Gestión documental: 6 pasos para implementarla con éxito

La gestión documental en Recursos Humanos es tan solo uno de los aspectos que forman parte de la transformación digital del área e impacta directamente en la productividad y los resultados de la estrategia de la gestión de talento de las empresas. De hecho, de acuerdo con estudios de Gartner, hay imperativos clave para alcanzar rendimientos superiores; dirigir la inversión en tecnología en aquellas funciones que aportan valor al negocio, dan lugar a la innovación y permiten la gestión de analítica e informes.

Si quieres identificar tendencias, accionar en base a datos y medir el impacto de la capacitación, la gestión documental digital y centralizada es la respuesta. Aquí te compartimos cuáles son las claves del tema: en qué consiste la gestión documental, sus beneficios y cómo llevarlo a cabo.

¿Qué es la gestión documental y para qué sirve?

En el contexto de Recursos Humanos, la gestión documental refiere al proceso de organización, almacenamiento y administración eficiente de toda la información y documentación de los empleados y las tareas de RRHH de una organización. Por lo tanto, este enfoque implica la digitalización y centralización de los documentos y registros en formatos electrónicos, y la gestión de la información de manera más rápida y eficaz que el manejo de documentos físicos.

Extracto del ebook Herramientas digitales para transformar la gestión de RR.HH. de Crehana

¿Cuál es la importancia de la gestión documental digital en RRHH?

Veamos algunos de los beneficios de contar con un sistema de gestión documental digital para esta área empresarial:

1. Ahorro de costos de contratación

Si puedes medir el desempeño y alinear los objetivos del departamento con los del negocio, puedes reducir las brechas de habilidades existentes. Por lo tanto, esto se traduce en el desarrollo de habilidades, mejores resultados en los proyectos y menos necesidades de contratación de personal. De tal manera, dentro de la optimización de costos del área, el ahorro en materia de contratación de nuevos empleados es uno de los beneficios de la gestión documental. Asimismo, al digitalizar y automatizar la gestión de información en RRHH, puedes redireccionar los esfuerzos de los profesionales del área y ahorrar en costos asociados a la productividad.

2. Reducción de errores al evaluar empleados

Disponer de información aislada sobre las evaluaciones de desempeño puede significar la toma de decisiones deficientes para la gestión de los empleados. En cambio, la gestión documental digital del desempeño, gracias a un software especializado, implica el ingreso y almacenamiento de datos de manera estructurada, ordenada y precisa (incluso en tiempo real). Así, esto evita la pérdida de información y reduce la probabilidad de errores humanos al transcribir datos.

Vista de los resultados por competencia y la matriz de resultados por departamentos en la plataforma de Desempeño de Crehana

3. Retroalimentación basada en evidencia

¿Sabías que, de acuerdo con Gartner, la retroalimentación de los compañeros puede tener un impacto particularmente fuerte, aumentando el desempeño de los empleados hasta en un 14%? Para que el feedback aporte resultados, es necesario que se sustente en información documentada. Como consecuencia de la aplicación de una gestión documental que se apoya en una plataforma adecuada, se pueden diseñar planes de desarrollo personalizados y potenciar el rendimiento de los empleados.

¿Qué aportan las TICS en los procesos de gestión documental?

Hasta hace pocos años, la gestión documental estaba mayormente basada en documentos físicos, lo cual suponía todo un reto para Recursos Humanos a la hora de cruzar información y mantenerla actualizada. Aunque estos todavía forman parte de los procesos cotidianos en muchas organizaciones, RRHH está en transición hacia sistemas digitales de gestión documental. Esto claramente beneficia a los procesos empresariales, a los equipos descentralizados y al trabajo remoto creciente en el mundo corporativo actual.

La aparición de las tecnologías de información ha transformado el panorama. Actualmente, las organizaciones optan por usar herramientas de gestión de la información que facilitan el acceso al conocimiento de los equipos y permiten maximizar el uso del tiempo para niveles superiores de productividad.

¿Qué documentos y archivos de Recursos Humanos se pueden digitalizar?

La digitalización en Recursos Humanos ofrece la oportunidad de convertir una variedad de documentos y archivos en formatos electrónicos, agilizando la gestión y el acceso a la información para administrar el desempeño, desarrollo y clima laboral. Por lo tanto, todo tipo de documentos y archivos de RRHH pueden digitalizarse.

