Gestionar tus documentos de forma adecuada, rápida y ágil hará que tu empresa destaque de la competencia ahorrando tiempo y recursos. 

Te ha pasado que tienes una gran cantidad de documentación dentro de tu empresa o emprendimiento y deseas ordenarlo, pero ¿cómo empezar? Aquí te presentamos algunas herramientas para móvil, computador y online que te ayudarán a gestionar tus documentos.

Pero antes, ¿sabes que es gestión documental? según la empresa IBM “es un sistema o proceso utilizado para capturar, rastrear y almacenar documentos electrónicos como PDF, archivos de procesamiento de textos e imágenes digitales de contenido en papel ahorrando tiempo y dinero”

Toma nota y decide qué herramienta es la mejor para tu compañía.

Fuente Freepick

Aplicaciones móviles para gestionar tus documentos

En la actualidad contamos con varios recursos gratuitos en la red para la gestión de documentos.

En general, son tres los tipos de plataformas que se suelen usar para mejorar la gestión documental en la empresa: Aplicaciones para móvil, software y herramientas online. Analicemos las mejores apps para el manejo de tus documentos. 

¿Sueles estar en la salida de campo?, ¿estás viajando o en reuniones?, ¿te queda poco tiempo para encender la laptop y organizar tus documentos? La gestión de documentos desde tu móvil te facilita hacer tu trabajo desde cualquier lugar. 

Te invitamos a probar estas apps para gestionar tus documentos:

 

 

Fuente Freepick

Evernote

Este es un gestor de notas y documentos, cuenta con otras funcionalidad para ordenar cronogramas y horarios. Esta aplicación móvil gestiona documentos dentro de notas y podemos personalizar el orden de visualización dentro de la app.

Puede administrar varios tipos de archivo como PDF, Word, Excel, Audio y Video. A la vez, al gestionar nuestros documentos con esta herramienta, se sincronizará con otros dispositivos como PC. 

Algunos beneficios son:

• Descarga y transfiere hasta 60MB gratis por mes.
• Gestiona tus documentos online por medio de la app.
• Es gratuita, para IOs y Android.
• Algunas opciones de esta app funcionan mejor en iOS. 
• Usa su propio sistema de almacenamiento desde la app.

Fuente Evernote

GoodReader

Es un gestor de documentos móvil y lector de PDF. Puede crear carpetas, almacenar y gestionar documentos como PDF, Word, Excel entre otros. Se integra de manera organizada a sistemas de almacenamiento en la nube. Aunque no es gratuita, su pago es de 5 dólares por el uso de todas sus funciones.

Algunos beneficios que presenta esta app: 

• Crea documentos y carpetas según orden personalizado.
• Se puede conectar a tu almacenamiento online.
• Tus documentos digitales quedarán seguros y a la mano.
• Puedes editar, subrayar, hacer notas y enviar por correo u otro medio.

Fuente GoodReader

Awesome Note

Esta app de gestión de documentos cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de usar. No solo puedes gestionar tus documentos, te permite crear cronogramas, tareas, flujos de trabajo entre otros.

Algunos de sus beneficios son:

• Funciona para IOs y Android últimas versiones. 
• Permite crear notas, carpetas y adjuntar documentos.
• Se puede sincronizar con Google Drive.
• Su valor Premium es de 4 dólares.

Fuente AwesomeNote

ezPDF

Es una aplicación desarrollada por Google tanto para Android y IOs que gestiona todo tipo de documentos de forma gratuita.

Algunos beneficios de esta alternativa son:

• Gestiona varios tipos de documentos.
• Se puede sincronizar en la nube.
• Permite integrar audios y videos con PDF.
• Interfaz simple e intuitiva.

Fuente ezPDF

¿Cómo escogemos la mejor herramienta de gestión de documentos? 

Analizando el flujo de trabajo en nuestro emprendimiento o empresa, definiendo en qué medio nos gusta trabajar, como hacemos el trabajo ágil, rápido y de forma correcta. De esta manera lograremos escoger la mejor herramienta de gestión documental. 

Te invito a que aprendas sobre este curso de herramientas para digitalizar tu empresa y así tener una visión más amplia de cómo se puede beneficiar tu empresa. 

 

 

Software para Gestionar tus Documentos

La gestión de documentos en la actualidad se ha trasladado al ámbito digital, es por esto que cada vez menos se está usando papel impreso. Para gestionar tus documentos desde el computador solo necesitas un software que requiere pocos requerimientos de memoria RAM y procesador. 

Elisa Garcia, en su libro gestión de documentos en la e-administración, nos dice que “estamos en el auge de la automatización donde las compañías, gobiernos e instituciones deben adecuarse a los requerimientos que el mundo digital impone”. Por esto, gestionar de manera efectiva nuestros documentos es un requisito del mundo digital en el que vivimos.

Algunos software que te ayudarán a gestionar tus documentos son:

DocuWare

Es un software alemán de gestión de documentos. Se creó a partir de conceptos como eficiencia y rigor que lo definen como el software más completo para solucionar problemáticas de almacenamiento y gestión de información. 

Se enfoca al desarrollo de formatos electrónicos que ayudarán a que tu negocio sea más digital ahorrando costos en papel, impresión y generando procesos más rápidos a la hora de gestionar tus documentos. 

