Tener a la mano una lista de estrategias para administrar el tiempo te resultará útil para organizar las tareas del día y cumplirlas satisfactoriamente durante la jornada laboral. De hecho, la gestión del tiempo es una de las habilidades más importantes para una persona o equipo de trabajo en cualquier proyecto. 

Sobre todo, si estas actividades son parte de un proyecto que necesitas cumplir con un cronograma determinado. Por lo tanto, las estrategias de gestión del tiempo son cruciales para lograr un mejor desempeño laboral de tu equipo.

El primer secreto es entender que el tiempo es limitado, no existen más que las 24 horas por día y, como todo recurso limitado, hay que saber administrarlo. Por eso, en este artículo te compartiremos una serie de estrategias para el manejo del tiempo en tu organización y los beneficios de gestionar el tiempo adecuadamente.

Planifica los pasos a seguir

La primera estrategia para administrar el tiempo es la planificación. Si bien a muchos puede resultarles obvio, todavía existen equipos de trabajo que se organizan sobre la marcha o de palabra. Es decir, no cuentan con un plan integral que defina qué se quiere lograr, cuáles son los pasos a seguir, en qué tiempo se pretenden concretar y quién es el responsable de hacerlo. 

Aplicar este tipo de estrategias de gestión del tiempo en proyectos o procesos no solo te ayudará a ahorrar trabajo y dinero, sino que es una de las claves fundamentales de cualquier empresa. ¿No sabes por dónde empezar? Estos son los pasos claves de cualquier plan:

1. En primer lugar, todo proyecto o equipo de trabajo debe delimitar con claridad cuál es o cuáles son sus objetivos: el horizonte al que desean llegar. 

2. Luego, el equipo estará en condiciones de desglosar esa meta en tareas más pequeñas. Recomendamos que este paso se realice en una reunión con todos los integrantes del equipo, o de lo contrario, por un Project Manager con mucha experiencia en proyectos similares, ya que las tareas pueden necesitar de diferentes factores para realizarse. 

3. Una vez que las tareas están reducidas al mínimo, es momento de aplicarles un tiempo determinado. Los tiempos son específicos al proyecto y al contexto. No será lo mismo contar con un equipo de trabajo de 20 personas expertas en la materia, que ser 5 entrepreneurs sin experiencia en el tema. De esta manera, sabrás cuál es el aproximado para la finalización del proyecto. 

4. Por último, debes designar responsables a cada tarea. Al igual que el punto anterior, esta estrategia para administrar el tiempo es única para cada contexto. Dependerá de quiénes integren el equipo de trabajo o de la disponibilidad de financiamiento para contratar proveedores externos. 

Crea un ambiente ideal

No importa si todos los miembros del equipo se encuentran en remoto o si comparten una pequeña oficina. Es crucial proporcionar un ambiente laboral idóneo para concretar las tareas de la mejor manera posible, y así lograr una buena gestión del tiempo. 

Si bien para corrientes más tradicionales esta estrategia para administrar el tiempo no es del todo válida, ya que se acostumbraba a hacer el trabajo sin importar las circunstancias. Es bien sabido que los equipos de trabajo logran un alto rendimiento en las mejores condiciones posibles.

Con lo anterior mencionado, no nos referimos a gastar grandes cantidades de dinero en las instalaciones más modernas, sino en proveer de espacios funcionales y especialmente pensados para promover la productividad de las personas que realizan las tareas. 

Usa herramientas de gestión del tiempo

Para saber cómo gestionar el tiempo en el trabajo, es necesario investigar las gran variedad de herramientas digitales que existen especialmente para la gestión de proyectos.

Sin bien crear listas de tareas o mapas mentales que ordenen en pocos minutos tus quehaceres del día es súper funcional para algunos casos, en proyectos de mayor complejidad se recomienda acudir a herramientas de gestión del tiempo que mejoran exponencialmente estos procesos. Veamos algunos ejemplos:

• Trello

• Asana

• Click Up

• Jira

• Slack

Si bien las herramientas de gestión de tareas laborales mencionadas anteriormente son muy versátiles para utilizar, también es indispensable contar con un software que te permita monitorear el desempeño de tu equipo, para que así puedas encontrar oportunidades de mejora y, por ende, optimizar la gestión del tiempo. Por ejemplo, en Crehana contamos con el producto Desempeño, el cual sirve para:

• Alinea a tus equipos con las metas de la compañía. Crea una cultura de medición de metas con data en tiempo real y asignación de roles para tener mayor agilidad, control y gestión del tiempo.