Tipos de archivos digitales en Recursos Humanos

Estos son algunos:

Documentos legales y contractuales: contratos de empleo, acuerdos de confidencialidad y acuerdos de no competencia.
Evaluaciones de desempeño y retroalimentación: resultados de evaluaciones, planes de desarrollo individual y comentarios de feedback.
Registros de capacitación: certificados de entrenamiento, informes de talleres y planes de crecimiento profesional.
Encuestas de clima: encuestas de satisfacción laboral, sugerencias de empleados e informes de análisis sobre el clima organizacional.
Historial de promociones y beneficios: ajustes salariales, bonificaciones entregadas, cambios de posición y expedientes por ascenso.
Comunicaciones y políticas: políticas de la empresa, anuncios internos y comunicaciones de Recursos Humanos.

¿Cuáles son los tipos de gestión documental en RRHH?

Ahora bien, la gestión documental puede clasificarse según la etapa del ciclo de vida del empleado, en el marco de una estrategia de gestión de talento al día con las tendencias del futuro del trabajo. Aquí te presentamos los tipos de gestión de documentación:

1. Reclutamiento y selección de personal

La gestión documental en reclutamiento y selección de personal abarca desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la incorporación de un nuevo talento. Con la implementación de este proceso digital, tu equipo de RRHH puede tener un registro ordenado y eficiente de todos los archivos relacionados con la contratación, entre otros beneficios:

Facilita la documentación de las evaluaciones realizadas.
Permite almacenar cartas de referencia.
Permite guardar las descripciones de puestos, requisitos y beneficios ofrecidos.

Vista de la matriz de desempeño en la plataforma de Desempeño de Crehana

2. Onboarding

Para una experiencia inicial más organizada, la digitalización de documentos como los acuerdos, el calendario de inducción y las evaluaciones de onboarding es fundamental. Sin embargo, no solo es una ventaja para los profesionales de Recursos Humanos, también ayuda a una experiencia del empleado mejorada. La digitalización simplifica el proceso de incorporación, pueden completar formularios rápidamente para centrarse en lo verdaderamente importante (la capacitación) y asegura una comunicación con menos malentendidos y preguntas repetitivas.

A propósito, hay una tendencia a tener en cuenta al hablar de inducción de nuevos empleados: la reintegración efectiva del talento actual a través del reonboarding con la ayuda de un software especializado. Como se explica en uno de los episodios del podcast Amazing People by Crehana, junto a Miriam Dávila, CHRO de Crehana, puedes generar un impacto positivo en el compromiso y la satisfacción de los colaboradores a través de este proceso:

3. Capacitación

Contempla la gestión documental de capacitación, cursos realizados, certificaciones obtenidas y planes de desarrollo individual. ¿Cuál es su principal beneficio? Ayuda a mantener un registro de las habilidades y competencias adquiridas por los empleados. Con la solución de Desarrollo de Crehana, puedes preparar a tu equipo para retos actuales y futuros. Así, podrás mejorar la propuesta de valor de aprendizaje y desarrollo de tu talento, con más de 1200 cursos y 20 academias, mentoría personalizada y evaluaciones, entre otros. ¿Lo mejor? Puedes acceder a estadísticas en tiempo real con toda la información en un único lugar: métricas de uso, dashboards de progreso, métricas de situaciones académicas y la posibilidad de generar reportes avanzados.

Plataforma de Desarrollo de Crehana

4. Desempeño

La administración de aspectos relacionados con los KPIs del talento implica la realización de evaluaciones de desempeño, la definición de objetivos y el diseño de planes de mejora. En este sentido, la gestión documental del desempeño ayuda a realizar un seguimiento del progreso y tomar decisiones basadas en datos. ¿Sabías que con la plataforma de Desempeño de Crehana puedes acceder a información sobre las competencias de tu equipo? Haz un seguimiento preciso y objetivo con evaluaciones activas, diseña la modalidad para la entrega de resultados y diseña las herramientas de medición que necesitas.

