La gestión del cambio se ha convertido en una habilidad esencial para poder afrontar todo lo que se viene para el futuro, ya sea a nivel laboral o personal. Por ende, es importante que aprendas a asimilar esta característica y a desarrollarla, pues representa un claro indicador de liderazgo profesional (algo por lo cual suspiran las empresas).

¿Qué tanto sabes acerca de lo que significa cambio? Sobre ello, Kelly Hernández, profesora del curso online de gestión del cambio para la transformación, afirma que “es un proceso que nos invita a pensar de una forma diferente. Hace parte del desarrollo natural de la humanidad, reta a las estructuras sociales rígidas y nos invita a vivir de una manera más flexible y empatía con nosotros mismos”.

Ahora bien, ¿cómo debería uno asumir correctamente los cambios y las variaciones en los negocios? ¿Qué pasa si un día nos despiden? ¿Qué sucede si el mercado cambia? Esta incertidumbre puede ser resuelta con una correcta gestión del cambio, así que es buena idea que aprendas a desarrollar esta habilidad.

En este artículo verás qué es la gestión del cambio, algunos elementos que la integran, los tipos de cambios organizacionales y la forma en la cual puedes implementar esta estrategia en tu empresa.

¿Qué es la gestión del cambio?

La gestión del cambio es una metodología que está comprometida con el objetivo de que los empleados de una compañía puedan tener una experiencia aceptable y positiva durante la fase de cambios de la empresa. Incluye una serie de herramientas y técnicas que sirven para brindarle al personal el soporte que necesita durante la etapa de transición.

Este proceso —también conocido en inglés como Change Management— abarcan diversos lineamientos que se basan en lo siguiente:

• La preparación y apoyo a los empleados.

• Determinar pasos de trabajo.

• Monitorear actividades y asegurar que sea exitosa la implementación.

Ante la voracidad de los cambios en los entornos laborales de la actualidad (impulsados principalmente por la transformación digital), la gestión del cambio surge como la respuesta a esa necesidad para afrontar todos estos eventos.

Algunas de las transformaciones que han fomentado el proceso de la gestión de cambio son:

• Cambios tecnológicos.

• Variantes en el modelo de negocio.

• Cambios a nivel organizacional.

• Modificaciones a nivel de procesos.

¿Cuál es la importancia de la gestión de cambios?

Usualmente, las personas suelen mostrarse reacias a estos cambios, dada la incertidumbre que puedan generar. Sin embargo, es vital que sepas cómo gestionar el change management, porque son tus empleados el motor principal de tu empresa y su principal activo.

Por esta razón, una de las características del liderazgo es la capacidad de adaptarse y poder gestionar los cambios de la mejor forma posible. Entonces, ¿cuál es la importancia de este aspecto?

Para las empresas, es importante saber que las personas que son conscientes de la necesidad de adaptarse a los cambios, suelen incrementar su compromiso con la compañía. Además, demuestran su capacidad para asumir nuevos retos y desarrollan confianza en sí mismos.

Por este motivo, la compañía Iberdrola recomienda que lo adecuado es que las empresas fomenten aspectos como estos:

• Un flujo de información regular y constante.

• La confianza del equipo en la dirección.

• El diseño de un ambiente en el cual los compañeros de trabajo se conviertan en una buena influencia para el resto.

¿Qué podría suceder si no hay una adecuada gestión de los pensamientos? Puede derivarse sentimientos negativos, tanto para la compañía como para el personal:

• Para los colaboradores: puede generar frustración, estrés o cierta inestabilidad emocional.

• Para las empresas: existe la posibilidad de que haya un mal ambiente, menor productividad.

Así que, es clave que se genere una gestión del cambio rápida, duradera y, por encima de todas las cosas, efectiva. Ahora bien, ¿qué clase de variaciones se pueden generar en una empresa?

¿Cuáles son los tipos de cambios organizativos?

