Los indicadores de desempeño, también conocidos como indicadores de gestión, son una de las herramientas más importantes que tiene una empresa para analizar si está cumpliendo con sus objetivos estratégicos y con su misión.

De cierta manera, podríamos decir que con los indicadores clave de desempeño puedes evaluar el éxito o fracaso de tu negocio, ya que te permite tener una visión panorámica de cómo se ha desempeñado tu empresa durante un periodo de tiempo específico.

En este artículo te explicaremos qué son los indicadores de desempeño y para qué sirven. Además, te contaremos cómo hacer indicadores de desempeño efectivos para el crecimiento sostenido de tu compañía. ¡Descubrir lo importante  qué es un indicador de desempeño puede hacer la diferencia!

¿Qué son los indicadores de desempeño en una empresa?

Los indicadores de desempeño se refieren a un conjunto de medidas cuantificables utilizadas para evaluar el rendimiento general a largo plazo de una empresa. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) ayudan específicamente a determinar los logros estratégicos, financieros y operativos de una compañía, especialmente en comparación con los de otras empresas dentro del mismo sector.

KPI vs. Métricas

Si bien los indicadores de desempeño y las métricas están relacionados, no son lo mismo. ¿En qué se diferencian? Básicamente, los KPI son los objetivos clave que debes seguir para lograr el mayor impacto en los resultados estratégicos de tu negocio. 

Los KPI respaldan tu estrategia y ayudan a tus equipos a concentrarse en lo que es importante. Un ejemplo de un indicador clave de rendimiento es "nuevos clientes objetivo por mes".

En cambio, las métricas miden el éxito de las actividades comerciales diarias que respaldan tus KPI. Si bien afectan tus resultados, no son las medidas más exactas. Algunos ejemplos incluyen "visitas mensuales a la tienda" o "descargas de ebooks".

Importancia de los indicadores de desempeño

Los indicadores de desempeño organizacional son una forma importante de garantizar que tus equipos respalden los objetivos generales de la empresa. Estas son algunas de las principales razones por las que necesitas indicadores clave de rendimiento. ¡Toma nota!

1. Son fundamentales para motivar a tus equipos

Los indicadores de desempeño en una empresa son importantes para estimular y desarrollar la cultura organizacional, en particular, porque permiten que un equipo de trabajo tenga claridad sobre los objetivos que debe cumplir. Además, cuando se trata de indicadores de rendimiento laboral, tus talentos podrán analizar cuál ha sido su desempeño durante un lapso de tiempo específico, y conocer qué tan bien están haciendo su trabajo.

Según Forbes México, esta herramienta le da a la organización la posibilidad de detectar el talento de sus equipos, tanto en la labor que actualmente realizan como en otras actividades que, eventualmente, podrían hacer, dado su perfil.

La idea central es que los indicadores de desempeño laboral permitan saber cuál ha sido el performance individual y colectivo de un equipo de trabajo, de manera que se puedan hacer cambios que ayuden a alcanzar los objetivos estratégicos cada vez que sea necesario. Para dejarlo más claro, vamos a puntualizar algunos de los beneficios de los indicadores de desempeño organizacional:

• Ayudan a identificar cuáles son los talentos que más aportan a los objetivos de la empresa y, en consecuencia, a aprovechar mejor la gestión de recursos humanos.

• Motivan a tu equipo de trabajo a mejorar su desempeño, ya que les permite conocer qué tan importantes son para la empresa.

• Te ayudan a planificar estrategias de capacitación para optimizar el desempeño de los equipos más importantes.

• Permiten que gran parte del personal se pueda alinear con los objetivos estratégicos de la empresa y que cumplan mejor con las tareas de las que son responsables.

Estas son tan solo algunas de las ventajas de conocer y trabajar con los indicadores de desempeño de una empresa a nivel organizacional. Sin embargo, los indicadores de desempeño son muy variados y responden a diferentes intereses, que van desde lo laboral hasta lo financiero, ambiental y social.

2. Ayudan a que una empresa cumpla sus objetivos estratégicos

Como ya vimos, los tipos de indicadores de desempeño laboral ayudan a que un equipo de trabajo funcione de una manera más eficiente y, por lo tanto, cumpla mejor con las expectativas. Pero también son vitales a nivel de gerencia, ya que permiten tener datos de valor para tomar mejores decisiones.

De alguna manera, los indicadores administrativos son una especie de guía que le permite a un gerente o alto cargo directivo saber si el rumbo por el que va la empresa es el adecuado, o si es necesario dar un golpe de timón.

Por ejemplo, un indicador estratégico de satisfacción del cliente permite conocer si lo que ofreces a lo largo del customer journey es adecuado para el rate de conversión y fidelización de clientes.

Nuestra profesora Marcela Cabral explica cuál es la importancia que tienen los indicadores de desempeño para analizar el performance de una empresa o negocio: 

“Los indicadores de desempeño, también conocidos como Key Performance Indicators o KPIs en inglés, nos permiten medir y revelar si las iniciativas estratégicas adoptadas para alcanzar un objetivo están surtiendo efecto, o qué tan efectivas son hasta ese momento. Los KPIs se pueden utilizar en todas las unidades de negocio y en todos los departamentos de una empresa: ventas, marketing, soporte, servicios, operaciones, entre otros”.

