Si buscas un ejemplo de manual de procedimientos, tienes que tener en cuenta que este tipo de documentos se utiliza en diferentes áreas y con diferentes propósitos, desde la organización administrativa de las instituciones públicas hasta la planificación y control interno de las empresas privadas.
Así que lo primero que tendrás que hacer es identificar bien qué es lo que necesitas y, en función de ello, escoger un ejemplo de manual de procedimientos que te sirva de referencia.
En este artículo encontrarás varios ejemplos de manual de procedimientos, por lo que probablemente resolverás todas las dudas que tienes sin tener que visitar tantas páginas. De igual modo, te compartiremos algunos consejos que te serán de mucha ayuda para elaborar el manual de procedimientos de una empresa de manera rápida y sencilla.
Esta guía con ejemplos de manual de procedimientos es indispensable si quieres aprender cómo administrar tu negocio y ¡sacarle el máximo provecho!
Ejemplo de manual de procedimientos administrativos
Cuando buscas algo como “manual de procedimientos pdf” en Google, lo primero que aparece son ejemplos de este tipo de documentos para llevar el control administrativo de las empresas. Sin embargo, puede resultar difícil saber cuál escoger, en especial, si es la primera vez que ves un manual de procedimientos.
Para evitarte ese problema, en este punto te compartimos un ejemplo de manual de procedimientos y normas que te ayudará a entender cómo se estructura el documento y cuáles son las cosas que deberías incluir en él.
Este ejemplo de manual de procedimientos administrativos tiene como base los fundamentos para la elaboración de este tipo de documentos, según Joaquín Rodríguez Valencia, autor del libro Cómo elaborar y usar los manuales administrativos:
1. Identificación.
2. Índice.
3. Introducción.
- Objetivos del manual de procedimientos.
- Alcance del manual.
- ¿Cómo usar este manual de procedimientos?
- Recomendaciones y prácticas.
- Gráficos de interés.
4. Instructivos.
La idea es que utilices la estructura de este ejemplo de manual de procedimientos para que describas de una manera metódica cuáles son los protocolos que deben seguir tus colaboradores para cumplir con sus funciones y para tomar decisiones en cualquiera de los escenarios en los que se encuentre tu empresa.
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De igual manera, es importante que en el desarrollo del manual de procedimientos y políticas, como también se le conoce, se precise quiénes serán los responsables de cumplir con ciertas funciones, y cuáles son los parámetros que debe tomar en cuenta al momento de resolver un problema en particular.
Regularmente, en un manual de procedimientos se escribe una lista de pasos, que va acompañada de diagramas y de cualquier otro elemento que facilite su comprensión. Como puedes ver, no se trata de algo complicado, aunque sí que puede tomarte algo de tiempo.
Ejemplo de manual de procedimientos con mapa de procesos
Este ejemplo de manual de procedimientos probablemente te resulte más fácil de entender, ya que se trata de un documento muy similar al anterior, solo que con un mapa de procesos adicional. Este tipo de documentos se utiliza para ilustrar de manera más sencilla cuál es el flujo de los procesos de una empresa, si sabes qué es una ruta crítica para gestionar proyectos seguramente entiendes de lo que hablamos.
Los mapas de procesos y, por lo tanto, este ejemplo de manual de procedimientos, aplican para cualquier tipo de empresa. Bien sea que se trate de manual de procedimientos de enfermería o de los procesos de una empresa de informática, este tipo de mapa ayuda a planificar de manera detallada cuáles son los objetivos que se quiere cumplir y cuáles son los medios que se utilizará para conseguirlo.
En la siguiente imagen podrás ver con mayor detalle un ejemplo de manual de procedimientos con mapa de procesos.
Fuente: Global Suite Solutions
Como puedes ver, los elementos más importantes de este ejemplo de manual de procedimientos, son tres tipos de procesos asociados a la actividad de cualquier empresa: los procesos estratégicos, los procesos operacionales y los procesos de soporte. Veamos a qué se refiere cada uno de ellos para que aprendas a utilizarlos de la manera adecuada:
- Procesos estratégicos: en este punto se incluyen los procesos que definen cómo funciona la empresa y cómo se cumplen sus objetivos.
- Procesos operacionales o procesos clave: estos procesos están relacionados directamente al tipo de productos o servicios que se le ofrecen a los clientes.
- Procesos de apoyo o de soporte: aquí nos referimos al tipo de procesos complementarios que permiten que una empresa cumpla sus objetivos. Se puede tratar de procesos de formación para los colaboradores, de procesos comerciales o de marketing, y de auditorías, entre otras cosas.
El mapa de procesos que te mostramos corresponde a una empresa dedicada al desarrollo de software, pero fácilmente lo podrías utilizar como manual de procedimientos de mantenimiento industrial o para definir los parámetros con los que se llevará a cabo la contabilidad gerencial de tu empresa.
Este ejemplo de manual de procedimientos es muy parecido a un plan de acción. Sobre eso nos habla Hernan del Collado, profesor del curso Resolución de problemas complejos:
“Un plan de acción es una hoja de ruta que traza la planificación de una organización para gestionar y controlar tareas, con el fin de cumplir con los objetivos de un proyecto o negocio. Es una guía para definir las metas, fijar los plazos y calcular los recursos para planificar de forma correcta, optimizar la gestión y mejorar el rendimiento de la empresa.