Dentro de la gestión del cambio, existen diversos tipos de variantes, que harías bien en tomar en consideración. Estos modelos vienen dados, principalmente, por cómo suceden las modificaciones, así que te mostramos las distintas variaciones para que puedas estar atento a las señales.

Los tipos de cambios organizativos pueden ser:

1. Incremental

Suele ser el más común dentro de las empresas. El tipo de cambio incremental es aquel en el cual solo se agrega algo diferente a la rutina diaria de la compañía.

Un ejemplo claro de este modelo suele ser la utilización de un nuevo software en la empresa. Por ende, la gestión del cambio suele ser mucho más fácil de adoptar y más llevadera para el personal.

2. Transformacional

A partir de este modelo, empieza a complejizarse la gestión del cambio. El tipo transformacional suele aplicarse al momento de solventar una situación de crisis y afecta a todos los sectores del negocio.

¿Qué implica esta gestión del cambio? Básicamente, una reestructuración en todos los niveles, incluída la aplicación de nuevas tendencias (ya sean operativas, conceptuales o estructurales).

3. Evolutivo

En este caso, la gestión de cambio ocurre de forma mucho más paulatina. Usualmente, ocurre cuando es necesario cumplir con un objetivo puntual de la empresa.

¿Qué clase de objetivo? Un ejemplo puede ser cuando la compañía busca cumplir con una nueva demanda del mercado.

4. Revolucionario

De los 4 tipos de cambio suele ser el más drástico, ya que entra en juego la supervivencia de la empresa involucrada. En este caso, suele ocurrirle a empresas muy tradicionales que aspiran a volver a consolidarse en el mercado.

Entendiendo que deben apegarse a un nuevo mundo laboral, en constante cambio, las compañías clásicas deciden hacer cambios profundos, que pueden ir desde la base empresarial hasta la administración o incluso la reformulación de productos.

¿Cuáles son los elementos de la gestión del cambio?

La gestión del cambio contempla cambios tangibles, como la implementación de nuevos procesos, sistemas, servicios o productos, pero también puede ocurrir la incorporación de nuevos hábitos.

Según la profesora Hernández, para entender la anatomía de un proyecto de gestión del cambio en el ámbito organizacional es necesario comprender los elementos que componen este proceso:

1. Personas

Relacionadas con los valores, comportamiento y códigos compartidos en la organización.

2. Procesos o frameworks de trabajo

Relacionados al know how de la compañía en torno a los mecanismos, metodologías y procedimientos para generar valor a un cliente.

3. Tecnología

Relacionada a los sistemas, aplicativos y escenarios de trabajo que involucran el componente digital y tecnológico. 

Muchas veces se percibe el cambio como un problema, pero el problema real es la relación que una persona tiene consigo misma. Ahí radica la importancia de entender el comportamiento de tus emociones.

¿Cómo implementar la gestión del cambio?

Como puedes ver, la gestión del cambio es todo un proceso que resulta fundamental para las empresas. Por ende, es importante que aprendas la mejor forma de implantarla en tu negocio.

Para que funcione este proceso de gestión, te recomendamos cumplir con los siguientes pasos:

1. Define la estructura de tu proyecto y prepara un guión

Para que un proceso de gestión del cambio funcione, necesitas tener claro todo lo que conllevará esa metodología. Esto quiere decir que debes describir, con lujo de detalles, todos los aspectos de tu proceso, como por ejemplo:

• Las metas establecidas.

• Los equipos involucrados.

• Los procesos y líderes que se verán afectados.

Posteriormente, y para que el proceso sea más fluido, presenta un plan en el cual los cambios estén divididos en diversas fases. Una variación en la rutina del trabajador puede implicar molestias y frustraciones, lo que a la larga repercutirá en su desempeño y en los resultados de la empresa.

Si presentas el proyecto de esta manera, tu equipo estará más preparado y con mayor capacidad para afrontar lo que viene tras esta gestión del cambio.

Este es un ejemplo de plantilla realizada en Crehana para que presentes la estructura del proyecto a tu equipo. Es editable y en PPT para que agregues las metas establecidas, y definas los equipos, procesos y líderes que están involucrados.