Como puedes ver, los indicadores de desempeño no solo son variados, sino que también se adaptan a las necesidades específicas que tiene una empresa para cada una de sus partes.

3. Sirven para medir el progreso de una empresa

Los indicadores de desempeño se suelen analizar periódicamente para contrastar los cambios que se han generado en el performance de una empresa en relación a sus objetivos. Es decir, son una forma de medir qué tanto ha crecido o se ha acercado un negocio a cumplir con sus objetivos estratégicos a lo largo del tiempo.

Algunos ejemplos de indicadores de desempeño de una empresa podrían ser el margen bruto de ganancias, la tasa de crecimiento de ingresos, el valor presente neto, y otros indicadores de rentabilidad más. Para analizar el progreso de una empresa, también puedes estudiar su número de sucursales y personal.

La idea es establecer algunos indicadores de desempeño al inicio del año, e ir midiendo el progreso que se alcanza en cada periodo trimestral o semestral. De igual manera, saber cuáles son los indicadores de desempeño apropiados para la empresa es fundamental para medir el rendimiento en el largo plazo y ver qué tan bien se están cumpliendo con los objetivos de la empresa.

4. Ayudan a realizar ajustes y resolver problemas

Los indicadores de desempeño también son una herramienta indispensable para evaluar qué aspectos hay que cambiar o resolver para obtener mejores resultados. En especial, son útiles cuando indican que tan lejos estás de cumplir las metas.

Si quisiéramos hablar de algunos ejemplos de indicadores de desempeño, podríamos pensar rápidamente en el indicador de ventas. Si el objetivo de una empresa es cerrar un determinado número de ventas mensuales, la cantidad de ventas que realiza por día puede servirle como indicador, ya que le permite saber si cada día se ajusta al promedio de ventas diarias que debe realizar la empresa para cumplir con su meta.

La idea es que descubras si hace falta realizar algún ajuste en tu estrategia. Los Key Performance Indicators son una buena forma de anticiparse y proyectar los resultados de tu empresa en el futuro. La única recomendación para que puedas utilizar los indicadores de desempeño de manera adecuada es que establezcas objetivos SMART.

5. Son ideales para encontrar oportunidades

Para aprovechar las oportunidades de negocio que se te presentan, es necesario que puedas tener a la mano la información que otorgan los indicadores de desempeño. Los indicadores en una empresa permiten saber si es buena idea hacer inversiones en determinadas áreas, o lanzar una línea nueva de productos, por ejemplo.

Para que tengas una idea más clara de cómo funcionan los indicadores de una empresa, sigamos con el ejemplo de la nueva línea de productos. Si haces una prueba con un número reducido de clientes y utilizas los indicadores de desempeño para evaluar cuál fue su nivel de satisfacción, puedes decidir si hacer un lanzamiento a gran escala es una oportunidad de crecimiento para tu empresa.

¿Cómo hacer indicadores de desempeño?

Con tantos datos, puede ser tentador medir todo. Sin embargo, debes asegurarte de medir solo los indicadores clave de rendimiento que te ayudarán a alcanzar tus objetivos de negocio. El enfoque estratégico es uno de los aspectos más importantes de la definición de KPI. Estas son algunas de las mejores prácticas para desarrollar los indicadores de desempeño correctos:

1. Comienza con la estrategia

Como te mencionamos antes, siempre debes comenzar con la estrategia. Sin una apuesta firme en torno a lo que tu empresa busca lograr, es fácil terminar con una lista larga de posibles indicadores de desempeño que crees que podrías o deberías medir.

Por lo tanto, tu estrategia actúa como punto de partida para diseñar indicadores de gestión apropiados, ¡pero solo si están claros! Con demasiada frecuencia, las empresas crean un documento de estrategia de 30 a 40 páginas que nadie lee ni entiende. Una excelente manera de evitar esto es crear una estrategia simple de una página. Esto te ayudará a definir claramente tus objetivos y a determinar lo que necesitas implementar para alcanzarlos.

Por eso, es tan esencial recurrir a un software que simplifique todo este proceso en un solo lugar. En Crehana contamos con una herramienta de gestión y talento que te facilita el diseño de los OKRs de cada equipo y cada persona de tu empresa. De esta forma, podrás asignar resultados clave a cada miembro para lograr una mayor alineación y poder alcanzar los objetivos más rápido.

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2. Define las preguntas para las que necesitas respuestas

Identificar las preguntas para las que necesitas respuestas reducirá aún más tu enfoque estratégico, porque estas interrogantes dan contexto a los indicadores de desempeño.

Por eso, además de los KPI, siempre piensa en las KPQ: preguntas clave de rendimiento. Esto te ayudará a determinar qué datos necesitas recopilar y, por lo tanto, cuáles son los indicadores de desempeño más útiles. Por ejemplo, si planeas ejecutar una estrategia simple para aumentar tus ingresos enfocándose en las áreas más rentables de tu negocio, podrías preguntarte: "¿Dónde estamos obteniendo ganancias y qué procesos son más costosos en comparación con los rendimientos que recibimos?".

