¿Cómo hacer un presupuesto para un negocio pequeño?

No importa si tienes un negocio grande (del tamaño de una multinacional o con muchas sedes) o pequeño (de administración familiar), en algún momento debes aprender cómo hacer un presupuesto para un negocio.

No solo eso, además de realizar presupuestos deberás administrar tus recursos. Esto te permite evaluar y medir el impacto de mercado que tiene lo que vendes. A su vez, los clientes tienen una perspectiva más completa de los costos que deberán pagar para comprar tus productos o contratar tus servicios.

Existen muchas maneras simples de realizar presupuestos para un negocio. Por ejemplo, puedes recurrir a plantillas de presupuestos que vienen prediseñadas para realizar mucho más fácil tu trabajo. Asimismo, puedes contratar los servicios de un tercero o puedes sacar de internet modelos de presupuestos que te servirán para aplicar en distintas circunstancias y según diversos tipos de clientes que requieran características específicas.

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En qué consiste un presupuesto para un negocio

El plan operativo de una empresa debe estructurarse y ordenarse en la forma de un presupuesto. Por esta razón, a principio de año, los gerentes y los contadores de una empresa preparan una estimación en la que se detallan y se calculan los resultados que se desea obtener con respecto a los costos y los beneficios obtenidos, así como también los ingresos y la utilidad neta.

En el caso de una empresa más pequeña, también se debe realizar un presupuesto detallado. Es probable que no se realice a tan largo plazo como un año, ya que la actualización de las circunstancias macroeconómicas puede cambiar de manera repentina. Pero sí se debe realizar, al menos, todos los meses. El fin de este trabajo es obtener una estimación y un control real de todos los procesos y los movimientos de dinero que se están llevando a cabo en la empresa.

Por lo tanto, en conclusión, existen muchas maneras de armar un presupuesto para un negocio. Tú debes contemplar estas circunstancias y adaptarte de la mejor manera a ello. Solo así lograrás tener una medición eficiente de todo lo que haces y podrás proyectar hacia dónde quieres ir. Este trabajo es sencillo, pero requiere de tu concentración y de tu esfuerzo a fin de completarlo de la manera correcta.

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¿Qué tipo de negocio tienes?

Como ya lo mencionamos anteriormente, no es lo mismo hacer un presupuesto para poner un negocio de comida que hacer un presupuesto de otro tipo de negocio. Cada rubro tiene sus exigencias y deben reemplazarse ciertas necesidades específicas.

Las inversiones iniciales son variables según el rubro, el tamaño del negocio y el tipo. No es lo mismo un negocio de servicios, que de alimentos, indumentaria, belleza u otros rubros.

Asimismo, hay determinados utensilios y herramientas de trabajo que representan una inversión inicial distinta según el tipo de negocio que desees emprender. Por ejemplo, si quieres brindar un servicio intangible y te instalas como vendedor, debes contar con una buena oficina y una sala de recepción.

En cambio, si quieres brindar algún producto o revender productos, debes contar con una inversión inicial para comprarlo.

Negocios en los que se brindan servicios

Para este tipo de negocios, el presupuesto debe prever la capacidad de brindarles a los clientes un espacio de acogida adecuado. Es decir, que debes encontrar un lugar adecuado en el que asentar tu comercio.

No es un detalle menor. Elegir el espacio es una de las claves para el éxito futuro, no sólo por la ubicación sino por las comodidades, metros cuadrados, baños y hasta cocina según el rubro.

Asimismo, debes contar con una buena sala de recepción, tal vez una recepcionista, o una secretaria, y con buenos despachos para los vendedores. De esta manera, te aseguras de brindar una imagen profesional y le das confianza a tus clientes. Asimismo, debes contar con un buen inmobiliario, ya que es la pieza central de un negocio que brinda servicios.

Todos estos aspectos deben contemplarse al momento de realizar un presupuesto para iniciar un negocio que brinda servicios. En cuanto a los gastos, es probable que cuentes con gastos de mantenimiento, entre los que se encuentran los siguientes elementos:

• Boleta de la luz
• Alquiler (en caso de que no cuentes con tu propio espacio)
• Sueldos de los empleados
• Impuestos

 

 

Por lo tanto, debes contemplar que puedas vender la cantidad suficiente de servicios o contratos para poder sostener estos gastos. Si puedes administrarlo de la manera correcta, tendrás el éxito asegurado.

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Negocios en los que se venden productos

Este tipo de negocios requiere de otro volumen de inversión, pero, si los productos no son completamente perecederos, contaremos luego con un capital constante. Entre los principales factores que debes atender al momento de planificar un presupuesto para un negocio se encuentran los siguientes elementos:

• Adquisición del producto que deseas vender
• Alquiler de un local (en caso de tener espacio físico de venta)
• Transporte o envíos (en caso de ofrecer este servicio o vender puerta a puerta)
• Sueldo de tus empleados (si cuentas con un espacio de venta más grande)
• Impuestos

 

En cuanto a la adquisición de los productos, es la parte más importante de tu negocio, ya que es capital pasivo y activo en potencia. Por lo tanto, debes buscar el mejor precio para comprarlo y reducir los costos.

Aquí debes invertir tiempo y hacer un buen estudio de costos

Asimismo, una vez que comiences a vender y cuentes con liquidez, no debes gastar el dinero como si fuera ganancia, sino que debes volver a invertir en la adquisición de productos para continuar vendiendo.