• Identifica las fortalezas y brechas de tus equipos. Diseña evaluaciones de competencias, macrocompetencias y comportamientos. Obtén resultados por cada persona para tomar mejores decisiones.

• Diseña los OKRs de cada equipo y cada persona. Asigna resultados clave a cada persona para lograr una mayor alineación y poder alcanzar tus objetivos más rápido.

• Detecta el potencial de tus equipos según su eficiencia. Escoge la gráfica con la metodología que más se adapte a tu compañía como Nine Box, y dispara los niveles de productividad.

Aplica la técnica de las 4D

Los autores Jack Canfield, Mark Victor Hansen y Les Hewitt, en su libro The Power of Focus, comparten 4 estrategias para ayudar a Project Managers que buscan cómo gestionar mejor el tiempo de su equipo.

Do - Hacer 

“Do” es la primera de las 4D para la gestión del tiempo. Si puedes hacer algo que no tome mucho tiempo, no lo dejes para mañana y hazlo de inmediato. A la hora de aplicar este consejo deberás tener mucho criterio, pues no sería para nada eficiente que te sientes frente al escritorio y comiences a ejecutar sin planificar.

Pero sí es de gran ayuda sacarse de encima los pendientes que conforman una larga lista en tus “TO DO” y no llevan tanto tiempo. Para esto, puedes usar la regla de los dos minutos de David Allen: si lo puedes hacer en menos de dos minutos, hazlo. 

Hacer las tareas más sencillas pero necesarias y reducir la pila de tareas es una de las estrategias para el manejo del tiempo más cruciales para administrar bien tus actividades laborales. Luego de varios minutos verás como te sobra tiempo para continuar con el resto de la lista, pero por sobre todo, un alto nivel de satisfacción por haber comenzado.

Delete - Eliminar 

Probablemente, la estrategia para administrar el tiempo más sencilla de las cuatro. Antes de hacer cualquier tarea, por más acostumbrado que estés en tu rutina a realizarla, pregúntate: ¿la actividad te ayudará a obtener el resultado que necesitas?

Dependiendo de la respuesta, podrás decidir si eliminar, conservar o realizar la tarea. Para esta estrategia de gestión del tiempo, puedes acudir al principio de Pareto o la regla 80/20, donde el 80 % de los resultados son causados por el 20 % de las tareas o actividades realizadas. 

En la gestión de proyectos es muy común encontrarse en situaciones en las que sí o sí se necesita priorizar diferentes tareas para su ejecución efectiva. 

Defer - Aplazar 

La tercera estrategia de gestión de tiempo se relaciona mucho a la anterior. No todas las actividades o tareas para cumplir los objetivos se pueden cumplir inmediatamente, pero son imposibles de eliminar. 

De acuerdo con Atlassian, esta es una de las estrategias para administrar el tiempo aplicable a varias metodologías de trabajo. Por ejemplo, en las metodologías ágiles, el Product Owner es el encargado de gestionar el backlog y determinar cuáles son las tareas importantes y cuáles las urgentes. Por otra parte, muchos expertos en productividad recomiendan usar un tablero Kanban y agregar una columna de tareas aplazadas. 

Es importante recalcar, que aplazar, al igual que crear una tarea nueva tiene un tiempo definido, ya que uno de los peores enemigos de la gestión de tiempo es la postergación indefinida de las tareas porque solo se irían acumulando las cosas por hacer.

De esta manera, un exceso de esta estrategia sería la “procrastinación”. Y es una práctica que se debe evitar no solo en ámbitos personales, sino especialmente en el trabajo. 

Delegate - Delegar 

Muchas veces para gestionar el tiempo de la manera más eficiente posible, tienes que delegar el trabajo a otras personas y confiar en el resultado. Esta estrategia determinará una buena gestión del tiempo, pero también del proyecto. No hay mejor Project Manager que aquel que confía en su equipo y sabe delegar.