Algunas de sus ventajas son: 

• Tiene un enfoque 100% digital.
• Automatiza soluciones de gestión de documentos para tu empresa.
• Optimiza tus costes. 
• Es un sistema que permite crear canales de validación y facturación esencial para el manejo de la administración de tu empresa.
• Cuenta con sistema en la nube y autoaprendizaje de tus necesidades para brindar mejores respuestas en la gestión de tus documentos. 
• Permite la colaboración en la gestión de documentos online con integrantes de tu empresa. 

Fuente DocuWare

Managemart

Ofrece soluciones de gestión de documentos a cualquier tipo de empresa. Es de pago con 7 días de prueba. Este software no solo gestiona tus documentos, también te ofrece soluciones empresariales más complejas que se adaptan a las necesidades del cliente.

Algunos de sus beneficios son:

• Gestiona documentos en línea y almacenamiento en la nube.
• Gestiona empleados y cronogramas.
• Cuenta con una función CMR “gestión de la relación con los clientes”
• Brinda soluciones completas para cada tipo de empresa.

Fuente Managemart

Microsoft Sharepoint Online

Maneja toda la suite de Office tanto online como offline. Brinda soluciones para que gestiones tus documentos tanto si trabajas desde una red de internet o desde tu suite instalada en la PC. 

Para Microsoft es importante que todas las herramientas estén integradas, por esto te brinda software para que desde cualquier dispositivo puedas gestionar tus documentos; tablet, pc, móvil y así toda tu información estará a la  mano.

Algunos de sus beneficios son:

• Cuenta con una intranet y base de datos siempre disponible para acceder.
• Ofrece Office 365 que se integra online y offline. 
• Permite la colaboración con equipos en proyectos documentales.
• Brinda todas las soluciones en la nube de Azure centralizando toda nuestra información y accediendo a ella en cualquier instante y lugar. 

Fuente Microsoft

FileHold

Este software gestiona tus documentos y los de tu empresa, sin importar el tamaño de la compañía ofrece soluciones escalables y viables a largo plazo. Aunque su idioma principal es en inglés, cuenta con una interfaz intuitiva y te guía en la búsqueda y gestión de tus documentos.

Algunos de sus beneficios son:

• Buscador de archivos y organizador automatizado.
• Control de versiones anteriores y posteriores de documentos.
• Creación de flujos de información programables.
• Creación de formularios electrónicos de validez de información. 
• Genera permisos de acceso personalizables.

Fuente FileHold

Soluciones online para Gestionar tus Documentos

La internet y en especial las herramientas alojadas en la red son nuestras aliadas a la hora de gestionar nuestros documentos.

En la actualidad, contamos con varias plataformas que nos ofrecen sus servicios online de forma gratuita, de pago o mixta, es decir que al gestionar nuestros documentos tenemos un límite de uso ya sea en las herramientas o en la capacidad de almacenamiento.

Ya no tendremos problemas con la recuperación de archivos word, excel, pdf u otros, ya que las herramientas online se pueden configurar directamente con el almacenamiento en la nube, disminuyendo así los problemas de la pérdida de nuestro documentos. 

Aquí te mostramos algunas soluciones online para la gestión de tus documentos:

Fuente Freepick

Google Drive

Si cuentas con un correo gmail tendrás acceso a las soluciones que google ofrece. Drive te da una cierta capacidad de almacenamiento, de esta manera podrás usar esta herramienta para gestionar tus documentos desde tu correo electrónico personal o corporativo.

Algunos beneficios de Drive son:

• Centraliza y gestiona tus documentos en la nube.
• Almacena, accede y comparte información online de manera gratuita.
• Puedes trabajar online e invitar a editar a las personas que desees. 
• Te informa de los últimos cambios en los documentos y la fecha. 
• El plan gratuito es de 15GB, si quieres mayor almacenamiento debes pagar premium.

Fuente Google

Dropbox Basic

Es la herramienta online más usada en la gestión de documentos. Está desarrollado para el trabajo en grandes grupos de personas y permite compartir información de forma rápida. Permite hacer formatos PDF y enviarlos de forma segura con tus equipos de trabajo. 

Algunos de sus beneficios son:

• Puedes acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo. 
• Te permite crear copias de seguridad de tus documentos.
• Historial de versiones y copias de tus documentos. 
• Por medio de links compartidos puedes enviar tu información. 
• Te brinda 2GB libres de memoria, puedes acceder al servicio premium.

Fuente Dropbox

OpenKM

Es un sistema de gestión documental que te permite centralizar tus documentos y mejorar los procesos y protocolos de información de tu empresa o negocio. Ayuda a gestionar tus documentos desde el ingreso, clasificación, categorización y creación de flujos de información según lo requieras.

• Digitaliza todos tus documentos.
• Creación y revisión de documentos, flujos de trabajo con equipos.
• Genera una guía para archivar y recopilar documentos.
• Control de versiones y últimas actualizaciones en los documentos.

Fuente OpenKm

Ahora que conoces las herramientas para gestionar tus documentos online, por software o móvil, te invitamos a descargar la guía de Google slides para negocios que te ayudará a crear y desarrollar la visión de tu empresa y así definir los canales de información que necesitas.

Sabemos que al ser emprendedor necesitas de aprendizaje constante para estar a la vanguardia, es por esto que sugerimos que ingreses a los cursos de emprendimiento donde te explicaremos más en profundidad sobre las herramientas y métodos que puedes usar para gestionar tus documentos y en general administrar tu negocio. 

¡Esperamos que estas herramientas te sean útiles y generen mayor valor a tu empresa!