Las herramientas administrativas son indispensables para cualquier persona que desee emprender o administrar un negocio, especialmente, porque le permiten llevar la gestión de un negocio de forma automatizada y efectiva.

Hacer las cosas con papel y lápiz ya quedó en el pasado, en la actualidad existen una infinidad de herramientas de administración para pymes, y conocer algunas de ellas puede hacer la diferencia entre un negocio que tiene futuro y uno que no.

En este artículo te contaremos cuáles son algunas de las mejores herramientas de la administración moderna, y te explicaremos brevemente para qué te pueden servir cada una de ellas. Conocerás desde herramientas administrativas para la facturación y control de inventario, hasta programas para la administración de relaciones con los clientes, entre otras cosas.

Cuando termines de leer podrás escoger las herramientas administrativas que necesita tu negocio para empezar a crecer. ¡Prepárate para tomar nota, porque ni en los libros de negocios encontrarás una información tan completa!

1. Quickbooks

Empezamos nuestra lista de herramientas administrativas con una de las mejores aplicaciones que hay en el mercado, Quickbooks. Con esta app podrás llevar un control preciso de tus ingresos y egresos, enviar facturas y presupuestos personalizados, llevar control de tu inventario y organizar todos tus libros de contabilidad, entre otras cosas.

El precio que debes pagar por la licencia de esta app para emprendedores es de apenas 8 USD por mes, un monto mínimo si tomamos en cuenta todos los beneficios que puedes obtener por utilizarla.

Además, esta herramienta administrativa tiene un servicio de soporte y atención al cliente muy bueno. Puedes obtener ayuda personalizada cada vez que la necesites, así que utilizar este software para administración de empresas será pan comido.

Fuente: Quickbooks

2. Treinta

Treinta es una de las herramientas administrativas que más popularidad han ganado en el último año, ya que ofrece una serie de soluciones muy amplia para los emprendedores y las pequeñas empresas.

Esta no es solo una app para llevar control de ventas, con ella puedes administrar tu negocio y poner en orden todo lo que hace falta para incrementar tu rentabilidad. Asimismo, te ofrece la posibilidad de crear una tienda en línea, por lo que tendrás la capacidad de llegar a mucho más clientes.

Si buscas desarrollar tus ideas de negocio para emprender, esta herramienta administrativa puede ser tu mejor aliado. Por cierto, puedes descargarla gratis desde Google Play y empezar a administrar tu negocio.

Fuente: Treinta

3. FreshBooks

FreshBooks no solo es una de las mejores herramientas administrativas para empresas, sino que también tiene múltiples funciones para freelancers y emprendedores. Gracias a ella tienes a tu disposición soluciones para facturación, control de gastos y administración de proyecto en equipo.

De igual manera, debemos destacar que esta herramienta administrativa te permite recibir pagos online, ya que su plataforma tiene una terminal virtual a tu disposición. Con FreshBooks tus clientes podrán pagar por tus productos o servicios de una manera muy rápida y sencilla con sus tarjetas de crédito.

Los planes de este software para administración empresarial empiezan desde 6 USD por mes.

4. Alegra

Esta aplicación es una de las herramientas administrativas más costosas de la lista, su precio va desde los 15 hasta 50 USD por mes. Sin embargo, tiene una serie de funciones por las que pagar esa cantidad de dinero podría ser una buena idea.

Estas son algunas de las características más importantes de Alegra:

• Permite crear facturas con diseños personalizados para imprimirlas o enviarlas por correo.
• Tiene un sistema de notificaciones para avisar a tus clientes sobre las facturas por pagar.
• Genera reportes inteligentes sobre ventas, mejores clientes y productos más vendidos, entre otras cosas.

Alegra es una de las mejores herramientas para administrar un negocio, y cuenta con un sistema que se puede integrar con otras herramientas administrativas como Pipedrive y Salesforce.

Si quieres conocer más acerca de este tipo de apps para emprendedores, te recomendamos explorar nuestro catálogo de cursos de emprendimiento y negocios. Con ellos aprenderás todo lo que hace falta para optimizar cada una de las áreas de tu empresa.

Fuente: Alegra

5. Shift

Dentro de tu pack de herramientas administrativas también debes guardar espacio a las aplicaciones que sirven para la gestión de proyectos. Por eso consideramos que debes conocer Shift, una herramienta administrativa que te permitirá mejorar la comunicación con tu equipo y acceder a todos tus canales de comunicación de una forma muy sencilla.

Con Shift puedes acceder a tus cuentas de correo, aplicaciones de mensajería y espacios de trabajo digitales, todo desde el mismo lugar. La incluimos dentro de nuestra lista de herramientas para negocios porque estamos seguros de que te ayudará a mejorar la productividad tu empresa.

Fuente: Shift

6. Asana

El trabajo remoto ha cambiado la manera en la que funcionan las empresas. y ha aportado nuevos elementos a los enfoques de la administración moderna. Asana es una de las herramientas administrativas que mejor ha entendido el cambio, y ofrece soluciones para la gestión de proyectos y de equipos de trabajo en remoto.

Con esta herramienta administrativa puedes crear y personalizar flujos de trabajo, planificar tareas y asignarles un responsable, organizar cronogramas y automatizar algunas tareas repetitivas, entre otras cosas. Además, se trata de una app que tiene más de 200 integraciones disponibles, por lo que podrás complementarla con otras herramientas de gestión administrativa.

Fuente: Asana

7. Trello

Hablando de herramientas administrativas de calidad, cualquier persona que conozca del tema debe incluir a Trello en la lista. Esta no es solo una de las mejores herramientas administrativas para la gestión de proyectos, sino que es una de las más reconocidas y con mayor trayectoria.