2. Pon los recursos a disposición

Además del personal de tu empresa, el change management también depende de una serie de herramientas que deben aplicarse. Estos instrumentos serán de gran ayuda para apoyar al personal en cuanto a las transiciones y simplificarán aún más todo el proceso.

Para cumplir con la gestión del cambio, es importante que le ofrezcas a tu público toda la infraestructura que será necesaria (por lo general, equipos y software), pues aquello aumentará las probabilidades de éxito para tu proyecto.

3. Establece una comunicación fluida

Algo importante en lo que es la gestión del cambio es que las personas deben sentirse involucradas y estar conscientes de todo el proceso que se está viviendo. La idea es mantenerlos actualizados, de manera constante y clara.

De esta manera, se alinean las expectativas de todo el personal y se promueve el compromiso. Esto lo podrás ver en la retroalimentación continua y, así, advertir a todas aquellas personas interesadas en cuanto a posibles cambios y contingencias.

4. Celebra cada logro

Dentro de la gestión del cambio, es tan importante que los empleados se mantengan comprometidos como que el líder sea paciente ante la respuesta de los colaboradores a los cambios.

Como líder, debes entender que todos reaccionan a los cambios de diferente forma. Por eso, es fundamental que sepas reconocer el esfuerzo y la dedicación que demuestra un empleado, y que fomentes la celebración del cumplimiento de logros y metas.

5. Ajusta el plan de ser necesario

Un proceso de gestión del cambio no ocurre de un día para otro, ni resulta del todo predecible para muchas personas. Y pese a todos tus esfuerzos y planificaciones, es posible que sucedan imprevistos.

¿Qué puedes hacer? La clave pasa por adaptarte al nuevo escenario y realizar una revisión del plan, para ajustarlo a la nueva realidad.

¿Cómo preparar a tu equipo para un cambio organizativo?

La preparación de un equipo para un cambio organizativo es una tarea complicada, pero esencial para el éxito del proyecto. Esto se debe a que el cambio puede generar cierta resistencia en los equipos, lo que puede afectar negativamente el resultado final del proyecto. 

Por ello, es importante que los líderes de la organización se aseguren de que las personas estén adecuadamente preparadas para la gestión del cambio. ¿Cómo lograrlo? A continuación, te recomendamos algunos pasos clave. 

1. Asegúrate que el equipo comprenda el cambio

En primer lugar, es necesario asegurarse de que el equipo comprenda completamente los objetivos de la gestión del cambio. Los líderes deben explicar el objetivo general del cambio, así como la forma en que el equipo puede contribuir para lograrlo. Si es necesario, los líderes también deben proporcionar información adicional sobre el cambio y sus implicaciones.

2. Brinda capacitación a los equipos

Es importante que los líderes se aseguren de que el equipo tenga los conocimientos y habilidades necesarios para participar en la gestión del cambio. Esto significa proporcionarles capacitación adicional y herramientas que los ayuden a entender y aceptar el cambio. 

Por ejemplo, los líderes pueden proporcionar manuales de usuario, cursos en línea, seminarios y talleres para preparar a los empleados.

3. Promueve la comunicación en los equipos 

Como hemos dicho antes, es fundamental que los líderes promuevan la comunicación en cada equipo para asegurarse de que todos estén alineados con las metas de la gestión del cambio. Es decir, se deben crear canales de comunicación abiertos y claros entre el equipo, los líderes y los stakeholders. Esto permitirá a los líderes responder a las preocupaciones y dudas de los empleados y asegurarse de que todos estén comprometidos con el proyecto.

4. Motiva a las personas

Finalmente, es importante que los líderes proporcionen a los empleados una motivación adecuada relacionada a la gestión del cambio. Esto puede significar ofrecer incentivos y recompensas cuando los empleados alcancen sus objetivos. Sin dudas, esta acción ayudará a asegurarse de que los empleados estén motivados y comprometidos con el proyecto.

¿Cuáles son las fases de la gestión del cambio?