Una vez que tengas claras las preguntas que necesitas responder, puedes asegurarte de que cada indicador que elijas o diseñes posteriormente sea relevante no solo para tu estrategia, sino que también proporcione las respuestas a preguntas muy específicas que guiarán tu estrategia.

3. Identifica tus necesidades de datos

Una vez que sepas qué preguntas estás tratando de responder, debes definir tus necesidades de datos para establecer qué indicadores de desempeño necesitas para responder estas preguntas. En esta fase, olvídate de la realidad por un momento y considera qué información y conocimiento quieres tener en un mundo ideal. ¡Al final y al cabo, todo se puede medir!

4. Evalúa todos los datos existentes

Después de haber calculado tus datos ideales en el paso anterior, realiza un análisis de brechas comparando los datos que idealmente te gustaría tener con los que ya tienes, de esa manera puedes ver fácilmente lo que falta. 

Pregúntate qué necesitas cambiar, modificar o implementar para asegurarte de que la recopilación de datos esté completamente alineada con la estrategia y responda completamente las preguntas que necesitas. Y luego propón los indicadores de desempeño correctos para lograr esos objetivos.

Recuerda que la mayoría de las empresas están llenas de datos. A menudo, los KPI son recopilados por distintas razones por los departamentos y líderes. Por lo tanto, tiene sentido determinar si lo que necesitas ya lo está recopilando alguien en algún lugar de la empresa, y algunos ajustes en el proceso te brindarán exactamente lo que necesitas.

5. Determina la metodología y la frecuencia de medición adecuadas

Una vez que sepas qué información necesitas recopilar, debes encontrar la metodología de medición adecuada para obtenerla. Esto es especialmente cierto si tienes que desarrollar nuevos indicadores de desempeño o modificar los existentes.

Siempre es preferible alinear la frecuencia de medición con cómo y cuándo se utilizan los datos en la organización, porque todos los datos tienen una "vida útil". Esto significa que la frecuencia de medición debe estar en línea con la frecuencia de informes. Si no es así, los datos pueden perder impacto y/o relevancia. Por ejemplo, si recopilas datos de satisfacción laboral a través de una encuesta en el verano e informas sobre los hallazgos en el invierno, entonces los resultados ya tienen seis meses de atraso.

Aquí es importante tener herramientas que te permitan agilizar la medición de los indicadores de desempeño de una persona en pocos clics, y evaluar en tiempo real los resultados de cada miembro o departamento en una compañía.

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6. Asegúrate de que las personas dentro de tu organización entiendan los KPI

Como líder, es esencial que cada miembro de tu equipo esté al tanto de lo que quieres alcanzar y cómo estás midiendo el progreso hacia esos logros. Esto es especialmente importante para quienes están a cargo de la medición de los KPI, pero también es importante para las personas en toda la empresa, en cualquier nivel. 

Los indicadores de desempeño organizacional deben formar parte del proceso de toma de decisiones de cada área de la empresa, y todos deben poder responder a la pregunta: "¿Cómo afectará lo que estoy haciendo hoy a nuestros KPI?".

Por lo tanto, debes asegurarte de que todos entiendan como los indicadores clave de rendimiento están vinculados a tus prioridades estratégicas. Esto aumentará la “aceptación”, es decir, cuán involucrado se siente tu personal con respecto a estos indicadores y garantizará que la revisión y la mejora constantes estén en el centro de todo lo que hace tu equipo. 

Si simplemente les dices a todos que tienen que recopilar un montón de datos adicionales a partir de ahora sin explicar por qué, ¡es probable que termines con una fuerza laboral muy poco comprometida!

7. Revisa tus KPI frecuentemente para encontrar oportunidades de mejora

Si un KPI no es útil para ayudar al crecimiento de tu negocio, entonces debes considerar eliminarlo. Por ello, debes revisar constantemente los indicadores de desempeño que estás midiendo para asegurarte de que sean realmente útiles y de que no estás pasando horas (o pidiéndole a tu personal que pasen horas) midiendo datos simplemente para marcar casillas.

Usados correctamente, los KPI son una herramienta vital para mejorar el rendimiento, tomar mejores decisiones comerciales y obtener una ventaja competitiva. 

Este ejemplo de análisis GAP te ayudará a medir distintos aspectos de tu empresa, con el propósito de comparar la situación actual de rendimiento con los objetivos y expectativas para el futuro. De esta manera, gracias a nuestra plantilla de análisis GAP, podrás valorar recursos esenciales y comprender si los procesos de trabajo están realmente aportando los resultados esperados o si requieren ajustes.

Fuente: Crehana

Si utilizas los indicadores de desempeño de la manera correcta, es muy probable que los resultados de tu negocio empiecen a mejorar. Esperamos que esta nota te ayude a entender de una forma más sencilla y rápida lo trascendental que son los KPIs para el crecimiento de cualquier negocio.

¡Hasta pronto!