Los resultados de delegar pueden ser sorprendentes, sobre todo al trabajar con personas mucho más capacitadas y expertas en sus respectivos temas. Es decir, delegar no se trata solo de asignar roles, sino también de encontrar la tarea adecuada para la persona correcta y guiarla para que pueda realizarla sin ningún impedimento. 

Para lograrlo con mayo efectividad, tener en claro cuáles son las necesidades técnicas de cada tarea será muy útil a la hora de buscar qué expertise debe cumplir la persona que se ocupe de la misma. 

Programa los tiempos

Según Asana, otra de las estrategias de gestión del tiempo se basa justamente en otorgar determinados períodos de tiempo para cada tarea o conjunto de tareas. Por un lado, puedes aplicar el Time Boxing, “una estrategia para administrar el tiempo orientada hacia los objetivos en la que se finaliza el trabajo dentro de “timeboxes” o bloques de tiempo”. 

De esta manera, lo que se busca es predeterminar un período de tiempo específico en el cual se espera concretar con esa tarea o grupo. Por ejemplo, imagina que tienes una lista de pendientes hace varias semanas y necesitas culminarla, entonces propones que todos los lunes, a primera hora, se dediquen 3 horas diarias para resolverlas. 

Por otro lado, el Time Blocking es un método muy similar al anterior, pero en este caso lo que se busca es mejorar la gestión del tiempo mediante la imposición de tiempos libres o tiempos dedicados a otras tareas. Si necesitas un plus para organizar las tareas laborales de tu equipo e impulsar su rendimiento a través de herramientas colaborativas, descarga totalmente gratis nuestro  ebook sobre gestión de equipos de alto rendimiento.

Emplea el método Pomodoro

Otra estrategia para administrar el tiempo es el método Pomodoro. Si todo esto de bloquear tiempos o agrupar tiempos predefinidos no es lo tuyo, directamente puedes dividir tus tiempos entre trabajo y recreos para no saturar las horas de productividad. 

El método Pomodoro es ideal para aquellas personas que necesitan mantener su nivel de motivación en lo alto de la pirámide. Esta metodología se aplica de la siguiente manera:

• Determina una serie de minutos en los que enfocarás 100 % tu mente en el trabajo.

• Inicia el temporizador e intenta no desenfocarte hasta que suene la alarma.

• Toma los minutos de descanso que configuraste e inicia nuevamente el ciclo.

Establece una lista de tareas pendientes

También conocido como GTD, esta estrategia de gestión del tiempo inicia con escribir una lista de todas las tareas pendientes que quedan por hacer y así visualizarlas en un solo lugar. Al liberar espacio mental, es posible dedicar esfuerzo a realizar la tarea en sí, sin preocuparse por olvidos o tiempos. 

Combinar este método con herramientas de gestión de proyectos es clave para hacer aún más eficiente el trabajo. 

Divide los proyectos más grandes en tareas más pequeñas

Una de las razones más comunes por las que las personas no administran bien su tiempo en proyectos grandes es que se sienten abrumados. Cuando te sientas estresado, es posible que desees posponer las cosas y trabajar en otras actividades en su lugar. 

Por ello, divide los proyectos grandes en tareas más pequeñas y manejables. Al observar las piezas más pequeñas del rompecabezas en lugar de la imagen completa, es más fácil comenzar y terminar una tarea. A medida que avanzas en el proyecto en pequeñas porciones, progresarás y mejorarás tu gestión del tiempo.

Automatiza tu flujo de trabajo

La automatización de tareas recurrentes es una de las estrategias de organización del tiempo más efectivas. Puedes crear tareas recurrentes si es necesario hacerlo de forma regular. Esto ayudará a ahorrarte tiempo que de otro modo gastarías en la creación manual de tales tareas.

Con un software de gestión de proyectos puedes crear tareas recurrentes automatizadas diarias, semanales, mensuales o anuales. De esta manera, tú y tu equipo de trabajo podrán maximizar su productividad.

Descansa entre tareas

Seguramente que haces el uso más efectivo de tu tiempo dentro de un día y es por eso que saltas de una tarea a la siguiente sin perder tiempo en el medio. Ahora, esto puede parecer una buena estrategia para administrar el tiempo a primera vista, pero finalmente resulta ser exactamente lo contrario. 