Es una aplicación ideal para el trabajo colaborativo, ya que permite que todas las personas vinculadas a un proyecto trabajen de forma sincronizada y efectiva. Esta herramienta administrativa se puede usar de manera gratuita, aunque también tiene algunos planes premium con un mayor número de funciones.

Fuente: Trello

8. TeamGantt

Al igual que las dos herramientas administrativas que recién te comentamos, TeamGantt es una app que ofrece soluciones para quienes necesitan gestionar proyectos. Es una de las mejores aplicaciones para coordinar tareas y gestionar equipos de trabajo, tanto que la utilizan grandes empresas como Amazon, Netflix y Nike.

En esta herramienta administrativa puedes planificar, agendar y gestionar proyectos en tiempo real.

Gabriela Escamilla, profesora del curso Herramientas para digitalizar tu empresa, nos habla sobre la importancia de las herramientas administrativas, en especial cuando se trata de gestión de proyectos:

“Estas herramientas me encantan, porque de verdad ponen un orden a los proyectos, en el día a día del equipo, y te dan una mayor visibilidad de lo que están haciendo las personas en todas las áreas”.

9. Inflow

En el área de las herramientas administrativas de control debemos destacar a Inflow, una aplicación que sirve para administrar inventarios. Con esta app puedes saber qué artículos tienes en stock y qué órdenes tiene tu tienda en línea, además, tiene un sistema de notificaciones que te avisa cada vez que debas hacer reposición de inventario.

De igual manera, puedes utilizar sus funciones avanzadas para organizar tu inventario con códigos de barras y realizar envíos de forma automatizada. La app gestiona tus envíos y te ayuda a decidir qué servicio de envíos te conviene más. Estamos seguros que se convertirá en una de tus herramientas administrativas favoritas.

Fuente: Inflow

10. Pipedrive

Las herramientas administrativas como Pipedrive se utilizan para mejorar el performance de un negocio, en especial, porque ayudan a guiar a los clientes a través del pipe o embudo de ventas.

Se trata de una aplicación muy útil para cualificar y nutrir leads, además, tiene opciones que ayudan a que los negocios puedan programar llamadas y mensajes para mantener el contacto con los clientes potenciales. Es una de las aplicaciones para negocios más efectivas y sencillas de usar, particularmente, porque tiene un formato de drag and drop con el que se realizan todos los ajustes.

Fuente: Pipedrive

11. Bizneo

Seguro que al pensar en aplicaciones para administrar un negocio olvidaste lo importante que es la gestión de recursos humanos, pero no te preocupes, porque Bizneo es una solución ideal para empresas grandes y pequeñas.

Al utilizar esta app para negocios podrás mejorar tus procesos de reclutamiento y selección, llevar un mejor control sobre la evaluación de desempeño de tus colaboradores, medir el clima laboral de tu empresa y, en general, optimizar la forma en la que llevas la administración de tu negocio. Lo mejor de todo es que puedes usarla desde tu dispositivo móvil sin ningún tipo de inconveniente.

Fuente: Bizneo

12. BambooHR

Esta es una herramienta administrativa diseñada para quienes se dedican a la gestión de recursos humanos. Su plataforma te permite hacer procesos de selección para reclutar nuevos talentos para tu empresa, y te ayuda a llevar de forma más efectiva el registro de todo lo que tiene que ver con tus colaboradores.

En pocas palabras, es una herramienta administrativa que recopila, almacena y analiza los datos para ayudarte a tomar mejores decisiones. No importa si se trata de nuevas contrataciones o de extender el contrato de alguien que ya trabaja en tu empresa, tener los datos apropiados a la mano te puede ser de mucha utilidad.

Fuente: BambooHR

13. Hubspot

También es importante hablar sobre los CRM, herramientas administrativas especializadas en la gestión de las relaciones con los clientes. Este tipo de programas son fundamentales para el crecimiento de una empresa, ya que ayudan a personalizar las campañas de marketing, aumentar las ventas y optimizar la rentabilidad de la empresa.

Hubspot es un CRM que puede ser utilizado por gerentes de ventas, marketers, equipos de atención al cliente y dueños de empresas. Con esta herramienta administrativa tienes la posibilidad de llevar el control de un pipeline de ventas en tiempo real, monitorear tus prospectos de ventas, y mejorar la relación con tus clientes.

Fuente: Hubspot

14. Zendesk

Siguiendo con las herramientas de control administrativo para la atención al cliente, te recomendamos revisar las funciones y características de Zendesk. Un software diseñado para que las empresas puedan mejorar la atención al cliente.

Desde Zendesk puedes agregar canales de comunicación para establecer contacto con tus clientes, manejar tickets de reclamos o solicitudes, y analizar con mayor profundidad los deseos y necesidades de tus clientes.

Fuente: Zendesk

15. Google Drive

Tal vez te sorprenda un poco ver a Google Drive en este listado de herramientas administrativas, pero debes saber que se trata de un aplicación que ofrece una infinidad de beneficios a las empresas que la utilizan. A través de Google Drive puedes almacenar y gestionar archivos muy fácil, sin contar que puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo.

Además, puedes crear y editar documentos con tan solo un par de clics. Si quisieras utilizar nuestras plantillas de emprendimiento y finanzas, por ejemplo, podrías hacerlo desde Google Drive.

Fuente: Unsplash

Esperamos que este artículo te haya dado una visión más amplia sobre las herramientas para la administración que debe utilizar un gerente de empresa o un emprendedor para que todo marche bien. 

Recuerda que cada una de ellas se ajusta a un tipo de negocio y a un determinado tipo de necesidades. Así que, antes de descargarlas o pagar una suscripción, asegúrate de que se trata de la herramienta administrativa adecuada.

¡Suerte usando tus nuevas herramientas administrativas!