir todo el repaso de revisión de recibos de la compañía y de sus clientes, además de tener acceso a juntarse con empleados de la organización y la de sus clientes o proveedores para hacer un cruce de información y descubrir algún tipo de irregularidad que puede ser manifestada en comisiones ilegales, malversación de fondos, sobornos, extorsiones, robos, entre otros.

• Más allá de saber las diferencias entre auditoría interna y externa, también debes tener en cuenta que el objetivo final es la obtención de un informe en el cual el auditor emite su opinión o juicio con respecto a la situación financiera de la organización auditada. El proceso necesario para la auditoría es denominado “evidencia de auditoría”. Este término responde al que el auditor desarrolla todo su trabajo a partir de las operaciones ya ejecutadas.

• Siempre se deben poner sobre la mesa todo lo que tiene que ver con la vida financiera de la organización sin omitir ningún tipo de detalle. Hay que tener en cuenta todo lo vinculado a la economía de la empresa, desde la  plantilla de estado de resultados hasta cualquier tipo de detalle que hagan a la dinámica de la misma.

• Los resultados obtenidos en la auditoría externa e interna deben servir como base para el crecimiento y/o el cambio de rumbo de la compañía. Por eso, hay que poner en contexto la auditoría con criterios y pautas preestablecidas para que oficien de marco y hagan sentido. 

• Por último, pero no menos importante, optimizar los resultados y obtener futuras estrategias e ideas para sacarle un real beneficio al proceso de auditoría externa e interna de una empresa.

Requisitos básicos para una auditoría interna y externa

Sin duda, el punto de partida de una auditoría interna y externa ideal tiene que ver con su total independencia, que se puede separar en dos grandes ideas y conceptos:

1. La independencia mental. Es la que logra otorgar o generar un resultado sin ser influenciado por miembros en las organizaciones que modifiquen el propio juicio del auditor. Como expusimos anteriormente respecto a las diferencias entre auditoría interna y externa, el auditor debe estar nutrido de objetividad profesional en un marco de total y profunda integridad.

2. La independencia aparente. Tiene que ver con evitar acciones que de una u otra manera vinculen al auditor con un tercero que tenga información al respecto con posibilidad de incidir en su manera de pensar. El auditor debe evitar todo tipo de influencia que modifique su accionar y su objetividad. Además, bajo ningún aspecto debe sentirse comprometido por cualquier tipo de contacto o información que intenten coartar su integridad.

Fuente: Freepik

Recursos gratis para una auditoría interna y externa eficaz

Ahora que ya sabes las diferencias entre la auditoría interna y la auditoría externa, es momento de poner en marcha tus informes administrativos. Más vale estar preparado antes que te llegue una auditoría “sorpresa”. Para ayudarte en esta misión, tenemos un pack de herramientas gratis que optimizarán tu flujo de trabajo. 

1. Plantilla para presentar un informe de resultados

Como te explicamos en el apartado anterior sobre las diferencias entre auditoría interna y externa, el reporte o informe de resultados es un elemento importante para una auditoría eficaz.

Esta plantilla gratis te resultará muy útil para hacer una evaluación de los resultados obtenidos en la auditoría interna y externa. Lo único que necesitas es tener descargado PowerPoint o tener una cuenta de Gmail para abrir este recurso en Google Slides. 

Dentro de este recurso encontrarás 8 plantillas en PowerPoint, las cuales te ayudarán a llenar tu información de forma más eficiente y optimizar tu tiempo de edición con tan solo unos clics.

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2. Plantillas de emprendimiento y finanzas

¿No sabes dónde guardar toda la información contable de tu negocio? Si sueles tener muchas plantillas de Excel con las finanzas de tu emprendimiento, es momento de un cambio.

Ten en cuenta que tarde o temprano pasarás por una auditoría interna y externa, por lo tanto, debes estar listo con una documentación clara y concisa. Por suerte, tenemos este recurso gratuito con 5 plantillas para administrar tu emprendimiento de manera profesional.

En esta herramienta gratuita encontrarás las siguientes plantillas:

• Plantilla de ingresos

• Plantilla de equipo de trabajo

• Plantilla de gastos

• Plantilla de capital de trabajo

• Plantilla de Estados proforma

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3. Formato de estado de resultados 

Como seguramente sabes, el estado de resultados financieros es un documento que se utiliza principalmente para evaluar, revisar y comparar el desempeño financiero de una organización tomando en cuenta un período contable de tiempo específico.

De hecho, forma parte de los documentos más importantes en una auditoría interna y externa. Por tal motivo, debes estar al día con tu información contable en este formato de estado de resultados que tenemos para ti. ¡Descárgala gratis!

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Como puedes ver, por más que existan diferencias de auditoría interna y externa, hay que tener en claro que el más beneficiado en este tipo de procesos siempre es la empresa.

Si bien en muchos casos le puede llegar a traer un inconveniente mayor por encontrar algún tipo de irregularidad, también hay que destacar que las auditorías otorgan como resultado información indispensable para la mejora de procesos y para optimizar aspectos contables.

En algunas oportunidades, más allá de las diferencias entre auditoría interna y externa, se pueden generar resistencias dentro de las organizaciones a la hora de la aparición de auditorías, pero no siempre tienen que ver con la aparición de algo indebido, sino con el tiempo que puede llevar ordenar todos los aspectos para entregar la información pertinente a los auditores.

Pues bien, esperamos que hayas comprendido las diferencias entre auditoría interna y externa, y los motivos por los cuáles son fundamentales para mantener la salud financiera de una organización. No te preocupes, las auditorías internas y externas no son un enemigo, sino un aliado para detectar falencias a corregir. 

Eso sí, para que haya un correcto proceso de auditoría interna y externa dentro de tu organización o emprendimiento, debes tener a la mano las mejores herramientas de finanzas corporativas y técnicas de comunicación efectiva que te ayuden a lograrlo. Hazlo posible con nuestros cursos online de emprendimiento y negocios.

¡Nos vemos!