Después de todo, el cerebro humano necesita un descanso cada 90 minutos para mantener los niveles más altos de concentración y motivación. Por lo tanto, programa un tiempo intermedio (descanso de 10 a 15 minutos) entre completar una tarea y comenzar la siguiente. Sal a caminar o lee algo agradable para recargar tu mente antes de volver al trabajo.

Elimina el medio trabajo

En esta era de distracción constante, es fácil perderse entre lo que deberíamos estar haciendo y lo que los demás quieren que hagamos. Por ejemplo, estás trabajando en una tarea de tu lista de pendientes, pero te detienes para trabajar en un informe que te pidió tu jefe. Esto es lo que llamamos “medio trabajo”, y es una de las causas de la mala gestión del tiempo en el trabajo.

No importa cómo o dónde se encuentre la mitad del trabajo, el resultado suele ser el mismo: compromiso deficiente, desempeño deficiente. Ahora, la mejor manera de eliminar la mitad del trabajo es bloquear una cantidad significativa de tiempo para la tarea en cuestión y eliminar todo lo demás.

Replantea tu estrategia para administrar el tiempo

Si estás aquí y estás siguiendo estas estrategias de administración del tiempo, entonces es bastante obvio que estás buscando formas de aprovechar al máximo tu tiempo en un día. 

Ahora, si tienes problemas con la gestión del tiempo, simplemente significa que tu estrategia actual no está funcionando y necesitas cambiar tu horario. Solo dedica 5 minutos al final de cada día para revisar los objetivos que has logrado y tu rendimiento. Utiliza esta información para identificar tus horas de máximo rendimiento en el día, así como las mejoras que necesitas realizar para tener éxito a largo plazo.

Utiliza el método de planificación rápida de Tony Robbins

Muchos de nosotros podemos tomar medidas sobre algo; sin embargo, esa acción puede estar desconectada de los resultados que realmente queremos. El método de planificación rápida (RPM) puede ayudarte a tomar medidas deliberadas sobre lo que realmente deseas lograr. Básicamente, te indica que determina el resultado deseado antes de seguir los pasos para llegar ahí.

Tony Robbins desarrolló personalmente el método de planificación rápida para administrar su vida y sus proyectos comerciales. Este sistema proporciona una forma de pensar en todo lo que haces: cada reunión, llamada telefónica, sesión de trabajo profundo, etc. En consecuencia, el RPM te ayudará a maximizar lo que quieres de la vida y a enfocarte en el crecimiento, la realización y la gestión del tiempo.

En pocas palabras, el método de planificación rápida de Tony Robbins es un sistema centrado en los resultados para cambiar tu mentalidad y concentrarte más en el resultado. 

Al planificar tu vida o negocio, hay tres preguntas críticas que debes hacer con respecto a qué, por qué y cómo. Por lo tanto, las letras en RPM representan lo siguiente:

• Centrado en los resultados (R): ¿Qué es lo que realmente quiero?

• Con propósito (P): ¿Por qué me importa?

• Plan de Acción Masiva (M): ¿Cómo lo lograré?

Estas tres preguntas ayudan a obtener mejores respuestas para enfocar mejor tus esfuerzos y aplicar las estrategias para gestionar el tiempo más adecuado para ti.

Observa cómo administras tu tiempo

La idea básica radica en ser consciente de cuánto tardas en hacer lo que está en tu lista. Si tienes 10 actividades que hacer, ¿eres capaz de cubrir todo en la cantidad de horas que tienes al día? Cuando definas claramente cómo gestionas tu tiempo, podrás mantener un mejor registro de tu desempeño laboral.

Además de saber qué estrategias de gestión del tiempo utilizarías para obtener mejores resultados en tus actividades, los miembros de tu equipo deben hacer un seguimiento de su tiempo para administrar mejor cuántas horas dedican a su trabajo. En general, facilita su labor y pueden aprovechar su tiempo libre para hacer otras cosas. 