Plataforma de Desempeño de Crehana

5. Clima laboral

El enfoque de la gestión documental del clima laboral busca centralizar y digitalizar la información generada a través de encuestas, retroalimentación y otros mecanismos de medición del clima laboral. De esta forma, RRHH puede acceder a datos valiosos que influyen en la cultura organizacional y el bienestar de los empleados, pueden identificar patrones y tendencias en las opiniones de los empleados, tomar decisiones informadas para mejorar el ambiente de trabajo y el compromiso, y abordar problemas de manera proactiva antes de que afecten la tasa de retención.

Ahora puedes escuchar cuáles son las necesidades de las personas de tu empresa por medio de la solución de Clima de Crehana: gestiona y crea encuestas de ambiente laboral, agrega participantes, haz configuraciones y obtén reportes con detalles generales y gráficas especializadas.

Plataforma de Clima de Crehana

¿Cómo se realiza el proceso de gestión documental en RRHH?

Para una adecuada administración de la gestión documental de tus empleados, debes aplicar algunas acciones importantes, como las que te compartimos:

1. Identifica las necesidades

En esta primera instancia, para una correcta gestión documental, debes reconocer los tipos de documentos y archivos esenciales de acuerdo con las necesidades de tu organización.

Analiza la situación actual.
Pregunta a tu equipo cómo es su experiencia con la gestión documental de los empleados y del sector en particular.
Mide la productividad de RRHH e investiga cómo podría utilizarse el tiempo de manera más eficiente con procesos digitales.

2. Elige un software de gestión documental

El próximo paso es la elección de un software especializado en gestión de recursos humanos que se adapte a las necesidades y objetivos de la organización. ¿Has identificado que en tu empresa hay grandes oportunidades de crecimiento en relación al desarrollo del personal? ¿O que hay que mejorar el clima laboral? Escoge un software que responda en consecuencia.

3. Digitaliza la documentación

Luego, puedes digitalizar todos los documentos que tengas “en físico”, así como también puedes diagramar categorías virtuales para centralizar la información de RRHH, en lugar de tener datos dispersos y sin relacionar. Algunas categorías son:

Reclutamiento
Capacitación
Desempeño

4. Revisa que haya actualizaciones

La idea de incorporar un software especializado en la gestión documental vinculada al talento es que permite actualizaciones automáticas. En otras palabras, si un empleado finaliza un curso con éxito, esta información debería mostrarse como tal en el programa. Cerciórate que esto efectivamente sea así.

5. Utiliza las funciones avanzadas

Emplea las funciones de búsqueda avanzada del software de gestión documental de RRHH que has seleccionado para encontrar documentos rápidamente según criterios específicos.

6. Entrena a tu equipo

Si bien hay plataformas que tienen una curva de aprendizaje más o menos pronunciada que otras, nunca está de más capacitar al equipo acerca de las soluciones tecnológicas que se incorporan. Brinda formación a los miembros del equipo de RRHH sobre cómo utilizar eficazmente el software elegido, cuáles son sus funciones principales y cómo se realizan las configuraciones.

2 ejemplos de gestión documental en Recursos Humanos

Para un panorama más claro sobre cómo impacta la gestión documental, revisa estos ejemplos ficticios:

Competencias: la medición de habilidades blandas y duras ahora es más eficiente en AIRTP S.A. Mediante una plataforma personalizada, los empleados pueden registrar sus habilidades y conocimientos en un perfil digital. Además, los supervisores pueden evaluar las competencias activas de los empleados e idear planes de desarrollo individual con herramientas de medición y seguimiento.
Ambiente de trabajo: en una organización sin fines de lucro, con la necesidad de prevenir potenciales conflictos internos, se determina la importancia de recopilar respuestas a las evaluaciones de clima de manera digital, para un rápido análisis y la detección temprana de tendencias negativas. Los líderes pueden rastrear las tendencias y tomar medidas concretas basadas en los resultados, además de mantener un registro histórico de los cambios realizados para mejorar el clima laboral.

Recomendaciones finales de herramientas de gestión documental

Hay una serie de herramientas para gestionar documentos que puedes utilizar para agilizar la administración de la información en tu empresa como, por ejemplo, los que te compartimos a continuación:

M-Files
Templafy
eFileCabinet
Hightail
MasterControl
PaperTracer
DocuWare
pCloud
Teamwork
Smartsheet
LogicalDOC

Para el caso particular de Recursos Humanos, existen herramientas específicas según la fase del ciclo de vida del empleado. Así, para la gestión del tiempo, puedes utilizar Google Calendar, Doodle o When I Work.