El plan de acción incluye un análisis de la situación actual de la organización o el proyecto, define los objetivos, traza una ruta de actividades para alcanzarlos, lo que incluye acciones, tareas y estrategias”.
La idea es que el manual de procedimientos pueda servir de guía para cubrir cada una de las áreas que haga falta para que tu empresa funcione al cien por ciento.
Ejemplo de manual de procedimientos para la identificación de riesgos
Este ejemplo de manual de procedimientos también es muy importante, ya que establece los parámetros que se deben considerar para identificar, evaluar y prevenir los riesgos laborales. La idea de este tipo de manuales de procedimientos es que las empresas puedan establecer un sistema preventivo lo suficientemente robusto como para garantizar la integridad física, psicológica y moral de sus colaboradores.
El manual de procedimientos y funciones preventivas se suele realizar por exigencias de la ley, por lo que las empresas deben desarrollar cada una de sus partes de conformidad a lo establecido a las normas y regulaciones del país en el que operan. Sin embargo, también cumple con un propósito formativo, ya que facilita el aprendizaje de los involucrados en las operaciones de la empresa y reduce significativamente los riesgos a los que está expuesta.
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Veamos un ejemplo manual de procedimientos para la identificación de riesgos, para que te hagas una idea de cuáles son los puntos que suelen cubrir. Este ejemplo tiene como referencia el Manual de procedimientos de prevención de riesgos del Ministerio de trabajo y asuntos sociales español:
1. Identificación.
2. Índice.
3. Introducción.
4. Política de prevención de riesgos laborales.
5. Evaluación de riesgos.
6. Planificación para eliminar, reducir o controlar los riesgos.
7. Control de los sistemas de prevención.
La estructura de este ejemplo de manual de procedimientos para la identificación de riesgos puede incluir otros elementos, todo depende del tipo de empresa para la que se realice. Por ejemplo, si se utiliza en un manual de procedimientos quirúrgicos, su complejidad será mucho mayor que en un manual de procedimientos contables, porque las situaciones a las que están expuestos quienes trabajan en el sector médico también son más complejas.
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¿Por qué utilizar un manual de procedimientos?
Un manual de procedimientos es un documento esencial para grandes y pequeñas empresas, en especial, porque les ayuda a tener control sobre lo que sucede a nivel administrativo y sobre la manera en la que desempeñan funciones sus colaboradores.
Por ejemplo, el manual de procedimientos administrativos de una empresa ayuda a ahorrar dinero, esencialmente, porque ayuda a uniformizar los procedimientos en sus diferentes unidades o áreas. De igual manera, en casos como el manual de procedimientos de mantenimiento, se establecen las instrucciones que se deben seguir, lo que ayuda a evitar cualquier tipo de errores y permite que se tomen decisiones más asertivas.
Para resumir, podemos decir que el manual de procedimientos establece cuál es la mejor forma de cumplir una tarea, para optimizar el uso de recursos económicos y ahorrar tiempo. Es decir, se trata de una especie de guía que le permite saber a cada uno cómo debe hacer su trabajo.
El uso de los manuales de procedimiento tiene muchas ventajas para las empresas, y dentro de ellos podríamos resaltar los siguientes:
- Permite que una empresa pueda desarrollar una visión integral sobre las formas en las que opera. Además, sirve para capacitar a los colaboradores y ayudarlos a cumplir sus funciones de la manera adecuada.
- Ayuda a planificar los pasos que se deben seguir para cumplir con cada uno de los procedimientos que se deben realizar para que la empresa se mantenga en operaciones.
- Sirve para precisar la responsabilidad que tiene cada uno de los colaboradores en las diferentes áreas de trabajo de la empresa.
- Ilustra de manera gráfica los mapas de procesos y los flujos que se deben seguir para cumplir con cada operación.
- Funciona para orientar y capacitar a los nuevos colaboradores, lo que resulta útil para incluirlos en cada área operativa.
Además de esto, un manual de procedimientos permite aprovechar los recursos humanos y materiales de la empresa. De igual manera, contribuye a que una empresa pueda cumplir con mayor efectividad cada uno de sus propósitos.
Por eso, si escoges cualquier ejemplo de manual de procedimientos de los que incluimos en la lista y te preparas para desarrollar todos sus puntos, tendrás más probabilidades de que tu empresa funcione como debería.
Aunque en esta nota utilizamos tres ejemplos de manual de procedimientos, la verdad es que existen tantos como te puedas imaginar. Incluso, las empresas pueden tener más de uno, para establecer las normas de cada departamento.
En una empresa podría haber desde un manual de procedimientos de recursos humanos hasta manual de procedimientos en enfermería. Todo depende de la industria a la que pertenezca y a sus necesidades operativas.
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Esperamos que este artículo sobre los manuales de procedimientos te haya ayudado a entender cómo funcionan y por qué son importantes para tu empresa. Tener un ejemplo de manual de procedimientos que te sirva como base para hacer el tuyo no solo es una buena idea, sino que puede ayudarte a tener mejores resultados en el desempeño de tu empresa.
Recuerda que si quieres aprender más sobre los manuales de procedimientos y sobre las formas en las que puedes optimizar los procesos de tu empresa, puedes revisar nuestro catálogo de cursos de administración de empresas. Con ellos, entre otras cosas, también podrás aprender a hacer un plan de negocios y a gestionar tu empresa.
¡Hasta pronto!