Beneficios de gestionar el tiempo adecuadamente

¿Por qué es importante la gestión del tiempo? Ya sabemos que no tenemos todo el tiempo en el mundo y necesitamos administrar de la mejor manera este recurso limitado. Pero en el caso de proyectos laborales, llevar a cabo estrategias de gestión del tiempo tiene varios beneficios:

1. Aumenta tu productividad y eficiencia 

¿Cómo lograr más con menos? Dadas las horas limitadas, el objetivo de la gestión del tiempo será lograr más en menos tiempo. La idea de gestionar el tiempo va ligada a ser más eficientes en tus tareas y aprovechar mejor tu día. 

Para aumentar tu eficiencia y productividad en las tareas que tienes que realizar, el orden juega un papel muy importante. Los japoneses sabían sobre la importancia del orden, por eso inventaron la  metodología 5s para tener un lugar más ordenado y aumentar su productividad. Te invitamos a mantener ordenada tu área de trabajo, verás cómo este cambio mejorará tu productividad. 

2. Logra tus objetivos

La mayor satisfacción que uno puede tener es lograr los objetivos que uno se propone alcanzar, no siempre es fácil, pero entender que la gestión de tiempo es una habilidad clave para lograrlos, ya es un paso adelante. 

Todo reto y tareas diarias necesitan tener un tiempo determinado. De lo contrario, tus objetivos tendrían un suspenso para ser realizados y, a la larga, podrían ser olvidados.

Para alcanzar tus objetivos, estos deben ser SMART, una metodología para creación de objetivos, donde uno de los componentes más importantes es definir el tiempo. 

3. Toma mejores decisiones

No es nada nuevo la relación entre la gestión del tiempo y la toma de decisiones. Cuando uno se siente apresurado por tomar una decisión, aumenta la probabilidad de tomar la decisión errónea. 

Con una administración efectiva del tiempo, te encontrarás en menos situaciones donde tengas que tomar una decisión bajo presión. 

Sin embargo, debes estar preparado para tomar decisiones difíciles en tu vida personal o profesional, ya que aún con las mejores estrategias de administración del tiempo, estas decisiones estarán presentes. 

4. Incrementa tu confianza

Tal vez, te preguntes ¿por qué la gestión del tiempo aumentará tu confianza? La respuesta es muy simple: lograr tus objetivos, proyectos y tareas, tiene un efecto positivo en el cerebro. El sentido de satisfacción es, altamente, motivador y te da un incremento de confianza para realizar el siguiente proyecto. 

Por otro lado, si estás constantemente intentando mantenerte a tiempo, te puedes sentir desmotivado, agotado y, eventualmente, con menos confianza al realizar la siguiente tarea. 

La confianza en nosotros mismos es un factor importante para lograr nuestros objetivos a tiempo, pero la confianza en uno mismo también debe ser demostrada con las personas con las que nos relacionamos. Las relaciones que construimos, cuando queremos gestionar un proyecto, son muy importantes, ya que una buena relación llevará una comunicación efectiva.

5. Mejora tu autodisciplina 

Hacer las tareas diarias que uno tiene que hacer es un buen reto, pero hacerlas con un margen de tiempo es aún mucho mejor. 

Al gestionar el tiempo, administras el esfuerzo que dedicas a tus tareas y responsabilidades. Esto incluye, la asignación de un horario y respetarlo. 

La autodisciplina de gestionar el tiempo propio o de un equipo tendrá un impacto directo en los objetivos que tengas en mente. Además, cuanto mejor autodisciplina, mejor gestión del tiempo, mayor confianza en uno mismo, mejor toma de decisiones, entre otros temas que ya hemos tocado. 

6. Reduce el estrés 

¿Quién imaginaría que ponerse un plazo para cumplir objetivos reduciría el estrés? Así es, si gestionas bien tu tiempo, evitarás sentirte agobiado y presionado. 

Además, reducir el estrés impacta directamente en el rendimiento de uno mismo. Si los niveles de ansiedad y estrés disminuyen, la energía para abordar las tareas diarias y los niveles de concentración aumentan. 

Te invitamos a reducir el estrés de tu día a día, como ya has leído esto te ayudará a concentrarte más, ser más eficiente y, por último, sacar provecho a las estrategias para gestionar el tiempo.

Ahora depende de ti emplear correctamente las estrategias para administrar el tiempo de manera eficiente y alcanzar las metas que te propongas. ¡No olvides que el tiempo es oro pero un poco de flexibilidad nunca está de más!