El cambio es 80% emocional y 20% racional. Cuando hay un cambio, en mayor o menor medida, suele pasar que hay una sensación de pérdida, y es importante reconocerlo. Las emociones que se suelen experimentar son:

• Estado de shock: ante el cambio, inicialmente, hay un estado de sorpresa o asombro. “Yo lo llamo empezar una aventura nueva”, apunta Hernández. 

• Negación: es aquí donde te preguntas “¿por qué yo?” o “¿por qué a mí?”. Por lo general, a los seres humanos no nos gusta que las cosas cambien, aunque digamos lo contrario.

• Frustración: al asumir que las cosas no pueden ser como antes, las personas se enojan, y cuando entienden las implicancias del problema, tienden a buscar culpables.

• Incertidumbre: “¿y ahora qué?”, te preguntarías.  Es un momento vital de reflexión, en donde deberás tomar decisiones para no quedarte estancado en la depresión.

• Reflexión: tras haber analizado la situación, te preguntarás si dicho cambio nuevo es bueno o pertinente, y al final considerarás los beneficios hasta llegar a la aceptación.

La curva del cambio no es lineal y tampoco va a la misma velocidad: se puede repetir una o varias etapas y no tienen que vivirse todas obligatoriamente, ni en el mismo orden. Pero tener en cuenta estas fases ayuda a poder lidiar con el proceso de gestión.

¿Cuáles son los principales desafíos en la gestión del cambio?

Como hemos visto, la gestión del cambio es un proceso complejo que conlleva ajustes importantes en el comportamiento y la mentalidad de las personas en una organización. El cambio requiere una dirección, un liderazgo y una comunicación clara para ser exitoso. Aunque el cambio puede generar resultados positivos, también presenta desafíos y barreras que pueden detener el proceso.

1. Resistencia al cambio

Uno de los principales desafíos en la gestión del cambio es la resistencia al cambio. Esta barrera se refiere a los sentimientos negativos o reacciones emocionales que se presentan cuando las personas no están de acuerdo con un cambio. 

Esto puede deberse a la falta de comprensión de la necesidad de cambiar, la incertidumbre de lo que el cambio implica o el miedo a lo desconocido. Estos sentimientos pueden ser difíciles de superar si la organización no está preparada para gestionar el cambio.

2. Falta de apoyo de los líderes

Otro de los principales retos en la gestión del cambio es la falta de apoyo de la alta dirección. Si el líder de la organización no está apoyando el cambio, los demás miembros probablemente no estarán motivados para hacerlo. La alta dirección debe estar comprometida con el cambio y debe establecer metas claras y realistas para que el equipo pueda trabajar hacia ellas.

3. Falta de recursos

La falta de recursos también puede ser un desafío importante para la gestión del cambio. Si la organización no tiene los recursos financieros, humanos o tecnológicos adecuados para implementar el cambio, el proceso puede ser lento y frustrante. Se necesita una inversión significativa para lograr un cambio exitoso.

4. Falta de comunicación

Además, la falta de comunicación también puede contribuir a la resistencia al cambio. Si la organización no está comunicando claramente el objetivo de la gestión del cambio, las personas no tendrán una comprensión clara de lo que está sucediendo y por qué lo está haciendo. Esto puede conducir a la desconfianza, la desesperanza y la resistencia al cambio.

5. Ausencia de capacitación

Finalmente, la falta de capacitación y herramientas adecuadas también puede ser una barrera para la gestión del cambio. Si las personas no están preparadas para el cambio, es posible que la implementación del cambio sea lenta y no produzca los resultados deseados. Es importante proporcionar la capacitación adecuada a todos los equipos para asegurarse de que el cambio se implemente correctamente.

En resumen, la gestión del cambio es un proceso complejo que conlleva ajustes importantes en el comportamiento y la mentalidad de las personas. Sin embargo, hay una serie de desafíos que pueden dificultar el proceso. Es importante identificar y abordar estas barreras para implementar la gestión del cambio de manera exitosa.