Negocios mixtos

Podrás pensar que no hay un negocio en el que el producto se vende como un producto, pero existe un claro ejemplo: la gastronomía. Si quieres armar un presupuesto para poner una casa de comidas, debes prever una mayor serie de factores y costos que pueden implicar un importante desbalance en los resultados y las ganancias que obtengas. Entre los principales costos que debes contar, se encuentran los siguientes:

• Sueldo de tus empleados
• Gastos de proveedores (ingredientes, comida, conservantes, bebidas)
• Equipamiento: cocina, heladeras, maquinaria para cocinar
• Utensilios para cocinar
• Mesas, sillas, mobiliario
• Alquiler (si no cuentas con un lugar propio)
• Impuestos

 

De todas maneras, siempre pueden surgir nuevos gastos que no están contemplados. Por esta razón debes prestar mucha atención a los precios que le colocas a la comida, ya que se vende tanto con la perspectiva que se tendría de un producto como de un servicio. Esto se debe a que incorpora un valor agregado de la preparación y al servirlo.

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Pasos para armar un presupuesto

Existe una serie de pasos simples que puedes seguir para comprender cómo hacer un presupuesto para armar tu negocio de la manera más eficaz posible. A través de medidas simples, lograrás estructurar tu empresa para conseguir un éxito incuestionable.

Los pasos son:

• Establecer metas financieras bien definidas, para saber a dónde esperas llegar.

 

• Debes analizar la tendencia de tus ingresos y de tus gastos en años anteriores.

 

• Poner límites a los gastos que contemplas tener.

 

Pronosticar ventas o ingresos

Para lograr este fin, debes realizar estudios de mercado que indaguen con profundidad en los índices de ventas dentro del rubro y en el potencial desarrollo que se puede obtener si inviertes.

Asimismo, debes estimar la demanda del producto o del servicio, debes buscar el precio promedio en el mercado de este producto o servicio y debes estudiar tu competencia. Esto te permitirá tener un panorama más amplio del mercado y podrás estimar la capacidad de producción.

Presupuestar gastos

Ya mencionamos algo de este punto en el apartado anterior. Según el tipo de negocio que tengas, contarás con distintos tipos de gastos. Sin embargo, se dividen en fijos y variables. De estas dos categorías, se desprenden, asimismo, otras tres variantes:

• Gastos generales de la compañía (sueldo de los empleados, impuestos, alquiler, servicios, etc.)

 

• Proyectos planeados (expansión del local, nuevas sedes, aumento de personal)

 

• Imprevistos (desperfectos en la infraestructura, problemas, multas, inconvenientes, etc.)

 

Las variantes de gastos mencionadas se combinan de manera permanente en un negocio y presupuestar los imprevistos es fundamental para no quedar paralizado ante un suceso no esperado por falta de fondos para afrontar el mismo.

En este momento nos daremos cuenta si nuestro negocio es redituable o no, ya que los costos no deben superar lo que se pronostica de ventas o ingresos.

Pronosticar el flujo de efectivo

El flujo de efectivo o la liquidez es lo que nos permitirá seguir invirtiendo y contar con un fondo de desarrollo en nuestro negocio. Por lo tanto, es una parte fundamental del presupuesto de un negocio.

Debemos prever que nos dará lo necesario para obtener ganancias y contar con un flujo de dinero constante. Existen dos tipos de métodos para medir el flujo de efectivo: método indirecto (en el que se mide el flujo operativo, el flujo de inversión y el flujo de financiamiento) y el método directo (en el que se mide el efectivo real con el que contarás).

Aprende con esta Plantilla de Estado de Resultados descargable

Estructurar el presupuesto para cada área de la organización

En una empresa, todos deben trabajar como un todo, ya que cada parte debe cumplir con su propósito de la mejor manera posible. Para ello, se pueden desarrollar estrategias de comunicación entre los empleados y una reafirmación positiva para motivar las buenas iniciativas.

Lograr que los empleados se sientan motivados y como parte de un todo no es una tarea fácil, pero tampoco imposible. Grupos de Whatsapp, newsletters por email, carteleras son algunos recursos que se pueden utilizar para este fin.

Cada persona debe contar con una responsabilidad concreta, que sea desafiante y a la vez recompense el esfuerzo realizado. Asimismo, se debe consolidar la estructura de la empresa y se deben medir en todo momento los índices que proyectan los resultados positivos.

Como hacer un presupuesto para un negocio siguiendo estos pasos será un objetivo totalmente alcanzable.

Programar revisiones periódicas de seguimiento

El presupuesto no debe tomarse como algo fijo que nunca cambiará. Constantemente se debe estar revisando a fin de mejorarlo y optimizar los recursos que se emplean para obtener mayores ganancias.

En cada revisión del presupuesto debes contemplar cuáles serán los nuevos gastos y qué gastos resultaron obsoletos para mejorar las proyecciones de tu negocio. A su vez, puedes consultar a expertos y a tus empleados para que te indiquen qué aspectos notan menos efectivos.

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Un proceso de mejora constante

Ningún presupuesto es perfecto, por lo que siempre pueden mejorar un poco más. Esto no es un problema ni una carga, sino que es un desafío a explorar nuevos horizontes y profundizar en cada aspecto que se pueda corregir.

Además, debes analizar si las desviaciones del presupuesto se deben a malos planteos o malas ejecuciones. Esto te ayudará a determinar qué tipo de cambios debes realizar y cómo debes adaptarte a las nuevas circunstancias que surgieron.

Para realizar estas correcciones, debes tomar asimismo objetivos concretos, realizables y mensurables, que te permitan continuar con ese proceso de mejora y perfeccionamiento y de esta manera podrás sin dudas saber de principio a fin como hacer un presupuesto para iniciar un negocio.