+5 ejemplos Kanban que mejorarán la productividad y el flujo de tu negocio

¿Buscas ejemplos de Kanban que te ayuden a mejorar la productividad y la ejecución de tu trabajo? ¿Te cansaste de los reprocesos y de la desorganización de tu equipo de trabajo? ¿Cada desarrollo e implementación nunca cumplen con la fecha exacta de los entregables?

No te preocupes, ¡te entendemos perfectamente! Para todos esos problemas, existe una interesante solución: utilizar herramientas Agile para la mejora y gestión de proyectos grandes o pequeños. 

Por ello, en esta nota te contaremos cómo hacer un Kanban, qué debes tomar en cuenta para elaborar tu propio tablero Kanban desde cero y te compartimos 6 ejemplos de cómo aplicar la metodología Kanban con diferentes equipos de trabajo.

¡Empecemos!

¿Cómo hacer un Kanban?

Si quieres aprender cómo hacer un Kanban y crear tu propia plantilla personalizada según las necesidades y objetivos de tu negocio, deberás tomar en cuenta los sabios consejos que nos comparte nuestra profesora, Andrea Castañeda, del curso online Herramientas Agile para gestión de equipos.

En los siguientes párrafos, Andrea, nos cuenta de qué trata Kanban y qué debes tomar en cuenta para hacer tu propio tablero.

“Es una de las herramientas más poderosas y es importante que más allá de un tablero, lo podamos ver como una estrategia que nos permite limitar el trabajo en progreso y optimizar el valor de nuestro flujo.

Los principios que te acompañarán en el desarrollo de Kanban son: visualización, limitar el trabajo en progreso, gestionar el flujo, hacer explícitas las políticas y mejorar de forma colaborativa. 

Asimismo, Kanban forma parte de la filosofía LEAN: Kaizen (busca la mejora continua), Muda (actividad que genera desperdicio, por ende no tiene valor), Mura (irregularidad que puede llevar al equipo a tener exceso de trabajo o muy poco), Muri (actividades absurdas que generan sobrecargas) y Genchi Genbutsu (significa: ver y observa por ti mismo).

Hoy en día existen diferentes herramientas digitales que facilitan la gestión de proyectos, a través de Kanban. Y, una de las más populares y que tiene mayor funcionalidad es Jira. Debido a que adicional al board, también te permite crear filtros, dashboard, puedes descargar reportes e incluso tienes acceso a reportes generados de manera automática”.

Ahora que ya conoces de qué trata Kanban y qué debes tomar en cuenta para hacer tu propio tablero, vamos a continuar con los ejemplos de Kanban. 

➤ Pero antes, si quieres utilizar cada ejemplo de manera correcta y aprovechar al máximo las herramientas, entonces, considera los siguientes tips como requisitos necesarios para aplicar el sistema Kanban en tu empresa.

Consejos para usar los ejemplos de Kanban

Sigue los siguientes consejos para implementar, gestionar y utilizar correctamente los ejemplos de Kanban en una empresa.

• Copia sabiamente: los ejemplos de tablero Kanban que están en esta lista , se han creado para satisfacer necesidades de equipos específicos. El objetivo principal es que cada ejemplo sea una inspiración para ayudarte a crear un tablero Kanban que coincida con el proceso único de tu equipo de trabajo.
• Piensa fuera de las líneas del equipo: estos ejemplos Kanban están orientados a equipos y a tipos de trabajos específicos, pero no pretenden ser exclusivos para esos usos. Entonces, si estás en un equipo de desarrollo, pero ves algo que te gustaría implementar en los ejemplos de tablero Kanban del equipo de operaciones TI, entonces… ¡Pruébalo! Las mejores prácticas de Kanban son transferibles de un tipo de equipo a otro y también, puedes aplicarlas en varios niveles dentro de una organización.
• Comienza con lo básico: ya sea la primera tabla o la número de 100 del método Kanban que estás creando, puede ser muy útil comenzar desde cero con una tabla nueva y limpia que refleje la realidad de las prácticas actuales de tu organización.