Herramientas para hacer una gestión del cambio de forma efectiva

Aunque los procesos y las etapas son similares en este tema, tener a la mano una caja de herramientas para la gestión del cambio te será de mucha ayuda. Ojo, es importante no confundir estas con  herramientas para la gestión de proyectos.

1. Mapa de ruta

Conocer para dónde ir es una de las cuestiones más importantes en los procesos de cambio organizacional. No solo para completar y hacerle honores a una visión, sino para asumir los cambios con pie derecho porque, como lo mencionamos arriba, al abordar las situaciones de distinta manera (tener un plan A, un plan B y un plan C) con distintos caminos, hará siempre la diferencia.

2. Formación

En la gestión del cambio el entrenamiento te va a permitir identificar las necesidades de capacitación de los equipos que se verán impactados por algún proceso de cambio.  

3. Plan de comunicaciones

Un plan de comunicación te ayudará a organizar toda la información que vas a difundir en torno al proyecto de acuerdo al público segmentado, canales, periodicidad y mensajes claves a comunicar.

4. El plan de stakeholders

Te va a permitir enfatizar la gestión de los sponsors del proyecto para facilitar la toma de decisiones que requiere la implementación y te ayudará a entender la composición de tu público. Podrás realizar planes de acción focalizados según el impacto que quieras generar tanto en personas como en áreas de trabajo

5. Plan de líderes y gestores de cambio

En un plan de stakeholders, deberás tener en cuenta a todos los grupos de interés tanto internos como externos, incluyendo líderes, colaboradores segmentados por su impacto y apertura al cambio: clientes, accionistas, proveedores, incluso los sindicatos. 

7. Plan de reconocimiento

Con esta herramienta, podrás detallar cuál será la estrategia de reconocimiento que vas a utilizar para mantener a tus equipos motivados, como por ejemplo: 

• Tarjetas de tiempo para ti.

• Eventos de celebración conjunta.

• Victorias definidas en el mapa de ruta del proyecto.

Todas estas herramientas te ayudarán a tener un panorama mucho más claro sobre las iniciativas en tus proyectos de gestión del cambio. 

Ejemplo de liderazgo en un proyecto de gestión del cambio

Daniel Barenboim es un pianista y director de orquesta de prestigio mundial. Él, junto al palestino Eduard Said, unieron músicos israelíes, palestinos y árabes en la West-Eastern Divan Orchestra, una orquesta en torno al significado real de la música para superar los prejuicios y la guerra existente entre las culturas.

Pero, ¿qué tiene que ver esto con la gestión del cambio? La docente Kelly Hernández señala que es una excelente analogía para indicar que, en la práctica, podrías imaginar que tú eres ese director de orquesta: un grupo conformado por personas de diferentes procedencias y talentos, quienes convergirán en un entorno común, y tu misión sería gestionar el cambio de una manera integral y sostenida en el tiempo, además de facilitar el proceso de transformación.

Recuerda que la capacidad de influencia estará basada en la fortaleza de las relaciones que seas capaces de construir. Para construir relaciones de valor, basarse en la confianza y la empatía es clave para generar conversaciones honestas que permitan comprender el punto de vista de otras personas y entender, a su vez, cómo están viviendo esa cultura del cambio y qué podemos hacer para acompañarlos.

Este es un ejemplo del importante rol que tendrás como responsable de la gestión del cambio, para hacer historia en una organización a partir de una efectiva gestión de un proyecto con un enfoque holístico y asertivo del cambio.

Consejos para ser un gestor del cambio eficiente

Según Ricardo Arturo León, profesional con más de 15 años de experiencia gerenciando proyectos desde el enfoque de la gestión del cambio, e invitado en el curso de Gestión del cambio para la transformación, para hacer una buena gestión del cambio hay que seguir tres pasos:

1. Entender el cambio

La idea es entender el proceso de gestión del cambio con amplitud y profundidad. Poder describir la realidad actual con todos sus detalles, no actuar de forma automática y comprender qué va a pasar una vez que se consuma la transformación.

En ocasiones, se implementa el cambio sin hacer ese análisis y se pueden quedar por fuera actores importantes en el proceso.

2. Asumir los imprevistos

Cuando se está en fases de planeación es habitual imaginar el cambio y pensar que todo va a salir perfecto, tal como está programado. Y la realidad es que en el entorno de incertidumbre es imposible tener todo bajo control.

Los proyectos, con la fricción que tienen los cambios, van a producir cosas inesperadas y es mejor tenerlo previsto. 

3. Mantener la transparencia

En ocasiones, los equipos responsables de proyecto tienen mucha presión por obtener los resultados esperados, y eso puede conducir a que la percepción del avance de los retos del proyecto sea mejor de lo que realmente es.

Es importante la participación de los equipos de gestión del cambio para mantener un pie en tierra evitando una falta de transparencia.

Los cambios son inevitables. Por ello, desarrollar la habilidad de gestión del cambio será de gran ayuda para lidiar con las transformaciones que sufre un entorno tan variable como el laboral.

Eso sí, recuerda lo que se menciona en el portal Medium, "querer afrontar un proceso de cambio, sin una estrategia clara de gestión del cambio sin duda es un grave error".

Para poder implantar adecuadamente la gestión del cambio, necesitas que exista:

• Comprensión de la cultura de la compañía.

• Contabilidad precisa de sistemas y aplicaciones y empleados.

 

¿Cómo evaluar el impacto de la gestión del cambio?

Una de las preguntas más importantes que surgen cuando se trata de gestión del cambio es cómo evaluar el impacto de los cambios en una organización. Esta evaluación es esencial para comprender el efecto real del cambio, y para poder hacer mejoras en el futuro. 

Afortunadamente, la evaluación del impacto de la gestión del cambio se puede hacer de varias maneras. Estas son algunas de las más importantes:

1. Encuestas para evaluar la gestión del cambio

Una forma común de evaluar el impacto de un cambio es mediante encuestas. Estas permiten a la organización recopilar información sobre la percepción de las personas ante la gestión del cambio. 

Las encuestas pueden proporcionar una imagen clara de cómo se está adaptando el personal al cambio, y si está ocurriendo de acuerdo con los planes de la organización.

2. Seguimiento de resultados de la gestión del cambio

Otra forma de evaluar el impacto de un cambio es haciendo el seguimiento de los resultados. Esto involucra rastrear los resultados antes y después del cambio para verificar si este ha tenido un impacto positivo o negativo en la organización. 

Esta evaluación se puede hacer midiendo el rendimiento de los equipos de trabajo, los niveles de productividad y los ingresos de la organización. Esto le proporcionará a la organización una imagen clara de los resultados de la gestión del cambio.

3. Evaluación el comportamiento de las personas

Además, también es importante evaluar el impacto de un cambio organizacional en el comportamiento de las personas. Esto incluye observar su comportamiento antes y después del cambio. 

Este análisis puede ayudar a la organización a entender mejor cómo las personas están respondiendo a la gestión del cambio a nivel emocional, y puede revelar si hay algunos problemas de comportamiento que deben abordarse.

En resumen, hay varias maneras de evaluar el impacto de un cambio en una organización y comprender el efecto real del cambio en la empresa. Implementar al menos una forma de medición de gestión del cambio es fundamental para analizar si la estrategia está siendo positiva. 

En resumen, comprender el rol que juegan las emociones, el autoconocimiento y la empatía en la correcta gestión de equipos es fundamental para la gestión del cambio en las empresas.

Si quieres saber más acerca de la gestión del cambio, te recomendamos revisar la ruta de aprendizaje sobre Inteligencia Emocional, disponible en nuestra Academia de Liderazgo. Este programa te permitirá conocer herramientas para incorporar la resiliencia ante la presencia de retos y obstáculos. Además, podrás fomentar tus habilidades de gestión de equipos y proyectos, así como el manejo de conflictos y emociones, para entablar conversaciones de desarrollo y desempeño.

¡Muchos éxitos!