1. Kanban básico

Ejemplos de Kanban

El primer ejemplo Kanban, es el tablero básico para entender cómo funciona un tablero Kanban dentro de una empresa. Así que, si tu equipo está dando sus primeros pasos dentro de esta metodología Agile, los ejemplos prácticos de Kanban serán de gran ayuda.

El ejemplo básico del método Kanban, consta de 3 a 4 columnas que se divide entre To Do (lista de actividades por realizar), In Progress (estado actual de las tareas) y Done (tareas finalizadas). 

Este tablero Kanban puedes realizarlo de forma manual en Excel o Word. ¡Así que no te compliques tanto! El ejemplo del método Kanban, es una excelente forma para que cualquier persona que recién se esté familiarizado con esta herramienta, pueda establecer las bases de un flujo de trabajo de manera eficiente.
 

Imagen: kanbanize.com

2. Project manager Kanban

Ejemplos de Kanban

¿Te gustaría liderar y administrar equipos grandes a través de la gestión de proyectos? 

Si estás buscando un ejemplo de un tablero Kanban, que te ayude a organizar equipos de trabajo, entonces, toma en cuenta que los criterios principales que debes considerar dentro del ejemplo de implementación del sistema Kanban, son el detalle y la profundidad de visualización.

En el siguiente ejemplo de Kanban, puedes visualizar varios niveles de visualización en un solo tablero. Cada uno de los carriles Kanban (forma horizontal) van a definir los equipos que trabajan en el proyecto. 

Mientras que, las columnas ubicadas en el ejemplo de Kanban, se utilizan para visualizar el proceso de las tareas y subtareas. De este modo, tendrás una mayor comprensión sobre lo que está sucediendo.

Por último, cada tarjeta de tarea Kanban muestra en el ejemplo, si está bloqueado o esperando que se complete la siguiente tarea.

Imagen: teamhood.com

3. Desarrollo web Kanban

Ejemplos de Kanban

¿Sabías que los equipos de desarrollo web implementan tableros Kanban para aumentar la visibilidad, manejar los testeos y distinguir visualmente el trabajo de las pruebas y correcciones? ¡Así es! 

El objetivo principal del ejemplo de la herramienta Kanban dentro del desarrollo web, es producir funciones, corregir errores y resolver problemas. Si logras desarrollar correctamente junto con tu equipo de trabajo, cada etapa del ejemplo del método Kanban, entonces, vas por buen camino.

En el siguiente ejemplo de aplicación Kanban, gracias al sitio web de project manager, conocido como Hygger, nos dice que la estructura básica de un ejemplo de Kanban en la industria web, deberá verse de la siguiente manera:

Tareas> Pausa> Reabierto> Desarrollando> Pruebas> En vivo (To Do > Pause > Reopened > Developing > Testing > Live)

Imagen: hygger.io

4. Diseño de producto Kanban

Ejemplos de Kanban

Si estabas buscando una plantilla para priorizar y mejorar la colaboración entre los gerentes de producto y los diseñadores de producto, entonces, este ejemplo de aplicación Kanban, será ideal para tu trabajo.

Como te mencionamos en el párrafo anterior, si estás trabajando con un equipo grande de diseño y producción de producto, este flujo de trabajo de aplicación de ejemplo Kanban, te servirá bastante para coordinar el trabajo entre diseñadores y gerentes de producto. 

Entonces, ¿cuáles son las fases del ejemplo Kanban? Para ello, recopilamos información valiosa del blog Zepel, quienes trabajan con una estructura intuitiva y ágil para el desarrollo de un dashboard especial de diseño de producto.

Equipo de diseño> Backlog de diseño> Alcance en progreso> Wireframe en progreso> Copy> Prueba de usuario> Revisión Product Management> Maqueta / Prototipo en progreso> Especificaciones en progreso> Especificaciones listas

Imagen: zepel.io

Luego de tener en claro el proceso dentro del ejemplo del sistema Kanban, cada director de proyecto se encargará de analizar los elementos y luego los entregará a los diseñadores para el desarrollo de la estructura.

Los elementos priorizados en el método Kanban, se mueven a la lista de trabajos pendientes de diseño. Los escritores técnicos pueden agregar una copia a los wireframes, y las soluciones de baja fidelidad se presentan en el testeo (prueba de usuario). 

Por otro lado, para hacer un tablero Kanban, ten en cuenta que los elementos que producen resultados satisfactorios pueden ser revisados por los PM (Product Management) y devuelto al diseñador si es que necesitan cambios.

Además, los wireframes satisfactorios en la elaboración del método Kanban, se pueden asignar al diseñador para que cree una maqueta de alta fidelidad. Y, por último, el PM deberá especificar el comportamiento del producto antes de moverlo como finalizado (especificaciones listas), donde cada tarea estará lista para su desarrollo.

5. Marketing Kanban

Ejemplos de Kanban

Cuando manejas un gran proyecto de marketing, usualmente se requiere de grandes esfuerzos y diferentes variables (indicadores). Por ello, si realmente quieres garantizar un seguimiento eficaz de las tareas, será mejor utilizar un ejemplo de sistema de tableros Kanban que se dedique específicamente a los procesos de marketing.

Entonces, si vas a realizar una campaña grande de marketing, el siguiente ejemplo de tablero Kanban puede ser más que suficiente. En lugar de usar filas para visualizar las semanas de desarrollo del proyecto de marketing, puedes utilizar las columnas para representar las distintas campañas. Esta acción facilita la clasificación de tareas de acuerdo con los objetivos principales y su respectivo seguimiento.

Asimismo, los equipos de trabajo también pueden aprovechar los ejemplos de Kanban gracias a las etiquetas predefinidas y, además, tienen la libertad de ordenar las tareas dentro de cada campaña.

Imagen: zepel.io

6. Equipo de operaciones TI Kanban

Ejemplos de Kanban

Los equipos de operaciones TI también pueden utilizar los ejemplos de Kanban, dado que la naturaleza del trabajo realizado por cada team de operaciones, a menudo da como resultado la resolución de conflictos: el trabajo impulsado por proyectos y el mantenimiento de rutina (siempre serán prioridad para la reparación de fallas y el bienestar del producto).

Bien, ¿cómo hacer un Kanban para el equipo de operaciones TI? Necesitas crear un tablero Kanban para visualizar el trabajo, esta acción facilitará la comunicación de los problemas del producto y podrán centrarse en cómo resolverlos. 

El siguiente ejemplo de tableros Kanban para equipos de TI, ilustra cómo los equipos pueden administrar diferentes tipos de demanda, visualizar prioridades cambiantes y reflejar las especialidades de cada integrante del proyecto.

Imagen: planview.com

En el ejemplo de Kanban de operaciones TI, el carril “on hold” siempre se colocará debajo del carril “in work”, esto es necesario para saber cuándo un elemento de trabajo está atascado o no puede avanzar más. Los íconos visuales también se utilizan para indicar cuál es el estado de cada trabajo (tarea desplazada o trabajo bloqueado).

➤ Si observas el carril de la izquierda del ejemplo de Kanban, te darás cuenta que existe una sección “leyenda”. Implementar una el sistema de Kanban, podría resultar importante para explicar cómo usar los íconos y políticas para que el equipo pueda mantenerse alineado con lo que representan cada una de las señales visuales.

Finalmente, ¿cuál de los ejemplos de Kanban resultan útil para tu proyecto? Recuerda que cada tablero funciona muy bien para cada equipo de trabajo específico, pero también es válido hacer un match y sacar lo mejor de cada herramienta para personalizar tu propio sistema Kanban.

Y, si estás interesado en conocer más sobre las herramientas de productividad y mejora del desarrollo de proyectos, te invitamos a darle un vistazo a nuestros cursos online de metodologías ágiles. Estamos seguros que encontrarás información interesante que mejore la estructura y el flujo de comunicación de tu negocio.

¡Buena suerte, compa!